Что такое ГСМ
ГСМ — это горюче-смазочные материалы, к которым относятся:
топливо в виде бензина, дизтоплива, сжиженного природного газа;
моторные, трансмиссионные и прочие масла;
тормозные и прочие технические жидкости.
Какими первичными документами подтверждают расходы на ГСМ
Для признания расходов на приобретение топлива недостаточно только документов на покупку. Нужно также обосновать расход. Для этого используют путевой лист — документ, который составляется на служебные поездки.
Оформлять путевые листы обязаны не только транспортные, но и любые организации, которые используют транспорт в своей деятельности.
В настоящее время нет единой утвержденной формы путевого листа. Но есть список обязательных реквизитов из приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390. Согласно этому документу путевой лист (ПЛ) обязательно должен включать следующие сведения из таблицы.
Реквизит путевого листа | Что указывать |
Срок действия | Дата путевого листа, в течение которой он используется. Если путевой лист выписан более, чем на один день, то нужно прописать даты начала и окончания срока действия |
Реквизиты ООО или ИП, которые выписали путевой лист | Наименование ООО (ФИО для ИП), адрес, телефон, ОГРН (ОГРНИП) |
Информация о транспортном средстве, на котором выполняется поездка | Тип, марка, модель ТС, государственный номер, записи о предрейсовом осмотре, дата и время выпуска ТС на линию и его возвращения. А также начальные и конечные показания одометра о пройденном километраже |
Данные водителя | ФИО, СНИЛС, данные водительского удостоверения, сведения о медосмотре |
Вид перевозки | Например, коммерческие перевозки или передвижение спецтранспорта |
Вид сообщения | Внутри города, пригородные или междугородные перевозки |
На основании такого полностью заполненного путевого листа производится учет ГСМ.
С 1 марта 2023 года компании могут использовать электронный путевой лист. Их оформляют в специальном подключенном сервисе. Через оператора такого сервиса оформленные путевые листы передаются в систему Госавтоинспекции ГИС ЭПД.
Всероссийская премия АФИНА 2025 специалистов в области учета, финансов, аудита и налогов
🎁 Гарантированные подарки каждому участнику и денежные призы по 250 000 рублей победителям.
Как определить расход топлива
В путевом листе самыми интересными будут данные о расходе топлива.
В настоящее время налогоплательщика не обязывают нормировать расходы по топливу (письмо Минфина от 24.09.2024 № 03-03-06/1/91832). Организация вправе указывать в путевом листе объемы фактически израсходованного топлива. Но она также может использовать нормативы согласно Методическим рекомендациям (утверждены распоряжением Минтранса от 14.03.2008 №АМ-23-р). Нормировать расход топлива можно и по данным завода-изготовителя ТС или по данным замеров, произведенных самостоятельно.
При использовании нормативов нужно пользоваться следующим алгоритмом.
В упомянутых Методических рекомендациях нормы установлены в размере расхода в литрах на 100 км пробега. При известном пробеге автомобиля нужно рассчитать расход топлива по формуле:
Расход = Пробег * Норма расхода / 100
Пример. Автомобиль прошел за поездку 200 километров. Норма расхода топлива согласно Методическим рекомендациям составляет 9 л на 100 км. Расход топлива будет равен:
Расход = 200 км * 9 / 100 = 18 литров.
Нормы расхода топлива могут корректироваться в зависимости от условий поездки. Например, Методическими рекомендациями установлены повышающие коэффициенты от 5 до 20% для поездок в зимних условиях или в горной местности.
Расходовать топливо могут не только автомобили, но и другая спецтехника: погрузчики, экскаваторы и даже бензопилы. Составить путевой лист в таких случаях не получится.
Для таких механизмов необходимо установить нормы расхода топлива путем контрольных замеров и оформить их результаты специальным актом. В дальнейшем нужно производить списание топлива, исходя из установленных нормативов по актам на списание ГСМ в произвольной форме.
Нужны готовые чек-листы и методички для бухгалтера, которые необходимы в ежедневной работе?
Скачайте бесплатно в нашем авторском Telegram-канале
Бухгалтерский и налоговый учет для ГСМ
ГСМ относятся к материалам и учитываются на отдельном субсчете счета 10, как правило, 10.3.
Проводки для отражения учета ГСМ:
Дт 10 Кт 60 — получено топливо от поставщика;
Дт 19 Кт 60 — принят к вычету входной НДС (для плательщиков НДС);
Дт 60 Кт 51 — оплачено топливо поставщику с расчетного счета.
Если расчеты за топливо происходят с применением топливных карт, то проводки по поступлению будут такими же. С тем только различием, что оплата будет происходить авансом.
Дт 10 Кт 71 — поступило топливо, приобретенное подотчетным лицом. Например, водителем на заправке.
Таким образом приход топлива отражается по дебету счета 10. По кредиту этого счета отражается списание. Нужно взять фактическое или рассчитанное нормативное количество израсходованного топлива и умножить на его цену. Полученную сумму списывают с кредита счета 10 следующей проводкой:
Дт 20 (23,26,44…) Кт 10.
Пример (продолжение). В условиях предыдущего примера средняя стоимость одного литра топлива равна 65 рублям. Тогда по итогам поездки нужно списать:
18 литров * 65 руб. = 1 170 руб.
1 170 руб. списываются со счета 10 и относятся на расходы организации на затратный счет.
В налоговом учете расходы на ГСМ будут относиться к прямым или прочим расходам. Это зависит от характера деятельности организации. Для транспортных компаний ГСМ будет прямым расходом, для всех остальных — прочим. По описанному выше алгоритму расходы на топливо отражаются в налоговых расходах организации.
Хотите максимально повысить шансы на успех в АФИНА 2025?
Успейте пройти курс подготовки к аттестации АФИНА 2025 по самой выгодной цене!
Реклама: ООО «БЛТ Партнерс», ИНН 9710092683, erid: 2W5zFHHwc8G
Начать дискуссию