Какие кадровые документы можно не вести в 2022 году

Трудовое законодательство обязывает работодателей вести огромный объем кадровой документации.

Какие кадровые документы можно не вести в 2022 году

Все кадровые документы условно можно разделить на три вида:

  • обязательные, за отсутствие которых ГИТ обязательно оштрафует компанию,
  • документы, обязанность создавать которые возникает при наступлении того или иного события (например, при ненормированном рабочем дне необходимо определить список должностей работников, которые будут работать в этом режиме),
  • полезные документы для компании, помогающие усилить позицию работодателя в споре с работниками (например, ЛНА о прохождении испытательного срока или должностные инструкции).

Но количество кадровых документов в компании можно сократить. Ниже рассмотрим, какие документы можно не вести совсем, а ведение каких можно сократить.

1. Карточка Т-2

Сколько головной боли создавал этот документ: личную карточку работников мало кто вел в точном соответствии с законодательством. Самым оптимальным вариантом стало ведение карточки в электронном виде, а при увольнении ее распечатывали и давали ознакомиться сотруднику со всеми записями сразу.

И вот наконец работодателей освободили от заполнения личных карточек сотрудников Т-2 постановлением Правительства от 24.07.2021 № 1250 с 1 сентября 2021 года.

Чтобы отказаться от ведения карточек, не требуется издание отдельного приказа или иного документа. Просто компания вправе перестать вести карточки Т-2, в том числе в отношении тех сотрудников, которые приняты на работу до 01.09.2021.

Сведения о воинском учете вносятся в новую форму 10.

2. Приказ о приеме на работу

С 22 ноября 2021 года работодателем также позволили не оформлять этот приказ. На наш взгляд, это также облегчает жизнь работодателю.

Ведь сколько проблем с ним было: сам приказ оформляли, а трудовой договор забывали подписать. Или подписывали, но информация в нем не совпадала со сведениями в приказе и др.

Теперь все вопросы сняты: основной документ о приеме на работу — это трудовой договор.

Противники могут увидеть сложности с оформлением трудовых книжек и СЗВ-ТД. Но рисков на самом деле нет:

  • в трудовую книжку вносите реквизиты ТД с сотрудником,
  • в СЗВ-ТД указывайте реквизиты договора. Отчет подайте на следующий рабочий день (не позже) со дня подписания ТД.

3. ПВТР

В этом документе обязательно прописывают:

  • как осуществляется трудоустройство сотрудников и расторжение ТД;
  • права и обязанности сторон;
  • ответственность сторон;
  • режим рабочего времени, в том числе условие о суммированном учете рабочего времени, графиках работы и др.;
  • время отдыха, в том числе порядок предоставления перерыва на обед;
  • меры поощрения и взыскания, применяемые компанией в отношении сотрудников.

Это те условия, при отсутствии которых компанию могут оштрафовать на сумму до 50 000 рублей.

Но помимо обязательных в ПВТР можно прописать и другие условия взаимодействия работника и работодателя, оптимизировав тем самым документальный фонд компании.

Дополнительно в ПВТР можно:

  • утвердить форму расчетного листка,
  • предусмотреть систему оплаты труда, если она не сложная,
  • предусмотреть список сотрудников с ненормированным днем,
  • сроки дополнительных отпусков,
  • порядок планирования и переноса отпусков (за сколько дней сотрудник подает заявление о переносе, до какого числа работодатель собирает пожелания об отпусках при составлении графика на следующий год и др.),
  • перечень должностей с разъездным порядком работы,
  • сколько и как возмещаются командировочные и разъездные расходы.
  • рекомендации будут актуальны компаниям, если внутри нет сложных многоуровневых кадровых процессов.

4. Субъекты малого предпринимательства

Работодатели, которые являются микропредприятиями, могут не издавать обязательные локальные акты. Но в этом случае все строгие условия, регулирующие трудовые отношения должны быть в трудовом договоре, который можно заключать на основе типовой формы, утвержденной постановлением Правительства от 27.08.2016 № 858.

Хотите узнать, как создать идеальный шаблон трудового договора, какие ЛНА запрашивает сегодня налоговая и многое другое? — регистрируйтесь на вебинар «7 кадровых документов, без которых рискует каждый работодатель».

Подробно расскажем о том, от каких документов теперь можно отказаться, а какие очень полезны работодателю и не раз его выручат.

Все участники вебинара получат возможность бесплатной консультации на встрече с экспертом.

Ждем вас 29 июня в 10.00.