Сотрудники массово переносят отпуска: как поможет электронный архив и дистанционное хранение

В связи закрытием авианаправлений, ужесточением визового режима и отменой туристического въезда в ряд европейских стран, сотрудники переносят согласованные отпуска. В летний сезон это явление рискует стать массовым. Как навести порядок в кадровых документах, и почему при наличии электронного архива это сделать проще.
2,9 тыс. 1,3 тыс.
Сотрудники массово переносят отпуска: как поможет электронный архив и дистанционное хранение
Иллюстрация: pressfoto/freepik

Чем плох массовый перенос отпусков

График отпусков на предприятии утверждается сильно заранее — согласно требованиям закона (ст. 123 ТК), не позднее, чем за две недели до конца предыдущего года. Например, на 2023 год директор должен был подписать его до 17 декабря 2022 года. 

Регламентированная очередность нужна не только для того, чтобы сотрудники могли спланировать свой отдых: забронировать отель, купить недорогие билеты на самолет и т. д. График, прежде всего, гарантирует бесперебойность рабочего процесса.

Оперируя этим документом, руководитель четко понимает: как он распределит функционал на время отпуска одного из членов команды, какие проекты поставит на«стоп» или возьмет под личный контроль, чтобы финансовые результаты не пострадали. 

Только представьте, что случится, если весь отдел бухгалтерии одновременно уйдет на отдых. Некому будет проводить платежи, готовить «первичку» для контрагентов, начислять зарплату, платить налоги. И буквально через пару дней все предприятие погрузится в хаос!

Именно поэтому массовый перенос отпусков недопустим, это элементарно грозит простоем.

Можно ли отказать сотруднику в переносе отпуска

Закон говорит, что ни работодатель, ни работник не имеют право в одностороннем порядке изменить период отпуска, утвержденный в ежегодном графике (ст. 124 ТК). Такое решение допустимо только по обоюдному согласию, то есть если сотрудник письменно изъявил желание, а директор одобрил перенос.

Международные санкции, запреты на въезд в другие страны, аннулирование виз, отмена авиасообщения и прочие обстоятельства - не являются безусловным основанием для переноса отпуска.

Работодатель сам решает, удовлетворить ли просьбу сотрудника. В первую очередь, он ориентируется на производственную необходимость и загруженность остального коллектива.

Исключение из правил 

Исключением является небольшая группа работников, которые имеют право на отпуск в удобное для себя время. Отказать им в переносе заслуженного отдыха компания не в силах. 

Перечислим в таблице категории льготников.

Категория работников

Норма закона

Несовершеннолетние

ч. 3 ст. 122, ст. 267 ТК

Работники, имеющие трех или более несовершеннолетних детей при условии, что младшему нет еще 14 лет

ст. 262.2 ТК

Родители (законные представители) ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет

ч. 4 ст. 123, ст. 262.1 ТК

Почетные доноры

ст. 23 закона № 125-ФЗ от 20.07.2012, ч. 4 ст. 123 ТК

Ветераны боевых действий

ст. 14-19 закона № 5-ФЗ от 12.01.1995, ч. 4 ст. 123 ТК

Граждане, получившие дозу облучения и участвовавшие в ликвидации ядерных аварий

ч. 4 ст. 123 ТК и соответствующие федеральные законы

Совместитель (одновременно с отпуском на основном месте работы)

ч. 1 ст. 286 ТК

Супруг военнослужащего (одновременно с отпуском супруга)

п. 11 ст. 11 закона № 76-ФЗ от 27.05.1998, ч. 4 ст. 123 ТК

Женщины непосредственно перед уходом в отпуск по беременности и родам или сразу после него

ст. 122, 260 ТК

Мужчина, супруга которого находится в отпуске по БиР 

ч. 4 ст. 123 ТК

Работник, который ранее был отозван из ежегодного отпуска (в течение следующего рабочего года)

ч. 2 ст. 125 ТК

Родитель (законный представитель) несовершеннолетнего, работающий на Крайнем Севере или в районах приравненных к нему, в период поступления ребенка в ВУЗ или колледж в другой местности

ч. 5 ст. 322 ТК

Просьбы о переносе отпуска поступают массово: что делать руководителю

Для начала убедиться, что никто из просителей не относится к категории льготников. А далее можно смело отказывать либо всем «сомневающимся», либо выборочно удовлетворять заявления о переносе отпуска. 

Но оба варианта потребуют документального оформления. 

Шаг № 1. Приказ о переносе отпуска. Составляется в произвольной форме за подписью директора после согласования нового периода отдыха сотрудника.

При массовых обращениях работодатель может упростить себе задачу и оформить коллективный приказ на переносы, чтобы уменьшить объем кадровой работы. Не забудьте ознакомить всех участников процедуры с документом под роспись.

Шаг № 2. Внесение изменений в ежегодный График. Необходимо заполнить следующие разделы:

  • графа 8 — реквизиты приказа о переносе отпуска;

  • графа 9 — дата, с которой работник уходит на отдых по новым условиям;

  • графа 10 — причина переноса.

Повторного утверждения график отпусков не требует (см. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1).

Лайфхак для упрощения кадровой работы: заранее подготовить приказ о правилах переноса ежегодного отпуска. В этом документе работодатель может прописать основания и исключительные условия, в соответствии с которыми позволено менять График отпусков. Так, отсеется значительная часть запросов на отсрочку и диалогов с каждым недовольным сотрудником.

Если объем кадровых задач и бумажной волокиты на предприятии удручает, самое время передать обработку и архивацию в надежные руки профессионалов. 

Делис Архив — электронный сервис управления бизнес-документацией. Быстрый поиск нужного документа, удаленный доступ к данным, автоматизация рутинной работы и безопасное хранение — освободят ресурсы и время для решения более важных дел.

Что делать с уже начисленными отпускными

Если сотрудник решил отложить запланированный отдых уже после получения отпускных, самое верное решение — зачесть денежные средства в счет будущей заработной платы. Для этого руководителю следует попросить работника оформить письменное согласие на зачет (можно внести соответствующую запись прямо в заявление о переносе отпуска). По просьбе сотрудника допускается удержать до 100% суммы отпускных.

Требовать немедленного возврата денежных средств на расчетный счет компании работодатель не вправе (ч. 2 ст. 137 ТК).

Подписывайтесь на канал «Бумажный мир Делис Архив»

Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты. Без спама, рекламы или ложной информации.

Как электронный архив и дистанционное хранение документов может помочь при массовом переносе отпусков

Кадровую обработку документации, особенно на крупных предприятиях, обеспечивает значительный штат специалистов. Помимо оформления нужных бумаг, требуется обязательное ознакомление сотрудников под роспись, непрерывное взаимодействие и обмен информацией с бухгалтерией, а затем еще правильная архивация и хранение. 

Большую часть задач может принять на себя специализированный сервис. Например, компания Делис Архив (сертифицированный оператор персональных данных) предлагает своим клиентам услугу обслуживания и безопасного хранения кадровых документов, в соответствии с нормами РФ.  

Электронный архив с дистанционным доступом 24/7 помогает оперативно получить любой документ бухгалтерии (кадрового отдела, юридической службы и других подразделений), внести изменения, отправить на подпись сотруднику и снова внести его в архив. Работа возможна с любого гаджета и в любое время суток, если есть подключение к сети Интернет.

Автоматизация бизнес-процессов помогает, в том числе, при массовом переносе отпусков. В обоих случаях: и при отказе изменения сроков, и при согласовании — придется обработать каждую заявку, а значит объем кадровой документации увеличится.

Делис Архив — крупнейшая российская компания полного цикла, помогающая внедрить эффективные методы управления документацией. При верном оформлении электронные документы имеют ту же юридическую силу, что и бумажные носители. Поэтому клиенты сервиса могут полностью отказаться от ручного ввода, печати, сшивания и хранения архива на предприятии. 

Бесплатная памятка: «Как бухгалтеру правильно хранить документы»

Узнайте, какие документы можно переводить в электронный формат

Получите полезную памятку по срокам хранения бухгалтерских и кадровых документов

Заполните форму ниже — направим памятку вам на почту:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «ДЕЛИС АРХИВ», ИНН: 7718709131, erid: LjN8KVrzZ

Начать дискуссию

Условия предоставления рассрочек сделают понятными и прозрачными

Правовое регулирование предоставления рассрочек недостаточно прозрачное, поэтому ЦБ хочет его уточнить и приблизить к нормам о кредитах и займах.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

ФНС раскрыла отрасли с наибольшим ростом доначислений налогов

Какие компании и типы операций оказались в фокусе внимания налоговой. Обзор для руководителя и бухгалтера.

Рубль, биткоин и ОФЗ падают. Недвижка снова дорожает. IPO, новые дивиденды, новые облигации и другие новости. Воскресный инвестдайджест

Рубль вышел из тени и сразу же упал. Падают и крипта с ОФЗ, только недвижка всегда растёт, ну и золото тоже. Всё больше дивидендов объявляется, выходят новые выпуски облигаций, а я пополнил портфель новыми активами и рассказал о самом интересном, что произошло за неделю.

Рубль, биткоин и ОФЗ падают. Недвижка снова дорожает. IPO, новые дивиденды, новые облигации и другие новости. Воскресный инвестдайджест
Лучшие спикеры, новый каждый день

5 вредных советов: как создать пароль пользователя 

Одна из основных составляющих защиты информации — пароли. Свод правил о том, как установить и использовать пароли, называется парольной политикой. Разбираем, какие советы в ней могут навредить, а не способствовать безопасности данных компании.

5 вредных советов: как создать пароль пользователя 
29
793

Что такое дробление бизнеса и является ли оно законным способом налоговой оптимизации. Формы, критерии и признаки незаконного дробления

Признаки и критерии незаконного дробления, выработанные ФНС и судебной практикой. Главные вопросы, на которые должен ответить налогоплательщик, чтобы доказать  отсутствие схемы.

Интернет-банкинг

Через СБП можно будет оплатить новые виды услуг и выбирать банк

В 2024 году будут расширены возможности оплаты услуг в бюджетную систему через систему быстрых платежей.

1
383
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Маркетплейсы

В работе с маркетплейсами появились важные новшества

Собрали для вас подборку важных событий по маркетплейсам в одной новости.

Аутсорсинг

Кадровый аутсорсинг: в чем выгода

Штрафы за неправильное ведение кадрового делопроизводства достигают в некоторых случаях 200–500 тыс. руб., а проверки ГИТ в последнее время происходят все чаще. 

Кадровый аутсорсинг: в чем выгода
Кредитование

По потребительским кредитам введут важный запрет

Госдума готовит ко второму чтению депутатский законопроект об ограничении плавающих процентных ставок в кредитовании. ЦБ уже поддержал его как приоритетный.

НДС

Новый онлайн-курс «НДС: расчет, декларация, 1С» — станьте экспертом по НДС за месяц

На носу сдача декларации по НДС за 1 квартал 2024 года. Заполнить и отправить отчет нужно по новым правилам. Кроме того, изменился состав необлагаемых операций, принципы формирование налоговой базы и т. д. Разберитесь во всех нюансах НДС на новом курсе «Клерка».

🚀 Космическая распродажа на «Клерке»! Самые свежие онлайн-курсы за 3690 рублей

Ловите супер-цены, пока они не улетели! Новые курсы по учету на маркетплейсах, финансовому анализу, зарплате, ВЭД и УСН за 3690 рублей. Стартуйте в профессии бухгалтера с курсом «Профессия бухгалтер с нуля: учет, налоги, 1С» также за 3690 рублей!

Банки

Станет невыгодно нарушать права потребителей финансовых услуг

Центробанк борется с недобросовестными схемами продаж финансовых продуктов и мисселингом, видит определенный результат, в том числе по снижению числа жалоб, но этого мало.

3
405
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Инвестиции

Где дивиденды, Газпром нефть? История, доходность, дивидендная политика и перспективы Газпром нефти

Первое правило дивидендного клуба: если нефть не приносит дивидендов, то это не нефть. Снова смотрим дивидендные акции РФ, которые похожи на билет в счастливую жизнь на личном острове. Продолжаю рубрику дивидендных разборов акций РФ обзором Газпром нефти — очередного дивидендного тяжеловеса нашего рынка.

Где дивиденды, Газпром нефть? История, доходность, дивидендная политика и перспективы Газпром нефти
Акцизы

Доходы от акцизов на табак и алкоголь пойдут на развитие спорта

Такую законодательную инициативу обсудили сегодня на заседании комитета Госдумы по физической культуре и спорту. Она разрабатывается в рамках поручений президента и готовится к внесению.

КоАП РФ

Введут штрафы за самовольное использование централизованных систем водоснабжения

Госдума рассмотрела в первом чтении законопроект о введении ответственности за самовольное пользование централизованными системами водоснабжения и водоотведения.

10 тем, волнующих малый бизнес в России. От наименее до наиболее значимых

Вторая часть результатов нашего исследования о темах, которые волнуют представителей малого бизнеса в 2024 году. В этой статье мы рассмотрим оставшиеся пять наиболее актуальных и значимых тем.

Не забудьте до 15 апреля сдать в СФР подтверждение вида деятельности

Подтвердить основной вид экономической деятельности за 2023 год надо в срок не позднее 15 апреля 2024 года включительно.

Миграционный учет

Власти придумали, как закрыть лазейки нелегальным мигрантам

Госдума приняла в первом чтении законопроект о борьбе с лазейками для нелегальной миграции.

Бесплатно с Жилищное законодательство

Поправки в ЖК-2024: как теперь сдавать квартиры в аренду

С 3 апреля 2024 года вступили в силу поправки в ЖК, которые всколыхнули общественность. Арендодатели решили, что теперь сдавать жилье в аренду, в том числе посуточно, вообще нельзя, или только с согласия соседей. На самом деле революции не произошло.

Поправки в ЖК-2024: как теперь сдавать квартиры в аренду

Интересные материалы

Приняли поправки в ТК: сверхурочную работу нужно оплачивать по-новому. «Ночной бухгалтер» № 1663

Работодатели пользовались несовершенством кодекса и фактически занижали выплаты сотрудникам. Теперь эту несправедливость исправили.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру