Автоматизация учета

Автоматизировали учет алкогольной продукции для винного бутика в Подмосковье

Чтобы автоматизировать алкогольный магазин, нужно установить кассовое оборудование и видеонаблюдение, правильно вести учет алкоголя в ЕГАИС и организовать работу с документами без бумаг. Рассказываем, как команда «Бизнес легко» сделала это все с нуля для винного бутика в Подмосковье.
Автоматизировали учет алкогольной продукции для винного бутика в Подмосковье
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

О компании и как началось наше сотрудничество

В 2022 году мы начали работу с подмосковной винотекой, где можно купить напитки от российских и зарубежных производителей. На момент обращения магазин только готовился к открытию, собственнику нужно было получить электронную подпись для ЕГАИС — реализации алкоголя. Именно с этим запросом он к нам и обратился.

Когда мы обсуждали оформление подписи, речь зашла и об учетной системе. Клиент рассказал, что в новой точке он хочет внедрить 1С, так как раньше уже работал с этой программой. Но, несмотря на популярность 1С, у нее есть минусы: стоимость, платная техподдержка и сложная настройка.

Мы предложили более простую и бюджетную альтернативу 1С — СБИС Розница. Клиент уже знал про это решение: его знакомые использовали электронный документооборот СБИС. А когда мы подробнее рассказали о преимуществах системы, клиент тоже решил ее попробовать.

Расскажем об этапах внедрения СБИС в винотеке.

Помогли с выбором электронной подписи

Есть стандартная цифровая подпись. Ей можно подписывать электронные документы и отправлять отчеты в госорганы. Хранится такая подпись на токене — носителе, который похож на флешку. 

Чтобы работать с алкоголем, нужен специальный токен. Информацию о поступлениях и продажах алкоголя нужно передавать в Единую государственную автоматизированную информационную систему учета алкогольной продукции (ЕГАИС).

Для обмена документами и данными с поставщиками напитков и ЕГАИС продавцу нужен RSA-ключ. Этот ключ хранится вместе с ЭЦП на токене с двумя хранилищами.

Наш клиент не знал, что продавцам алкоголя нужен специальный токен, и попросил обычный. С такой флешкой торговать вином не получилось бы: напитки не пробивались бы на кассе. Мы объяснили клиенту ошибку и предложили взять токен для алкогольных магазинов — Рутокен ЭЦП 3.0.

Такую флешку мы посоветовали взять клиенту

Подобрали оборудование для винотеки

Чтобы получить лицензию и начать продавать, магазин должен установить и настроить все необходимое оборудование. У нашего клиента еще ничего не было — по этой части мы проводили работу с нуля. Помогли выбрать и подключили компьютеры, кассы для алкоголя, сканер, роутер и принтер.

Кассы решили поставить две. Так не придется закрывать магазин, чтобы принять поставку: новые товары можно проводить на одной кассе и параллельно обслуживать покупателей на второй.

Кроме того, вторая касса подстрахует, если первая сломается — можно не приостанавливать продажи. После подключения настроили кассы на оплату по QR-коду и подключили их к СБИС.

Спустя время оказалось, что сканер работает плохо: он терял связь с компьютером, из-за чего не всегда получалось работать с поставками и пробивать товар. Переустановка драйверов не помогла, поэтому мы заменили сканер на более мощный. После этого проблем не возникало.

Подбор онлайн-кассы под ваш бизнес

Подключим и настроим дистанционно, зарегистрируем в ФНС, техподдержка и обслуживание 24/7

Внедрили СБИС

Преимущество СБИС в том, что внедрение не отнимает много времени и сил. За день мы установили систему, выдали лицензию и связали программу с оборудованием — владельцу винотеки не нужно было искать программистов, чтобы что-то подключить или настроить. После наших работ клиент просто ввел логин и пароль на сайте и вошел в личный кабинет, где доступны все отчеты.

Из сервисов СБИС мы подключили следующие:

  • «Бухгалтерия Профи» — для бухгалтерского и складского учета;

  • «Зарплата» — для расчета зарплаты и начисления денег сотрудникам;

  • «ЕГАИС» — для учета алкогольной продукции в соответствии с требованиями законодательства;

  • «Электронная отчетность» — для отправки отчетности в госорганы.

Этих сервисов хватило, чтобы автоматизировать все ключевые бизнес-процессы.

Вот что есть в программе:

  • Встроенный электронный документооборот. Иногда бизнес использует одно решение для ЭДО и другое для учета. Правильно связать две программы не всегда удается, из-за чего-либо теряются документы, либо приходится вручную дублировать данные между системами. 

Со СБИС проблем с документооборотом не возникает: это единая система, которая позволяет работать без переходов между программами.

Сотрудники могут вести всю работу с поставщиками алкоголя, налоговой или другими госорганами без бумажной волокиты и риска потерять данные.

  • Возможность для удаленной работы бухгалтера. Чтобы бухгалтер мог сдать отчет, в компьютер должна быть вставлена флешка с электронной подписью. Это не всегда удобно, так как сотрудник может работать удаленно, а флешка — находиться в офисе.

СБИС позволяет связать компьютер, в котором стоит флешка, и другой компьютер.

Благодаря этому удаленный сотрудник может проводить операции на компьютере у себя дома, после чего сигнал проходит через компьютер с флешкой, который стоит в офисе. Затем документ отправляется в налоговую или другому получателю. Теперь клиент может удаленно вести бухгалтерский учет алкогольной продукции или проводить другие операции.

  • Автоматическая отправка отчетов в ЕГАИС. Все сведения о закупке и продаже СБИС сам передает в систему учета оборота алкогольной продукции. Происходит это, когда товар пробивают на кассе, поэтому бухгалтерам не приходится составлять отчеты.

  • Партионный учет. Поставщики могут поставлять одно и то же вино по разной стоимости. В таких случаях бизнесу нужно вовремя менять розничную цену товара. Если этого не сделать, то может оказаться, что партию с более высокой закупочной стоимостью продают покупателям по старой цене. Тогда бизнес начинает работать в минус.

Со СБИС не приходится думать, когда поднимать или снижать цены. При приемке товара в системе можно указывать разные цены для разных партий. После этого розничная стоимость автоматически поменяется и будет добавляться в чек при сканировании.

Рассчитать цены можно в разделе «Бизнес» во вкладке «Закупки/Расходы»

Обучили персонал

Интерфейс в СБИС интуитивно понятный, но если сотрудники долго работали с другим ПО, то с непривычки у них могут возникать вопросы, особенно в нестандартных ситуациях. Так было и в винотеке. Чтобы работники использовали возможности системы по максимуму и не допускали ошибок, например при инвентаризации алкоголя, мы провели обучение.

Сейчас работа со СБИС отлажена, но если возникают вопросы или нужна помощь, то подключается наша техподдержка. Например, если сотрудник забыл пароль от СБИС или перестал работать ЕГАИС-ключ, то мы оперативно помогаем 24/7.

Создали новый шаблон отчета под запрос клиента

В стандартной поставке СБИС есть отчеты для основных задач. Можно отслеживать путь товара, смотреть выручку за конкретный период, смотреть остатки алкоголя в ЕГАИС, чтобы они не отличались от остатков на складе. Но клиент хотел детализировать аналитику по поставщикам — смотреть, как продаются вина от разных поставщиков, и отслеживать самые ходовые вина у каждого из них.

Отчет со сравнением позволил бы понять, у кого стоит заказывать больше продукции. В СБИС подобного шаблона не было, но после обсуждения с клиентом мы обратились к разработчикам, и через полгода такой отчет уже добавили в систему.

Кроме того, разработчики СБИС решили, что отчет со сравнением будет полезен и другим предпринимателям. Его добавили не только для нашего клиента, но и для всех пользователей системы.

Пример того, как выглядит настройка отчета в новом шаблоне

Подключили видеонаблюдение в винотеке и доме клиента

Через четыре месяца после открытия клиент вновь обратился к нам. Продажи уже шли, но нужно было установить камеры, чтобы защитить магазин от возможных краж со стороны покупателей или сотрудников. Наш инженер сделал замеры в магазине, после чего мы приступили к установке.

Всего установили четыре одинаковые камеры и интегрировали их со СБИС. Интеграция со СБИС упрощает решение спорных ситуаций. Например, если покупатель недоволен обслуживанием, можно ввести в программе номер чека и получить запись, время которой соответствует времени транзакции.

Камеры можно настроить на фиксацию подозрительных операций, что упрощает контроль за сотрудниками

Камеру, которая находилась над кассой, клиент решил заменить. Причина в качестве изображения: оно было недостаточно детализированным. Из-за этого нельзя было рассмотреть, какие купюры берут сотрудники. Мы заменили на камеру помощнее.

Была ситуация, когда камеры пригодились клиенту. Дети забежали в магазин и уронили три бутылки, камера это зафиксировала. Родители не хотели возмещать ущерб и утверждали, что дети не могли их разбить. Но клиент показал запись, после чего родители оплатили весь разбитый товар.

Спустя время владелец рассказал, что у одного из его соседей украли дорогой инструмент, и попросил установить камеры по периметру своего дома. Мы сделали это и тоже подключили камеры к СБИС. А чтобы сотрудники не перепутали вкладки в системе и не наблюдали за домом руководителя, мы добавили запись в отдельный личный кабинет. Доступ к нему есть только у нашего клиента.

Что сейчас

Клиент остался доволен решением, и уже более полутора лет работает с нашей командой и использует СБИС. Его устраивают соотношение цены и качества услуг и оперативность техподдержки.

А если вы тоже планируете перейти на систему для бизнеса СБИС, упростить инвентаризацию алкоголя в ЕГАИС и другие процессы, то обращайтесь в «Бизнес легко». Поможем на всех этапах внедрения: от получения электронной подписи и выбора оборудования до настройки системы и обучения сотрудников.

Подбор онлайн-кассы под ваш бизнес

Подключим и настроим дистанционно, зарегистрируем в ФНС, техподдержка и обслуживание 24/7

Реклама: ООО «БИЗНЕС ЛЕГКО», ИНН: 9724022968, erid: LjN8K9VZF

Начать дискуссию

За год количество занятых увеличилось до 74 млн человек

В мае 100 тысяч человек нашли работу, общее число трудоустроенных выросло до 74,1 млн.

Госзакупки у малого и среднего бизнеса превысили 4 трлн рублей

Компании с государственным участием обращаются к МСП-поставщикам за услугами по страхованию и финансовому посредничеству.

Больше 8 тысяч проектов запустили в рамках программы «Мама-предприниматель»

Мамы несовершеннолетних детей могут пройти тренинги и получить грант в 100 тысяч рублей на открытие собственного бизнеса.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Туристический налог не войдет в состав ЕНП

С 2025 года вводят новый налог – туристический. Его будут платить отели. Уплата будет идти на отдельный КБК.

Отчетность

Компании могут обязать публиковать нефинансовую отчетность

Мосбиржа хочет обязать эмитентов раскрывать нефинансовую отчетность, при этом для таких данных не будут устанавливать специальный формат.

К процедуре внесудебного банкротства стали обращаться в пять раз чаще

За полгода россияне начали больше 25 тысяч процедур внесудебного банкротства, из них 60% заявлений приходится на пенсионеров и получателей пособий.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Инвестиции

Какая ЗП нужна, чтобы взять ипотеку? Недвижка не падает, обвал акций, доллар, IPO, дивиденды, облигации и другие новости. Воскресный инвестдайджест

Можете выкидывать калькуляторы, они бесполезны. Теперь чтобы взять ипотеку без льгот, нужно иметь зарплату выше средней по региону в 3–4 раза. Грустно? А ведь это ещё не всё. На рынке произошёл очередной обвал, доллар не хочет расти, везде пессимизм кроме оптимизма у тапателей хомяков.

Какая ЗП нужна, чтобы взять ипотеку? Недвижка не падает, обвал акций, доллар, IPO, дивиденды, облигации и другие новости. Воскресный инвестдайджест
Налог на прибыль

Снижение налога на прибыль при закрытии дочерних организаций. Советы из практики

Эта статья будет полезна владельцам бизнеса, финансовым директорам и бухгалтерам, занимающимся налоговым планированием. В статье рассматриваются практические методы снижения налогового бремени, связанные с передачей имущества дочерней организации компании-учредителю.

Снижение налога на прибыль при закрытии дочерних организаций. Советы из практики

470 тысяч женщин оформили пособие по беременности

Минимальный размер пособия в 2024 году составляет больше 88 тысяч рублей.

По долгам участников СВО приостановили 760 тысяч исполнительных производств

Участникам СВО и их семьям также оказывают бесплатную юридическую помощь и предоставляют иные меры социальной поддержки.

НДФЛ

Работодатель не удерживает НДФЛ с возмещенных сотруднику расходов при переезде за границу

Компенсационные выплаты, связанные с выполнением трудовых обязанностей, в том числе в связи с переездом на работу в другую местность, не облагаются НДФЛ и взносами.

В Московской области число представителей малого и среднего бизнеса выросло на 5%

Показатель роста предпринимательской активности в Подмосковье оказался выше среднего по стране. В сфере малого и среднего бизнеса работает больше 128 тысяч компаний и 297 тысяч ИП.

Налоговые штрафы

Отложенную переплату будут учитывать при начислении штрафов за налоговые долги

За неуплату налога из-за занижения налоговой базы положен штраф 20%. Его не будет, если на ЕНС все время было положительное сальдо. Теперь будут учитывать не только сальдо ЕНС, но и зарезервированные суммы.

Акцизы

Акцизы на алкоголь каждый год будут расти на уровень инфляции

На спирт будет установлена нулевая ставка акциза, если продукция из этанола продается аптекам или для производства парфюмерии, бытовой химии и красок.

Инвестиции

Рынок падает. Пополнил брокерский счёт на 300 000 в июле. Что купил? Часть 1

Продолжаю ежемесячное инвестирование, в июле удалось пополнить брокерский счёт на рекордные 300 000 рублей, а значит можно провести традиционный анпакинг покупок на бирже. Продолжаются распродажи в отделе акций и облигаций, дополнительные скидки дарит дивидендный сезон, так что удалось приобрести много интересного.

Рынок падает. Пополнил брокерский счёт на 300 000 в июле. Что купил? Часть 1

Налог на сахар и пустой дом, загадочная история в финансовом обзоре

Налоговые события в России и мире

Налоговая реформа еще не начала действовать, а у бухгалтеров уже есть вопросы к ФНС про НДС для упрощенцев. 😡«Ночной бухгалтер» № 1723

У бухгалтеров, что называется, наболело. Они хотят получить ответы на вопросы, которые возникли в ходе принятия поправок в НК на 2025 год. Вопросов много, они могут стать большой проблемой для бизнеса в следующем году. Предполагаем, что вместо принятия продуманной редакции кодекса будут снова многочисленные письма и разъяснения.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
ЕАЭС

Какую отчетность нужно сдавать ИП на УСН при работе с контрагентом из ЕАЭС

Если ИП начал импортировать товар из любой страны ЕАЭС, то ему придется сдавать особую отчетность. Рассказываем, что должен сдать ИП и какие налоги ему нужно уплатить.

Какую отчетность нужно сдавать ИП на УСН при работе с контрагентом из ЕАЭС

Разбираемся, как заполнить ЕФС-1, проходить проверки, оформлять и оплачивать сверхурочную работу бухгалтера и получать налоговые уведомления через Госуслуги

Новый дайджест подписки Клерк.Плюс! 

Разбираемся, как заполнить ЕФС-1, проходить проверки, оформлять и оплачивать сверхурочную работу бухгалтера и получать налоговые уведомления через Госуслуги

Интересные материалы

Что сдавать ИП и организациям за второй квартал 2024 (полугодие): обзор для всех режимов налогообложения

Что и когда сдавать во втором квартале 2024 года ИП с работниками и без на УСН, ОСНО, ЕСХН и ПСН, а также организациям на ОСНО, УСН и ЕСХН. Мы объединили в обзоре информацию о сроках и формах отчетов (ссылки на бланки и инструкции по заполнению тоже найдете здесь).