Гибридный учет: как совместить скорость RFID и бюджетность штрихкодов

Инвентаризация часто парализует работу склада и бухгалтерии. Сотрудники неделями сверяют фактическое наличие с данными в 1С, вручную пересчитывают тысячи позиций и ищут причины расхождений. Вместо анализа закупок или оптимизации процессов команда погружается в рутину, которая не приносит бизнесу новой ценности.

Руководители часто пытаются решить вопрос радикально — внедряют одну технологию повсеместно. Но в результате такой подход либо бьёт по бюджету, либо не закрывает всех потребностей. Эффективнее комбинировать подход: использовать каждый инструмент — штрихкоды и RFID-метки — там, где он работает лучше всего.

Штрихкодирование — всё ещё самый распространённый способ идентификации. Потому что этот метод отличается низкой стоимостью этикеток и простотой использования, позволяет достаточно быстро освоить работу со сканером и доступен даже для небольших компаний. Для штучного товара с высокой оборачиваемостью это по-прежнему оптимальный вариант.

Но у штрихкодов есть существенный недостаток: необходимость поштучного сканирования с прямой видимостью этикетки. При приёмке палеты, на которой находится сотня коробок, сотруднику нужно вручную проработать каждую единицу товара. Это создаёт задержки на складе, особенно в периоды пиковых нагрузок, и повышает риск ошибок из-за усталости персонала.

Решить проблему скорости можно. С помощью перехода на RFID-технологию, которая позволяет считывать сотни меток одновременно без необходимости наводить сканер на каждую этикетку. Считыватель «видит» товар даже внутри закрытых коробок и помещений. Но массовое внедрение радиочастотной идентификации для всех категорий товаров экономически неоправданно: стоимость самих меток значительно выше, а настройка системы требует специальных знаний.

Гибридный учёт предполагает использование разных технологий маркировки для разных групп товаров и активов. Штрихкоды оставляют для основной массы продукции, где важно контролировать каждую единицу при продаже или сборке заказа. RFID внедряют точечно — там, где критична скорость обработки больших объёмов или затруднён физический доступ к объектам учёта.

Эффективность такого подхода подтверждается конкретными сценариями:

• Приёмка крупных партий
  RFID-ворота считывают все метки в коробах в течение минуты. Сотруднику не нужно бегать со сканером вокруг палеты.

• Инвентаризация больших площадей
  Обход склада с RFID-считывателем занимает в 3-5 раз меньше времени по сравнению с ручным трудом.

• Учёт дорогостоящих активов
  Оборудование, мебель или спецодежда учитываются с фиксацией каждого перемещения. Потерять дорогой ноутбук в такой системе практически невозможно.

При этом товар на полках магазина целесообразно оставить на штрихкодах, так как инфраструктура торговых точек уже настроена на их считывание на кассе. Такой подход снижает нагрузку на персонал и минимизирует влияние человеческого фактора.

Логика «нужна скорость — берём RFID, нужна экономичность — берём штрихкод» особенно хорошо работает с основными средствами и материалами. Для учёта дорогостоящего оборудования, мебели или спецодежды незаменим  RFID. Инвентаризацию целого офиса можно провести, просто пройдясь по помещениям со считывателем, не отвлекая сотрудников от работы и не перемещая тяжёлое оборудование.

В то же время расходные материалы, такие как бумагу или картриджи, логичнее учитывать по штрихкодам. Их движение менее критично в режиме реального времени, а стоимость внедрения RFID на каждую пачку бумаги не окупится. Гибридная система позволяет видеть полную картину: где находится каждый актив и сколько расходников осталось на складе, используя оптимальный метод для каждой группы.

Некоторые компании применяют гибридную маркировку: на одной и той же этикетке печатают штрихкод и встраивают RFID-инлей. Это создаёт надёжный резерв для ситуаций, когда радиочастотная метка окажется повреждена или экранирована металлом. Объект всегда можно идентифицировать визуально или обычным сканером. Такая двойная защита особенно важна для активов, которые часто перемещаются между зонами с разным уровнем технической оснащённости.

Практическая логика выбора технологий напрямую отражается на финансовых показателях. Снижение времени на проведение инвентаризации означает, что сотрудники тратят меньше оплачиваемых часов на рутинные операции. Высвобожденный ресурс можно направить на аналитику, контроль закупок или развитие других направлений.

Точность данных также снижает риски налоговых претензий и потерь имущества. Когда в системе отражено реальное положение дел, проще обосновать списание, выявить хищения или недостачи на ранней стадии. Прозрачность учёта становится конкурентным преимуществом, особенно при проверках контролирующих органов или внешнем аудите.

Бухгалтеру не нужно разбираться в расхождениях постфактум, так как у него уже есть актуальные данные сразу после сканирования. А значит, он может фокусироваться на оптимизации использования активов.

При всех экономических плюсах у компаний часто остаётся один серьёзный вопрос: насколько сложно внедрить новые технологии в уже действующую учётную систему. Многие опасаются, что придётся менять всю ИТ-инфраструктуру.

Решение «Учёт 15» от Клеверенс как раз создано для устранения этой проблемы:

• поддерживает одновременную работу со штрихкодами и RFID‑метками на ТСД,

• не требует полной замены существующей инфраструктуры,

• интегрируется с популярными системами, включая 1С, КУИ и Excel, обеспечивая обмен данными в реальном времени. 

Вы можете начать с малого: автоматизировать учёт только основных средств через RFID, оставив товарный учёт на штрихкодах. Система поддерживает все ключевые операции: приёмку, перемещение, инвентаризацию и списание, предоставляя сотрудникам удобный мобильный интерфейс.

При этом внедрение ТСД и мобильного приложения не требует остановки текущих бизнес-процессов. Готовые сценарии работы позволяют быстро обучить персонал, а гибкость настройки помогает адаптировать систему под специфику именно вашего предприятия.

Поэтапная автоматизация переводит работу с имуществом из режима стрессовых проверок в режим спокойного мониторинга. Актуальные данные позволяют выявлять расхождения сразу после их возникновения. Это сокращает время на поиск причин недостач и упрощает процедуру оформления документов.

Чтобы такой переход был максимально эффективным, в первую очередь стоит оценить проблемные зоны: понять, в каких местах ошибки возникают чаще всего и где процесс инвентаризации заметно затягивается. Анализ этих параметров поможет определить области, в которых гибридный подход способен обеспечить ощутимый эффект. Современный учёт ориентирован не на избыточный контроль, а на минимизацию рутинных ручных операций.

Реклама: ООО «Клеверенс Софт», ИНН 7720514281, erid: 2W5zFJuTsER