Один комплект оборудования не всегда равен одному объекту учёта. Рабочее место может состоять из системного блока, монитора и периферии, измерительный комплекс — из нескольких приборов, мобильный комплект — из нескольких устройств. Пока всё используется вместе, разница почти незаметна. Она становится существенной, когда одну из частей нужно передать, заменить, отправить в ремонт или списать отдельно.
Если весь набор оформлен как один объект, отдельно провести такую операцию с его частью будет сложнее. Если, наоборот, каждую составляющую учитывать самостоятельно, появятся дополнительные карточки — в том числе для имущества, которое никогда не используется отдельно.
Поэтому сначала нужно определить структуру комплекта: какие части компания будет контролировать как самостоятельные объекты, а какие — как единое целое. Речь идёт об управленческом учёте имущества; правила бухгалтерского учёта и состав инвентарного объекта компания определяет отдельно в соответствии со своей учётной политикой.
Какие части контролировать отдельно
Отдельно контролировать удобно те части комплекта, с которыми компания работает независимо от остальных. Например, монитор могут передать другому сотруднику, заменить или списать, при этом системный блок останется на прежнем рабочем месте.
Выделить компонент в самостоятельную карточку имеет смысл, если его:
передают между сотрудниками;
ремонтируют или заменяют отдельно;
учитывают по собственному серийному номеру;
используют независимо от остального комплекта;
списывают отдельно.
Например, монитор и системный блок могут постоянно находиться на одном рабочем месте, но это ещё не делает их одним объектом. Если монитор можно переставить на другое рабочее место или заменить независимо от системного блока, отдельная карточка позволит сохранить его собственную историю перемещений.
Другая ситуация — оборудование, части которого всегда используются вместе. Например, измерительная установка может состоять из нескольких модулей, которые не перемещают, не передают и не списывают по отдельности. Если компания работает с такой установкой как с единым объектом, создавать самостоятельную карточку для каждого модуля не требуется.
Таким образом, состав оборудования и состав объектов учёта могут различаться. После того как компания определила эту структуру, её нужно отразить в учётной системе.
Как учитывать состав комплекта
Если несколько самостоятельных объектов входят в один комплект, нужно определить, где будет храниться информация о составе: какой объект считается основным, какие позиции к нему относятся и какие изменения комплекта необходимо учитывать.
Информацию о составе комплекта и связи между его частями нужно хранить в учётной системе. Там же можно хранить дополнительные реквизиты и определять правила работы с комплектом. Если стандартных возможностей конкретной конфигурации для такого сценария недостаточно, потребуется отдельная настройка.
Но одной структуры в учётной системе недостаточно, когда сотрудникам приходится работать с самим имуществом: проводить инвентаризацию, оформлять перемещение или передачу. В этот момент нужно быстро понять, какой именно монитор, системный блок или другой предмет находится перед сотрудником и какой карточке он соответствует. Чтобы не искать объект вручную, имущество маркируют — присваивают ему код, по которому его можно идентифицировать.
Зачем маркировать части комплекта
Маркировка связывает физический объект с его карточкой в учётной системе. На имущество наносят метку с кодом, по которому затем можно определить конкретную единицу. Например, два одинаковых монитора внешне почти не отличаются, но после считывания метки сотрудник понимает, с каким именно объектом работает.
Считывать такие коды можно терминалом сбора данных (ТСД) — мобильным компьютером со встроенным сканером. Чтобы работать на ТСД с данными об имуществе, используют мобильное приложение, которое получает информацию из учётной системы и позволяет сотруднику выполнять операции непосредственно на устройстве.
Один из вариантов такого решения — «Учёт 15». Приложение позволяет работать на ТСД с данными учётной системы и передавать результаты выполненных операций обратно.
Для каждого объекта, который компания решила контролировать отдельно, нужна своя метка. В «Учёте 15» можно напечатать этикетку со штрихкодом на подключённом принтере. Для работы с RFID нужны лицензия «Учёт 15 RFID» и ТСД со встроенным RFID-сканером: идентификатор объекта записывается в RFID-метку в операции «Маркировка».
Поэтому, если системный блок и монитор контролируются как разные объекты, каждый из них маркируют отдельно. Если комплект учитывается как единое целое, для работы с ним может быть достаточно одной метки. Решение о маркировке компонентов зависит от того, какие операции компания планирует выполнять с каждой частью.
После маркировки сотрудник может использовать эти метки при работе с имуществом — прежде всего во время инвентаризации и перемещения.
Как работать с промаркированным комплектом
Здесь важно не смешивать две задачи: идентификацию отдельных объектов и контроль состава комплекта. Метка решает первую задачу — позволяет понять, с какой именно единицей имущества работает сотрудник. Но информация о том, к какому комплекту относится эта единица и какие ещё объекты должны входить в его состав, хранится отдельно.
Например, если рабочее место состоит из системного блока, монитора и другого оборудования, каждая самостоятельная единица может иметь собственную метку. Сканирование позволяет идентифицировать каждый объект, но не устанавливает связь между ними.
Чтобы контролировать комплектность, сначала нужно описать эту связь в учётной системе и передать её в мобильную базу. В «Учёте 15» для работы с наборами предусмотрен справочник «Sets», а поле SetId связывает строку с комплектом. Конкретный способ заполнения этих данных зависит от используемой интеграции и конфигурации учётной системы. В результате система должна содержать информацию:
какие объекты относятся к одному комплекту;
какой состав для него предусмотрен;
какие компоненты сейчас входят в комплект;
какие компоненты были заменены или исключены из него.
Если учётная система не передаёт состав комплектов в готовом виде, потребуется настроить обмен: связать карточки имущества с набором, заполнить идентификаторы комплектов и передавать эти данные на ТСД.
При этом метка сама по себе только идентифицирует объект. Чтобы после сканирования использовать сведения о комплекте, связь между его частями должна быть заранее подготовлена в учётной системе и загружена в базу «Учёта 15».
Перед запуском сценария нужно проверить три вещи: как в учётной системе хранится комплект, корректно ли заполнены данные «Sets» и SetId и что выбранный бизнес-процесс показывает на ТСД. Если сотрудник после сканирования одного объекта должен сразу увидеть весь комплект и отметить его комплектность, такое поведение нужно проверить на используемой интеграции. Отдельная доработка потребуется только в том случае, если стандартный бизнес-процесс не предоставляет нужный экран или логику работы.
Комплектность начинается со структуры учёта
Для работы с набором оборудования сначала нужно определить, что именно компания считает самостоятельной единицей. Это решение влияет на дальнейшие операции: можно ли отдельно передать компонент, заменить его, переместить или списать.
Маркировка подключается позже и решает уже другую задачу — помогает отличить конкретный физический объект от остальных и связать его с нужной карточкой. А мобильное приложение позволяет работать с этими объектами на ТСД при инвентаризации, перемещении и других операциях с имуществом.
В результате состав комплекта задаётся правилами учёта, а мобильное приложение помогает сотруднику работать с конкретными объектами, которые компания решила контролировать отдельно.
Реклама: ООО «Клеверенс Софт», ИНН 7720514281, erid: 2W5zFJSjTjP
