Выдача и возврат инструмента: поштучный учёт и контроль комплектности

На производстве, в сервисной службе и на складе один и тот же инструмент может переходить между сотрудниками несколько раз в день. Если в журнале записаны только фамилия и название модели, после смены трудно установить, какую именно дрель выдали и вернулась ли она. Другая дрель с той же полки выглядит так же, но у неё может быть своя история эксплуатации и ремонта.

Чтобы различать эти дрели по записям в журнале, рядом с фамилией получателя указывают инвентарный номер выданного экземпляра. Однако при каждой выдаче и возврате его приходится переписывать вручную — и ошибка даже в одной цифре может привести к тому, что запись будет относиться к другому инструменту. Если же заполнение журнала откладывают до конца смены, кладовщику приходится восстанавливать по памяти, что и кому он передал.

Но даже правильно записанный номер дрели не описывает всю выдачу, если вместе с ней сотрудник получил аккумулятор и зарядное устройство. Чтобы при возврате проверить каждый предмет, необходимо заранее определить, что входит в состав учитываемого комплекта, а что имеет собственную запись.

Что учитывать поштучно, а что — комплектом

Если аккумуляторы переставляют между дрелями, а зарядные устройства выдают и возвращают отдельно, важно отслеживать каждый из этих предметов. Одна карточка «комплект инструмента» не позволит установить, какой именно компонент находится у сотрудника. В таком случае самостоятельным единицам нужны отдельные записи.

Индивидуальный учёт нужен там, где имеет значение судьба конкретного экземпляра: кому его передали, где он находится, какой предмет отправили на обслуживание. Основанием может быть стоимость, наличие серийного номера, частая смена пользователей или необходимость различать внешне одинаковое оборудование.

Расходные материалы можно учитывать количеством, если для принятой схемы работы не требуется история каждой единицы. При этом цена сама по себе не определяет способ учёта: недорогой аккумулятор тоже может нуждаться в отдельной идентификации, если его регулярно переставляют между комплектами.

Когда состав отдельных объектов определён, каждому из них заводят карточку в учётной системе. При выдаче кладовщику нужно найти запись именно того предмета, который он держит в руках, и чтобы не искать её по названию и не вводить номер вручную, инструмент маркируют.

Как инструмент связывают с записью в системе

На предмет наносят этикетку с индивидуальным штрихкодом и связывают его с карточкой этого экземпляра. Одинаковый заводской код на двух дрелях для такой задачи не подходит: он не позволяет определить, какую из них получил сотрудник.

Для считывания таких кодов можно использовать терминал сбора данных (ТСД) — переносное устройство со сканером и экраном. Кладовщик сканирует этикетку на инструменте, а установленная на терминале программа находит соответствующую запись в доступном справочнике и показывает сведения об объекте.

Так работает «Учёт 15» — программное обеспечение для мобильного учёта имущества. Оно поддерживает работу со штрихкодами и маркировку бумажными этикетками, а при подходящей лицензии и оборудовании — использование RFID-меток.

Чтобы программа могла найти инструмент по считанному коду, данные об имуществе должны быть доступны мобильной базе. В офлайн-сценарии справочники предварительно выгружают на устройство; в онлайн-сценарии приложение получает данные через сервер. Для оформления передачи также нужны сведения о сотрудниках, организациях и помещениях: из них выбирают получателя и место использования инструмента. Сотрудник, которому предмет выдают на смену, может отличаться от материально ответственного лица, уже указанного в учёте.

Получатель инструмента и материально ответственное лицо — разные роли

Выдача должна отражать, кто фактически получил инструмент для работы. Если каждый раз указывать только материально ответственное лицо (МОЛ), по такой записи нельзя будет установить, кому передали конкретный экземпляр на смену.

В конфигурации «Клеверенс: Учёт имущества» — учётной системе, с которой может работать «Учёт 15», — для этого предусмотрен держатель имущества. При проведении документа выдачи держателем становится получивший инструмент сотрудник, а МОЛ остаётся прежним. В том же документе можно указать место эксплуатации.

Место использования дополняет сведения о получателе, но не заменяет их. Например, запись о перемещении дрели в цех ещё не объясняет, кто из работников ею пользуется. В этой конфигурации перенос между помещениями в пределах склада или подразделения без смены МОЛ оформляют отдельным документом.

На ТСД движение имущества регистрируют в операции «Передача». Какой учётный документ появится после обмена и как изменится держатель, зависит от выбранного бизнес-процесса и интеграции. Поэтому перед запуском проверяют весь результат: кому переданы отсканированные предметы, какое место эксплуатации записано и сохранился ли прежний МОЛ.

Контроль выдачи в момент передачи

Чтобы запись соответствовала фактической выдаче, кладовщик выбирает получателя и считывает метки с инструмента, который передаёт ему. Порядок заполнения полей определяется используемой операцией; сканирование при этом должно относиться к тем предметам, которые сотрудник забирает.

Сканировать инструмент заранее, пока он ещё лежит на общей полке, рискованно: после регистрации сотруднику могут передать другой экземпляр. По той же причине считывание кода из распечатанного списка не подтверждает, какой предмет покинул место хранения.

После сканирования кладовщик завершает документ на ТСД и передаёт результат в учётную систему. Только после обмена и обработки документа перечень выданных предметов становится частью учётной истории. При возврате по нему можно проверить, все ли предметы принёс сотрудник и те ли это экземпляры.

Проверка состава при возврате

При возврате кладовщик считывает метки только с фактически принятых предметов. С чем сопоставлять этот список — с документом прежней выдачи, отчётом учётной системы или заданием на ТСД — зависит от интеграции. Если вместо полученной дрели сотрудник принёс другую той же модели, приёмку этого экземпляра и судьбу первоначального нужно разобрать отдельно: совпадение названия не подтверждает возврат выданного предмета.

Сотрудник получил дрель, два аккумулятора и зарядное устройство, а принёс дрель, зарядное устройство и один аккумулятор. В возврат включают три принятые единицы. Отсутствующий аккумулятор остаётся предметом отдельного выяснения: он мог остаться на рабочем месте, перейти коллеге или потеряться.

Индивидуальные коды позволяют определить, какой из двух аккумуляторов вернулся. Если включить в возврат все выданные предметы, отсутствующий аккумулятор тоже будет числиться возвращённым, хотя физически он не поступил на хранение.

В «Клеверенс: Учёт имущества» результат возврата отражается в сведениях о держателе. Если предмет возвращают к МОЛ без передачи другому сотруднику, поле «Кому» можно не заполнять — после проведения документа держатель у возвращённого объекта будет пустым. При частичном возврате важно проверить, что это изменение коснулось только принятых единиц.

После сверки состава остаётся оценить состояние инструмента. Все предметы могут быть на месте, но один из них — неисправен: код позволяет «узнать» экземпляр, а не выявить повреждение.

Состояние инструмента после возврата

Если при осмотре обнаружили повреждение, его важно отразить в учёте: из одной записи о возврате следующий кладовщик не узнает, что инструмент требует внимания перед новой выдачей. Для этого в учётной системе объекту можно указать состояние, выбрав его из справочника, затем по этому состоянию отобрать нужные позиции в общем списке имущества. Такая возможность предусмотрена для уникальных объектов; для материалов она недоступна.

По отмеченным в списке предметам назначенный сотрудник решает, что отправить в ремонт и что можно снова использовать. Кто принимает это решение и как сообщает его кладовщику, закрепляют в порядке работы пункта хранения. Если до получения разрешения выдачу должен блокировать сам софт, отдельно проверяют, поддерживает ли используемая настройка такой запрет.

К следующей выдаче в учётной системе должны быть доступны и результат возврата, и сведения о состоянии принятого инструмента. Поэтому после регистрации операций нужно проверить, что документы с терминала загружены, а данные в основной базе обновлены.

Результаты выдачи и возврата в учётной системе

В связке «Учёт 15 + Клеверенс: Учёт имущества» для загрузки и выгрузки справочников и документов используется обработка обмена. Заполненная строка на терминале ещё не означает, что данные в основной базе обновились: документ должен пройти предусмотренную загрузку и обработку.

После обмена важно убедиться, что выданные предметы числятся у получателей, а возвращённые к МОЛ больше не закреплены за прежними держателями. При частичном возврате изменения должны касаться только принятых единиц. Выдачу и возврат конкретного объекта можно проследить по отчёту движений имущества по держателям — без восстановления событий по отдельным бумажным записям.

Если сотрудник утверждает, что сдал инструмент, а в базе он всё ещё указан держателем, разбор стоит начать с документа возврата и результата обмена. Незавершённая регистрация или незагруженный документ могут оставить в системе прежние сведения, поэтому по одному отчёту нельзя заключить, что инструмент действительно отсутствует.

Проверка процесса перед запуском

До начала работы стоит провести пробную выдачу нескольких предметов и проверить, как в учётной системе отразится их дальнейшее движение. Для этого последовательно воспроизводят ситуации, с которыми столкнётся кладовщик, и после каждой сверяют документы с фактическими действиями:

• Выдать инструмент сотруднику и принять его обратно.
  После загрузки и проведения документов проверить, что в истории есть обе операции, а предмет больше не числится у получателя.

• Оформить возврат только части выданного.
  Убедиться, что непринятые единицы остались закреплены за сотрудником и не попали в документ возврата.

• При сверке подставить другой экземпляр той же модели.
  Проверить, сможет ли кладовщик заметить несовпадение кодов и разобраться с ним, не отметив первоначальный предмет как возвращённый.

• Оформить передачу инструмента коллеге.
  Проверить, что после обработки документа в учёте указан новый держатель.

• Принять инструмент с условным повреждением и указать его состояние.
  Убедиться, что эту информацию сможет найти сотрудник, отвечающий за следующую выдачу.

Если компании нужны срок возврата, подпись получателя или напоминание, их также необходимо проверить. Поддержка выдачи и возврата сама по себе не означает, что эти возможности предусмотрены в выбранном сценарии.

Обнаруженные при проверке проблемы нужно устранить до запуска. Для этого важно установить их причину — от неё зависит, потребуется ли изменить порядок действий сотрудника, настроить операцию или исправить обмен данными.

Историю инструмента можно проверить по записям

Когда регистрация на месте выдачи и данные учётной системы согласованы, поиск инструмента начинается с его последнего оформленного движения. Можно установить получателя, проверить состав возврата и обратиться к конкретному документу, если сведения не совпадают с фактическим наличием.

Осмотр, поиск недостающего предмета и решение о ремонте остаются задачами сотрудников. Но следующая смена уже получает записи, на которые может опереться, и продолжает разбирать незавершённые вопросы без восстановления всей истории по памяти коллег.

Реклама: «Клеверенс Софт», ИНН 7720514281, erid: 2W5zFJGe2C9