Клерк.Ру

Авансовые отчеты и как можно с ними работать в электронном виде

224

Авансовый отчет – документ первичного учета, к нему предъявляются определенные требования в плане оформления и отображения информации. Необходимо четко обозначить тип каждого расхода и предъявить оправдательные (подтверждающие) документы.

При этом у сотрудника на руках может быть несколько документов, подтверждающих один расход, или же разные типы расходов учтены в одном подтверждающем документе. Важно также просчитать все лимиты на расходы и учесть требования политики компании в отношении командировок, если сотрудник отчитывается за расходы, понесенные в командировке.

Как обычно происходит оформление авансового отчета и формирование отчетности в компании:

В среднем, процесс оформления и согласования авансового отчета может занять от двух дней до одной недели, что может сказаться на закрытии отчетного периода и отчетности в целом.

Точки роста – где можно снять лишнюю работу с сотрудника

Описанный процесс можно оптимизировать, в том числе с помощью интеллектуальных решений, сразу на нескольких на этапах:

Занесение документов оправдательных документов в систему для согласования. Маршрутные квитанции, посадочные талоны, кассовые чеки, документы из гостиниц– часть всех этих документов уже в электронном виде. Сотрудник может занести в информационную систему оригиналы оправдательных документов и фото или сканы бумажных оригиналов. 

Для занесения документов в информационную систему можно настроить различные автоматизированные каналы:

  • отправка документов на служебный электронный ящик;
  • использование служебного чат-бота;
  • занесение через сканер.

Занесенные документы попадают в информационную систему, и интеллектуальные сервисы, или просто искусственный интеллект (ИИ), получают доступ к ним.

Занесение данных из оправдательных документов в систему. На этом этапе все выполнение работ берет на себя инструмент ИИ:

  1. идентифицирует сотрудника (по рабочему электронному адресу или номеру телефона) и формирует авансовый отчет для него;
  2. классифицирует занесенные документы (авиа- или ж/д билет, кассовый чек, посадочный талон, билет аэроэкспресса, счет-фактуру из гостиницы и т.д.);
  3. извлекает необходимые данные из документов (например, номер документа, сумму расходов, маршрут);
  4. автоматически заполняет авансовый отчет, используя извлеченные данные. Также автоматически происходит расчет общей суммы расходов, остатка и перерасчета.

Проверка корректности оформления авансового отчета. После автоматического заполнения авансового отчета сотруднику остается проверить корректность данных и отправить отчет на согласование. Этот этап со временем можно полностью исключить, т.к. интеллектуальные сервисы постоянно обучаются на накопленных данных, соответственно, со временем в 100% случаев оформление будет корректным.

Выгрузка информации в учетную систему в автоматическом режиме. На данном этапе использование искусственного интеллекта облегчает формирование пакета структурированных данных.

Формирование проводок. Благодаря автоматизированной выгрузке структурированных данных из информационной системы в учетную, можно настроить автоматическое закрытие расходов, списание затрат на правильные счета и формирование проводок. Бухгалтер выполняет проверку и запускает операции. При постоянном обучении интеллектуальный сервис может самостоятельно выполнять списания без участия специалиста.

Как может выглядеть процесс с использованием инструментов ИИ уже сейчас:

Использование интеллектуальных инструментов способно значительно упростить процесс, сократить трудозатраты и минимизировать риски по срокам и некорректным формулировкам.

По данным проектов Directum, использование интеллектуальных сервисов Ario сокращает время исполнения всего процесса. Уже в первые недели использования сервиса пользователи отмечают высокую точность работы Ario:

  • документы классифицируются правильно в 98% случаев;
  • корректность извлечения реквизитов из документов - более 92%.

Если вы еще только на первом этапе – задумались об автоматизации процесса, то посмотреть, как это работает в единой системе можно здесь.

Текущее стремительное развитие технологий, заинтересованность со стороны надзорных органов, обновление законодательных актов дают нам возможность помечтать о том, что в обозримом будущем мы сможем избавиться от большинства рутинных операций, а также от большей части неактуальных документов, того же самого авансового отчета.

Автор статьи и эксперт в области: Гузель Рахимова, руководитель проектов развития бизнеса Directum.