Увольнение сотрудника в 2026: пошаговая инструкция, чтобы избежать штрафов и судов

Как уволить сотрудника без последствий? Ответ прост: строго соблюдать нормы, установленные Трудовым кодексом, и фиксировать каждый этап. В статье разберем порядок увольнения работника: расскажем, что считается законным основанием для расставания, чем грозят нарушения регламентов и как современные цифровые инструменты помогают правильно оформить увольнение.

Процедура увольнения сотрудника — это классика трудового права. Но здесь компании часто допускают формальные ошибки: неправильно считают сроки, забывают об уведомлениях или путают основания. В результате получают судебные разбирательства и штрафы. Единственный способ защититься — четко следовать закону. Цифровые инструменты могут помочь, но не заменяют юридической грамотности.

Руслан Нуриев, методолог-аналитик Directum

В одних случаях инициатором расторжения трудового договора выступает сотрудник, в других — работодатель, а иногда стороны договариваются сами. От выбранного основания зависят процедура, сроки и риски. Разберем основные варианты.

Наиболее распространенный сценарий. Работнику необходимо написать заявление и предупредить работодателя об уходе за две недели (ст. 80 ТК РФ). Этот срок может быть и меньше, если стороны об этом договорятся.

Если сотрудник передумал покидать компанию, то он может отозвать заявление. Сделать это можно вплоть до последнего дня работы. Исключение составляет случай, когда на освободившееся место уже пригласили нового специалиста переводом из другой организации.

Как происходит расчет по инициативе работника:

• сотрудник подает заявление в произвольной форме или по утвержденному в компании шаблону;

• начинается двухнедельная отработка, только если не было договоренности об увольнении за более короткий срок (считается с того дня, когда работодатель получил заявление);

• в последний рабочий день необходимо подготовить приказ об увольнении по форме Т‑8. Его подписывает руководитель, сотрудник знакомится с документом под подпись;

• работнику положены зарплата за те дни месяца, в которые он исполнял обязанности, а также компенсация за неиспользованный отпуск и другие выплаты, если он имеет на них право;

• в тот же день выдают трудовую книжку (если она бумажная), справки о заработке и другие документы по запросу.

Существует список оснований, которые ТК РФ причисляет к законным для увольнения по инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ). Какие ситуации попадают в этот перечень:

• если компания ликвидирована либо ИП прекратил деятельность;

• штат организации сокращается;

• специалист не соответствует занимаемой должности (например, если на аттестации выяснилась недостаточная квалификация);

• работник неоднократно не исполнял свои трудовые обязанности, имеет дисциплинарное взыскание.

Что касается ситуации, когда специалист не выполнил ключевые показатели (KPI), Роструд недавно подчеркнул: само по себе это не может быть основанием для расторжения трудового договора. Если у сотрудника нет прогулов и действующих взысканий, уволить его за недостижение показателей нельзя.

Это основание (ст. 78 ТК РФ) дает возможность расторгнуть договор в любое время, без отработки и без привязки к дисциплинарным проступкам. Достаточно взаимного согласия работника и работодателя.

Вариант выбирают, если обе стороны заинтересованы в быстром расставании. Служащий получает гарантированные условия (например, компенсацию), компания избегает рисков судебных споров.

Отдельный случай в рамках статьи 81 ТК РФ. В такой ситуации работодатель должен:

• предупредить служащего персонально под подпись за два месяца;

• предложить все вакантные должности, которые работник может занять;

• соблюсти преимущественное право: сотрудники с более высокой квалификацией или семейные с двумя и более иждивенцами остаются в первую очередь.

Выходное пособие при сокращении равно одному среднемесячному заработку. Если не выполнить эту процедуру, увольнение можно признать незаконным.

Расстаться с сотрудником можно и без предупреждения, если тот совершил грубое дисциплинарное нарушение. Так, если человек отсутствовал на работе более четырех часов подряд и не предоставил уважительной причины, это считается прогулом. За такой проступок можно уволить, но факт прогула нужно правильно зафиксировать: составить акт, запросить у работника письменное объяснение и дать ему два дня на его составление.

Статья 81 ТК РФ перечисляет, за какими еще нарушениями может последовать увольнение:

• появился на работе в состоянии алкогольного или другого опьянения;

• разгласил коммерческую, государственную или служебную тайну, раскрыл персональные данные других работников;

• растратил, похитил или уничтожил имущество компании. Для расторжения трудового договора требуется приговор суда или постановление по делу об административном правонарушении.

С 1 сентября 2026 года это правило расширяется: теперь для увольнения приговор суда не обязателен. Достаточно, чтобы дело закрыли, но не за отсутствие состава преступления. Например, стороны помирились или истек срок давности. Факт проступка установлен, формального приговора нет, но работодатель все равно может расторгнуть трудовой договор.

Уволить сотрудника за проступок можно только в определенные сроки: у работодателя есть месяц с того дня, как он узнал о нарушении. Крайний срок — шесть месяцев с момента, когда сотрудник его совершил. И обязательно нужно запрашивать письменное объяснение (ст. 193 ТК РФ).

Работодатель вправе уволить сотрудника, который не прошел испытание. Но перед этим обязательно:

• предупредить специалиста за три дня письменно;

• объяснить в уведомлении, почему специалист не подошел, сослаться на конкретные факты.

Мнение профсоюза не требуется, выходное пособие не выплачивается. Если срок испытания истек и специалист продолжает работать, он считается выдержавшим испытание — далее расстаться с ним можно только на общих основаниях.

Трудовой кодекс защищает определенные категории работников. Это сделано для того, чтобы компании не могли злоупотреблять своим положением и увольнять социально уязвимых сотрудников без серьезных оснований.

Нарушение этих гарантий — одна из ошибок при увольнении работника, которая почти наверняка приводит к суду и восстановлению сотрудника в должности. Посмотрим, кто относится к защищенным категориям.

Нельзя уволить беременную сотрудницу за прогул или другой проступок. Расстаться с такой работницей можно только по причине ликвидации компании.

Если срок трудового договора беременной подошел к концу, работодатель обязан продлить его по письменному заявлению. 

Эти права распространяются на матерей, у которых есть ребенок до трех лет, и других сотрудников, которые воспитывают детей указанного возраста без матери.

В 2024 году расширили список тех, кого работодатель не может уволить по своей инициативе. Теперь под защитой ТК РФ одинокие матери, воспитывающие ребенка в возрасте до 16 лет или ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет.

Но все же есть ситуации, когда увольнение возможно. Например, если сотрудница грубо нарушила трудовую дисциплину или предоставила подложные документы во время приема на работу.

Статья 81 ТК РФ закрепляет, что по инициативе работодателя увольнять работника, когда он на больничном или в отпуске, незаконно.

Расчета по собственному желанию это правило не касается. Служащий имеет право уволиться даже на больничном.

Уволить сотрудника младше 18 лет по инициативе работодателя можно только с согласия трудовой инспекции и комиссии по делам несовершеннолетних (ст. 269 ТК РФ). Исключение — компания закрывается или ИП прекращает деятельность.

Если подросток уходит из организации по собственному желанию, согласие инспекции и комиссии не требуется.

Для таких работников действует особый порядок (ст. 351.7 ТК РФ). Их трудовой договор не расторгается, а приостанавливается на время службы.

Уволить такого сотрудника по инициативе работодателя нельзя за исключением ситуации, когда после возвращения он не выходит на работу без уважительной причины (п. 13.1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

На время, пока мобилизованный на службе, компания может взять на его место другого человека по срочному договору.

Последовательность действий едина для большинства оснований: отличие только в первом шаге — какой документ становится точкой входа. Как уволить сотрудника без нарушений? Нужно пройти все обязательные этапы и зафиксировать каждый из них.

Ниже — чек-лист, который подходит для любой ситуации.

В зависимости от причины увольнения это может быть:

• заявление работника;

• уведомление о сокращении;

• соглашение сторон;

• акт о дисциплинарном проступке;

• решение аттестационной комиссии при несоответствии занимаемой должности.

Документ должен быть оформлен письменно. Устных договоренностей недостаточно.

В приказе работодатель прописывает основание для увольнения со ссылкой на конкретную статью ТК РФ и дату увольнения, то есть последний рабочий день специалиста.

Сотрудник знакомится с приказом и расписывается. Если он отказывается ставить подпись, кадровик в присутствии комиссии делает об этом отметку прямо на приказе.

Запись об увольнении оформляет кадровик. Формулировка должна точно повторять текст Трудового кодекса. В записи обязательно указывают статью, часть и пункт — те же, что стоят в приказе.

Работодатель обязан перечислить:

• зарплату за все дни, которые отработал сотрудник;

• компенсацию за отпуск, если не использованы все положенные дни;

• другие выплаты, если работник имеет на них право (например, выходное пособие при сокращении).

За каждый день просрочки компания обязана выплатить проценты в размере от 1/150 ключевой ставки ЦБ.

В последний рабочий день сотруднику нужно предоставить трудовую книжку и другие документы, в том числе те, которые он запросил. Ниже рассмотрим этот вопрос подробнее.

Порядок увольнения сотрудника включает обязательный этап — передачу документов в последний рабочий день. Часть из них выдается без заявления, часть только по письменному запросу.

Работодатель обязан передать сотруднику следующие документы (ст. 84.1 ТК РФ, п. 12 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, ст. 136 ТК РФ):

• трудовую книжку, если она велась на бумаге. Запись об увольнении вносится в точном соответствии с формулировкой ТК РФ со ссылкой на статью, часть и пункт. Если специалист отказался от бумажной книжки в пользу электронной, выдается форма СТД-Р (сведения о трудовой деятельности);

• расчетный листок. Он содержит информацию о начислениях, удержаниях и суммах к выплате за последний месяц (ст. 136 ТК РФ);

• выписку из раздела 3 РСВ (расчет по страховым взносам) за последние три месяца работы. Нужна для учета пенсионных и социальных прав;

• выписку из подраздела 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1. Она заменяет справку СЗВ-СТАЖ о страховом стаже за текущий год;

• выписку из персонифицированных сведений о физических лицах, заменяет СЗВ-М за последний месяц работы.

Если коллега в день увольнения не пришел или отказывается забирать документы, работодатель должен отправить ему уведомление: сотруднику нужно либо явиться за трудовой книжкой, либо дать письменное согласие на отправку по почте. С момента запуска такого уведомления компания уже не отвечает за задержку выдачи трудовой книжки (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

По письменному заявлению сотрудника (ст. 62 ТК РФ) работодатель обязан в течение трех рабочих дней предоставить:

• копии приказов о приеме на работу, переводах, увольнении;

• копию трудового договора и дополнительных соглашений к нему;

• справку о доходах и суммах НДФЛ за любой период работы;

• справку о среднем заработке для постановки на учет в центр занятости;

• справку о доходах для пособий (бывшая форма 182н), если бывшему работнику нужны данные для расчета больничных на новом месте;

• медицинскую книжку, если она хранилась у работодателя.

За задержку выдачи трудовой книжки или других обязательных документов работодатель несет ответственность:

• материальную: предполагается выплата среднего заработка за весь период задержки (ст. 234 ТК РФ);

• административную по ст. 5.27 КоАП РФ: для должностных лиц штраф до 5 тыс. рублей, для организаций — до 50 тыс. рублей.

Незаконное увольнение работника часто сопровождается нарушением сроков выдачи документов, что усиливает риски для компании в суде. Поэтому соблюдение порядка выдачи документов — часть правильного увольнения сотрудника.

Размер выплат зависит от основания увольнения. Большинство сумм рассчитываются исходя из среднего заработка и выплачиваются в последний рабочий день. Ниже — все обязательные выплаты и сроки. Эта информация поможет правильно оформить увольнение.

Важные нюансы:

• Если стороны спорят о сумме выплат, то работодатель обязан выдать сотруднику ту часть, которую не оспаривает.

• При задержке выплат компания должна выплатить вместе со всей суммой еще и проценты — минимум 1/150 ключевой ставки ЦБ за каждый день просрочки (ст. 236 ТК РФ).

• Специалист может не работать в день увольнения, тогда все выплаты должны быть сделаны на следующий день после предъявления требования о расчете.

• Пока сокращенный сотрудник ищет новую работу, он может получать выходное пособие, но не более двух месяцев.

В кризис увольняют сотрудников, чтобы сэкономить. Есть ли альтернативы? Как понять, с кем пора расстаться?

Ответы на эти и другие вопросы — в записи вебинара с топ-экспертом в сфере HR Гузель Гараевой.

Смотреть запись

Даже когда у компании есть веская причина расстаться с сотрудником, одна ошибка может свести все усилия к нулю. Суд встанет на сторону работника, а организация заплатит штрафы и компенсации. Разберем, где чаще всего спотыкаются работодатели и что за это бывает.

Ошибка в статье приказа — одна из самых серьезных. Если работодатель выбрал неверное основание, увольнение признают незаконным.

Что чаще всего делают не так:

• увольняют по статье за утрату доверия (п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) сотрудника, который не работает с деньгами или товарами;

• заставляют человека написать заявление по собственному желанию, хотя на самом деле увольняют за проступок;

• увольняют за невыполнение плана, хотя в трудовом договоре нет условия о KPI.

В результате суд меняет формулировку увольнения или восстанавливает служащего. В одном из дел компания заплатила 1,3 млн рублей компенсации за ошибку в статье увольнения.

Даже если сотрудник действительно провинился, несоблюдение формальностей — гарантированный проигрыш в суде.

Самые частые ошибки в процедуре:

• работодатель не взял с сотрудника письменное объяснение до увольнения (ст. 193 ТК РФ);

• при сокращении работнику не предложили все вакантные должности, которые он мог бы занять;

• работодатель предупредил о сокращении позже чем за два месяца или не зафиксировал дату уведомления;

• компания не учла мнение профсоюза, хотя по закону должна была это сделать;

• в приказе об увольнении нет ссылок на документы, которые стали основанием (заявление, акт о прогуле, уведомление о сокращении).

Чем это заканчивается? Суд восстанавливает сотрудника на работе, компания платит ему зарплату за всё время вынужденного прогула и компенсирует моральный вред.

В последний рабочий день работодатель обязан выплатить деньги. Задержка даже на один день — уже нарушение.

Что грозит (ст. 236 ТК РФ):

• проценты за каждый день просрочки — минимум 1/150 ключевой ставки ЦБ;

• административный штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.

Неправильная запись в трудовой книжке, отсутствие подписи сотрудника под приказом, неверная дата увольнения — формальные, но опасные ошибки. Можно получить штраф за неправильное ведение трудовых книжек по ст. 5.27 КоАП РФ.

Актуальные суммы по ст. 5.27 КоАП РФ (на август 2026):

В 2026 году в Госдуме рассматривают законопроект об увеличении штрафов за повторные нарушения вдвое. Если его примут, суммы вырастут: для должностных лиц — до 40 тыс. руб., для организаций — до 140 тыс. руб.

Суды почти всегда встают на сторону сотрудника, если работодатель допустил ошибку в процедуре. Даже при наличии законного основания, например прогула, неправильно оформленный приказ или отсутствие объяснительной могут привести к восстановлению работника. В 2026 году судебная практика остается строгой: любой пропущенный шаг делает увольнение уязвимым.

Руслан Нуриев, методолог-аналитик Directum

Удаленщик не приходит в офис. Он не может расписаться на заявлении, не видит приказ в оригинале, а документы приходится пересылать почтой. Это создает три проблемы:

1. Сложно подтвердить, что заявление написал конкретный человек. Скан или фото по электронной почте — не доказательство.

2. Проблематично соблюсти процедуру. Приказ нужно отправить по почте, человек получает его через несколько дней, а сроки уже идут.

3. В спорных ситуациях суды чаще поддерживают сотрудников, а не работодателей.

Упростит увольнение дистанционного работника КЭДО — кадровый электронный документооборот.

Трудовой кодекс разрешает обмениваться документами с дистанционными работниками в электронном виде (ст. 312.1 ТК РФ). Для этого нужно соблюсти два условия: у работодателя есть усиленная квалифицированная электронная подпись, у сотрудника — усиленная квалифицированная или неквалифицированная электронная подпись.

Согласно статье 6 Федерального закона № 63-ФЗ, документ, подписанный электронной подписью, приравнивается к бумажному с собственноручной подписью.

Как именно КЭДО решает проблемы:

• Подтверждает волю работника. Человек подписывает заявление электронной подписью в системе, и этот документ получает юридическую силу. Оспорить такое увольнение в суде почти невозможно.

• Соблюдает сроки. Документы доставляются мгновенно. Сотрудник отправил заявление, и работодатель увидел его в ту же секунду. Не придется спорить, с какого дня считать две недели.

• Дает возможность подписать приказ для дистанционных работников. Для них закон делает исключение: приказ об увольнении можно оформить в электронном виде через КЭДО (ст. 312.3 ТК РФ). Бумажную копию отправляют почтой в течение трех рабочих дней, но сама процедура увольнения уже завершена.

• Фиксирует пропажу сотрудника. Если удаленщик не выходит на связь больше двух рабочих дней, закон разрешает уволить его (ст. 312.8 ТК РФ). КЭДО сохраняет все уведомления и отмечает, что они не прочитаны. Это становится веским доказательством в суде.

• Хранит все документы в одном месте. Прошел год, и бывший работник подал иск? Не нужно поднимать архив и искать бумаги. Всё уже есть в системе, и найти нужный документ можно за пару минут.

КЭДО делает увольнение удаленного сотрудника быстрым, безопасным и прозрачным. Компания получает юридически чистые документы, работник — удобный сервис без поездок в офис.

Риски для работодателя при увольнении дистанционного сотрудника без КЭДО очень высоки. Достаточно одного сомнения в подлинности заявления, и суд встанет на сторону работника. КЭДО снимает этот вопрос: электронная подпись — это юридически значимое подтверждение воли сотрудника. И приказ для удаленщика можно подписать в системе, а не ждать неделями почту.

Руслан Нуриев, методолог-аналитик Directum

Кадровый электронный документооборот упрощает не только увольнение.

Узнайте о других возможностях этого решения и загляните в кейсы компаний, которые его уже используют.

Больше о КЭДО

• Можно ли уволить сотрудника на больничном?

По инициативе работодателя — нет (ст. 81 ТК РФ). Разорвать трудовые отношения можно только в исключительных случаях, например, если компанию ликвидируют. Работодателю нужно дождаться, когда человек закроет больничный, и оформить увольнение первым рабочим днем после выхода.

Если специалист сам хочет уволиться, он может это сделать в любой момент, даже на больничном. ТК РФ это не запрещает.

• Сотрудникам на испытательном сроке тоже нужно отрабатывать две недели?

Нет, не нужно. Правило о двухнедельной отработке на испытательный срок не распространяется. Единственное, что должен сделать такой специалист — предупредить работодателя минимум за три календарных дня (ст. 71 ТК РФ).

То же самое касается и работодателя: если компания решила, что сотрудник не прошел испытание, она тоже обязана предупредить его за три дня до увольнения.

• Какие выплаты положены при увольнении по собственному желанию?

Если работник сам принял решение покинуть фирму, он получает зарплату за отработанное время, включая премии и надбавки, а также компенсацию за неиспользованные дни отпуска. Выходное пособие в этом случае не положено. Расчет производится в последний рабочий день.

• Что делать, если работник не подписывает приказ об увольнении?

Закон предусматривает такую ситуацию. Порядок действий:

1. Зачитать приказ сотруднику вслух в присутствии комиссии (минимум три человека).

2. Предложить ему расписаться в ознакомлении.

3. Если отказывается — составить акт об отказе от ознакомления с приказом.

4. Акт подписывают все члены комиссии.

Акт можно оформить на бумаге или в электронном виде. Этот документ подтверждает, что работодатель исполнил обязанность по ознакомлению сотрудника с приказом. Акт подшивают к приказу и хранят вместе с ним.

• Какие документы при увольнении можно оформить в КЭДО?

С помощью КЭДО нельзя выпустить приказ об увольнении. Исключение составляют специалисты, которые работают удаленно, и в их трудовом договоре закреплена такая возможность. Но бумажную копию все равно придется отправить почтой в течение трех рабочих дней.

В КЭДО можно оформить другие документы, связанные с расторжением трудовых отношений, в том числе заявление или отзыв заявления об увольнении, объяснительные записки, расчетные листки и т.д.

Реклама: ООО «ДИРЕКТУМ», ИНН 1835056809, erid: 2W5zFJkWdAH