Бухгалтерия

Все бухгалтеры мечтают об этом! Или как найти время на чашечку кофе

Часто рабочие процессы в компании организованы неоптимально, поэтому требуют большого количества времени, а работников вынуждают заниматься не своими прямыми обязанностями. Сотрудники живут с ощущением горящих сроков, бесконечных дедлайнов, даже кофе не успевают выпить. Предлагаем подборку ИТ-инструментов, которые наконец внесут порядок в хаос офисной жизни и упростят работу бухгалтерии.
758 206
Все бухгалтеры мечтают об этом! Или как найти время на чашечку кофе

Часто рабочие процессы в компании организованы неоптимально, поэтому требуют большого количества времени, а работников вынуждают заниматься не своими прямыми обязанностями. Сотрудники живут с ощущением горящих сроков, бесконечных дедлайнов, даже кофе не успевают выпить. Предлагаем подборку ИТ-инструментов, которые наконец внесут порядок в хаос офисной жизни и упростят работу бухгалтерии.

Трудности, с которым сталкивается бухгалтер

Например, бухгалтеру нужно провести расчёт и выплату заработной платы: произвести начисления всем работникам, сделать ведомости, сформировать платёжные поручения, реестры, проверить расчёт НДФЛ и взносов.

И тут, бухгалтер получает по почте очередное «письмо счастья» из налоговой инспекции с требованием предоставить документы в недельный срок по всем сделкам с компанией, которая уже несколько лет не платит налоги. Бухгалтер смотрит учетную программу, оказывается с этим контрагентом было заключено несколько десятков договоров на строительные работы в 2018 и 2019 годах. Всего были подписаны более 100 актов выполненных работ, есть сметы и платежные поручения по оплате выполненных работ. Однако, документы давно прошиты и сданы в архив.

Чтобы предоставить ответ ФНС, бухгалтеру придётся:

  • отправиться в архив, а перед этим получить ключи у ответственного лица;
  • найти в архиве нужные стеллажи и папки с договорами, актами выполненных работ и банком;
  • взять документы и сделать копии, при этом расшить папку, чтобы каждая копия для ФНС была читабельной и качественной;
  • на документах надо сделать надпись «копия верна, главный бухгалтер, ФИО, подпись, дата»;
  • подготовить ответное письмо для ФНС с перечнем приложений и подписать письмо у руководителя;
  • отправить письмо почтой.

Можно ещё отсканировать документы и затем в электронном виде прикрепить к ответному письму, которое подпишет руководитель своей ЭЦП.

Очевидно, что бухгалтер потратит много времени на всё это. Сколько именно — 1, 2, 3 дня — неизвестно, ведь ему придется всё равно параллельно заниматься и другими задачами. Или он попросит провести эти действия другого сотрудника, а значит, отвлечёт уже его от работы.

3 лайфхака, которые упростят работу бухгалтерии

1. Электронный архив

Электронный архив — система структурированного хранения электронных документов, которая позволяет быстро комплектовать архив, предоставляет удобный поиск и выгрузку файлов.

В приведенном выше примере работа с бумажным архивом займет у бухгалтера очень много времени (скорее всего весь рабочий день, который надо было потратить на расчёты по зарплате). А с электронным архивом можно подготовить документы для ФНС за несколько минут.

В системе Docsvision обеспечено соблюдение всех норм архивного хранения и учёта документов. Подробнее об электронных архивах: Docsvision. Электронный архив документов организации.

2. Юридически значимый документооборот (ЮЗДО)

Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ.

Исключение — если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (ч. 1 ст. 6 Федерального закона № 36-ФЗ от 06.04.2011).

Приказом ФНС России № ЕД-7-26/775@ от 23.10.2020 утверждено Положение о Реестре доверенных операторов ЮЗДО, обеспечивающих электронный документооборот по ТКС с применением усиленной квалифицированной электронной подписи.

ЮЗДО предоставляет пользователю много удобств и преимуществ, в т.ч.:

  • гарантирует юридическую силу документа и правомерность операций;
  • выстраивает полноценные и безопасные взаимоотношения со сторонними организациями;
  • позволяет участвовать в госзакупках и тендерах;
  • налаживает простой и прозрачный диалог с ФНС;
  • снижает число ошибок и погрешностей при работе с бумагами и т.п.

С ЮЗДО вы можете отказаться от ручного ввода и хранения документации.

Чтобы наладить взаимодействие предприятия с операторами и партнерскими компаниями, необходимы специальные интеграционные инструменты. Платформа Docsvision предоставляет модули, с помощью которых на предприятии можно организовать обмен электронными документами с контрагентами. В единый архив допустимо загружать как скан-копии бумажных документов, так и электронный документы, полученные через операторов ЭДО.

Узнать больше о ЮЗДО

3. Кадровый электронный документооборот (КЭДО)

С учетом возникновения проблем с коронавирусом особенно актуальным стал электронный документооборот (ЭДО) с сотрудниками на удалёнке. В приведенном выше примере с бухгалтером все работники находятся в офисе. 2020 год показал, что не всегда это возможно. Если в компании организован внутренний ЭДО, нет необходимости всем работникам находиться на рабочем месте, а подготовить и подписать документы можно по ТКС.

Кроме того, продолжается эксперимент по кадровому ЭДО (Федеральный закон № 122-ФЗ от 24.04.2020). Эксперимент по отказу от бумажных кадровых документов продлен до 15 ноября 2021. Планируют также продлить приём заявок на участие в эксперименте до 15 мая, но пока законопроект еще не принят.

Преимущества перехода на КЭДО:

  • экономия времени при работе с кадровыми документами — формирование пакета для приема, увольнения, перевода сотрудника за считанные минуты, оформления плана отпусков;
  • возможность ознакомления сотрудников с распорядительными документами дистанционно;
  • переход частично на удалённую работу с персоналом и упрощение обмена с удалёнщиками кадровыми документами;
  • высвобождение у бухгалтеров и кадровых сотрудников дополнительного времени и возможностей для решения более важных и актуальных задач.

Кадровому специалисту приходится следить за изменениями законодательства, актуальностью содержания трудовых договоров и положений организации, касающихся сотрудников, документов об охране труда. На бухгалтера нередко возлагают обязанности по организации проведения спецоценки, медосмотров и т.п.

Благодаря КЭДО организация подобных мероприятий проходит быстрее и проще — сотрудников можно массово ознакомить с графиком плановых медосмотров или необходимость прохождения СОУТ.

Также можно согласовывать график отпусков, проведение аттестаций, командировку и любые другие события.

КЭДО от Docsvision — автоматизация кадровых процессов и возможность организовать по-новому внутрикорпоративные сервисы.

Как будет выглядеть идеальный день бухгалтера, использующего ЭДО

Бухгалтер получил требование в личном кабинете налогоплательщика по ТКС. У него остается больше времени на подготовку ответа. Есть возможность спокойно заниматься заработной платой и не надо разрываться на части.

В этом случае бухгалтеру надо будет выполнить следующие действия, чтобы предоставить ответ ФНС:

  • зайти в электронный архив документов на своем ПК;
  • найти нужные документы: договора, акты, платежные поручения, через поисковое меню с возможностью фильтрации, формировать из них пакет, например, архивный файл;
  • выгрузить найденные документы из архива, возможно, дополнительно заверить действия с главным бухгалтеров;
  • подготовить ответ на требование в личном кабинете налогоплательщика, приложить готовый пакет документов, заверить письмо усиленными квалифицированными электронными подписями главного бухгалтера и генерального директора;
  • отправить ответ по ТКС.

10-15 минут, и ответ на запрос отправлен, а бухгалтер может спокойно заниматься расчетом зарплаты. У него будет время сделать важные дела, выпить чашечку кофе и пообщаться с коллегами — просто идеальный день!

Резюме

Единый электронный архив первичных учетных документов снижает трудозатраты при подготовке ответов на запросы ФНС, аудиторов и банков.

Больше не надо отвлекать сотрудников от исполнения своих обязанностей.

Архив бухгалтерских документов

Видеодемонстрация решения для электронного архива. Как освободиться от бумаги и начать работать?

Начать дискуссию

С 1 мая запустят эксперимент по маркировке моторных масел

Для борьбы с контрафактом на рынке Минпромторгу предложили включить в эксперимент по маркировке не только моторные масла для автомобилей, но и свечи зажигания, детали подвески и рулевого управления.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Акцент на проверки

Вебинар — простой способ разобраться в любом важном для бухгалтера вопросе. «Клерк» приглашает на вебинары экспертов-практиков, которые понятно и с примерами разберут любую тему. Вы можете задавать спикеру вопросы и он ответит на них в прямом эфире.

Иллюстрация: freepik/freepik
Экспорт

Минпромторг сократит список экспортеров, которые могут получать транспортные субсидии

Изменения затронут только тех, кто занимается экспортом товаров из высокомаржинальных групп.

Лучшие спикеры, новый каждый день

С 01 апреля 2024 года порог беспошлинного ввоза товаров, возможно, вернется к уровню €200 евро

Но подготовка новых документов не началась.

УК РФ

Опасное производство 2 года работало без лицензии и получило доход 26 млн рублей

В Ставропольском крае перед судом предстанет обвиняемый в незаконном предпринимательстве с извлечением дохода на сумму более 26 млн рублей.

Обеспечительные меры при ВНП, предварительные обеспечительные меры + защитный лайфхак

Всегда ли налоговики могут наложить обеспечительные меры (арест) на имущество по результатам проверки?

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Кто имеет право работать неполный день

Если у сотрудников есть основания для неполной занятости, работодатель должен установить удобный для работника график и снизить нагрузку.

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Платные и бесплатные

Собрали для вас анонсы вебинаров на апрель 2024 года.

Каким числом выставлять счет-фактуру на аванс: бухгалтеры разбираются с формулировками в НК. «Ночной бухгалтер» № 1652

В телеграм-канале «Клерка» бухгалтеры спорили о том, какую дату указать в счет-фактуре на аванс — день получения аванса или любую из последующих пяти дней, которые даны на выставление документа. Истину нашли (вроде).

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Яндекс запустил линейку нейросетей YandexGPT третьего поколения

Искусственный интеллект нового поколения лучше работает со сложными задачами. Бизнес может самостоятельно дообучить нейростеть.

27
Бесплатно с Архив документов

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс

Разбираемся в мини-курсе, какие типы хранения кадровых документов выделяют и какова продолжительность хранения кадровых документов.

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс
НДФЛ

В 2024 году ФНС разошлет уведомления на НДФЛ с процентов по вкладам за 2023 год

В 2024 году вкладчикам впервые необходимо будет уплатить НДФЛ с процентов от банковских вкладов за 2023 год.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Перерасчет имущественных налогов будут делать по-новому

Физлица будут направлять в ИФНС заявления на перерасчет налога на имущество, земельного и транспортного, к которому можно приложить документы, а можно и не прикладывать. Налоговики будут рассматривать это заявление 30 дней.

Как разработать эффективную программу обучения для новых сотрудников

Обучение персонала — сложный и многогранный процесс. Если проводить его правильно, он может стать ключевым инструментом для усиления корпоративной культуры, увеличения продуктивности и стимулирования мотивации сотрудников.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
17
УК РФ

Поиск бывшего гендира может вылиться в вымогательство

Сотрудники главного управления уголовного розыска МВД совместно с коллегами из Красноярского края задержали подозреваемых в серии вымогательств у бизнесменов.

⚡️Итоги дня: Ozon изменил расчет сбора, Дурова призвали внимательнее следить за Telegram, Камчатку трясет

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Селлеры нарастили продажи на Ozon в 2,5 раза

Заметнее всего нарастили обороты предприниматели Дальневосточного федерального округа, которые торгуют на маркетплейсе Ozon. Они стали продавать почти в 5 раз больше товаров.

Как обезопасить массовые выплаты внештатникам

Компании, которые сотрудничают с большим числом внештатников, проводят массовые выплаты со своего счета. Такие платежи могут нести риски с точки зрения ИФНС и банков. Рассказываем, в чем причины и как обезопасить переводы.

Как обезопасить массовые выплаты внештатникам
Бесплатно с Взносы на травматизм

Подтверждение ОКВЭД в 2024 году: кто сдает, сроки подачи, образец

Работодатели обязаны уплачивать страховые взносы за своих сотрудников. Тарифы по взносам от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний различаются в зависимости от класса профриска и составляют от 0,2% до 8,5%.

Подтверждение ОКВЭД в 2024 году: кто сдает, сроки подачи, образец

Интересные материалы

ВЭД

Центробанк смягчил валютный контроль по внешнеторговым контрактам

Участники внешней торговли могут не сдавать в банки документы по сделкам с иностранными партнерами, если объем операций не превышает 1 млн рублей.