График отпусков на 2026 год: как составить, утвердить и при необходимости поменять

До 17 декабря работодателям нужно утвердить график отпусков на 2026 год. Обычно компании не ждут дедлайна, а составляют график заранее — в октябре-ноябре. Документ помогает спланировать работу каждого отдельного сотрудника и всей компании в целом. Рассказываем, как оформить график отпусков по всем правилам, кого в него включить и можно ли вносить изменения. 

График отпусков — локальный нормативный акт, в котором зафиксированы даты ежегодных оплачиваемых отпусков. Он позволяет сотрудникам заранее спланировать свой отдых, а компании — точно знать, когда и какой специалист находится или отсутствует на рабочем месте. А еще это позволяет избежать ситуаций, когда отпуска нескольких сотрудников одного отдела накладываются друг на друга или выпадают на важные даты. 

Например, бухгалтер по графику ушел в отпуск в наиболее горячий период сдачи отчетности, из-за чего компания сильно рискует пропустить дедлайны и получить крупный штраф. 

График отпусков обязателен для всех сторон трудовых отношений. Работодатели обязаны утвердить документ, а сотрудники — следовать ему, то есть выходить в отпуск и возвращаться с него согласно расписанию. Обычно учитываются пожелания работников, однако по закону это необязательно. Уйти в отпуск по своему желанию в удобное время могут подростки, беременные, почетные доноры, многодетные родители и некоторые другие льготные категории. 

Отсутствие графика отпусков карается штрафом от 1000 до 5000 рублей для должностных лиц и ИП, от 30 000 до 50 000 рублей для компаний по части 1 статьи 5.27 КоАП. 

1С:Кабинет сотрудника —документооборот доступен теперь и сотрудникам

Попробовать

В график отпусков добавляют всех сотрудников, с которыми заключен трудовой договор и которые имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. 

Правила те же и для сотрудников, которые планируют увольнение или уходят в отпуск с последующим увольнением. Их тоже надо включить в документ. Даже если вы знаете, что, к примеру, уже в январе 2026 года работник не будет числиться в компании. 

В график включают: 

• штатных сотрудников (и офисных и тех, кто на удаленке); 

• временных и сезонных сотрудников; 

• руководителя организации; 

• совместителей; 

• сотрудников в декрете. 

Внештатные исполнители работают по договору ГПХ: у них нет рабочего графика, оклада и они не обязаны следовать внутреннему трудовому распорядку, поэтому в график отпусков их не вносят. 

Также график необязателен для только что созданных компаний и ИП (но только на первый год работы) и для микропредприятий с упрощенным кадровым учетом и штатом до 15 человек. Последним достаточно оформить с работником соглашение, но при желании можно разработать и полноценный график отпусков — каждая компания выбирает тот вариант, что ей удобнее. 

График отпусков утверждают за две недели до нового года — в 2025 году дедлайн выпадает на среду, 17 декабря. Лучше сделать это заранее, не откладывая на последний момент. Весь процесс выглядит так:

• Шаг 1 — соберите пожелания сотрудников. Это необязательно, однако неудобно проставленные отпуска нередко становятся поводом для конфликтов. Лучше заранее уточнить предпочтения и соотнести их с потребностями компании. Пожелания по отпускам обязательно уточнить только у льготников, так как даты они могут выбирать сами. 

• Шаг 2 — определите ответственного и сотрудников, которых надо включить в график. График отпусков может составить руководитель, но чаще это поручают отделу кадров или бухгалтерии. Ответственному необходимо собрать список всех штатных специалистов, которых по закону нужно включить в график. 

• Шаг 3 — заполните бланк. График отпусков составляют на унифицированном бланке Т-7.

Оформить можно как на бумаге, так и электронно. Выглядеть это может так. 

• Шаг 4 — подпишите график. Документ подписывает тот, кто его составлял — например, кадровик. Отдельно свою подпись должен поставить руководитель компании. Также обязательно нужно получить согласие профсоюза, если он есть. 

• Шаг 5 — ознакомьте сотрудников. Все, кого включили в расписание, проставляют свою подпись в листе ознакомления или в самом графике. На самом деле, закон прямо не требует ознакамливать с графиком, но на практике чаще всего это делают — для удобства работы и планирования отпусков. Сам график после утверждения нужно хранить в архиве компании еще минимум три года. 

Далее все стандартно: уведомляйте сотрудника об очередном отпуске минимум за две недели и выплачивайте отпускные за три дня до его начала. 

В график отпусков можно вносить корректировки, для этого сотруднику нужно написать заявление, а работодателю — утвердить изменения и издать приказ. Ни одна из сторон не может менять график, если на это нет оснований. Изменения вносятся по соглашению, болезни (когда отпуск продлевается на дни больничного), увольнении, производственной необходимости. В компанию может прийти новый специалист, которого также следует внести в график.

В унифицированной форме Т-7 есть графы 8–9, в них нужно указать документ-основание для переноса и новые даты. 

При этом сам график не меняется целиком, он продолжает действовать.

• Обязателен для всех сотрудников, с которыми заключен трудовой договор.

• Совместителей, временных и сезонных работников тоже включают.

• Нужно успеть утвердить график на 2026 год до 17 декабря 2025 г. 

• Для составления используют форму Т-7 или собственную. 

• Всех сотрудников ознакамливают с графиком под подпись. 

• За отсутствие графика компанию могут оштрафовать. 

Попробуйте Аренду «1С:ЗУП 8»

«1С:ЗУП 8» возьмет на себя выполнение рутинных задач кадровой службы предприятия. Это поможет избежать ошибок по вине человеческого фактора и освободить персонал для более важной работы

Попробовать

«1С:ЗУП» в облаке позволяет вести кадровый учет удаленно: оформлять прием и увольнение, составлять и изменять график отпусков, рассчитывать налоги и взносы. Все вопросы можно решить удаленно, без привязки к офису и рабочему месту. 

Вместе с сервисом «1С:Кабинет сотрудника» ведение учета станет еще комфортнее. Работники могут запрашивать все нужные документы и справки, подписывать приказы о предоставлении отпуска, просматривать расчетные листки по ЭДО — прямо с телефона или браузера.

Автоматизируйте учет с облачной 1С от «Е-Офис 24» — и сосредоточьтесь на бизнесе, а не на бумагах.

Реклама: ООО «Е-Офис 24», ИНН 6672281995, erid: 2W5zFG2ESgp