Отпуска

График отпусков 2024: как правильно составить

Очередность ухода в отпуск всех сотрудников определяется соответствующим графиком. Он обязателен для применения всеми организациями и ИП, которые имеют в штате хотя бы одного человека. Разберем, как правильно составить график отпусков на 2024 год и что нужно учесть при этом.
График отпусков 2024: как правильно составить
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

График отпусков. Общие положения

Как уже было сказано выше, график отпусков обязаны вести все работодатели, имеющие в штате наемный персонал. Исключение предусмотрено только для малого бизнеса, относящегося к микропредприятиям, а также для некоммерческих организаций. 

Напомним, что к микропредприятиям относятся организации и ИП,  среднесписочная численность сотрудников которых составляет не более 15 человек, а годовой доход не превышает. 120 млн руб.

Такие организации и ИП могут полностью или частично отказаться от ведения локальных нормативных актов (ЛНА), но в этом случае они обязаны включать все условия, которые содержались бы в данных ЛНА, — в трудовой договор. Соответственно, положение о ежегодном отпуске должно быть отражено в трудовом договоре с сотрудником. Предоставление сотруднику отпуска оформляется такими организациями путем составления дополнительного соглашения. В большинстве случаев такой вариант неудобен, поэтому даже микропредприятия ведут график отпусков.

В какой срок нужно утвердить график отпусков

График отпусков утверждается за 2 недели до наступления нового календарного года — не позднее 17 декабря. Но можно сделать это и раньше, ТК не содержит запрета на утверждение этого документа в более ранние сроки.

В 2023 году 17 декабря выпадает на воскресенье, в связи с чем во избежание возможных споров с контролирующими органами, желательно подстраховаться и утвердить его не позднее пятницы — 15 декабря.

Приступить к составлению графика желательно заранее в октябре-ноябре, так как потребуется получить от сотрудников пожелания по дате отпуска, определить тех, кому отпуск положен в первоочередном порядке и получить информацию об основном отпуске от совместителей.

Какие отпуска указывать в графике

Отражению в графике подлежат основные и дополнительные оплачиваемые отпуска.

Основнымявляется ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней. Для некоторых сотрудников, например, для несовершеннолетних лиц, минимальная длительность отпуска должна быть не менее 31 дня, а для гражданских служащих, судей и прокуроров — 30 дней.

Дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется определенным категориям граждан, например, работникам, трудящимся на вредных и опасных производствах, в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также сотрудникам с ненормированным рабочим днем.

Также в графике отпусков необходимо отразить дни отпуска, неиспользованные в текущем году и перенесенные на следующий год. 

Не подлежат включению в график:

  • Отпуск, взятый за свой счёт.

  • Учебный отпуск.

Вести график удобнее и проще в электронной форме. В сервисе EasyDocs есть готовые шаблоны всех кадровых документов, включая график отпусков, а готовая интеграция с 1С: ЗУП позволяет начать работу сразу после импорта данных о сотрудниках.

Отпуска каких сотрудников необходимо включать в график

В график отпусков работодатель должен включить всех сотрудников, которые числятся у него на момент составления этого документа: 

  • Штатный персонал.

Включая совместителей, дистанционщиков и тех, кто работает по срочному трудовому договору. 

  • Декретниц.

Их необходимо включить в график, только если они выйдут в следующем году на работу на полный день. 

  • Сотрудников с предстоящим увольнением.

К ним относятся работники, которые будут уволены в следующем году (если работодателю уже известно об их предстоящем увольнении), а также те сотрудники, которые на момент составления графика находятся в отпуске с последующим увольнением (письмо Роструда от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1).

Не нужно включать в график:

  • Мобилизованных сотрудников.

Их можно внести туда после возобновления трудового договора.

  • Исполнителей, сотрудничающих с организацией или ИП по договору ГПХ.

Если организация создана в текущем году, она может составить график отпусков на следующий год, включая в него новых сотрудников по мере их приема на работу (письмо ГИТ в городе Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193).

Как составить график отпусков

График отпусков составляется в несколько этапов:

Уточнение пожеланий сотрудников

Закон не обязывает работодателей учитывать пожелания работников по времени ухода их в отпуск. Но, во избежание возможных конфликтов и ссор между персоналом, желательно по возможности учесть их пожелания по времени ухода в отпуск.

Определение приоритетного права на отпуск

При составлении графика необходимо учитывать, что есть категории сотрудников, которые имеют право уйти в отпуск в любое время, независимо от того, какая дата указана в данном ЛНА. К ним, в частности, относятся:

  • несовершеннолетние лица;

  • внешние совместители;

  • почетные доноры;

  • родители, имеющие 3 и более детей, младшему из которых еще не исполнилось 14 лет;

  • супруги военнослужащих;

  • родители, имеющие ребенка-инвалида;

  • женщины до и после декрета;

Заполнение графика

Для ведения графика можно использовать унифицированную форму Т-7 или разработать собственную.

Использование инфицированной формы более удобно, так как документ уже содержит необходимые поля и информацию.

В шапке документа нужно внести данные о работодателе:

  • Название организации или ИП.

  • Номер документа, дату его составления и год, на который он утверждается.

Если в организации создан профсоюз, то необходимо указать, что мнение его учтено, а если его нет, то поставить отметку об этом: «Профсоюз в организации (ИП) не утвержден».

С помощью сервиса EasyDocs можно полностью автоматизировать весь процесс по составлению графика отпусков. Запрос на составление графика сотрудник кадровой службы может разослать прямо из 1С: ЗУП. Работники получат его в своих личных кабинетах EasyDocs и заполнят свои личные графики в специальной форме. Контролировать заполнение индивидуальных графиков каждым сотрудником можно в специальном отчете. 

Таблица № 1. Порядок заполнения графика отпусков

Графа 1

Структурное подразделение

Указываем наименование структурного подразделения, в котором трудится работник. 

Например, администрация

Графа 2

Должность по штатному расписанию

Вносим должность работника согласно штатному расписанию.

Например, генеральный директор

Графа 3

Фамилия, имя, отчество

Отражаем ФИО сотрудника

Графа 4

Табельный номер

Вписываем табельный номер сотрудника, если он присвоен. Если работникам данные номера не присваиваются, то и заполнять эту графу не нужно

Графа 5

Количество календарных дней

Указываем количество календарных дней отпуска, положенных работнику

Графа 6

Запланированная дата

Отмечаем запланированную сотрудником (или работодателем) дату отпуска

На момент утверждения графика графы 1–6 должны быть заполнены. Информация в остальные графы вносится уже в следующем году.

После заполнения всех основных граф документа руководитель кадровой службы или ответственный за ведение графика сотрудник, указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку. После этого график передается на утверждение руководителю.

Утверждение графика

Утвердить новый график можно 1 из 3 следующих способов:

  • Заполнить верхнюю часть графика с грифом «Утверждаю».

  • Издать соответствующий приказ.

  • Заполнить верхнюю часть графика и издать соответствующий приказ.

Ознакомление сотрудников с графиком

После составления графика отпусков с ним необходимо ознакомить всех сотрудников. По закону работодатель не обязан знакомить работников конкретно с графиком, но должен уведомить их о запланированной дате отпуска. Для этого не позднее, чем за 2 недели каждому из работников необходимо направить соответствующее уведомление.

Экономьте бумагу и рабочее время отдела кадров

Выбирайте правильную систему кадрового ЭДО с помощью чек-листа от команды экспертов EasyDocs. Чек-лист составлен на основе запросов клиентов

Оставьте заявку и мы пришлем вам подробный чек-лист в удобном формате:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «Парадокс» ИНН 5024181771, erid: LjN8KP7h9

Начать дискуссию

Бесплатно с Трудовые отношения

Сверхурочные в 2024 году: как оплачивать по новым правилам

Порядок оплаты сверхурочных работ закреплен в обновленной ст. 152 ТК во исполнение поручения, которое дал законодателям КС в постановлении от 27.06.2023 № 35-П. Теперь при оплате сверхурочной работы необходим принимать во внимание все компенсационные и стимулирующие выплаты.

Сверхурочные в 2024 году: как оплачивать по новым правилам

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Бесплатно с Налоговые проверки

Продажа авто учредителю по цене ниже рыночной: сколько доначислят налоговики

Если организация продает самортизированные активы по низкой цене взаимозависимым лицам, ей доначислят налоги. Разбираем судебную практику.

Продажа авто учредителю по цене ниже рыночной: сколько доначислят налоговики

Что будет с интернетом, мобильной связью, Почтой России, электронными услугами, ИТ: заявления Минцифры

Максут Шадаев перед утверждением на должность министра цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ назвал основные направления работы и какие вызовы стоят перед Минцифры.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Новое приложение «Ситидрайва» удалили из App Store

Уже установленные приложения будут работать на iOS. Пользователям рекомендуют отключить функцию «Сгружать неиспользуемые».

Платись, платись большая и маленькая: независимо от размера зарплату нужно платить два раза в месяц! 💰«Ночной бухгалтер» № 1684

Даже если ваш сотрудник на неполной ставке получает зарплату размером в несколько тысяч рублей, ее нельзя платить один раз. Даже сотрудник просит. Так Роструд сказал.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Расценки на техобслуживание газового оборудования, возможно, будет устанавливать государство

Регионы предлагают ввести государственное регулирование стоимости услуг по техобслуживанию газового оборудования.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Обменники крипты: как выбрать подходящий

Сегодня купить и продать криптовалюту* в России можно несколькими способами: через криптовалютные биржи, P2P-сервисы, криптоматы и обменники, работающие онлайн и офлайн. Последний вариант позволяет проводить сделки анонимно – без отправки своих персональных данных и платежных реквизитов.

Обменники крипты: как выбрать подходящий

Можно ли выдать за раз маленькую зарплату, как оплачивать переработку в командировке, на ГПД положен стандартный вычет. 3 важных разъяснения для бухгалтеров по зарплате

Собрали полезные разъяснения Роструда и Минфина по расчетам с работниками.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Приобретение лицом из недружественного государства доли (акций) в российской компании (ООО или АО) в 2024 году

Необходимо ли получать разрешение подкомиссии, если лицо из недружественного государства хочет стать участником (акционером) российской компании (ООО или АО). Какие требования предъявляются к данным сделкам (операциям).

Зарплата

Выделено финансирование на увеличенные выплаты педагогам

Правительство направит более 8 млрд рублей на увеличенные выплаты классным руководителям и кураторам.

IT-компании

Нидерландская компания Yandex сменит свое название до 31 июля

До 31 июля иностранная организация продаст остаток акций, перестанет использовать бренды российской компании «Яндекс» и сменит название.

Проверки ФАС

ФАС рассказала, как, где и на что контролирует цены

Контроль ценообразования на социально значимых рынках остается для Федеральной антимонопольной службы приоритетной задачей.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

В России нашли фейковый магазин приложений Play Market

Специалисты по изучению киберпреступлений предупредили об опасном магазине приложений для смартфона. В файлах содержатся вирусы, которые могут украсть личные данные и деньги.

Обзоры новостей

⚡️ Итоги дня: искусственный интеллект защитит смартфон от кражи, в Петербурге будут следить за курильщиками, а в TikTok появятся часовые видео

Подготовили обзор главных событий дня — 17 мая 2024 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Малый бизнес получил 130 млрд рублей по программе «1764»

По льготной ставке 13,4% годовых финансирование привлекли представители МСП из сферы гостиничных услуг, обрабатывающих производств, сельского хозяйства, а также транспортные компании и склады.

С 2025 года социальный заказ будет работать во всех регионах

Экспериментальный механизм социального заказа оказался успешным, поэтому Минфин утвердит его на постоянной основе. К участию присоединятся все регионы РФ.

Модульбанк запустил оценку юридического риск-профиля клиентов

Модульбанк запустил новый сервис по оценке юридического риск-профиля бизнеса на базе направления Модульюрист. Сервис подойдет для продавцов на маркетплейсах, производственных компаний и других типов бизнеса.

Экономика России

Росимуществу передали две рыбопромышленные компании

Суд национализировал две компании из Владивостока по добыче рыбы. Их договоры с Росрыболовством признали недействительными.

Когда сотрудник не хочет уходить: как уволить скандального работника

Увольняя сотрудника за прогулы, хамство и пьянство, вы всегда рискуете. Он может добиться возвращения по суду, и вам придется выплатить штраф — а сотрудник и дальше будет вести себя так же. Разбираемся, как обосновать увольнение и правильно оформить документы.

Когда сотрудник не хочет уходить: как уволить скандального работника

Интересные материалы

😏 КС РФ: затянувшаяся налоговая проверка не продлит срок взыскания. Но есть неприятный нюанс, поясняет налоговый юрист

Если налоговые инспекторы нарушили сроки проведения проверок, то это не изменит порядок исчисления сроков на взыскание налогов, пеней и штрафов.