Как организовать электронный документооборот с дистанционными работникам

Удаленный формат работы с нами надолго — все больше организаций и специалистов предпочитают такой вид трудоустройства. Теперь и документы о приеме на работу можно оформлять в электронном виде — рассказываем, как все это организовать.
Как организовать электронный документооборот с дистанционными работникам
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Виды дистанционной работы

Удаленной считается работа вне стационарного рабочего места. Она делится на четыре вида:

  • Постоянная: работник все время исполняет свои должностные обязанности дистанционно, у него отсутствует рабочее место в офисе.

  • Временная: работодатель отправляет на дистанционку офисного работника на срок до полугода. Не позже чем через шесть месяцев сотрудника нужно вызвать обратно в офис. 

  • Смешанная: когда дистанционная и офисная деятельность чередуются.

  • Временная в опасной ситуации: некоторых или всех работников отправляют на удаленку вследствие форс-мажора, природной катастрофы. А также, когда требование перевести сотрудников на удаленку издали власти — как в случае с недавней пандемией COVID–19. Тогда не действует ограничение по сроку в полгода — это указано в ст. 312.9 ТК.

Согласно письмам Минтруда от 16.01.2017 № 14-2/ООГ-245 и от 27.07.2016 № 17-3/В-292, на дистанционную работу по трудовому договору нельзя взять сотрудника, проживающего за границей. С ним можно сотрудничать по ГПД.

EasyDocs помогает автоматизировать основные кадровые процессы, в том числе найм, переводы и увольнения. Вы упростите работу кадровой службы и сможете в пару кликов рассылать сотрудникам уведомления, формировать графики отпусков, оформлять командировки и предоставлять информацию по зарплате.

Как оформить дистанционную работу

Удаленку оформляют с помощью:

  • Трудового договора — когда новый сотрудник сразу принят на дистанционку.

  • Допсоглашения к трудовому договору — если уже трудоустроенного переводят на удаленный формат работы.

  • Приказа о переводе — если сотрудников отправляют по домам в опасной ситуации.

Как обмениваться документами

Прием нового сотрудника всегда сопровождается подписанием пакета документов. В случае трудоустройства на дистанционную работу все происходит точно так же.

Зачастую работодатель предоставляет право выбора, как удобнее обмениваться документами сотруднику: на бумаге или в электронном виде.

На бумаге по почте или с помощью курьерской доставки

В бумажном виде можно отправить письмо Почтой России или заказать курьерскую доставку. Затраты на доставку документов лежат на работодателе.

В электронном виде

Электронный документооборот с дистанционными сотрудниками регулируется статьями трудового кодекса 312.1, 312.2 и 312.3. Важный нюанс заключается в том, что включение дистанционных работников в кадровый электронный документооборот в рамках статей 22.1, 22.2 и 22.3 ТК является правом работодателя, а не обязанностью. Поэтому у работодателя здесь есть выбор:

  • Ради унификации процессов можно включить дистанционных работников в КЭДО в рамках статей 22.1, 22.2 и 22.3 ТК, но при этом у работодателя возникнут дополнительные обязательства. Например, необходимо принять ЛНА о КЭДО и получить у работника согласие о переходе на КЭДО. Плюс, часть кадровых документов запрещено подписывать в рамках КЭДО.

  • Можно не включать дистанционных работников в КЭДО и организовать электронный документооборот в рамках статей 312.1, 312.2 и 312.3 ТК. Тогда согласие работников о переходе на КЭДО не требуется и можно подписывать абсолютно все кадровые документы в электронном виде, включая приказ об увольнении работников, акт о несчастном случае на производстве и инструктажи по охране труда.

Для подписания документов в электронном варианте работодателю необходимо иметь усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). А работнику — усиленную квалифицированную (УКЭП), усиленную унеквалифицированную электронную подпись (УНЭП) или простую электронную подпись (ПЭП). 

Обмен документами осуществляется через сервис электронного документооборота (ЭДО).

EasyDocs помогает автоматизировать основные кадровые процессы, в том числе найм, переводы и увольнения. Вы упростите работу кадровой службы и сможете в пару кликов рассылать сотрудникам уведомления, формировать графики отпусков, оформлять командировки и предоставлять информацию по зарплате.

Сотрудники могут работать с документами в веб-приложении на десктопе или в мобильном приложении, а также в мессенджере Телеграм; а специалист кадровой службы — в 1С:ЗУП, с которой у сервиса есть интеграция. Оставьте заявку и получите пробный доступ к EasyDocs на один месяц. 

Какая электронная подпись бывает и какая нужна для подписания кадровых документов с дистанционными сотрудниками

Без электронной подписи (ЭП) подписать кадровые документы онлайн нельзя. ЭПцифровой аналог собственноручной подписи, который позволяет подтвердить подлинность документов.

Существует несколько видов подписи:

  • Простая электронная подпись (ПЭП): позволяет подписывать любые кадровые документы, кроме трудового договора, договора о материальной ответственности и ученического договора. Технология подписи не использует криптографию, поэтому, подтверждение личности подписантов и неизменности подписанного документа основано на доверии к сервису, который использовался для подписания. Требуется оформить предварительное письменное согласие между сторонами об использовании такого вида электронной подписи.

  • Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП): позволяет подписывать все кадровые документы, в том числе трудовые договоры, договоры о материальной ответственности и ученические договоры. Технология подписи использует криптографию, поэтому она может подтвердить личность подписанта и неизменность документа после подписания. Требуется оформить предварительное письменное согласие между сторонами об использовании такого вида электронной подписи.

  • Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП): имеет такие же технологические характеристики, как УНЭП. Главным преимуществом УКЭП является то, что это единственный тип электронной подписи, который в силу закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» признается равнозначной собственноручной подписи. Поэтому не требуется оформлять предварительное согласие об использовании такой электронной подписи в электронном документообороте.

Плюсы электронного приема на работу

1. Экономия для работодателя.

Сокращаются расходы на бумагу, печать, отправку и хранение документов. Важно, что кроме денег, работодатель экономит еще и время. Если раньше приходилось направлять документы почтой или курьером, то теперь, чтобы подключить сотрудника к кадровой системе, нужно оплатить лишь стоимость сервиса для КЭДО.

2. Удобство для сотрудников.

Вместо поездок в офис и походов на почту достаточно открыть информационную систему и поставить электронную подпись.

Процесс приема на работу не затягивается по причине долгой доставки документов, и удаленный сотрудник гораздо быстрее приступает к своим обязанностям.

3. Престиж компании.

Online-трудоустройство — пока не повсеместное явление. Поэтому возможность подписывать кадровые документы с ПК или смартфона может поднять престиж компании в глазах нового сотрудника.

Как оформить электронный документооборот с дистанционными сотрудниками

Как мы писали выше, если дистанционные работники не включены локальным нормативным актом компании в КЭДО в рамках статей 22.1, 22.2 и 22.3 ТК и электронный документооборот организован, основываясь на статьях 312.1, 312.2 и 312.3 ТК, то работодатель не обязан получать согласие работника с переходом на кадровый электронный документооборот. При этом урегулировать некоторые аспекты электронного документооборота с дистанционным сотрудником все же придется. Почему это необходимо — объясним ниже.

Использование в электронном документообороте ПЭП или УНЭП

В соответствии с законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» применение простой электронной подписи (ПЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) между сотрудником и работодателем требует предварительного письменного согласия между сторонами. Таким образом, принять удаленного работника полностью в электронном виде возможно только с использованием квалифицированной электронной подписи (УКЭП), которая не требуется письменного согласия о ее применении. При переходе на КЭДО с УНЭП или ПЭП придется подписать с сотрудником согласие на электронный документооборот с использованием выбранного типа электронной подписи.

Многие провайдеры КЭДО предлагают подписывать согласие о переходе на КЭДО с помощью простой электронной подписи, кода из СМС или установки галочки о согласии при регистрации в сервисе. Но все эти способы юридически являются аналогом простой электронной подписи и также требуют предварительного письменного согласия сторон об использовании такого типа электронной подписи.

Согласие сотрудника на электронный документооборот с использованием ПЭП или УНЭП — это основной документ, который обеспечивает юридическую значимость подписываемых документов.

Поэтому подумайте о том, как в случае трудового спора вы будете доказывать в суде, что ваш работник «поставил галочку» в сервисе и, таким образом, дал согласие на электронный документооборот со своим работодателем. Единственным 100% надежным способом является подписание согласия на бумаге. К сожалению, отказываться здесь от бумаги будет очень рискованным для работодателя.

Юридическая значимость доставки электронного документа

На работодателе лежат обязательства по своевременному подписанию с работниками многих трудовых документов. Например, информирование о запланированном отпуске, ознакомление с локальными нормативными актами и многие другие. Возникает вопрос, как обеспечить, чтобы это обязательство выполнялось надлежащим образом в случае направления работнику электронного документа.

По смыслу п. 1 ст. 165.1 ГК юридически значимое сообщение, предназначенное гражданину, должно быть направлено:

  • по адресу его регистрации по месту жительства или пребывания; 

  • по адресу, который гражданин указал сам, например, в тексте договора;

  • его представителю, если иное не предусмотрено законом и условиями сделки или не следует из обычая или из практики, установившейся во взаимоотношениях сторон.

Таким образом, работодатель должен закрепить систему электронного документооборота в качестве юридически значимого способа доставки документов, сообщений, уведомлений и т.п.

В таком случае, передача электронных документов или уведомлений через КЭДО будет считаться юридически значимой, а работник не сможет утверждать, что он не получал документы от работодателя.

Способы оформления

Если дистанционные сотрудники включены в КЭДО в рамках статей 22.1, 22.2 и 22.3 ТК, то все аспекты связанные с согласием работника с переходом на КЭДО с использованием определенного типа электронной подписи должны быть включены в регламент КЭДО.

EasyDocs предоставляет своим клиентам шаблоны локально-нормативного акта для перехода на КЭДО и бесплатно консультирует по его заполнению. Если вы задумались о переходе на КЭДО и хотите заранее проработать юридические документы, обратитесь к нам и наши специалисты ответят на Ваши вопросы.

Если электронной взаимодействие с дистанционными сотрудниками будет строиться в рамках статей 312.1, 312.2 и 312.3 ТК, то оформить юридические нюансы электронного документооборота можно несколькими способами:

  1. Включить эти аспекты в трудовой договор с новым сотрудником или заключить дополнительное соглашение к трудовому договору с действующим сотрудником.

  2. Подписать с каждым работником отдельное соглашение об электронном документообороте с дистанционными сотрудниками.

  3. Принять локальный нормативный акт об электронном документообороте с дистанционными работниками и ознакомить с этим актом всех работников.

Заключение

На основании изменений, которые были внесены законами № 377-ФЗ и № 407-ФЗ в ТК, у работодателей появилась возможность электронного документооборота с сотрудниками на удаленке. Также благодаря этим НПА стало возможно оформлять документы для трудоустройства в электронном виде, без необходимости посещать офис работодателя.

Изменения в трудовом законодательстве упростили не только прием на работу новых сотрудников, но и ведение кадрового делопроизводства.

Сервис EasyDocs помогает бизнесу легко перейти на кадровый электронный документооборот — без usb-токенов и сложного программного обеспечения (ПО). С его помощью можно подписывать, хранить и передавать электронные документы с любого устройства. Если нужных кадровых документов в сервисе не оказалось, вы сможете создать свои шаблоны в конструкторе.

EasyDocs полностью готов к работе с учетом особенностей процессов на «удаленке» и последних изменений в ТК по кадровому электронному документообороту (ЭДО).

Экономьте бумагу и рабочее время отдела кадров

Выбирайте правильную систему кадрового ЭДО с помощью чек-листа от команды экспертов EasyDocs. Чек-лист составлен на основе запросов клиентов

Оставьте заявку и мы пришлем вам подробный чек-лист в удобном формате:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «Парадокс» ИНН 5024181771, erid: LjN8KTEej

Начать дискуссию

Только один вид реорганизации не мешает IT-компании применять налоговые льготы

IT-компании, которые были реорганизованы после 01.07.2022, не могут применять льготную ставку налога на прибыль 0% и тариф взносов 7,6%. Но есть исключение – реорганизация в форме преобразования.

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Бесплатно с 6-НДФЛ

Как сдать корректировки по 6-НДФЛ. Мини-курс

В мини-курсе рассказываем, когда сдача корректировки 6-НДФЛ обязательна, как оформить исправленный расчет и сдать.

Как сдать корректировки по 6-НДФЛ. Мини-курс

Для фиксированных взносов ИП-военных пенсионеров важна дата 24.06.2023

В 2023 году был принят закон, который исключает ИП-военных пенсионеров из числа страхователей и застрахованных лиц по обязательному пенсионному страхованию. Причиной стало решение Конституционного суда от 2022 года.

Лучшие спикеры, новый каждый день
Отпуска

Как оформить заявление на отпуск вне графика

Сотрудники должны ходить в отпуск по графику. Но работодатель может разрешить и отпуск вне графика. Минтруду задали вопрос, как в этом случае составить заявление.

Судебным приставам очертят рамки полномочий

Депутаты поддержали в первом чтении законопроект о предоставлении сотрудникам органов принудительного исполнения (приставы ФССП) права на применение в установленных законом случаях физической силы, специальных средств и огнестрельного оружия.

Налоговая реформа 2024 год. Краткий комментарий

Вопросы справедливости не могут решаться одними налогами.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Чем налоговый аудит отличается от бухгалтерского и зачем бухгалтеру налоговый юрист

Слово «аудит» прочно ассоциируется именно с бухгалтерским аудитом, поэтому мало кто пользуется налоговым аудитом. Вместе с тем налоговый аудит является эффективным инструментом не только для проверки активов перед покупкой, но и для подготовки к выездной налоговой проверке. Сегодня мы расскажем, чем налоговый аудит отличается от бухгалтерского или зачем бухгалтеру может понадобиться налоговый юрист.

Чем налоговый аудит отличается от бухгалтерского и зачем бухгалтеру налоговый юрист

Использование служебного автомобиля в личных целях

Сотрудники могут использовать служебные автомобили в личных целях с разрешения работодателя. Какие документы в этом случае нужно оформить и какие налоги придется заплатить, изложено в статье.

Использование служебного автомобиля в личных целях

Карина Хапиште – новый CEO «Клерка»

Цель: усилить управление компании и сделать миллиард годового оборота. Да, да, у нас пока нет своего миллиарда.

Карина Хапиште – новый CEO «Клерка»
9
Зарплата

Как отвечать на требования налоговой по зарплате в 2024 году: образец пояснений для ФНС

Налоговая проверяет расчеты по страховым взносам и форму 6-НДФЛ не только на предмет правильного расчета взносов и налога, но и на предмет реальности размера заработной платы работников. При появлении подозрений в занижении налогооблагаемой базы инспекторы потребуют объяснение.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Для льготного налога на прибыль ПО должно быть в реестре на момент оказания услуг

Условие для применения ставки налога на прибыль 0% аккредитованной IT-компанией – доля профильных доходов от 70%. Доходы считают методом начисления.

НДС

НДС при онлайн-продажах товаров из ЕАЭС: правила меняются

С 1 июля 2024 года налогоплательщикам из стран Евразийского экономического союза (EAЭС) придется уплачивать НДС, при продаже товаров гражданам через электронные торговые площадки.

НДС при онлайн-продажах товаров из ЕАЭС: правила меняются
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

О сотрудниках без военного билета надо сообщить в военкомат

В течение 3 рабочих дней с момента приема на работу необходимо направлять в военкомат информацию о выявлении сотрудников, не состоящих на воинском учете, но обязанных быть на нем.

Интервью

Внедрение МСФО 17 в страховые компании: что нужно знать бухгалтеру и руководителю. Интервью с BRG

Кому и когда необходимо применять МСФО 17, в чем его отличие от предыдущего стандарта, какие трудности возникают при его внедрении и как с ним работать в 1С, рассказывает Маковеев Денис Юрьевич, директор компании «BUSINESS RELATIONSHIP GROUP -- CONSULTING».

Внедрение МСФО 17 в страховые компании: что нужно знать бухгалтеру и руководителю. Интервью с BRG

Бренду быть?

Бренд, логотип, торговая марка — это обывательские понятия. Мы же, юристы, используем термин «товарный знак».Для того чтобы появился товарный знак, необходим ряд условностей.

Бренду быть?

API: решение для бизнеса с большим количеством исполнителей

Интеграция по API — актуальное и перспективное решение для компаний, работающих с большим количеством исполнителей в любом статусе (самозанятый, ИП или лицо без специального статуса). Она позволяет информационным системам взаимодействовать друг с другом, выстраивая единую цифровую среду для обмена данными.

API: решение для бизнеса с большим количеством исполнителей
УСН

Даже покупка ИП 100% в уставном капитале ООО не лишает права на УСН

Перечень налогоплательщиков, которые не вправе применять УСН, содержится в п. 3 ст. 346.12 НК. ИП, которые приобретают долю в уставном капитале организации, в этот перечень не включены.

Акцизы

Минфин закроет две схемы неуплаты акцизов

Для пресечения схем уклонения от уплаты налогов власти отменят нулевой акциз на медицинский спирт, а жидкий никотин сделают подакцизным товаром.

В ФНС рассказали, как учитывать вознаграждение маркетплейсов при исчислении налога по УСН

Налоговики пояснили, как предпринимателям на УСН учитывать комиссию маркетплейсов из дохода за проданный товар.

Интересные материалы

Удовлетворенность клиентов: как ее измерить и что делать с полученными данными

Понимание и удовлетворение потребностей клиентов — одни из ключевых факторов развития компании. Удовлетворенность клиентов позволяет определить востребованность услуг, то, насколько клиенты довольны вашим продуктом, условиями обслуживания и прочими факторами взаимодействия.

Удовлетворенность клиентов: как ее измерить и что делать с полученными данными