Отпуска

График отпусков 2024: как правильно составить

Очередность ухода в отпуск всех сотрудников определяется соответствующим графиком. Он обязателен для применения всеми организациями и ИП, которые имеют в штате хотя бы одного человека. Разберем, как правильно составить график отпусков на 2024 год и что нужно учесть при этом.
3 тыс. 1,2 тыс.
График отпусков 2024: как правильно составить
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

График отпусков. Общие положения

Как уже было сказано выше, график отпусков обязаны вести все работодатели, имеющие в штате наемный персонал. Исключение предусмотрено только для малого бизнеса, относящегося к микропредприятиям, а также для некоммерческих организаций. 

Напомним, что к микропредприятиям относятся организации и ИП,  среднесписочная численность сотрудников которых составляет не более 15 человек, а годовой доход не превышает. 120 млн руб.

Такие организации и ИП могут полностью или частично отказаться от ведения локальных нормативных актов (ЛНА), но в этом случае они обязаны включать все условия, которые содержались бы в данных ЛНА, — в трудовой договор. Соответственно, положение о ежегодном отпуске должно быть отражено в трудовом договоре с сотрудником. Предоставление сотруднику отпуска оформляется такими организациями путем составления дополнительного соглашения. В большинстве случаев такой вариант неудобен, поэтому даже микропредприятия ведут график отпусков.

В какой срок нужно утвердить график отпусков

График отпусков утверждается за 2 недели до наступления нового календарного года — не позднее 17 декабря. Но можно сделать это и раньше, ТК не содержит запрета на утверждение этого документа в более ранние сроки.

В 2023 году 17 декабря выпадает на воскресенье, в связи с чем во избежание возможных споров с контролирующими органами, желательно подстраховаться и утвердить его не позднее пятницы — 15 декабря.

Приступить к составлению графика желательно заранее в октябре-ноябре, так как потребуется получить от сотрудников пожелания по дате отпуска, определить тех, кому отпуск положен в первоочередном порядке и получить информацию об основном отпуске от совместителей.

Какие отпуска указывать в графике

Отражению в графике подлежат основные и дополнительные оплачиваемые отпуска.

Основнымявляется ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней. Для некоторых сотрудников, например, для несовершеннолетних лиц, минимальная длительность отпуска должна быть не менее 31 дня, а для гражданских служащих, судей и прокуроров — 30 дней.

Дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется определенным категориям граждан, например, работникам, трудящимся на вредных и опасных производствах, в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также сотрудникам с ненормированным рабочим днем.

Также в графике отпусков необходимо отразить дни отпуска, неиспользованные в текущем году и перенесенные на следующий год. 

Не подлежат включению в график:

  • Отпуск, взятый за свой счёт.

  • Учебный отпуск.

Вести график удобнее и проще в электронной форме. В сервисе EasyDocs есть готовые шаблоны всех кадровых документов, включая график отпусков, а готовая интеграция с 1С: ЗУП позволяет начать работу сразу после импорта данных о сотрудниках.

Отпуска каких сотрудников необходимо включать в график

В график отпусков работодатель должен включить всех сотрудников, которые числятся у него на момент составления этого документа: 

  • Штатный персонал.

Включая совместителей, дистанционщиков и тех, кто работает по срочному трудовому договору. 

  • Декретниц.

Их необходимо включить в график, только если они выйдут в следующем году на работу на полный день. 

  • Сотрудников с предстоящим увольнением.

К ним относятся работники, которые будут уволены в следующем году (если работодателю уже известно об их предстоящем увольнении), а также те сотрудники, которые на момент составления графика находятся в отпуске с последующим увольнением (письмо Роструда от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1).

Не нужно включать в график:

  • Мобилизованных сотрудников.

Их можно внести туда после возобновления трудового договора.

  • Исполнителей, сотрудничающих с организацией или ИП по договору ГПХ.

Если организация создана в текущем году, она может составить график отпусков на следующий год, включая в него новых сотрудников по мере их приема на работу (письмо ГИТ в городе Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193).

Как составить график отпусков

График отпусков составляется в несколько этапов:

Уточнение пожеланий сотрудников

Закон не обязывает работодателей учитывать пожелания работников по времени ухода их в отпуск. Но, во избежание возможных конфликтов и ссор между персоналом, желательно по возможности учесть их пожелания по времени ухода в отпуск.

Определение приоритетного права на отпуск

При составлении графика необходимо учитывать, что есть категории сотрудников, которые имеют право уйти в отпуск в любое время, независимо от того, какая дата указана в данном ЛНА. К ним, в частности, относятся:

  • несовершеннолетние лица;

  • внешние совместители;

  • почетные доноры;

  • родители, имеющие 3 и более детей, младшему из которых еще не исполнилось 14 лет;

  • супруги военнослужащих;

  • родители, имеющие ребенка-инвалида;

  • женщины до и после декрета;

Заполнение графика

Для ведения графика можно использовать унифицированную форму Т-7 или разработать собственную.

Использование инфицированной формы более удобно, так как документ уже содержит необходимые поля и информацию.

В шапке документа нужно внести данные о работодателе:

  • Название организации или ИП.

  • Номер документа, дату его составления и год, на который он утверждается.

Если в организации создан профсоюз, то необходимо указать, что мнение его учтено, а если его нет, то поставить отметку об этом: «Профсоюз в организации (ИП) не утвержден».

С помощью сервиса EasyDocs можно полностью автоматизировать весь процесс по составлению графика отпусков. Запрос на составление графика сотрудник кадровой службы может разослать прямо из 1С: ЗУП. Работники получат его в своих личных кабинетах EasyDocs и заполнят свои личные графики в специальной форме. Контролировать заполнение индивидуальных графиков каждым сотрудником можно в специальном отчете. 

Таблица № 1. Порядок заполнения графика отпусков

Графа 1

Структурное подразделение

Указываем наименование структурного подразделения, в котором трудится работник. 

Например, администрация

Графа 2

Должность по штатному расписанию

Вносим должность работника согласно штатному расписанию.

Например, генеральный директор

Графа 3

Фамилия, имя, отчество

Отражаем ФИО сотрудника

Графа 4

Табельный номер

Вписываем табельный номер сотрудника, если он присвоен. Если работникам данные номера не присваиваются, то и заполнять эту графу не нужно

Графа 5

Количество календарных дней

Указываем количество календарных дней отпуска, положенных работнику

Графа 6

Запланированная дата

Отмечаем запланированную сотрудником (или работодателем) дату отпуска

На момент утверждения графика графы 1–6 должны быть заполнены. Информация в остальные графы вносится уже в следующем году.

После заполнения всех основных граф документа руководитель кадровой службы или ответственный за ведение графика сотрудник, указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку. После этого график передается на утверждение руководителю.

Утверждение графика

Утвердить новый график можно 1 из 3 следующих способов:

  • Заполнить верхнюю часть графика с грифом «Утверждаю».

  • Издать соответствующий приказ.

  • Заполнить верхнюю часть графика и издать соответствующий приказ.

Ознакомление сотрудников с графиком

После составления графика отпусков с ним необходимо ознакомить всех сотрудников. По закону работодатель не обязан знакомить работников конкретно с графиком, но должен уведомить их о запланированной дате отпуска. Для этого не позднее, чем за 2 недели каждому из работников необходимо направить соответствующее уведомление.

Экономьте бумагу и рабочее время отдела кадров

Выбирайте правильную систему кадрового ЭДО с помощью чек-листа от команды экспертов EasyDocs. Чек-лист составлен на основе запросов клиентов

Оставьте заявку и мы пришлем вам подробный чек-лист в удобном формате:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «Парадокс» ИНН 5024181771, erid: LjN8KP7h9

Начать дискуссию

Бесплатно с Кадровый учет

Трудовой договор с дистанционным работником в 2024 году: образец

Дистанционная работа (ст. 312.1 ТК) выполняется вне места нахождения работодателя, вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя. Как правило, для выполнения трудовой функции и взаимодействия используются информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе интернет.

Трудовой договор с дистанционным работником в 2024 году: образец

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Что кадровику и бухгалтеру надо сдать до 26 февраля

Сегодня – последний рабочий день этой недели. Впереди – 3 выходных дня, а сразу после них – насыщенный рабочий понедельник. 26 февраля у бухгалтеров и кадровиков – очередной срок сдачи отчетов.

Топ-5 ошибок при заполнении 6-НДФЛ: как их исправлять и не совершать

Не позднее 26 февраля 2024 года в инспекцию необходимо сдать расчёт 6-НДФЛ за 2023 год. Эта форма всегда вызывала немало вопросов у бухгалтеров. Разберём подробно, какие ошибки чаще всего допускают, когда заполняют 6-НДФЛ, и как их избежать.

Топ-5 ошибок при заполнении 6-НДФЛ: как их исправлять и не совершать
Лучшие спикеры, новый каждый день

Неожиданные риски работы с самозанятыми. Когда договор ГПХ признают фиктивным

Если заказчик каждый месяц платит самозанятым равные суммы, а также требует от них подчиняться трудовому распорядку, то такой договор ГПХ могут переквалифицировать в трудовой.

Ценные бумаги Polymetal останутся на Мосбирже

Polymetal заявил, что не планирует уходить с Московской биржи после понижения уровня листинга акций.

НДФЛ

Работодатель должен удержать НДФЛ с НДФЛ, если оплатил иностранному работнику патент

Иностранцы, которые работают в России по патенту, для его получения должны уплатить фиксированные авансовые платежи по НДФЛ. При желании уплатить этот патентный НДФЛ за своих сотрудников может и работодатель. Но тогда с сотрудника надо удержать НДФЛ за НДФЛ.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Как открыть свой первый магазин и не прогореть? Чек-лист по выбору ТЦ

Скрытые платежи, отсутствие клиентов, проблемы с ремонтом и никаких арендных каникул — лишь часть проблем на пути арендатора, который не провел тщательную оценку торговой площади.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Бесплатно с Уведомление по ЕНП

Какие налоги войдут в уведомление по ЕНП в феврале 2024 года

Одно уведомление в феврале бухгалтеры уже сдали по сроку 05.02.2024. До 26 февраля надо сдать еще одно.

Какие налоги войдут в уведомление по ЕНП в феврале 2024 года
НДС

🍕 Пицца облагается НДС 10%, если она чуть-чуть не доготовлена

Для замороженной готовой пиццы, которую надо только разогреть, нет ставки НДС 10%, а для замороженной пиццы, которую надо 5 минут запекать в микроволновке, есть ставка НДС 10%.

С 2022 года против РФ ввели больше 15 тысяч санкций

Число установленных против России санкций в три раза превысило объем ограничений против Ирана за 40 лет.

Общество

Цифра дня. Про подарки

В этом году россияне масштабнее, чем в прошлом, будут праздновать День защитника Отечества.

Цифра дня. Про подарки
НДС

Возмещение ущерба от контрагента по НДС-разрывам в цепочке не облагается налогом на прибыль

Полученная выплата по налоговой оговорке – это не доход. Налога с нее не будет.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Как заполнить строку 124 декларации по УСН

В разделе 2.1.1 декларации по УСН есть строка 124 для основания пониженной ставки, установленной в регионе. Ее заполняют компании и ИП на УСН «доходы», если они применяют ставку менее 6%.

Бесплатно с НДФЛ

Изменения в 6-НДФЛ и новый порядок заполнения РСВ. Мини-курс с видео, текстами и тестированием.

В 2024 году произошел ряд изменений в НДФЛ и появилась новая форма 6-НДФЛ. Разберемся во всех важных изменениях в 6-НДФЛ и РСВ, чтобы не допустить ошибок.

Изменения в 6-НДФЛ и новый порядок заполнения РСВ. Мини-курс с видео, текстами и тестированием.

Признаки дробления не будут вносить в Налоговый кодекс. На что ориентироваться бухгалтерам в 2024 году

Чиновники из Минфин отказались вносить такие поправки в НК. По их мнению это не имеет смысла, так как бизнес постоянно придумывает новые схемы. Поэтому фиксировать уже известные признаки дробления нецелесообразно.

Признаки дробления не будут вносить в Налоговый кодекс. На что ориентироваться бухгалтерам в 2024 году
Банки

Центробанк пересмотрит страхование денег на электронных кошельках

После отзыва лицензии у QIWI банка держатели средств на электронных кошельках не смогут вернуть свои деньги по закону о страховании вкладов. Это планируют пересмотреть.

🧠Мозгонапрягатель. Неожиданно в четверг

Креативное задание на удлиненные выходные. Придется реально напрягать мозги. Готовы?

🧠Мозгонапрягатель. Неожиданно в четверг
9
103

Как доказать отсутствие обязанности у директора подать в суд заявление о банкротстве компании?

📌Одно из оснований для привлечения к субсидиарной ответственности — не подача заявления о банкротстве директором.

Дашборды и другие инструменты визуализации: как сделать аналитические данные понятными

Визуализация данных — инструмент, который поможет вам собрать разрозненные факты в единую картинку. В статье расскажу о том, как этот инструмент используется для автоматизации работы компаний.

Дашборды и другие инструменты визуализации: как сделать аналитические данные понятными

Интересует доступ к сервису Клерк.Премиум + Консультации?

Коллеги, приветствую! Продам доступ к сервису Клерк.Премиум+Безлимитные консультации. Срок доступа до 28.12.2024, то есть 10 месяцев. Стоимость 14000 рублей. С руководством Клерка согласовано. Менеджер поможет вам подключить аккаунт. Если заинтересовались – пишите мне в личку. Отвечу на все вопросы, подскажу по сервису.