Все перечисленные бланки могут быть оформлены как в бумажном, так и в электронном виде в форматах jpeg, png, tiff, bmp, PDF, doc, docx, xls, xlsx, odt, ods, rtf. Чаще других оформляют именно PDF-файлы, наиболее доступные для прочтения. Однако не все бухгалтера знают, как загрузить PDF в 1С, не потратив на эту работу слишком много времени, особенно если количество бланков исчисляется десятками или сотнями.
Бланки PDF в 1С: что важно знать об этом электронном формате
PDF-файл — универсальный формат текстовых документов, который позволяет сохранить содержимое без изменений и прочесть данные на экране любого цифрового гаджета. Такие файлы легко открываются разными приложениями и конвертируются в другие форматы, а при необходимости их можно защитить от внесения изменений и умышленных подделок.
Обратите внимание: особенности PDF-файлов не позволяют автоматически отправлять их на введение в учетную базу. Для этой проблемы существует несколько решений. Тем более что сегодня в распоряжении бухгалтерии есть цифровые устройства, позволяющие внести PDF в 1С быстро и без ошибок.
Ручное внесение PDF в 1С 8.3
Самый сложный и трудозатратный способ, который многие по ошибке считают наиболее надежным. Решив внести бланк PDF в 1С 8.3, вам придется перепечатывать его построчно и тщательно проверять каждый символ. Уже через несколько минут ваше внимание ослабнет, и в записи появятся ошибки. Результат несложно предугадать — из-за неточностей налогооблагаемой базы данные отчетности и налоговые обязательства будут искажены.
Внесение PDF в 1С 8 через систему электронного документооборота
Этот способ упрощает работу с бланками PDF. После формирования документа его отправляют контрагенту по защищенному каналу связи в течение нескольких секунд. При этом все данные направляются на хранение в надежный электронный архив. Поэтому найти счет PDF в 1С или накладную среди сотен бланков будет несложно.
Обратите внимание: работа с PDF в 1С 8 через ЭДО доступна только в том случае, если ваши контрагенты также подключены к системе электронного документооборота. Иначе партнеры будут требовать от вашей компании предоставление бумажных документов, и придется составлять «первичку» и в бумажном, и в электронном виде.
Если ваша компания желает упростить процесс внесения данных PDF в 1С с помощью подключения к ЭДО, необходимо выполнить следующие действия:
получить электронную подпись для заверения бланков;
выбрать оператора услуг ЭДО;
подключить и настроить систему;
провести обучающие уроки для сотрудников;
настроить связь с контрагентами, уже работающими с ЭДО.
Загрузка PDF в 1С будет еще проще, если доверить считывание данных надежной программе. Например, мультисервис Entera самостоятельно «получает» бланки из ЭДО и направляет их в учетную систему, не пропуская ни одного реквизита и внимательно проверяя данные на точность и достоверность. С таким помощником вы сможете обрабатывать и вносить в базу сотни документов в день.
Сколько времени вы тратите на работу с первичкой?
Ответьте на 3 вопроса и рассчитайте за 1 минуту, сколько времени вы можете высвободить для важных дел
Загрузка PDF в 1С методом сканирования
Если в офисе есть МФУ, загрузить чек в 1С бухгалтерия будет еще проще. Единственное условие — потребуется модель с потоковой загрузкой листов. Устройство прочитает электронный или бумажный документ, после чего отправит их на внесение в учетную базу, не «растеряв» данные.
Работу с МФУ для вас существенно упростит Entera. После сканирования бланка мультисервис легко распознает документ и прочтет его содержание, после чего передаст данные в учетную систему. Вам не придется разбираться, как загрузить чек в 1С: благодаря точной настройке процесс получения и считывания информации полностью автоматизирован и не требует участия специалиста.
Получение документов по электронной почте
Если вы не знаете, как загрузить чек в 1С за несколько секунд, обратите внимание на возможности применения электронной почты. Используя специальную программу для распознавания документов с email, вы сможете в один клик отправлять письма от поставщиков на считывание и внесение в учетную систему.
Как загрузить чеки в 1С 8.3 еще проще и быстрее? Ответ предлагает мультисервис Entera:
можно настроить автоматическую пересылку писем партнеров на адрес scan@entera.pro, где они будут прочитаны и внесены в учетную базу;
привязать электронный адрес к Entera, чтобы все файлы из входящих документов сразу попадали на распознавание.
Как загрузить чеки в 1С 8.3 со смартфона
Если у вас есть смартфон, просто сфотографируйте на него бланки первичных документов. Теперь остается зайти на сайт entera.pro через любой браузер и в личном кабинете загрузить из галереи сделанные фото. Мультисервис безошибочно распознает тип документа и его содержимое, после чего автоматически направит бланки PDF в 1С.
А как загрузить чек самозанятого в 1С с помощью смартфона? В этом случае достаточно считать QR-код на документе, и система самостоятельно соберет данные для формирования новой записи в 1С. Это означает минимум усилий с вашей стороны — и возможность избежать серьезных ошибок, пропуска или дублирования бланков.
Обратите внимание: рассказывая, как загружать документы в 1С с помощью камеры, эксперты указывают на необходимость использовать смартфон с качественной оптикой и фотографировать бланк в условиях хорошего освещения.
Теперь, когда вы узнали, как загружать документы в 1С, то сможете легко выбирать наиболее удобный и менее затратный способ работы с «первичкой». Смело отказывайтесь от бумажных бланков — они безнадежно устарели. Тем более что сегодня существует немало удобных приложений, благодаря которым составление и прием первичных документов станет еще проще.
Мультисервис Entera: для тех, кто предпочитает надежных помощников
Все перечисленные выше способы загрузки документов PDF в 1С можно использовать при поддержке мультисервиса Entera. Он в разы ускорит производительность работы бухгалтерии и позволит навсегда отказаться от монотонного ручного ввода данных. Созданная на основе инновационных технологий, Entera предлагает:
загрузку документов в течение 1–2 минут;
минимизацию случайных ошибок при внесении данных;
создание надежного электронного архива;
полную интеграцию с 1С;
экономию до 80% рабочего времени.
Рутинную работу, которую еще недавно выполняли бухгалтера, можно смело доверить современному мультисервису. Он отличается высокой точностью и не требует многократной перепроверки внесенных данных. Кроме того, Entera предлагает пользователю гибкие настройки, чтобы загрузка PDF в 1С была полностью автоматизированной и не требовала дополнительного контроля.
Топ-6 ошибок в оформлении первичных документов, которые дорого обойдутся бизнесу
Забирайте бесплатную шпаргалку, чтобы не платить большие штрафы
Заполните форму, вышлем шпаргалку вам на e-mail:
Реклама: ООО «Энтера», ИНН 7801649294, erid: 2W5zFGzVuwe
Начать дискуссию