Кадры

Чек-лист по ревизии обязательных приказов организации: что нужно пересмотреть и переиздать к новому году

Декабрь – самое время разворошить распорядительные документы, отражающие деятельность организации, движение кадров и административно-хозяйственную сферу, и навести порядок. Рассказываем, что нужно переоформить и утвердить на будущий год.
Чек-лист по ревизии обязательных приказов организации: что нужно пересмотреть и переиздать к новому году
Иллюстрация: СберКорус

Виды распорядительной документации

Законом не определён список обязательных кадровых приказов, но в каждой компании есть базовые документы, на основании которых строится работа.

Их можно разделить на группы:

  • регламенты (о командировках, отпусках и прочих перемещениях кадров);
  • приказы по зарплатам и стимулирующим выплатам;
  • документы дисциплинарного характера – о поощрениях и наказаниях;
  • организационные (о приёме на работу, увольнении);
  • технические распоряжения (изменяющие и уточняющие);
  • административно-хозяйственные приказы (по эксплуатации зданий, по безопасности, организации транспортировок и другим вопросам).

Все эти документы необходимо пересмотреть на предмет актуальности и срока действия.

Штатное расписание

В штатном расписании содержатся сведения о том, сколько работников трудится в компании, какие должности они занимают. Никаких персональных данных – только численность, должности, ФОТ по каждой специальности и иные сведения, не относящиеся к личным.

В законодательстве прямо не закреплена обязанность работодателя вести штатное расписание, как и срок его действия. Но большинство организаций видят необходимость этого документа. Да и ГИТ запрашивает штатное расписание при проверках, ссылаясь на ст. 15 и 57 ТК, где упоминается этот документ.

Штатное расписание не имеет срока действия. Если за годы работы в компании ничего не поменялось, документ можно не переделывать. А вот появление новой должности, рост зарплат и любые другие изменения в расписании отражать обязательно.

У штатного расписания должен быть порядковый номер, дата составления и дата утверждения (они могут отличаться). А в приказе об утверждении штатного расписания необходимо отражать все реквизиты документа.

График отпусков

График отпусков регламентирует очерёдность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году, и утвердить его на следующий год нужно за две недели до конца текущего. Отсутствие графика отпусков в организации расценивается как административное нарушение.

Кадровик заполняет график, согласует его с профсоюзом (если такой есть в организации) и утверждает у руководителя. Отдельный приказ об утверждении можно не издавать, если график отпусков оформлен по унифицированной форме Т-7, в которой есть гриф утверждения.

Кстати, график отпусков относится к локальным нормативным актам, непосредственно связанным с трудовой деятельностью, поэтому с ним нужно ознакомить каждого сотрудника.

Если в компании действует кадровый ЭДО, ознакомить сотрудников с графиком отпусков гораздо проще, чем при бумажном документообороте. Обязанность работодателя по ознакомлению работника с графиком отпусков трудовым законодательством прямо не предусмотрена.

Но позиция трудовой инспекции – знакомить работников под подпись с утвержденным графиком отпусков надо обязательно. В КЭДО сотрудники подпишут документ за считанные секунды.

Номенклатура дел

Номенклатура дел – это список документов и приказов по основной деятельности с указанием их сроков действия. Ещё этот документ называют классификатором. Обязателен он только для федеральных органов исполнительной власти и госучреждений, остальные же ведут его по желанию с целью систематизировать документацию.

Номенклатура дел начинает действовать с 1 января каждого года, поэтому подготовить документ и приказ об утверждении нужно заранее.

Приказы о назначении ответственных лиц

Приказ о назначении ответственных лиц – это документ, который закрепляет за конкретным сотрудником круг обязанностей по определенным направлениям производственной, административной и финансовой работы.

ПВТР

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) представляет собой локальный нормативный акт, регламентирующий порядок приёма и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сотрудников и работодателя, режим работы и время отдыха, меры поощрения и взыскания, а также другие вопросы, регулирующие трудовые отношения.

Все работодатели, кроме организаций с численностью до 15 человек, обязаны вести ПВТР.

В конце года всегда пересматривают ПВТР и актуализируют к новому году, отражая изменения в законодательстве, касающиеся трудовых отношений. Так, в ПВТР на 2023 год необходимо отразить:

  1. Новый МРОТ. С 1 января он повысится и будет составлять 16 242 рубля.
  2. Новые социальные гарантии мобилизованным и отправившимся служить по контракту – запрет на увольнение, отпуск мобилизованным по окончанию службы, гарантии членам семьи (закон № 376-ФЗ от 07.10.2022).
  3. Дополнительные основания для отпуска за свой счёт. В новой редакции ТК РФ перечень сотрудников, которые могут претендовать на отпуск без сохранения зарплаты, расширен (ст. 128 ТК).
  4. Новое основание для отстранения сотрудника – при его отказе от использования средств индивидуальной защиты, если для работы они необходимы (ст. 76 ТК).
  5. Порядок приостановления работы сотрудника, если условия труда признаны опасными (ст. 214.1 ТК).
  6. Порядок учёта микротравм и мероприятия по профилактике травматизма (закон № 311-ФЗ от 02.07.2021).

Не откладывайте актуализацию действующих обязательных приказов и оформление новых на последний момент, ведь до окончательного согласования и утверждения могут понадобиться правки.

А если компания до сих пор ведёт кадровые документы на бумаге, стоит задуматься о переходе на КЭДО в будущем году. Цифровые документы можно согласовать и подписать у руководителя в разы быстрее, как и ознакомить с ними сотрудников.

Начать дискуссию

Банки

Альфа-банк планирует создать свой пенсионный фонд

Запуск программы долгосрочных сбережений стал для Альфа-банка стимулом к созданию собственного негосударственного пенсионного фонда.

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Ипотека

При отказе от ипотеки жилье можно будет продать по максимально выгодной, а не минимальной цене

Госдума приняла в третьем чтении закон, разработанный Ириной Яровой, который устанавливает порядок самостоятельной реализации залогодателем-физическим лицом заложенного банку имущества.

Какие документы нужны для оформления пенсии по возрасту. И как понять, какая пенсия вам положена

Вы наверняка знаете, что размер пенсии по старости зависит от трудового стажа и размера зарплаты. Но даже при самом солидном стаже пенсия может оказаться ниже ожиданий, если вы неправильно соберете документы. Рассказываем, как устроено пенсионное обеспечение и какие документы нужны для пенсии.

Какие документы нужны для оформления пенсии по возрасту. И как понять, какая пенсия вам положена
Лучшие спикеры, новый каждый день
Бесплатно с ЕНП (единый налоговый платеж)

Как на ЕНС начисляют налоги по первичным и уточненным декларациям: таблица

Налог к уменьшению по первичной декларации на ЕНС отразится сразу, по уточненной — только через 3 месяца.

Как на ЕНС начисляют налоги по первичным и уточненным декларациям: таблица

Неожиданно: о сумме уплаченного НПД самозанятому справку не дадут

ФНС разъяснила, какие справки самозанятые могут получить через «Мой налог».

Банки

По СБП будет можно отправлять без комиссии в 30 раз больше денег

Физлица смогут отправлять денежные переводы самому себе через систему быстрых платежей. Максимальный лимит одной операции увеличат с 1 до 30 млн рублей.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

У Сбера появилась нейросеть для создания коротких видео

Нейросеть Kandinsky Video доступна всем пользователям без ограничений. Она может генерировать видео до 6 секунд по текстовому описанию и по картинке.

Документ «Расход материалов» в 1С:Бухгалтерии предприятия ред. 3.0: как списывать материальные запасы

Документ «Расход материалов (Требования-накладные)» предназначен для списания материальных запасов, необходимых для производства и нужд организации, для отражения операций по передаче сотрудникам инвентаря, спецодежды, техники и прочих ценностей, операций по переработке давальческого сырья, а также для передачи тары в эксплуатацию.

Документ «Расход материалов» в 1С:Бухгалтерии предприятия ред. 3.0: как списывать материальные запасы

За работников из другой местности будут доплачивать большему числу компаний

Предложено расширить перечень работодателей, которым предоставляют субсидию на частичную компенсацию затрат на выплату зарплаты работникам, привлеченным из другой местности.

Минпромторг: система маркировки стала информационной базой для проведения проверок

Индикаторы риска, которые передает система маркировки, указывают на возможные нарушения и передают информацию контролирующим органам для начала проверки.

Количество представителей малого и среднего бизнеса побило рекорд

Заместитель председателя правительства Александр Новак заметил, что в 2024 году сохраняется тенденция к росту численности МСП.

Верховный суд не будет прекращать дела о клевете после примирения сторон

Новый законопроект позволит судьям тщательно изучать обстоятельства дел о клевете. Их переведут в категорию частно-публичного обвинения.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Налоговые гайки основательно закрутят. Компаниям и ИП на УСН с доходами от 60 млн руб. хотят ввести НДС

Предстоящая налоговая реформа коснется не только НДФЛ, но и дробления. Законодатели предложили ввести налоговую амнистию для компаний и ИП, которые ранее дробили бизнес с помощью спецрежимов, но готовы теперь обелиться. Но при этом для упрощенцев введут новые условия спецрежима и лимиты по доходам.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Банки

Альфа-Банк запустил собственную систему электронного документооборота

Корпоративные клиенты Альфа-Банка могут вести свой документооборот как с банком, так и с контрагентами в едином личном кабинете.

Студентам разрешат работать в выходные

Сейчас для сотрудников младше 18 лет действует запрет на работу по выходным (кроме творческих работников).

Издаем приказ на учебный отпуск: содержание, бланк и образец

Работающие сотрудники, которые проходят обучение или планируют начать его, имеют право взять ученический отпуск. Он предоставляется внепланово, что накладывает определенные особенности на его оформление. Работодатель должен подготовить приказ на учебный отпуск, а также соблюсти ряд иных требований.

Издаем приказ на учебный отпуск: содержание, бланк и образец
Акцизы

Минфин впервые установит ненулевые акцизы на медицинский спирт

Сейчас производители этанола и фармпроизводители не платят акцизы, если спирт используется для производства лекарств. Это собираются изменить. С 2025 года ставка акциза составит 669 рублей.

Депутаты предложили ввести дополнительный налоговый вычет: получат те, кто зарабатывает меньше 30 000 рублей

Новый налоговый вычет по НДФЛ будет выглядеть как тринадцатая зарплата по итогам года. Это позволит людям с невысокими доходами получать больше средств.

Бесплатно с Индивидуальный предприниматель

Какие отчеты может сдавать ИП через свой личный кабинет на сайте ФНС. Мини-курс

Какие формы отчетности может сдать ИП через свой личный кабинет на сайте ФНС и как это сделать, рассказываем в сегодняшнем мини-курсе.

Какие отчеты может сдавать ИП через свой личный кабинет на сайте ФНС. Мини-курс

Интересные материалы

Импорт

Ввозной НДС: как принять к вычету, если товары приобретены через посредника

С 2024 года, если в рамках ЕАЭС товар приобретает посредник, то он и платит ввозной НДС. Минфин разъяснил порядок возмещения этого налога.

Ввозной НДС: как принять к вычету, если товары приобретены через посредника