Виды распорядительной документации
Законом не определён список обязательных кадровых приказов, но в каждой компании есть базовые документы, на основании которых строится работа.
Их можно разделить на группы:
- регламенты (о командировках, отпусках и прочих перемещениях кадров);
- приказы по зарплатам и стимулирующим выплатам;
- документы дисциплинарного характера – о поощрениях и наказаниях;
- организационные (о приёме на работу, увольнении);
- технические распоряжения (изменяющие и уточняющие);
- административно-хозяйственные приказы (по эксплуатации зданий, по безопасности, организации транспортировок и другим вопросам).
Все эти документы необходимо пересмотреть на предмет актуальности и срока действия.
Штатное расписание
В штатном расписании содержатся сведения о том, сколько работников трудится в компании, какие должности они занимают. Никаких персональных данных – только численность, должности, ФОТ по каждой специальности и иные сведения, не относящиеся к личным.
В законодательстве прямо не закреплена обязанность работодателя вести штатное расписание, как и срок его действия. Но большинство организаций видят необходимость этого документа. Да и ГИТ запрашивает штатное расписание при проверках, ссылаясь на ст. 15 и 57 ТК, где упоминается этот документ.
Штатное расписание не имеет срока действия. Если за годы работы в компании ничего не поменялось, документ можно не переделывать. А вот появление новой должности, рост зарплат и любые другие изменения в расписании отражать обязательно.
У штатного расписания должен быть порядковый номер, дата составления и дата утверждения (они могут отличаться). А в приказе об утверждении штатного расписания необходимо отражать все реквизиты документа.
График отпусков
График отпусков регламентирует очерёдность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году, и утвердить его на следующий год нужно за две недели до конца текущего. Отсутствие графика отпусков в организации расценивается как административное нарушение.
Кадровик заполняет график, согласует его с профсоюзом (если такой есть в организации) и утверждает у руководителя. Отдельный приказ об утверждении можно не издавать, если график отпусков оформлен по унифицированной форме Т-7, в которой есть гриф утверждения.
Кстати, график отпусков относится к локальным нормативным актам, непосредственно связанным с трудовой деятельностью, поэтому с ним нужно ознакомить каждого сотрудника.
Если в компании действует кадровый ЭДО, ознакомить сотрудников с графиком отпусков гораздо проще, чем при бумажном документообороте. Обязанность работодателя по ознакомлению работника с графиком отпусков трудовым законодательством прямо не предусмотрена.
Но позиция трудовой инспекции – знакомить работников под подпись с утвержденным графиком отпусков надо обязательно. В КЭДО сотрудники подпишут документ за считанные секунды.
Номенклатура дел
Номенклатура дел – это список документов и приказов по основной деятельности с указанием их сроков действия. Ещё этот документ называют классификатором. Обязателен он только для федеральных органов исполнительной власти и госучреждений, остальные же ведут его по желанию с целью систематизировать документацию.
Номенклатура дел начинает действовать с 1 января каждого года, поэтому подготовить документ и приказ об утверждении нужно заранее.
Приказы о назначении ответственных лиц
Приказ о назначении ответственных лиц – это документ, который закрепляет за конкретным сотрудником круг обязанностей по определенным направлениям производственной, административной и финансовой работы.
ПВТР
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) представляет собой локальный нормативный акт, регламентирующий порядок приёма и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сотрудников и работодателя, режим работы и время отдыха, меры поощрения и взыскания, а также другие вопросы, регулирующие трудовые отношения.
Все работодатели, кроме организаций с численностью до 15 человек, обязаны вести ПВТР.
В конце года всегда пересматривают ПВТР и актуализируют к новому году, отражая изменения в законодательстве, касающиеся трудовых отношений. Так, в ПВТР на 2023 год необходимо отразить:
- Новый МРОТ. С 1 января он повысится и будет составлять 16 242 рубля.
- Новые социальные гарантии мобилизованным и отправившимся служить по контракту – запрет на увольнение, отпуск мобилизованным по окончанию службы, гарантии членам семьи (закон № 376-ФЗ от 07.10.2022).
- Дополнительные основания для отпуска за свой счёт. В новой редакции ТК РФ перечень сотрудников, которые могут претендовать на отпуск без сохранения зарплаты, расширен (ст. 128 ТК).
- Новое основание для отстранения сотрудника – при его отказе от использования средств индивидуальной защиты, если для работы они необходимы (ст. 76 ТК).
- Порядок приостановления работы сотрудника, если условия труда признаны опасными (ст. 214.1 ТК).
- Порядок учёта микротравм и мероприятия по профилактике травматизма (закон № 311-ФЗ от 02.07.2021).
Не откладывайте актуализацию действующих обязательных приказов и оформление новых на последний момент, ведь до окончательного согласования и утверждения могут понадобиться правки.
А если компания до сих пор ведёт кадровые документы на бумаге, стоит задуматься о переходе на КЭДО в будущем году. Цифровые документы можно согласовать и подписать у руководителя в разы быстрее, как и ознакомить с ними сотрудников.
Начать дискуссию