Какие документы нужны для работы с персональными данными

Все без исключения организации, которые хотя бы однажды работали с частными лицами, рассматриваются как операторы персональных данных (ПД). Все они обрабатывают ПД частных лиц — клиентов, работников и т.п. Для корректной работы с ними необходимо сформировать пакет документов для регистрации в Роскомнадзоре.
Какие документы нужны для работы с персональными данными
Иллюстрация: Pavel Danilyuk/pexels

Политика оператора ПД

Закон о ПД обязывает оператора составить и издать документ, который будет определять политику обработки персональных данных с целью реализации принципов законности, конфиденциальности и безопасности этой информации (ст. 18.1 закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, далее — закон о ПД).

Этот документ называют Политикой в отношении обработки ПД, он должен быть опубликован так, чтобы любой гражданин мог с ним ознакомиться. Также необходимо ознакомить с политикой под роспись сотрудников, которые непосредственно обрабатывают ПД (п. 1 ст. 18.1 закона о ПД).  

Локальные акты по обработке ПД

Политика — это важно, но далеко не все. Нужен пакет локальных актов, которые будут регулировать конкретные вопросы обработки ПД, а также подтверждать ознакомление тех или иных лиц. Основная задача, которую должны решать эти акты — минимизировать или вообще исключить риск нарушения законодательства о ПД. 

В пакет документов включают:

  • Положения — об обработке ПД, об обеспечении безопасности ПД и т.д.

  • Перечни — список лиц (обычных сотрудников и должностных лиц различных уровней), допущенных к обработке ПД.

  • Инструкции — документы, которые определяют права, обязанности, требования, касающиеся сотрудника на конкретной должности.

  • Регламенты — описание процессов, порядков, алгоритмов, обязательных для исполнения всем без исключения сотрудникам, независимо от должности.

Положения всех локальных актов относительно обработки ПД, должны быть под роспись доведены до сведения всех сотрудников (п. 4 ст. 22.1 закона о ПД).

Если вы хотите получить пакет документов, которые необходимы для исполнения требований законодательства в части обработки персональных данных, оставляйте заявку на этом сайте!

Уведомление об обработке ПД

До начала обработки ПД оператор должен направить субъекту ПД такое уведомление (ст. 22 закона о ПД). Без уведомления оператор может обрабатывать эти данные лишь в строго определенных случаях:

  1. Обработка ПД в соответствии с трудовым законодательством.

  2. ПД получены оператором в связи с заключением договора, сторона которого — субъект ПД, но используемые только для исполнения договора (без передачи третьим лицам).

  3. ПД относятся к членам / участникам общественного объединения или религиозной организации и не будут передаваться кому бы то ни было (без письменного согласия субъекта ПД).

  4. Сам субъект сделал ПД общедоступными.

  5. Если ПД включают лишь Ф.И.О. субъектов.

  6. ПД необходимы для разового пропуска на территорию, на которой находится оператор (в аналогичных случаях).

  7. Если ПД включены в государственные ИС.

  8. Когда ПД обрабатываются в целях транспортной безопасности и т.п.

Приказ об ответственном лице

Любой оператор ПД, являющийся юридическим лицом, обязан назначить лицо, ответственное за организацию обработки ПД. Это означает: издать документ – приказ или распоряжение о назначении ответственного лица (ст. 22.1 закона о ПД).

Согласие на обработку ПД

Это классический документ, которым субъект ПД свободно, добровольно и в своем интересе выражает (ст. 9 закона о ПД):

  • решение о представлении этих данных;

  • согласие на их обработку.

Представить доказательства того, что субъект ПД выразил решение и дал согласие должен всегда оператор ПД. Следовательно, необходимо разработать и применять форму согласия субъекта ПД на их обработку.

Если ПД получены от третьего лица

Нередко данные оператор получает не от самого частного лица, а от кого-то другого. В таком случае, ст. 18 закона о ПД обязывает до начала обработки ПД сообщить субъекту данные:

  • наименование или Ф.И.О. и адрес оператора ПД (уполномоченного его представителя);

  • цель обработки ПД, правовое обоснование возможности такой обработки;

  • предполагаемые пользователи ПД;

  • установленные законом права субъекта ПД;

  • источник получения ПД.

О мерах по защите

Закон обязывает оператора принимать меры по защите ПД (п. 1 ст. 19 закона о ПД) — правового, организационного, технического характера. Эти меры должны исключить риски намеренного, неправомерного или случайного:

  • доступа;

  • уничтожения;

  • изменения;

  • блокирования;

  • копирования;

  • представления;

  • распространения,

как и других действий неправомерного характера в отношении ПД.

Также лицо, которое отвечает за организацию обработки ПД, обязано контролировать, принимать и обрабатывать обращения субъектов ПД (п. 4 ст. 22.1 закона о ПД).

Поэтому нужен документ, который позволяет решать эти задачи, так же как и регламенты автоматизированной обработки ПД, регулирующие использование, уточнение, распространение, уничтожение в современном виде.

В рамках одной статьи невозможно в деталях проанализировать все локальные акты, которые нужны для безопасной работы с персональными данными. Между тем административные штрафы за некорректную работу с ПД (ст. 13.11 КоАП) могут достигать 100 000 руб.

Памятка юридического лица по формированию пакета документов для соблюдения законодательства о персональных данных

разработана в соответствии с требованиями Роскомнадзора и Федерального закона №152 «О персональных данных» по состоянию на 01.01.2024 г

Забирайте памятку бесплатно и организуйте в своей компании работу с персональными данными согласно требованиям закона

Заполните форму, вышлем памятку нам на e-mail:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: АО «КОНСАЛТИНГ ОНЛАЙН», ИНН: 2310203967, erid: LjN8K8QhV

Начать дискуссию

Купить криптовалюту за рубли: 2 лучших способа

Сегодня Bitcoin, Ethereum, Tether и другая крипта свободно торгуется в России, и ее можно покупать не только по безналу, но и за наличные рубли. Из всех существующих способов обмена можно выделить два наиболее удобных. Это специализированные обменные сервисы и криптоматы. Рассмотрим их особенности, преимущества и недостатки, и разберемся, как проще и безопаснее покупать криптовалюту в рублях!

Купить криптовалюту за рубли: 2 лучших способа

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Путин дал добро на компенсацию ущерба за счет американских активов

Президент дал возможность пострадавшим обращаться в суд, если власти США необоснованно лишили их прав на имущество.

1

Косметические лосьоны, тоники, душистые воды предложили маркировать

Законодатели предложили ввести обязательную маркировку спиртосодержащей непищевой продукции, если доля спирта в ней превышает 10%.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Где дивиденды, Газпром? История, доходность, дивидендная политика и перспективы Газпрома

«Когда-нибудь Газпром встанет с колен и отрастёт» — очень часто можно услышать такое мнение, несмотря на то, что акции Газпрома продолжают пикировать вниз. Но стоит вспомнить и о том, что даже исторически акции Газпрома в минусе. Продолжаю серию дивидендных разборов, и сегодня наш клиент — Народное Достояние.

Где дивиденды, Газпром? История, доходность, дивидендная политика и перспективы Газпрома

Евгений Коваленко, основатель Verol: цель — достичь оборота в 1 миллиард рублей в 2024 году, вдохновляясь примером Дональда Трампа

Сняли второй эпизод проекта «ТоТ еще разговор»

Евгений Коваленко, основатель Verol: цель — достичь оборота в 1 миллиард рублей в 2024 году, вдохновляясь примером Дональда Трампа
8
НК РФ

Донастройка налоговой системы должна сделать ее более справедливой и к гражданам, и к бизнесу, и к регионам

Заместитель председателя Совета Федерации Николай Журавлев заявил, что донастройка налоговой системы должна учитывать задачи развития регионов РФ.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Утвердили рекомендации, посвященные вопросам совершенствования налогового законодательства

Повышение НДФЛ, налога на прибыль, обложение УСН с оборотом более 60 млн.руб. в год НДС и другие изменения в НК РФ. Обзор для бухгалтера.

У стран СНГ будет свой Налоговый кодекс

Страны СНГ накопили уникальный опыт в сфере разработки национальных налоговых кодексов, заявили в Совете Федерации.

Экономика России

700 км федеральных трасс реконструируют и построят в этом году

Почти 700 км федеральных трасс реконструируют и построят по нацпроекту «Безопасные качественные дороги» в 2024 году.

Майский микро-аванс, шестичасовая рабочая пятница для женщин, споры вокруг НДФЛ и День кадровика: дайджест самого интересного 📢«Ночной бухгалтер» № 1689

Собрали самое интересное за сегодняшний день: праздник у работников кадровой службы, повышение ставок НДФЛ, сокращенная пятница женщинам и жалобы сотрудников на скромный майский аванс. Вас также ждут тесты, мозгонапрягатель, мемы на мотивы картин великих художников и разные полезности для бухгалтера.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
Кредитование

Банкам и МФО запретили выдавать кредиты клиентам с долговой нагрузкой выше 80%

Центробанк установил новые ограничения для кредитования заемщиков с высокой долговой нагрузкой.

☀️😎 Лето ближе ― цены ниже! До понедельника еще ниже суперцены на топовые курсы «Клерка»

Чтобы выходные не прошли зря, мы снизили цены на курсы по учету на маркетплейсах, зарплате, кадрам и бухгалтерии с нуля. Успейте купить за 3 690 рублей, утром в понедельник они подорожают!

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

🌴До понедельника снизили цены на курсы по маркетплейсам, зарплате, кадрам и бухгалтерии с нуля!

Чтобы выходные не прошли зря, мы снизили цены на курсы по учету на маркетплейсах, зарплате, кадрам и бухгалтерии с нуля. Успейте купить за 3 690 рублей, утром в понедельник они подорожают!

🌴До понедельника снизили цены на курсы по маркетплейсам, зарплате, кадрам и бухгалтерии с нуля!
2
Инвестиции

Инвесторы подали больше миллиона заявок на разблокировку активов

Инвестиционная палата разделит полученные иностранные ценные бумаги на лоты и предложит их зарубежным инвесторам.

Бесплатно с

Отчет о зарубежных счетах в 2024 году: о чем сообщать, кому и когда

Налоговые и валютные резиденты России, имеющие счета за рубежом, обязаны отчитываться перед налоговиками. Рассказываем, как это делается правильно и что будет, если ошибиться. 

Отчет о зарубежных счетах в 2024 году: о чем сообщать, кому и когда
Проверки

Для частных вузов, школ и детсадов отменили плановые проверки: что вместо них

Правительство отменило проверки в учебных заведениях, чья деятельность является высокорисковой, в пользу их замены профилактическими мероприятиями.

Интернет и IT

VK объявила, что свернет работу ICQ с 26 июня 2024 года

Компания сосредоточится на развитии «VK Мессенджера» и коммуникационной платформы для бизнеса VK Workspace

Поправки в Налоговый кодекс внесут в весеннюю сессию

У Минфина осталась неделя, чтобы внести поправки в НК. Такие сроки определены по той причине, что изменения будут требовать поступления ресурсов в течение года.

Товарный знак

НСПК регистрирует товарный знак Papayya

НСПК регистрирует товарный знак Papayya «для существующего технологичного продукта», пишет Rusbase. Какого — не уточняется.

Интересные материалы

Таможенное право

Главное — порядок и форма: как подать жалобу в таможенные органы

Уральское таможенное управление напоминает порядок обжалования в вышестоящие таможенные органы, минуя суды.

Главное — порядок и форма: как подать жалобу в таможенные органы