Как платить зарплату сотрудникам: варианты для работодателя
Существует несколько способов выплаты зарплаты персоналу.
Вариант | Описание | Особенности / ограничения |
Наличными | Бухгалтер снимает наличные с расчетного счета, укладывается в лимиты, составляет расчетно-платежные ведомости на бумаге, оформляет расходные кассовые ордера, контролирует подписи работников о получении. | Лимиты на снятие уточнять в банке; часто банки берут повышенные комиссии за суммы выше определенного порога. Иностранцам наличными рублями можно платить только при наличии ВНЖ; остальным — только на карту (письмо ФНС от 24.05.2022 №КЧ-19-9/122@). Нарушение — штраф по ч. 1 ст. 15.25 КоАП до 40% суммы выплаты. |
Безналичным переводом со счета на карту | Перевод зарплаты напрямую на карту сотрудника. | Под каждую выплату нужно создавать отдельную платежку; при большом штате это занимает много времени; риск ошибок из-за однотипного ввода данных. Банк берет комиссию за каждую операцию. |
Через зарплатный проект | Специальная банковская услуга, объединяющая все выплаты в одну систему. | Удобная интеграция и автоматизация выплат. |
Что такое зарплатный проект и зачем он нужен бизнесу
Суть любого зарплатного проекта в следующем:
Вместо множества платежных поручений бухгалтер формирует для банка единый реестр, в котором указываются выплаты на каждого сотрудника. Платежка составляется одна — на общую сумму.
Банк распределяет деньги на карты сотрудников согласно реестру и предоставляет работодателю отчет о произведенных выплатах.
В результате задача бухгалтера сокращается в разы. Не нужно обрабатывать кипу документов, остается фактически только два действия: собрать реестр и сформировать платежку.
Современные программные решения позволяют интегрировать зарплатные проекты с учетной системой, например с 1С. То есть бухгалтеру даже не придется заходить в личный кабинет банка для загрузки реестров выплат и отправки платежных документов вручную, все происходит автоматически.
В чем еще преимущества? Банковские комиссии при перечислении зарплаты в рамках зарплатного проекта обычно ниже, чем при множественных отдельных переводах или снятии наличных сверх лимита.
Кроме того, банки в конкурентной борьбе за клиентов часто дают к этой услуге дополнительные бонусы. Например, зарплатные карты могут иметь хороший кэшбэк, а для бизнеса предлагаются выгодные кредитные продукты, приоритетное обслуживание, премиальные предложения для руководителей и т. д.
В штате 2–3 сотрудника: есть ли смысл открывать зарплатный проект?
Если вы планируете развивать бизнес, расширять штат в будущем и выводить компанию на новый уровень, то лучше подключить зарплатный проект сразу.
Это поможет еще на старте автоматизировать процесс выплаты зарплаты, оптимизировать работу бухгалтерии, предотвратить ошибки и возможные трудовые споры (например, за задержку выплаты), а кроме того — поддерживать мотивацию персонала благодаря дополнительным банковским бонусам.
Через зарплатный проект, кстати, можно переводить не только оклады, но и выдавать:
премии;
материальную помощь;
дивиденды собственникам бизнеса;
выплаты исполнителям по договорам ГПХ.
На последнем пункте остановимся более подробно.
Можно ли в рамках зарплатного проекта оплатить услуги подрядчика по договору ГПХ
Представим ситуацию: компания привлекла для разового проекта самозанятого дизайнера. Когда пришло время расчетов, выяснилось, что подрядчик имеет карту банка, в котором у заказчика открыт зарплатный проект. Можно ли перевести деньги через него, чтобы сэкономить на комиссии?
Технически это возможно, если конкретный банк не имеет ничего против, а тариф и условия зарплатного проекта допускают перечисление выплат по договорам ГПХ.
Но с точки зрения бухгалтерии и налогового учета так делать не рекомендуется. Дело в том, что зарплатный проект — это, прежде всего, банковская услуга, ориентированная на выплаты, связанные с трудовыми договорами: оклад, материальная помощь, подотчетные суммы, дивиденды не вызовут у ФНС вопросов.
Если не хотите создавать лишних оснований для переквалификации договора ГПХ в трудовой, не стоит рисковать и давать дополнительные «зацепки» налоговикам и инспекторам ГИТ.
Что важно не упустить предпринимателям и бухгалтерам, при создании зарплатного проекта, чтобы не получить штраф 300 000 рублей?
Обязательно нужно понимать — данные сотрудников и их заработная плата — это персональные данные! Роскомнадзор с 30.05.2025 года потребовал обязательной регистрации всех организаций и ИП для законной обработки персональных данных. Если этого не сделать — последует штраф 300 000 рублей, просто за отсутствие регистрации. А за ряд иных нарушений нового законодательства о персональных данных — санкции могут доходить до 18 000 000 рублей.
Что нужно сделать для регистрации в Роскомнадзоре, чтобы выплачивать зарплату сотрудникам, не нарушая требования законодательства о персональных данных?
Ответ — подать уведомление в Роскомнадзор, а также разработать и внедрить в работу обязательные документы, среди которых Политика обработки персональных данных и ЛНА.
Получите бесплатную консультацию по регистрации в РКН или подготовке документов для работы с персональными данными сотрудников у специалистов Всероссийского сервиса «Роском Онлайн».
Получить бесплатную консультацию по подготовке обязательных документов для работы с персональными данными сотрудников и уведомления для регистрации в Роскомнадзоре
Чек-лист: как выбрать зарплатный проект
Разберем пошагово, как найти оптимальное решение для бизнеса, если раньше вы никогда не сталкивались с зарплатными проектами.
Шаг 1. Оцените надежность банка
Проверьте финансовую устойчивость и репутацию, с сомнительными кредитными учреждениями лучше не создавать деловых отношений.
Шаг 2. Изучите вопрос тарифов и комиссий
Важно внимательно изучить структуру комиссий банка:
Есть ли фиксированная плата за подключение к зарплатному проекту и ежемесячное обслуживание.
Берется ли комиссия с каждой транзакции по зарплате и дополнительным выплатам (матпомощь, дивиденды).
Какова стоимость переводов на карты других банков (если используется несколько банков или карта сотрудника — не вашего банка).
Сравнивайте тарифы минимум у трех банков, учитывая не только комиссии, но и скрытые платежи.
Шаг 3. Узнайте скорость зачисления
Важнейший фактор для избежания претензий сотрудников и штрафов: зарплата должна приходить вовремя. Уточните у банка гарантированный срок зачисления, особенно если в штате есть сотрудники из других регионов.
Шаг 4. Проверьте, есть ли интеграция с бухгалтерскими системами
Интеграция с такими программами, как 1С:ЗУП или «1С:Бухгалтерия» позволит автоматизировать весь процесс, и, соответственно, снизит трудозатраты бухгалтерии.
Шаг 5. Узнайте, какие есть дополнительные услуги и бонусы
Многие банки развивают зарплатные проекты как инструмент долгосрочных отношений, предлагая дополнительные услуги:
кешбэк и бонусы при оплате покупок зарплатными картами;
льготные кредиты для сотрудников;
премиальные карты и индивидуальные условия для руководства;
партнерские скидки и подписки на сервисы (мобильная связь, бронирование, покупки).
Для малого бизнеса также часто действуют выгодные условия по комиссиям и минимальному штату сотрудников.
Практический совет: попробуйте сначала зарплатный проект на небольшой группе сотрудников или в одном подразделении на 1–2 месяца. Затем соберите обратную связь: опросите подчиненных, как им скорость, обслуживание, удобство сервиса. Если персонал все устраивает, проект можно масштабировать на весь штат.
Какие шаги на старте еще нужны молодому бизнесу
Перечислим еще несколько моментов, которые важно учесть при запуске нового бизнеса. Если не хотите сразу нарваться на административные штрафы и доначисление налогов, не забудьте:
1. Подать уведомление о переходе на УСН, если это не было сделано при регистрации. По закону ИП и компании должны подать заявление на применение УСН в течение 30 календарных дней с даты регистрации (п. 2 ст. 6.1, п. 2 ст. 346.13 НК). Если упустить этот срок, придется платить налоги по общей системе, что менее выгодно для большинства малого бизнеса. Заявление подают по форме № 26.2-1 (приказ ФНС от 02.11.2012 № ММВ-7-3/829@).
2. Купить патент при выборе патентной системе налогообложения. Если вы планируете работать на ПСН, нужно получить патент в течение пяти дней с момента начала деятельности (п. 3 ст. 346.45 НК). Обратите внимание, что патент выдается только на ограниченный перечень кодов ОКВЭД и действителен только на территории того субъекта РФ, где он был получен.
3. Получить лицензию на деятельность, если это требуется по закону. Некоторые виды деятельности требуют обязательного лицензирования (например медицинская практика, образовательная деятельность, некоторые виды производства и торговли). Перед началом работы нужно пройти процедуру получения соответствующей лицензии, поскольку работа без нее грозит штрафами и запретом деятельности.
Например, за продажу алкоголя без лицензии с компании будет взыскан штраф не менее 3 млн руб., а также ждет приостановление деятельности на срок до 90 дней (ст. 14.17 КоАП).
4. Уведомить Роспотребнадзор о начале деятельности, если открываете бизнес по продаже товаров или оказанию услуг населению. Это обязательная процедура, если ваш бизнес занимается определенными видами деятельности, которые связаны с обслуживанием населения, производством, розничной торговлей, общепитом и другими сферами, требующими контроля СЭС.
Уведомление нужно подать не позже дня, предшествующего началу фактической деятельности, то есть до открытия бизнеса. Штрафы за нарушение предусмотрены ст. 19.7.5-1 КоАП.
5. Зарегистрироваться в Роскомнадзоре как оператор персональных данных. Если бизнес собирает, хранит или использует персональные данные (например сотрудников, клиентов, подписчиков), требуется подать уведомление в Роскомнадзор о том, что вы начинаете обработку этих данных.
Это нужно сделать до начала обработки ПД. Уведомление подается в электронном виде через официальный сайт Роскомнадзора. После рассмотрения уведомления в течение до 30 дней ваша организация будет внесена в реестр операторов персональных данных.
Проверьте наличие своей компании в реестре операторов персональных данных на Всероссийском портале roskom.online. Если вашей организации до сих пор нет в базе, нужно срочно подать уведомление в Роскомнадзор! Эксперты сервиса «Роском Онлайн» оперативно подготовят полный пакет документов в строгом соответствии с 152-ФЗ и особенностями вашего бизнеса. Получите профессиональную консультацию, чтобы избежать штрафов и правильно оформить все необходимые документы.
Проведем бесплатный аудит вашей организации или ИП на предмет соблюдения новых требований закона «О персональных данных»
Сделаем заключение на соблюдение требований Роскомнадзора
Запишитесь на бесплатный аудит
Реклама: АО «КОНСАЛТИНГ ОНЛАЙН», ИНН: 2310203967, erid: 2W5zFGKQzJC
