Открытие зарплатного счета. Инструкция при регистрации организации или ИП

Работодатели в статусе юридического лица или ИП могут выплачивать зарплату сотрудникам разными способами:

1. Наличными. Бухгалтер снимает наличные с расчетного счета, формирует расчетно-платежные ведомости и кассовые ордера, выдает зарплату работникам в руки (через кассу под подпись). Выплата зарплаты наличными имеет особенности — за превышение лимитов снятия банки берут комиссию, сотрудник-иностранец для получения з/п наличными должен иметь ВНЖ, иначе будет штраф — до 40% от выплаченной суммы (письмо ФНС от 24.05.2022 № КЧ-19-9/122@, ч. 1 ст. 15.25 КоАП).

2. На карту работника безналичным переводом. Бухгалтер формирует платежки по каждому сотруднику. При большом штате эта процедура отнимает много времени на рутинный ввод данных. Банки взимают комиссию за каждую операцию.

3. По зарплатному проекту. Данный вид выплат объединяет в себе все выплаты в одну систему. Процесс перечисления зарплаты автоматизирован.

Зарплатный счет — это расчетный счет, который открывают в рамках зарплатного проекта. Бухгалтер вносит на счет общую сумму денег и формирует специальный реестр с данными сотрудников, реквизитами карт и видами выплат. Банк формирует платежные поручения и перечисляет зарплату каждому работнику. Деньги приходят сотруднику на банковскую карту.

В ст. 136 ТК закреплена обязанность работодателя выплачивать зарплату сотрудникам — в наличной или безналичной форме. Подключать зарплатный проект организации и ИП по закону не обязаны. А также открытие зарплатного счета — это право, а не обязанность работодателя. 

При необходимости работодатель может открыть зарплатный счет (подключить зарплатный проект), если у него есть хотя бы один сотрудник. 

Разберем основные этапы по открытию зарплатного счета для организаций и ИП. 

Зарегистрировать юридическое лицо или ИП можно разными способами — через ФНС, банк, «Госуслуги», МФЦ, нотариуса. Госпошлина за регистрацию бизнеса составляет 800 руб. для ИП и 4 000 руб. для организаций (п. 1, 6 ч. 1 ст. 333.33 НК). За регистрацию юрлица или ИП онлайн-способом госпошлина не взимается. 

Важно! Обязательно нужно знать:

1. Организации, ИП и самозанятые по новым требованиям законодательства — операторы персональных данных

2. Данные сотрудников и их заработная плата — это персональные данные! 

Роскомнадзор с 30.05.2025 года потребовал обязательной регистрации всех организаций и ИП для законной обработки персональных данных. Если этого не сделать — последует штраф 300 000 рублей, просто за отсутствие регистрации. А за ряд иных нарушений нового законодательства о персональных данных — санкции могут доходить до 18 000 000 рублей.

Что нужно сделать для регистрации в Роскомнадзоре, чтобы выплачивать зарплату сотрудникам, не нарушая требования законодательства о персональных данных? 

Ответ — подать уведомление в Роскомнадзор, а также разработать и внедрить в работу обязательные документы, среди которых Политика обработки персональных данных и ЛНА.

Обязательные для заполнения разделы Уведомления в Роскомнадзоре:

1. Сведения об операторе — наименование, ФИО ИП, адрес, телефон, email, ИНН, ОГРН.

2. Цели обработки. Например, «Обеспечение соблюдения трудового законодательства РФ», «Ведение кадрового и бухгалтерского учета», «Подбор персонала (соискателей) на вакантные должности оператора». 

3. Персональные данные физлиц для их дальнейшей обработки — ФИО, СНИЛС, гражданство, семейное положение, реквизиты банковской карты, сведения о воинском учете и др. 

4. Категории субъектов персональных данных — «Работники», «Соискатели».

5. Правовое основание обработки.

6. Перечень действий в отношении персональных данных — сбор, хранение, систематизация, передача, распространение, удаление.

7. Данные ответственного за организацию обработки — ФИО, телефон, email.

8. Способы обработки — автоматизированная, неавтоматизированная, смешанная.

9. Дата начала обработки.

10. Срок или условия прекращения обработки данных.

Получить бесплатную консультацию по подготовке обязательных документов для работы с персональными данными сотрудников и уведомления для регистрации в Роскомнадзоре

Консультация

При наличии штата из нескольких сотрудников, например — до 10 человек, нагрузка на бухгалтера небольшая. Но если работников много, то зарплатный проект значительно упростит работу специалисту. 

Иногда зарплатный проект — это необходимость, когда организация или ИП регулярно сотрудничает с удаленными сотрудниками и выплачивать зарплату наличными затруднительно.

Кроме того, через банк можно переводить не только зарплату, но и отпускные, командировочные, премии, материальную помощь, дивиденды учредителям.

Найдите банк с удобными условиями по переводам и обслуживанию зарплатного проекта. Если выплаты будут идти с задержками, это приведет к трудовым спорам с сотрудниками.

Обратите внимание на эти критерии:

1. Надежность банка. СМИ и профильные порталы периодически выкладывают рейтинги финансовых учреждений — по количеству клиентов, активам, прибыли. Если банка нет ни в одном из рейтингов, это должно вызвать сомнения. 

2. Тарифы и комиссии. За обслуживание зарплатных проектов банки могут брать комиссию от 0,5 до 2%. Но это не слишком большая плата за уменьшение нагрузки на бухгалтера и оперативность выплат. 

3. Скорость зачисления. Одни банки перечисляют деньги на карты работников в течение суток, другие — за несколько минут. Уточните условия зачисления денег, особенно если работники проживают в других часовых зонах. 

4. Интеграция с бухгалтерскими программами. Уточните вопрос интеграции с вашей учетной системой — например, «1С:Бухгалтерия» или «1С:ЗУП». Синхронизация данных ускорит процесс выплат и упростит работу бухгалтера. 

5. Дополнительные бонусы и услуги. Банки работают над лояльностью клиентов и предлагают полезные услуги для держателей карт: льготы по кредитам, кешбэк и бонусы за платежи с зарплатной карты, премиальные условия для собственников. 

Рекомендация. Для начала выберите 2–3 банка, составьте список вопросов и задайте их менеджерам. Подключите зарплатный проект постепенно — на 1–2 месяца, на нескольких сотрудников. После первых выплат пообщайтесь с персоналом — все ли их устраивает, насколько удобен сервис. Если все хорошо, подключите к проекту остальных сотрудников.

Перечень документов зависит от типа организации и особенностей банка. Многие банки открывают зарплатные проекты по минимальному набору документов, но могут запросить дополнительные сведения. 

В таблице — ключевые документы, которые могут понадобиться компании или ИП:

Обратите внимание: некоторые банки просят, чтобы выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП была получена не позднее месяца до даты обращения в банк. Заказать выписку можно на сайте ФНС. 

Процедура выглядит так: бухгалтер оформляет реестр с данными работников реквизитами карт, суммами зарплат → на основании реестра формируется платежка на общую сумму реестра для перечисления на специальный счет банка, в котором открыт зарплатный проект → банк переводит деньги сотрудникам и направляет работодателю банковскую выписку. 

Закон не запрещает работодателям подключить несколько зарплатных проектов в разных банках. Например, организация может разделить работников для удобства выплат: «офисным» специалистам выплачивать зарплату в одном банке, удаленным работникам — в другом. 

Зарплатная карта — это по сути дебетовая карта, но с особыми условиями, которые дает банк в рамках зарплатного проекта: кешбэк за покупки, оплату ЖКХ и др. За оформление и обслуживание зарплатной карты платит работодатель. Если организация закрывает зарплатный проект, то сотрудник может и дальше пользоваться картой, но придется самому платить за ее обслуживание. 

Работодатель не может навязывать сотрудникам зарплатную карту или карту конкретного банка. Работник вправе отказаться от карты зарплатного проекта. Для этого нужно предупредить работодателя за 15 дней до даты выплаты зарплаты, подать заявление о выплате зарплаты на карту другого банка с реквизитами. 

Важно помнить! Практически все организации и ИП (в том числе работодатели) — операторы персональных данных и должны быть включены в реестр Роскомнадзора. Если вы еще не подали уведомление, то поспешите это сделать как можно быстрее. РКН уже проверяет операторов и массово рассылает письма с предписанием устранить нарушение. За игнорирование требований Роскомнадзора организация и ИП может получить штраф — до 300 тыс. рублей. Специалисты «Роском Онлайн» помогут подготовить полный пакет документов и подать уведомление в РКН. На бесплатной консультации узнаете, какие требования закона 152-ФЗ вы должны соблюдать как оператор и как не налететь на огромные штрафы. 

Читайте также:

• Зарплатный проект. Инструкция на старте предпринимательской деятельности.

• Обработка персональных данных: новые требования с 01.07.2025 и 01.09.2025.

Проведем бесплатный аудит вашей организации или ИП на предмет соблюдения новых требований закона «О персональных данных»

Сделаем заключение на соблюдение требований Роскомнадзора

Запишитесь на бесплатный аудит

Заполните форму и мы свяжемся с вами

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Реклама: АО «КОНСАЛТИНГ ОНЛАЙН», ИНН: 2310203967, erid: 2W5zFJaHRsW