Заявление в Роскомнадзор об обработке ПДн: как правильно подать организации или ИП

Подача заявления об обработке персональных данных в Роскомнадзор с 30.05.2025 года стала обязательной процедурой для всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих обработку персональных данных. Несоблюдение этой обязанности влечет за собой административную ответственность в виде штрафа в размере 300 000 рублей — согласно новой редакции статьи 13.11 КоАП. При этом в ту же статью введены восемь дополнительных составов правонарушений, а в Уголовный кодекс — норма об уголовной ответственности за утечку персональных данных. Максимальный размер штрафа за системные нарушения может достигать 18 000 000 рублей.

Обязанность подать заявление возникает у:

• Организаций любой организационно-правовой формы.

• Индивидуальных предпринимателей.

• Самозанятых лиц.

Иными словами лиц (операторов), осуществляющих обработку ПДн в рамках своей деятельности.

Обработка ПДн может касаться как внутренних (данные сотрудников), так и внешних персональных данных (клиентов, заказчиков, посетителей сайта, соискателей, пациентов, учащихся и тд).

Заявление (уведомление) об обработке ПДн — это не просто форма, подаваемая на сайте Роскомнадзора. Это юридически значимый и объемный документ, подтверждающий законность обработки персональных данных и соблюдение требований закона № 152-ФЗ «О персональных данных». Подача заявления возможна только после полной подготовки внутренней системы работы с персональными данными в организации или ИП. А именно предварительно необходимо разработать пакет документов и провести ряд обязательных процедур. 

Получить бесплатную консультацию по подготовке заявления (уведомления) в Роскомнадзор

Консультация

Подача заявления в Роскомнадзор — это не первоначальный шаг, а завершающий этап. Законодательство требует, чтобы до подачи заявления оператор уже имел в наличии и внедрил в работу полную систему документов, регулирующих обработку персональных данных.

Правильный порядок действий:

Политика обработки персональных данных — это основной документ оператора, регулирующий цели, категории, способы, сроки и меры защиты персональных данных. Политика должна содержать:

• Цели обработки.

• Категории обрабатываемых данных (ФИО, телефон, email, IP-адрес и др.).

• Правовые основания (согласие, договор, закон).

• Категории субъектов (клиенты, сотрудники и т.д.).

• Сроки хранения.

• Меры безопасности (технические, организационные, кадровые).

• Права субъектов (доступ, исправление, удаление, отзыв согласия).

• Контактные данные ответственного лица.

Политика обработки ПДн — основа, но для реализации требований закона необходима система исполнительных документов, включающая:

• Приказы о внедрении Политики и назначении ответственного за ПДн.

• Инструкции по обработке ПДн для каждого подразделения (бухгалтерия, кадры, ИТ, маркетинг, клиентский сервис).

• Регламенты обработки, передачи, уничтожения данных.

• Журналы учета обращений субъектов и действий с ПДн.

• Акты внутреннего контроля и проверок.

Общий объем документов — от 30 до 120, в зависимости от масштаба деятельности, численности персонала, наличия сайтов, использования иностранных сервисов и объема обрабатываемых данных.

Получить бесплатную консультацию по подготовке документов для регистрации в Роскомнадзоре

Консультация

Заявление (уведомление) об обработке ПДн — это электронный документ, подаваемый через официальный портал Роскомнадзора. Оно должно содержать точные сведения, соответствующие содержанию разработанных документов:

• Наименование, адрес и реквизиты оператора.

• Цели обработки (указываются отдельно для каждой).

• Категории субъектов и обрабатываемых их персональных данных.

• Правовые основания.

• Перечень действий и способы обработки персональных данных.

• Меры и средства защиты (указываются ссылки на соответствующие ЛНА).

• Сведения об ответственном лица (за исключением ИП и самозанятых).

• Дата начала обработки ПДн.

• Срок и условия прекращения обработки ПДн.

• Сведения о трансграничной передаче данных (если имеется).

• Сведения о местонахождении базы данных информации, содержащей персональные данные граждан РФ.

• Сведения об обеспечении безопасности персональных данных.

• Контактные данные ответственного лица.

Важно: все сведения в заявлении должны точно соответствовать содержанию внутренних документов. Несоответствие — основание для отказа в регистрации или последующего предписания.

Получить бесплатную консультацию по подготовке заявления (уведомления) в Роскомнадзор 

Консультация

Это самый критический этап после регистрации.

1. Законодательство меняется — документы должны обновляться в срок.

2. Деятельность оператора меняется — новые сервисы, новые цели обработки — требуют корректировки Уведомления и ЛНА.

3. Любое несоответствие между реальной практикой и документами — выявляется автоматически Роскомнадзором и влечет немедленное Предписание и штраф.

4. Проверки Роскомнадзора проводятся без предупреждения и без необходимости обоснования.

Все подразделения, вовлеченные в обработку ПДн (кадры, бухгалтерия, ИТ, маркетинг, продажи, клиентский сервис, юридический отдел), должны быть обучены и ответственны за соблюдение требований.

• Назначается ответственный за ПДн.

• Вводится внутренний контроль.

• Проводятся регулярные инструктажи.

• Фиксируется выполнение обязанностей.

Без этого система обработки ПДн становится формальной, а оператор нарушит закон из-за работы сотрудников.

Роскомнадзор ввел отдельный список технических и юридических требований к сайтам и лендингам, нарушение которых приведет к штрафам до 18 000 000 рублей.

Список основных требований к сайтам и лендингам:

• Размещение Политики обработки ПДн и Политики конфиденциальности.

• Предоставление явного согласия на обработку данных через попап-окно или чекбокс при заполнении форм (необходимо учесть новые требования к согласиям, установленным с 01/09.2025 года).

• Размещение Cookie с указанием типов файлов и целей их использования.

• Обязательное указание на хранение данных на территории РФ.

• Получение отдельного письменного согласия при трансграничной передаче (Google Analytics, Cloudflare, CRM-системы за рубежом и т.д.).

• Соответствие сайта (услуг и товаров) ОКВЭДу (зарегистрированному виду деятельности) — иначе сайт будет заблокирован.

Важно: Роскомнадзор теперь использует автоматизированные боты, которые ежедневно сканируют сайты на предмет нарушений.

Скачайте бесплатно памятку обязательных требований Роскомнадзора к сайтам

Заполните форму, вышлем материалы вам по e-mail:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

• Подача заявления до подготовки документов — нарушение порядка, установленного законом.

• Неточное указание категорий персональных данных — например, не указаны IP-адреса, данные браузера, cookie.

Примечание: неточность, когда оператор использует обобщенные, абстрактные или технические термины вместо четкого и однозначного перечисления самих данных. РКН требует, чтобы из названия категории было понятно, какие именно сведения о человеке собираются. Поэтому нужен другой пример.

Пример, как неправильно: анкетные данные; данные, необходимые для заключения договора и т.п.

• Неполное описание мер защиты либо реализованные меры не соответствуют нормам, закрепленным в п. 18.1 и 19 ФЗ 152.

Если сайт использует Google Analytics, Mailchimp, Whats App, Pixel, Cloudflare — это трансграничная передача. Отсутствие сведений об этом при подаче заявления в Роскомнадзор квалифицируется как предоставление недостоверных сведений в государственный орган и наказывается огромными штрафами. Попытка скрыть трансграничную передачу — одна из самых частых и легко доказуемых ошибок. Если вы используете любые зарубежные программы, ПО, месенджеры, но в уведомлении указали, что трансграничной передачи нет, — это прямое введение регулятора в заблуждение. Чтобы не допустить таких нарушений и проверить свой сайт, необходимо провести аудит сайта.

• Отсутствие актуализации документов — после успешной подачи уведомления многие операторы считают работу выполненной и прекращают отслеживать изменения в законодательстве или в собственных бизнес-процессах. В результате внутренние документы (Политика, согласия, положения) быстро устаревают и перестают соответствовать реальности. При первой же проверке это расхождение будет выявлено, что приведет к предписанию и штрафу.

• Отсутствие обучения сотрудников — нарушения в бухгалтерии или ИТ-отделе — приводят к штрафам, несмотря на «правильные» документы.

1. Штрафы за отсутствие регистрации — 300 000 рублей применяются ко всем без исключения.

2. Устранение нарушений не исключает штраф — только может снизить его размер.

3. Ужесточение контроля с 30.05.2025 — автоматизированные системы Роскомнадзора работают 24/7.

4. Срок устранения нарушений - 10 дней — после получения предписания. За это время невозможно разработать 50+ документов или устранить все ошибки сайта.

5. Проверки проводятся без оснований — Роскомнадзор не обязан объяснять, почему проверяет именно ваш сайт.

6. Контроль осуществляется ИИ и ботами — человеческий фактор исключен. Ошибки не прощаются.

Проведем бесплатный аудит вашей организации или ИП на предмет соблюдения новых требований закона «О персональных данных»

Сделаем заключение на соблюдение требований Роскомнадзора

Запишитесь на бесплатный аудит

Заполните форму и мы свяжемся с вами

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Реклама: АО «КОНСАЛТИНГ ОНЛАЙН», ИНН: 2310203967, erid: 2W5zFG3imJG