Как же использовать облачные сервисы, чтобы над бизнесом не сгустились тучи? Расскажем о преимуществах облачных сервисов и поделимся лайфхаками для предотвращения основных рисков.
Как работает «облако»
Типовые облачные решения для систем электронного документооборота распространяются по модели SaaS (Software as a Service) — программное обеспечение как сервис. Это означает, что поставщик разрабатывает и управляет интернет-сервисом, предоставляя заказчикам доступ к функционалу без необходимости заботиться о технических аспектах его работы.
Как происходит на деле: компания, предоставляющая услуги облачного хранилища, формирует пул собственных серверов для хранения данных и создает команду, ответственную за их обслуживание. Все файлы пользователей загружаются на эти серверы и хранятся в облаке. После того как пользователь загружает информацию в облачное хранилище через интернет, файлы становятся доступными на удаленном сервере компании.
Почему «облако» — это круто
Доступность: документы доступны из любой точки мира, где есть интернет. Это особенно важно в условиях удаленной работы или когда необходимо оперативно предоставить доступ к документам сторонним участникам.
Экономия ресурсов: хранение данных в облаке помогает снизить затраты на IT-инфраструктуру. Физические серверы требуют значительных вложений и обслуживания, тогда как облачные решения работают по подписке.
Быстрое внедрение: купить подписку на готовый облачный сервис значительное быстрее, чем строить свои дата-центр и локальную сеть.
Скалируемость: бизнес может легко увеличить или уменьшить объем хранилища в зависимости от потребностей, не переживая о покупке нового оборудования.
Создайте нужный документ онлайн
Воспользуйтесь шаблоном от юриста и скачайте готовый файл
Пару слов о безопасности
А вот тут не все однозначно. С одной стороны, удаленное хранение позволяет обезопасить себя от физической потери данных. Выход из строя оборудования в офисе, визиты правоохранителей с изъятием техники, да даже банальное отключение электричества больше не страшны, все данные сохранятся и будут доступны всем сотрудникам. Но в то же время присутствуют высокие риски несанкционированного доступа третьих лиц к критически важным данным.
Помните — самым слабым местом любой системы является человек. Небезопасные пароли, несоблюдение элементарных правил поведения в сети, отсутствие антивирусных программ, низкий уровень готовности сопротивления методам социальной инженерии (фишинговые письма, телефонное мошенничество) — легко позволят злоумышленникам добраться до ваших данных и данных ваших сотрудников.
Как же предотвратить риски? Рекомендуем:
создать в организации систему ограниченных доступов;
ввести требования к сложности паролей;
использовать системы двойной аутентификации и антивирусные программы;
проводить с сотрудниками инструктажи по информационной безопасности.
Правовые вопросы
Применение облачных технологий должно учитывать и ряд законодательных норм. Например, стоит упомянуть закон о защите персональных данных. Помните — трансграничная передача персональных данных без соблюдения специального порядка является нарушением 152-ФЗ и влечет за собой административную ответственность.
В связи с этим, если компания работает с персональными данными (а без них не обходится B2C сегмент), то стоит выбирать облачные системы с дата-центрами на территории России.
Кстати, для того, чтобы хранить документы и обмениваться ими с контрагентами, можно использовать российский сервис «Форма».
При помощи «Формы» можно создавать, подписывать и хранить документы на одной платформе:
пользуйтесь готовыми шаблонами;
запрашивайте и передавайте данные для договоров по ссылке;
подписывайте по SMS
Просто, удобно, быстро!
Что можно сделать в облачных системах
Хранить документы. Это безопасно, ведь современные сервисы обеспечивают резервное копирование данных на нескольких серверах, физически расположенных в разных местах, чтобы предотвратить утрату данных.
Обмениваться документами. На заре широкого распространения электронного документооборота в России обмен документами осуществлялся через локальные системы ЭДО, которые устанавливались на персональные компьютеры. Однако с появлением онлайн-сервисов все больше организаций и предпринимателей начали переходить на облачные СЭД. Это связано с их значительными преимуществами, такими как удобство и возможность экономии ресурсов.
Редактировать документы. Возможность одновременного редактирования документов можно предоставить не только сотрудникам компании, но и контрагентам, которые по специальной ссылке получают доступ к проекту договора.
Облачные технологии — это будущее, которое уже стало реальностью. Они предлагают множество преимуществ для хранения данных и организации документооборота. Важно выбирать решения, которые соответствуют требованиям законодательства, и быть готовым воспользоваться всеми их возможностями.
А ваши сотрудники используют в работе облачные системы?
Онлайн конструктор документов, который ускорит сделку в 3 раза
Для тех, кто заполняет много документов. Заполняйте договоры, счета, акты, приложения и иные документы меньше чем за минуту
Реклама: ООО Конструктор Документов форма, ИНН: 9722071039, erid: 2W5zFH3Lkbi
Комментарии
1В целом, по удобству работы и затратам, "облако" сейчас довольно заманчиво выглядит. В прошлом году сами арендовали облачный сервер и это неплохо так упростило многие рабочие процессы. Единственное, тут важно найти хорошего поставщика услуг, с нормальным оборудованием. Сильно экономить тоже не стоит.