Как КЭДО помогает кадровым специалистам на производстве справляться с нагрузкой и почему система не заменит человека

На производстве кадровый специалист может оформлять десятки сотрудников в неделю и обрабатывать сотни документов. При этом значительная часть времени уходит не на работу с людьми, а на печать, логистику и контроль подписания.

В одном из спецпроектов HRlink «Человеческий взгляд на HR-цифровизацию» кадровые специалисты из разных компаний описывали бумажный документооборот очень образно. Для кого-то это «белый неповоротливый слон», другие сравнивают бумажные процессы с воздушным шаром с утяжелителем — вроде бы система готова работать быстрее, но груз бумажных операций не дает ей «взлететь». Есть и более прямое сравнение. Один из участников проекта рассказал, что при бумажном документообороте кадровая команда фактически превращается в «почтальонов Печкиных» — большую часть времени занимают отправка документов, контроль доставки и отслеживание подписей. 

Такие сравнения хорошо отражают реальность: чем больше сотрудников и площадок у компании, тем сложнее становится управлять бумажными кадровыми процессами.

На производстве сотрудники работают посменно, а иногда и вахтовым методом. Это означает, что кадровым специалистам и руководителям подразделений приходится подстраиваться под график сотрудников, чтобы собрать подписи на заявлениях и приказах. Нередко документы подписываются вне рабочего времени: после смены, в выходные или во время перерывов. Кроме того нередко контрольную функцию берет на себя руководитель подразделения: обходит сотрудников, координирует курьеров при пересылке документов, что отвлекает его от основных задач. Эти факторы усложняют работу кадровой службы и увеличивает сроки оформления документов.

Производственные компании регулярно сталкиваются с непрерывным оформлением сотрудников: при запуске новой линии, расширении производства или сезонных пиках. 

Прием одного сотрудника — это десятки документов. Даже если на подписание одного документа уходит 10 минут, при массовом оформлении это уже несколько часов работы, особенно если кадровый специалист-новичок или соискатель допустит ошибку и придется заново распечатывать всю пачку документов. По мере роста компании нагрузка на кадровую службу кратно увеличивается.

Монотонные повторяющиеся задачи занимают значительную часть рабочего времени специалиста по кадровому делопроизводству:

• подготовка и печать документов и заявлений;

• проверка корректности данных;

• контроль сроков подписания и высокая операционная нагрузка.

Ситуация усложняется, когда кадровая служба и сотрудники находятся на разных производственных площадках или подчинены сложной холдинговой структуре. Документы приходится пересылать, отслеживать и повторно согласовывать при утере.

Влияние человеческого фактора может привести к ошибкам, срывам сроков подписания, проблемам во время проверок регуляторов. Для кадровых специалистов это означает дополнительный стресс: любая неточность в документе может стать причиной претензий со стороны руководства или вопросов от контролирующих органов.

Постоянный поток документов, жесткие сроки и необходимость контролировать десятки процессов одновременно приводят к перегрузке отдела КДП. Кадровые специалисты на производстве нередко сталкиваются с переработками, особенно в период подготовки к аудиту.

В бумажных процессах значительная часть задач ложится и на линейных руководителей. Им приходится:

• собирать подписи сотрудников;

• передавать документы в кадровую службу;

• отвечать на вопросы сотрудников об особенностях документооборота;

• контролировать оформление заявлений и напоминать о необходимости подписать документ.

Это отвлекает руководителей от основной работы и создает дополнительную административную нагрузку.

Кадровый электронный документооборот переводит привычные ручные процессы в удобный формат и снимает значительную часть операционной нагрузки.

Сокращается объем рутинной работы. Шаблоны документов и автоматизация маршрутов согласования помогают минимизировать ошибки и ускоряют массовые процессы. 

Снижается операционная нагрузка. Система КЭДО показывает, на каком этапе находится документ и какие действия необходимо выполнить. Сотрудники могут подписывать документы дистанционно — со смартфона, ПК или точки учета на предприятии, а кадровым специалистам и руководителям не приходится тратить время и нервы на обход должников или обзвон курьерских служб.

Сокращаются временные затраты на подготовку к проверкам. Все документы хранятся в единой системе, их легко найти и предоставить по запросу.

Несмотря на автоматизацию процессов, роль кадровых специалистов остается ключевой. Платформа КЭДО освобождает от рутинных операций, но не заменяет профессиональную экспертизу специалистов КДП и важность взаимодействия с сотрудниками.

Именно команда кадрового отдела продолжает:

• настраивать и контролировать корректность процессов;

• взаимодействовать с сотрудниками и руководителями — не отвечать на однотипные вопросы, а обсуждать новые проекты или инициативы;

• следить за соблюдением требований законодательства;

• находить время и вдохновение на новые проекты.

Поэтому внедрение КЭДО не означает сокращение кадровых специалистов. Напротив, система помогает уменьшить стресс и переработки, а также сделать работу отдела КДП более управляемой и предсказуемой.

Инструкция по обоснованию КЭДО руководителю

Недостаточно аргументов для руководителя, а бумажная рутина уже утомила? Мы создали гайд, чтобы вы обосновали, почему вашей компании необходим электронный документооборот.

Получить

Переход на КЭДО — это не только внедрение новой системы, но и изменение привычных рабочих процессов. Поэтому важно, чтобы кадровые специалисты и работники не оставалась один на один с цифровизацией.

Команда HRlink сопровождает компании на всех этапах:

• предоставляет доступ к десктопной и мобильной версии HRlink, приложению, которые интуитивно понятны;

• открывает возможность для бесшовного подключения сотрудников, включая иностранных граждан, без множества сложных итераций;

• открывает возможность работать с разными площадками в онлайн-формате;

• гарантирует соблюдение 152-ФЗ «О персональных данных» и обеспечивает надежную защиту информации; 

• предоставляет возможность интеграции с «1С:ЗУП» или другими конфигурациями «1С», либо «Босс-Кадровик», SAP, «Парус-Бюджет 8»;

• организует полноценное внедрение;

• проводит обучающие мероприятия для кадровых специалистов и сотрудников;

• отвечает на вопросы команды в процессе и после внедрения — специалисты службы заботы помогут разобраться с особенностями новой системы.

Нередко одним из факторов, который тревожит кадровых специалистов, является опасение, что сотрудники не поддержат переход на КЭДО и проект придется свернуть.

Специалисты HRlink помогает облегчить процесс адаптации:

• направляют кадровым специалистам информационные материалы для работников;

• обеспечивает связь с командой поддержки через разные каналы, такие как почта, бот в HRlink и MAX — при этом на вопросы отвечают люди, а не ИИ-помощники;

• открывают доступ к базе знаний в личном кабинете;

• предоставляют систему и мобильное приложение с понятным интерфейсом, в которых легко разобраться;

• отвечают на частые вопросы о КЭДО — делимся примерами ниже.

1. Стоит ли переживать, что мошенники получат доступ к моей электронной подписи (ЭП) и оформят кредит?

ЭП, выпущенной в системе КЭДО, можно подписать только кадровые документы в HRlink.

2. Как убедиться, что предназначенные мне кадровые документы не подпишут без моего участия?

Команда HRlink предусмотрела риски и создала надежные решения:

• секретный пароль для входа в личный кабинет;

• двухфакторная аутентификация;

• вход в мобильное приложение с помощью кода или биометрии;

• отправка уведомлений на подтвержденный канал связи сотрудника, включая мобильное приложение, почту, Telegram-бота, СМС.

3. Точно ли мои персональные данные не похитят?

Мы тщательно следим за безопасностью:

• платформа HRlink соответствует требованиям законодательства: 122-ФЗ, 377-ФЗ, 407-ФЗ, 63-ФЗ, 152-ФЗ, а также имеет аттестат безопасности ФСТЭК;

• данные хранятся на серверах сертифицированного дата-центра «Селектел» в соответствии с 152-ФЗ;

• компания HRlink обладает необходимыми сертификатами соответствия ISO и полным пакетом документов по информационной безопасности и производит регулярное сканирование продукта на уязвимости.

4. У меня нет электронной подписи. Что делать?

Электронная подпись выпускается бесплатно и дистанционно всем сотрудникам компании

5. У меня нет ноутбука, планшета и смартфона, а доступ к мобильным средствам связи на производстве ограничен. Я не смогу подписывать документы в HRlink?

Вы сможете подписывать документы с устройств ваших родных или обсудить с руководством возможность технического оснащения коллектива, включая:

• закупку недорогих смартфонов для персонала;

• организацию общего рабочего места на производстве или в офисе;

• установку терминалов в местах общего пользования.

6. А вдруг я не смогу разобраться в системе КЭДО?

Интерфейс платформы HRlink простой и понятный. А если появятся вопросы, вы не останетесь один на один с системой.

Протестируйте КЭДО HRlink на онлайн-встрече

Оцените моментальную интеграцию с вашей учетной системой 1С. Проверьте работу HRlink на реальных данных. Убедитесь в качестве продукта за 45 минут.

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Оставить заявку

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Реклама: ООО «Инновации в управлении кадрами», ИНН 7801683312, erid: 2W5zFHyzKPP