Копия паспорта работника: когда можно хранить и почему одного согласия мало

Хранить копию паспорта работника законно, только если у работодателя есть конкретная цель и изображение для неё действительно необходимо. В России это регулируют часть 5 статьи 5 и статья 6 закона № 152-ФЗ, а также статья 86 ТК РФ; правило касается кадрового учёта, дистанционного оформления и найма иностранцев.

Кратко:

• Согласие работника — законное основание, но объём данных всё равно ограничен целью (ч. 5 ст. 5 закона № 152-ФЗ).

• Общей обязанности хранить копию паспорта нет: реквизиты вносят в трудовой договор (ст. 57 и 65 ТК РФ).

• Исключения: государственные гражданские служащие (Указ № 609) и миграционный учёт иностранцев (п. 28.1 Правил, постановление Правительства РФ № 9).

• Штраф для организации — 150–300 тыс. руб., за повторное нарушение — до 500 тыс. руб. (ст. 13.11 КоАП РФ).

• Когда цель достигнута, копию уничтожают в срок не более 30 дней и подтверждают это актом (ч. 4 ст. 21 закона № 152-ФЗ, приказ Роскомнадзора № 179).

Работодатель может хранить копию паспорта, если у него есть законное основание и конкретная цель, для которой нужно изображение документа. Согласие работника — одно из законных оснований обработки, но оно не снимает требование закона о неизбыточности данных. Даже при согласии компании нужно обосновать, зачем ей изображение, какие страницы и на какой срок.

По части 5 статьи 5 закона № 152-ФЗ объём обрабатываемых данных должен соответствовать заявленной цели и не быть избыточным. Для работников действует и пункт 1 статьи 86 ТК РФ: данные обрабатывают исключительно для соблюдения законов и иных нормативных актов, содействия в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности, контроля количества и качества работы и сохранности имущества. По пункту 2 той же статьи объём данных определяют по Конституции, ТК РФ и иным федеральным законам.

При заключении трудового договора кандидат предъявляет паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, по статье 65 ТК РФ. Работодатель вносит сведения об этом документе в договор по статье 57 ТК РФ. Общей обязанности хранить копию паспорта каждого сотрудника в личном деле у работодателя нет.

Во время оформления кадровик может сверить паспорт, перенести реквизиты в договор и отсканировать страницы. Для каждого действия нужно определить, какие данные требуются и как компания будет их использовать.

Условный пример: кадровик сверил реквизиты, подготовил договор и оставил скан в папке «Новые сотрудники». Через год файл по-прежнему доступен всему отделу. Компании придётся объяснить, для какой текущей задачи она хранит изображение и кому из сотрудников нужен доступ. Доступ всего отдела к сканам — отдельное нарушение требований к защите данных по статье 19 закона № 152-ФЗ.

Работодатель может обрабатывать персональные данные с согласия работника или на другом основании по части 1 статьи 6 закона № 152-ФЗ: например, для осуществления функций, полномочий и обязанностей, возложенных на работодателя законодательством (п. 2), или для исполнения трудового договора, стороной которого является работник (п. 5). Объём таких данных ограничивают статья 86 ТК РФ и часть 5 статьи 5 закона № 152-ФЗ.

Даже если работник подписал согласие, нужно объяснить, почему компания сохраняет именно эти страницы и на какой срок. Если весь паспорт хранится «для кадрового учёта», уточните, какие действия кадровика требуют изображения и почему ему недостаточно реквизитов в договоре.

• «Работник согласился». На какие цели и операции? Почему выбранный объём необходим для них?

• «Так написано в нашей анкете». На каком законном основании компания запрашивает указанные в ней сведения? Требования 152-ФЗ действуют и для внутренних шаблонов.

• «Вдруг запросит проверяющий». Какой орган, в рамках какой процедуры и на основании какой нормы должен получить именно копию?

Позиции по этому вопросу расходятся. В подборке КонсультантПлюс приведена позиция Роструда, который допускал хранение копии с согласия работника. Суды и Роскомнадзор в ряде дел признавали хранение копий паспортов избыточным. Так, Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд в постановлении от 14.03.2014 № 15АП-22502/2013 по делу № А53-12557/2013 согласился, что работодатель, храня в кадровых документах копии страниц паспорта и военного билета, превысил объём данных, допустимый по пункту 2 статьи 86 ТК РФ и части 5 статьи 5 закона № 152-ФЗ. В консультации ГАРАНТа также рекомендовано проверять основание, цель и объём обработки.

В сообщении от 23 апреля 2025 года управление Роскомнадзора по Амурской области рассказало о привлечении директора магазина к ответственности за нарушение части 5 статьи 5 закона № 152-ФЗ — обработку данных, избыточных по отношению к цели трудоустройства. Суд назначил предупреждение по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. Какие именно документы собрал директор, ведомство не уточнило.

В той же публикации Роскомнадзор отдельно прокомментировал хранение копий паспортов: у работодателя должна быть конкретная, заранее определённая и законная цель. Наличие копии паспорта может свидетельствовать об избыточности обработки, а собирать копии допустимо только при правовых основаниях, предусмотренных федеральными законами.

С 30 мая 2025 года санкции по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ выросли: для граждан — 10–15 тыс. руб., для должностных лиц — 50–100 тыс. руб., для организаций — 150–300 тыс. руб. За повторное нарушение (часть 1.1) — 15–30 тыс., 100–200 тыс. и 300–500 тыс. руб. соответственно.

В личное дело государственного гражданского служащего кадровая служба приобщает «копию паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния» по подпункту «г» пункта 16 Положения, утверждённого Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609. Этот порядок применяется только к государственным гражданским служащим. Распространять его на всех работников государственных учреждений и коммерческих организаций нельзя, и название папки «Личное дело» такого права не даёт.

Для иностранных работников основание может дать миграционное законодательство. Если работодатель выступает принимающей стороной, он по статье 22 закона № 109-ФЗ направляет уведомление о прибытии, а по пункту 28.1 Правил миграционного учёта (постановление Правительства РФ от 15.01.2007 № 9) прикладывает копии страниц паспорта иностранца с данными о нём и отметками о пересечении границы, копию миграционной карты и документа о праве пользования помещением. Нужно ли хранить свой экземпляр после постановки на учёт, решают отдельно.

Если специального требования нет, проверьте цель обработки, основание по статье 6 закона № 152-ФЗ и необходимость изображения. Без этой проверки нельзя сделать вывод ни о запрете хранения, ни о его законности. Скан «чтобы был под рукой» целью обработки не считается.

Если копию запросил банк или страховщик, уточните у получателя состав документов, цель и основание передачи. Отдельно проверьте, нужно ли работодателю хранить свой экземпляр после отправки: однократная передача не даёт права хранить файл бессрочно.

Для данных сотрудников работодатель в финансовой сфере определяет основание отдельно. При выборе состава сведений учитывайте границы скрининга при приёме на работу.

Один и тот же скан может понадобиться для разных процедур. Для каждой из них основание и срок определяют отдельно, и они не обязательно совпадают со сроками кадровых документов с реквизитами.

Даже для хранения одного разворота с фотографией нужно обосновать необходимость изображения и проверить, хватит ли отдельных реквизитов. Принцип неизбыточности действует независимо от числа страниц. Если законная процедура требует других страниц, одного разворота не хватит: состав определяют по требованиям этой процедуры.

Фотография в копии паспорта сама по себе не делает данные биометрическими. По письму Роскомнадзора от 01.08.2024 № 62450-02-11/77 к биометрии относятся сведения о физиологических особенностях, на основании которых устанавливают личность. Изображение становится биометрией, когда его используют для установления личности: например, охранник сверяет лицо с фото на пропуске. В этом случае действует режим статьи 11 закона № 152-ФЗ.

После увольнения работодатель продолжает хранить документы, которые обязан сохранять по закону. Для копии паспорта основание и срок проверяют отдельно: срок хранения кадрового документа нельзя применять к ней только потому, что они лежат в одной папке.

По части 7 статьи 5 закона № 152-ФЗ данные хранят не дольше, чем нужно для целей обработки, если срок не установлен федеральным законом или договором, стороной которого является субъект. Если кадровик уже включил копию в сформированное архивное дело, не извлекайте листы самостоятельно: поручите ответственному за архив и юристу определить статус документа и назначьте срок решения.

Проверьте бумажные личные дела, кадровую систему, почту, сетевые папки, рабочие переписки, папки загрузок и хранилища подрядчика. После уничтожения бумажной копии сканы могут оставаться в нескольких системах.

1. Назначьте координатора и участников. Кадровик объясняет процесс получения документов, ИТ-специалист находит электронные копии, ответственный за персональные данные и юрист проверяют основания.

2. Составьте перечень мест хранения. Для каждой системы или папки укажите категории работников, ответственного за процесс, получателей данных и сотрудников с доступом.

3. Разделите документы действующих работников, уволенных и кандидатов. Для каждой группы проверьте цели обработки; общий срок без обоснования не устанавливайте.

4. Проверьте каждую группу документов. Запишите цель, правовое основание, причину хранения изображения и дату или событие окончания хранения. Ссылки на «обычную практику» недостаточно.

5. Определите дальнейшие действия. Обоснованное хранение продолжайте; при неправомерной обработке соблюдайте сроки и порядок статьи 21; по спорному архивному документу привлеките юриста и ответственного за архив.

6. Проверьте исполнение решения во всех местах хранения. Получите подтверждения от сотрудников и подрядчиков, которые обрабатывают данные по поручению компании.

7. Зафиксируйте результат и измените процесс сбора, иначе при следующем приёме компания снова получит те же лишние копии.

Результаты удобно вести в рабочем реестре. Образец ниже можно адаптировать, утверждённой государственной формой он не является.

Сроки прекращения обработки и уничтожения установлены статьёй 21 закона № 152-ФЗ и зависят от причины: выявленного нарушения, достижения цели, отзыва согласия или требования работника.

Если работник или Роскомнадзор сообщил о неправомерной обработке, сначала заблокируйте данные на период проверки (часть 1 статьи 21).

Три и десять рабочих дней отсчитывают с даты выявления нарушения, складывать их нельзя. Пример: нарушение выявили в понедельник, 2 марта 2026 года. Прекратить обработку нужно не позднее 5 марта. Уничтожить данные, если правомерность обеспечить невозможно, — не позднее 17 марта: дни с 7 по 9 марта нерабочие.

Если работник требует прекратить обработку, применяйте часть 5.1 статьи 21. Требование исполняют не позднее десяти рабочих дней, кроме случаев, когда обработка ведётся на основаниях из пунктов 2–11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 или части 2 статьи 11. Для обработки по трудовому договору и ТК РФ такое исключение обычно действует. Срок можно мотивированно продлить не более чем на пять рабочих дней.

Если уничтожить данные в сроки по частям 3–5.1 невозможно, их блокируют и уничтожают не позднее шести месяцев, если федеральный закон не устанавливает иной срок (часть 6). Это правило применяется только при реальной невозможности своевременного уничтожения и произвольной отсрочки не даёт.

После устранения нарушения или уничтожения данных работодатель уведомляет работника, а если обращение или запрос направил Роскомнадзор, также уведомляет Роскомнадзор (часть 3 статьи 21).

Порядок подтверждения установлен приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179. При обработке без средств автоматизации оформляют акт. При автоматизированной и смешанной обработке — акт и выгрузку из журнала регистрации событий в информационной системе персональных данных.

В акте указывают оператора, обработчика по поручению при его наличии, людей, чьи данные уничтожены, категории данных, исполнителей и их подписи, способ, причину и дату уничтожения. Для бумажных носителей указывают наименования и количество листов, для автоматизированной обработки — информационные системы. Полный состав реквизитов установлен пунктом 3 требований. Если в выгрузке не хватает сведений, их дополняют в акте по пункту 6.

Акт и выгрузку хранят три года с момента уничтожения данных. Скриншот пустой папки или сообщение «я всё удалил» подтверждением не считаются.

Поручите ИТ-специалисту найти версии файлов и резервные экземпляры, определить способ их уничтожения и проверить, можно ли восстановить удалённые данные вместе с системой. Внутренний график резервирования не продлевает сроки по закону; при невозможности своевременного уничтожения действует часть 6 статьи 21.

Уточните, обрабатывает ли подрядчик данные по поручению работодателя или сам определяет цели обработки. В первом случае согласуйте с ним исполнение решения и получение подтверждений. У самостоятельного оператора могут быть свои основания и сроки, поэтому не обещайте работнику, что по одному письму данные исчезнут во всех внешних организациях.

Пересмотрите инструкцию кадровика и форму передачи сведений работниками. Для каждой операции укажите, что сотрудник предоставляет: реквизиты, изображения определённых страниц или иной документ. Для временного хранения изображения заранее определите дату или событие удаления, ответственного и технический способ уничтожения. Доступ к сканам и к кадровым документам с реквизитами настройте отдельно.

В карточке процесса запишите цель, основание, необходимые сведения, причину хранения копии, место хранения, доступ, срок и действие после его окончания. Используйте карточку при изменении кадровой системы и подключении подрядчика.

Даже если данные переносит сервис распознавания, основание обработки определяет работодатель. В материале о распознавании паспортов описаны различия между изображением, извлечёнными полями и последующей проверкой. При подключении сервиса определите, кто и сколько хранит исходный файл, у кого есть доступ и на каких условиях поставщик обрабатывает данные. Если в процессе лицо сверяют с фото в документе, это обработка биометрии по статье 11 закона № 152-ФЗ. Подключение IDX само по себе не даёт основания хранить копии.

IDX распознаёт реквизиты документов 254 стран и территорий. В базе IDX более 16 800 шаблонов документов, текст распознаётся более чем на 138 национальных языках. IDX читает латиницу, кириллицу, арабское письмо, иероглифы и другие системы письма.

Хотите ускорить процесс проверки личности и документов?

Отправьте заявку и мы свяжемся с вами в ближайшее время

Отправить

• Можем ли мы назвать конкретную законную цель хранения?

• Определили ли мы правовое основание обработки?

• Обосновали ли мы необходимость изображения и проверили, достаточно ли отдельных реквизитов?

• Проверили ли мы, какие страницы и сведения нужны?

• Установили ли мы все места хранения, получателей и сотрудников с доступом?

• Определили ли мы срок или событие окончания хранения?

• Назначили ли мы ответственного за исполнение решения и подтверждение уничтожения?

Согласие — одно из законных оснований обработки по части 1 статьи 6 закона № 152-ФЗ, но оно не снимает требования о неизбыточности. По части 5 статьи 5 объём данных должен соответствовать заявленной цели. Работодатель должен объяснить, для какой операции нужно именно изображение, какие страницы и на какой срок. Позиции расходятся: Роструд допускал хранение копии с согласия работника, а суды и Роскомнадзор в ряде дел признавали такое хранение избыточным.

Нет. По статье 65 ТК РФ кандидат предъявляет паспорт при заключении трудового договора, а работодатель вносит сведения о документе в договор по статье 57 ТК РФ. Общей обязанности хранить копию паспорта каждого работника закон не устанавливает. Исключение касается государственных гражданских служащих: копию паспорта приобщают к их личному делу по подпункту «г» пункта 16 Положения, утверждённого Указом Президента РФ № 609. На работников коммерческих организаций это правило не распространяется.

Нарушение части 5 статьи 5 закона № 152-ФЗ квалифицируют по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. С 30 мая 2025 года штраф для граждан составляет 10–15 тыс. руб., для должностных лиц — 50–100 тыс. руб., для организаций — 150–300 тыс. руб. За повторное нарушение по части 1.1 — 15–30 тыс., 100–200 тыс. и 300–500 тыс. руб. соответственно. В деле управления Роскомнадзора по Амурской области 2025 года суд назначил предупреждение, но дело рассматривали до вступления поправок.

Принцип неизбыточности по статье 5 закона № 152-ФЗ действует независимо от числа страниц. Даже для одного разворота работодатель обосновывает, почему нужно изображение и почему недостаточно отдельных реквизитов в договоре. Если законная процедура требует других страниц, например миграционный учёт иностранца по пункту 28.1 Правил, утверждённых постановлением Правительства РФ № 9, состав копий определяют по требованиям этой процедуры, а не по привычке кадровой службы.

Уточните, для какого обращения работник направил фото и нужно ли изображение для ответа. Самостоятельная отправка не даёт права хранить файл бессрочно и не делает его частью постоянного досье. Определите цель и основание обработки по статьям 5 и 6 закона № 152-ФЗ, а когда цель достигнута, уничтожьте изображение в срок по части 4 статьи 21. Проверьте также почту и рабочие чаты: дубликаты часто остаются там после удаления основного файла.

Сама по себе нет. По письму Роскомнадзора от 01.08.2024 № 62450-02-11/77 к биометрии относятся сведения о физиологических особенностях, на основании которых устанавливают личность. Изображение становится биометрией, когда его используют для установления личности, например когда лицо сверяют с фото в документе. В этом случае действует режим статьи 11 закона № 152-ФЗ. Ранее письмо Роскомнадзора от 10.02.2020 содержало противоположную позицию, поэтому формулировку 2024 года подают как актуальную позицию ведомства.

Требования удалить копию в день увольнения нет. Если копия не входит в архивное дело и другой цели обработки нет, цель считается достигнутой: по части 4 статьи 21 закона № 152-ФЗ данные уничтожают в срок не более 30 дней. Документы с установленным сроком хранения, например трудовой договор с паспортными реквизитами, сохраняют по своим правилам. Если копия уже подшита в сформированное архивное дело, её статус определяют ответственный за архив и юрист.

Сроки установлены статьёй 21 закона № 152-ФЗ. Выявленную неправомерную обработку прекращают не позднее трёх рабочих дней с даты выявления. Если обеспечить правомерность невозможно, данные уничтожают не позднее десяти рабочих дней с той же даты: сроки не складываются. При достижении цели или отзыве согласия, если другого основания нет, срок — не более 30 дней. Если уничтожить данные вовремя невозможно, их блокируют и уничтожают не позднее шести месяцев по части 6.

Порядок установлен приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179. При обработке без средств автоматизации оформляют акт об уничтожении. При автоматизированной и смешанной обработке нужны акт и выгрузка из журнала регистрации событий в информационной системе персональных данных. В акте указывают оператора, субъектов, категории данных, исполнителей, способ, причину и дату уничтожения. Акт и выгрузку хранят три года. Скриншот пустой папки подтверждением не считается.

Нет. Требования закона № 115-ФЗ к идентификации клиентов касаются клиентов организации, а не её работников. Даже банк или другая организация финансового рынка определяет основание обработки данных сотрудников отдельно: по статье 6 закона № 152-ФЗ и статье 86 ТК РФ. Ссылка на «требования ПОД/ФТ» не обосновывает хранение копий паспортов в личных делах. Если копию запросил банк или страховщик, работодатель проверяет состав, цель и основание передачи и отдельно решает, нужен ли ему свой экземпляр.

Настроить распознавание документов сотрудников

Распознавание переносит реквизиты паспорта в поля системы, и кадровой службе не нужно хранить скан ради ввода данных.

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Реклама: ООО «Системы управления идентификацией», ИНН 7709982222, erid: 2W5zFJSddU6