С начала осени в России вступает в силу федеральный закон № 140-ФЗ об обязательном оформлении перевозочных документов в электронном виде. Бумажные документы будут разрешены только в исключительных случаях, которые отдельно определит Минтранс.
В электронный формат переходят восемь видов документов:
транспортная накладная;
заказ (заявка) на перевозку;
экспедиторская расписка;
поручение экспедитору;
складская расписка;
путевой лист;
железнодорожная накладная;
авиационная накладная.
Требование распространяется на всех участников логистической цепочки: грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов и получателей. Обмен документами производится через государственную систему ГИС ЭПД или операторов ЭДО с использованием электронной подписи.
Как работает ЭДО в логистике
Грузоотправитель формирует электронный документ в своей учетной системе или сервисе оператора ЭДО.
Документ подписывается электронной подписью и отправляется контрагенту.
Перевозчик или экспедитор получает документ, проверяет данные и также подписывает его.
Документ автоматически передается в ГИС ЭПД и фиксируется в системе.
В процессе перевозки в документ могут вноситься изменения или отметки (например, о приемке груза).
После завершения перевозки документ подписывается всеми сторонами и получает финальный статус.
Данные хранятся в системе и доступны для проверки государственными органами.
Для чего это нужно
Электронные документы позволяют государству отслеживать перевозки в режиме реального времени, сокращать долю «серых» схем и повышать собираемость налогов. Данные доступны сразу, без длительных запросов и бумажного обмена между ведомствами. Для бизнеса основной позитивный эффект от электронного документооборота в логистике – удобство и скорость обмена данными между участниками перевозок.
Логистическая сфера успешно вливается во всеобщий тренд на цифровизацию. В 2024 году Группа компаний Б1 провела исследование по развитию электронного документооборота в России среди представителей среднего и крупного бизнеса. 98% респондентов отметили, что они или уже внедрили ЭДО в свою повседневную деятельность, или находятся в процессе внедрения.
Интерес бизнеса к электронным перевозочным документам также подтвержден исследованиями. В опросе от Б1 37% респондентов из транспортной сферы уже полноценно использовали электронные транспортные накладные в работе. По данным Минтранса, в начале 2025 года в ГИС ЭПД было зарегистрировано почти 10 миллионов документов, что уже более чем в два раза превысило показатель 2024 года. На начало 2026 года количество ЭПД в системе – более 30 миллионов. Ежемесячно оформляется свыше 1,7 миллиона документов. Хотя размещение документов в системе пока идет на добровольной основе, статистика говорит о том, что логистический рынок массово переходит на цифровой формат.
На практике внедрение ЭПД часто сопровождается типовыми ошибками. Они не всегда связаны с законодательством, но напрямую влияют на скорость перевозок, обмен документами и расчеты с контрагентами.
Ниже – ключевые риски, с которыми сталкивается бизнес при переходе на электронные перевозочные документы.
Ошибка | Последствия | Как избежать |
Нет интеграции с ГИС ЭПД | Задержки оплат, простои, риск штрафов | Настроить обмен через оператора ЭДО, протестировать |
Сбои в ИТ-инфраструктуре | Простои, риск штрафов | Дублирующие каналы (мобильный ЭДО), резерв УКЭП; мониторинг. |
Отсутствие или просрочка УКЭП/МЧД | Невозможность подписания документов, срыв отгрузок, задержки оплат, риск штрафов | Провести аудит сертификатов, настроить МЧД |
Несовместимость с контрагентами | Разрыв цепочки обмена, задержки | Проверить готовность партнеров, настроить роуминг |
Отсутствие тестов | Сбои при запуске | Пробный запуск 1-2 маршрутов: ЭТрН → ЭПЛ → приемка; анализ логов ошибок. |
Неподготовленный персонал | Ошибки в накладных, отказы водителей, риск штрафов | Провести обучение, отработать популярные сценарии |
Риски ошибок и сложности с интеграцией ЭПД можно свести к минимуму. Для этого существуют различные готовые решения, позволяющие грамотно организовать и автоматизировать обмен электронными документами, например, 1С-ЭПД.
Готовы ли вы к переходу на ЭПД?
С учетом требований закона компаниям важно заранее оценить свои процессы и инфраструктуру. Чтобы понять, насколько ваша организация готова к использованию ЭПД на постоянной основе, мы составили чек-лист для самопроверки.
Этот подробный шаблон поможет компаниям проверить готовность к обязательному переходу на электронные перевозочные документы. Оцените каждый пункт по шкале от 0 до 10, где 0 – полностью отсутствует, 10 – полностью внедрено и протестировано. В конце рассчитайте общий балл.
Блок 1: Законодательная и стратегическая готовность
Команда осведомлена о законодательных требованиях: 259-ФЗ, ПП РФ №931, форматы ЭПД (ЭТрН, ЭПЛ, заявки).
Выявлены все документы, подлежащие переводу в электронный вид.
Есть утвержденный план с этапами и дедлайнами (ример: до марта 2026 года – тестирование, до июля – полная интеграция).
Все участники рабочих процессов есть в реестрах ГИС ЭПД (перевозчики, экспедиторы и пр.).
Блок 2: Техническая инфраструктура
Все ответственные сотрудники обеспечены УКЭП, внедрена работа с МЧД.
Есть учетная система (1С, TMS) с поддержкой ЭДО и API для ГИС ЭПД.
Налажена интеграция с операторами ЭДО, есть возможность роуминга между системами, настроен двусторонний обмен.
Все водители обеспечены смартфонами/планшетами с приложениями для QR-сканирования и подписания документов.
Предусмотрены резервные сценарии работы при сбоях и отсутствии связи.
Блок 3: Процессы и персонал
Транспортные накладные формируются автоматически на основе заказов.
Персонал прошел обучение по работе с ЭПД, в том числе, на практических сценариях.
Проведено успешное тестирование обмена пилотными ЭТрН с 3-5 ключевыми контрагентами.
Автоматизирован сбор и проверка данных о перевозках: пробег, вес, маршруты и т.д.
Блок 4: Финансовые аспекты
Технико-экономическое обоснование: рассчитана экономия (время, бумага, штрафы) от внедрения ЭПД.
Выделены средства на УКЭП, интеграцию, обучение сотрудников.
Не менее 80% партнеров готовы к переходу на ЭПД (проведен опрос/тесты).
Теперь рассчитаем итог: сумма баллов / 40 × 100 = % готовности.
Менее 50%: высокий риск срыва перехода на ЭПД, рекомендовано провести аудит и тесты.
50-79%: частичная готовность, необходимо проработать уязвимые зоны.
80–100%: высокая готовность, можно переходить к масштабированию.
Реклама: ООО «Инфостарт-Сервис», ИНН 7816642037, erid: 2W5zFK1U8M7
