Отчет комиссионера за 2 клика: как бухгалтеру сократить ручную работу с отчетами Wildberries и Ozon

Бизнес селлеров растет быстро: сегодня компания торгует на Wildberries, завтра выходит на Ozon, а через месяц добавляет Яндекс Маркет, Мегамаркет или еще одну площадку. Для предпринимателя это новые каналы продаж, а для бухгалтера — больше отчетов, возвратов, комиссий, сверок и документов.

Каждая площадка отдает данные в своем формате. Артикулы на маркетплейсе могут не совпадать с номенклатурой в 1С. В отчетах появляются возвраты, компенсации, счета-фактуры, продажи юрлицам, разные ставки НДС и дополнительные строки, которые нужно корректно отразить в учете.

В итоге знакомая многим картина: пятница вечер, период надо закрывать, а бухгалтер вручную сопоставляет «Швабра синяя-1» из отчета маркетплейса с «Швабра_Син_ВБ» в базе 1С, чтобы сформировать отчет комиссионера о продажах.

Такую работу можно упростить с помощью специализированной обработки для 1С — «Маркетплейсного загрузчика».

«Маркетплейсный загрузчик» — это обработка для 1С, которая загружает поддерживаемые отчеты маркетплейсов из файлов XLSX и ZIP, а в отдельных сценариях использует API. На выходе пользователь получает сформированные документы в 1С: например, отчет комиссионера, передачи, возвраты, списания, компенсации или счета-фактуры.

Решение работает в популярных конфигурациях 1С:

• 1С:Бухгалтерия 3.0, в том числе КОРП;

• 1С:Управление торговлей 11;

• 1С:Комплексная автоматизация;

• 1С:ERP;

• 1С:Управление нашей фирмой.

Поддерживаются Wildberries, Ozon, Яндекс Маркет, Мегамаркет, AliExpress, Детский мир, Магнит Маркет, Лемана Про, Lamoda, Летуаль, Золотое Яблоко, Авито, Kaspi и другие площадки.

Когда маркетплейс один, а заказов немного, бухгалтер может какое-то время справляться вручную. Но при росте количества площадок и SKU ручной перенос данных начинает занимать все больше времени.

Обычно приходится отдельно разбирать:

• продажи;

• возвраты;

• комиссии маркетплейса;

• передачу товаров комиссионеру;

• возврат от комиссионера;

• списания и акты утилизации;

• компенсации и декомпенсации;

• счета-фактуры;

• продажи юридическим лицам;

• сопоставление товаров из отчета с номенклатурой в 1С.

Чем больше строк в файле, тем выше риск ошибки: не тот артикул, неверная сумма, пропущенный возврат, некорректная ставка НДС или несопоставленная номенклатура.

Задача загрузчика — не заменить бухгалтера, а убрать из процесса самую трудоемкую часть: ручной перенос строк из файлов маркетплейсов в документы 1С.

Процесс можно описать в несколько шагов.

1. Пользователь скачивает отчет из личного кабинета маркетплейса.

2. Открывает «Маркетплейсный загрузчик» в 1С.

3. Выбирает нужный файл XLSX или ZIP.

4. Нажимает кнопку формирования.

5. Проверяет сформированный документ: суммы, номенклатуру, НДС, комиссии, найденные и ненайденные позиции.

6. Записывает документ в базу.

Важно, что сформированный документ можно проверить до записи. Это удобно для бухгалтера: обработка не превращается в «черный ящик», а помогает быстрее подготовить документ и оставить контроль за пользователем.

Ниже пример сформированного документа — отчета комиссионера в 1С.

Одна из самых частых проблем при работе с маркетплейсами — разные названия и артикулы товаров.

Например, в 1С товар называется broombroom, на Wildberries — broombroom-1, а на Ozon — broombroom-2. При ручной обработке такие различия приходится отслеживать вручную или вести отдельные таблицы соответствий.

В загрузчике предусмотрены разные варианты поиска номенклатуры. Товар можно сопоставлять:

1. по штрихкоду производителя;

2. по штрихкоду маркетплейса;

3. по артикулу поставщика;

4. по артикулу маркетплейса;

5. по коду номенклатуры;

6. по наименованию с шаблоном;

7. по файлу соответствия SKU;

8. по идентификатору маркетплейса;

9. по любому реквизиту номенклатуры;

10. по таблицам и регистрам соответствий.

Также можно использовать настройки изменения колонок. Например, если артикул на площадке отличается от артикула в 1С на несколько символов, можно настроить правило обработки, чтобы программа искала исходный артикул корректно.

Это помогает уменьшить количество строк с ошибкой «Номенклатура не найдена» и ускоряет проверку документа.

Загрузчик работает не только с продажами. В зависимости от конфигурации 1С и конкретного маркетплейса можно формировать разные документы товародвижения и учета:

1. отчет комиссионера;

2. передачу комиссионеру;

3. возврат от комиссионера;

4. уведомления о выкупе;

5. списания;

6. акты утилизации;

7. компенсации;

8. декомпенсации;

9. поступления товаров;

10. документы по ЭДО;

11. счета-фактуры;

12. документы по продажам юридическим лицам.

Это особенно важно для компаний, которым нужно не просто загрузить выручку, а вести товарный и бухгалтерский учет в 1С.

Для компаний на ОСНО и для тех, кто работает с продажами юридическим лицам, важно корректно отражать счета-фактуры и контрагентов.

Загрузчик умеет обрабатывать реестры счетов-фактур с Wildberries, Ozon и Яндекс Маркета, а также создавать контрагентов: индивидуальных предпринимателей и юридических лиц.

Для пользователей на УСН также можно настроить особенности учета. Например, при работе с возвратами можно управлять тем, как расходы отражаются в учете: принимаются они или не принимаются.

Если компании нужен управленческий или складской учет без сложной бухгалтерской аналитики по нескольким юрлицам, можно использовать упрощенный сценарий: загружать данные на одну выбранную организацию и применять обработку для контроля движений товаров, остатков, возвратов, компенсаций и списаний.

Маркетплейсы регулярно меняют форматы отчетов, структуру файлов, API-протоколы и методы обмена данными. Из-за этого любая обработка, которая работает с такими файлами, должна обновляться.

Поэтому при выборе решения важно смотреть не только на список текущих функций, но и на поддержку обновлений. В «Маркетплейсном загрузчике» предусмотрены обновления под новые форматы отчетов и требования площадок. Если маркетплейс меняет структуру файла, пользователю важно установить актуальную версию обработки.

Решение будет полезно:

• бухгалтерам, которые ведут продавцов на маркетплейсах;

• аутсорсинговым бухгалтериям;

• селлерам, работающим сразу с несколькими площадками;

• интернет-магазинам с большим количеством SKU;

• компаниям, которым важно вести товарный учет в 1С;

• специалистам 1С, которые помогают клиентам автоматизировать учет маркетплейсов.

Особенно заметный эффект будет у тех, кто работает не с одной площадкой, а сразу с несколькими: например, Wildberries, Ozon и Яндекс Маркетом. В этом случае ручная обработка отчетов быстро становится узким местом.

Перед началом работы стоит проверить:

1. какие маркетплейсы используются;

2. какие именно отчеты нужно загружать;

3. в какой конфигурации 1С ведется учет;

4. как настроена номенклатура;

5. есть ли единый порядок по артикулам и штрихкодам;

6. какие документы нужно формировать: только отчет комиссионера или еще передачи, возвраты, списания, компенсации и счета-фактуры;

7. какой налоговый режим используется;

8. нужно ли учитывать продажи юридическим лицам.

Если в базе 1С уже есть порядок с номенклатурой, артикулами и складами, внедрение пройдет быстрее. Если номенклатура ведется хаотично, сначала стоит настроить правила поиска и сопоставления.

Пример типовой настройки одного пользователя в загрузчике:

Да. Решение можно проверить на своих файлах до покупки.

Доступен 30-дневный пробный период, а также бесплатная загрузка поддерживаемых файлов до 50 полезных строк. Это удобно, если нужно сначала посмотреть, как обработка работает именно с вашими отчетами Wildberries, Ozon, Яндекс Маркета или других площадок.

Лицензирование устроено по маркетплейсам: если компания работает только с Ozon, можно приобрести лицензию только для Ozon. Если позже добавляется Wildberries или Яндекс Маркет, нужную лицензию можно докупить отдельно.

Подробнее о возможностях и условиях тестирования можно посмотреть на странице продукта.

Маркетплейсы помогают продавцам расти, но для бухгалтерии создают отдельный слой ручной работы: разные файлы, разные форматы, комиссии, возвраты, счета-фактуры, юрлица и постоянное сопоставление номенклатуры.

«Маркетплейсный загрузчик» помогает перевести эту работу в более управляемый процесс: скачать отчет, загрузить файл в 1С, проверить сформированный документ и записать его в базу.

Для бухгалтера это меньше ручного ввода и меньше риска ошибиться в строках Excel. Для бизнеса — быстрее закрытый период и более прозрачный учет продаж по маркетплейсам.

Узнать подробнее и скачать бесплатную версию «Маркетплейсного загрузчика».

Реклама: ООО «Инфостарт-Сервис», ИНН: 7816642037, erid: 2W5zFH1PbDK