Как подтвердить оплату труда за прошлые периоды, если потеряли документы

Компания обязана хранить документы по зарплате в течение определенного срока, в зависимости от вида. Однако на практике их часто теряют. Например, при переезде или смене собственника. Что делать, если архивные записи восстановить не получается?

Как подтвердить оплату труда за прошлые периоды, если потеряли документы

Ситуация

Компания потеряла документы по оплате труда за прошлые периоды. Восстановить удалось расчетные ведомости с весны 2010. Но выяснилось, что нет документов за 1990-е и 2000-е годы. А именно они подтверждали оплату. Как в таком случае доказывать надзорным органам, что все было по закону, и работникам платили вовремя?

На этот вопрос нам ответила Елена Кожемякина, управляющий партнер юридической фирмы BLS.

Что об утрате документов говорит закон

Расчетно-платежные ведомости относятся к документам первичного учета. И к ним, в том числе, относятся требования по срокам и правилам хранения.

Документы для начисления и уплаты страховых взносов (расчетно-платежные ведомости (Т-49), ведомости (Т-51), платежные поручения на уплату взносов, больничные) компания должна хранить 6 лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК). А при отсутствии счетов — 75 или 50 лет в зависимости от того, закрыты документы соответственно до 2003 или позже.

Запросить архивные документы по зарплате вправе ПФР, чтобы подтвердить стаж работника для назначения пенсии, и налоговая служба при проведении проверки.

За грубое нарушение требований к бухучету, в т. ч. финансовой отчетности должностных лиц оштрафуют до 10 тыс. рублей (ст. 15.11 КоАП). Под грубым нарушением закон понимает отсутствие первичных учетных документов в течение сроков хранения. Привлечения к ответственности по этому основанию могут в течение одного года со дня нарушения (ст. 4.5 КоАП).

Кроме того, налоговики вправе оштрафовать компанию на 10 тыс. рублей за отсутствие первичных документов (ст. 120 НК). Срок давности по этому нарушению составляет три года со дня совершения или следующего дня после окончания налогового периода, в течение которого совершено правонарушение (ст. 113 НК). Поэтому подобных нарушений в кадровом учете лучше избегать.

В случае утраты документов бухучета, например гибели или пропажи, а также их порчи, приводящей к невозможности использования, компания обязана принять все возможные меры по их восстановлению. Какие именно это меры, закон не уточняет. Но есть способ разобраться в этом вопросе.

Как руководителю восстанавливать документы

При утрате первичных учетных документов руководитель организации создает комиссию по расследованию причин пропажи или гибели. Решение директор оформляет приказом по организации в произвольной форме. В приказе необходимо указать перечень мероприятий. Например: разобраться в причинах утраты документов, направить запросы, назначить ответственные лица, определить формы отчетности и т. д. Как правильно оформить этот и другие документы кадрового учета, смотрите здесь.

Комиссия исполняет приказ руководителя. Прежде всего, устанавливает причины утраты. Установив причины, комиссия составляет акт. В акте должен быть перечень утраченных документов, причины утраты и действия, которые предприняли для восстановления архива.

Альтернативный способ восстановить информацию

Подтвердить оплату за прошлый период можно, если компания вела дополнительный учет выдачи зарплаты. Или если в этот период кому-либо перечисляли зарплату на карту. Эту информацию даст банк. А в будущем стоит перейти на электронный кадровый учет.