Кадровые документы

Как подтвердить оплату труда за прошлые периоды, если потеряли документы

Компания обязана хранить документы по зарплате в течение определенного срока, в зависимости от вида. Однако на практике их часто теряют. Например, при переезде или смене собственника. Что делать, если архивные записи восстановить не получается?
4,9 тыс. 2,1 тыс.
Как подтвердить оплату труда за прошлые периоды, если потеряли документы

Ситуация

Компания потеряла документы по оплате труда за прошлые периоды. Восстановить удалось расчетные ведомости с весны 2010. Но выяснилось, что нет документов за 1990-е и 2000-е годы. А именно они подтверждали оплату. Как в таком случае доказывать надзорным органам, что все было по закону, и работникам платили вовремя?

На этот вопрос нам ответила Елена Кожемякина, управляющий партнер юридической фирмы BLS.

Что об утрате документов говорит закон

Расчетно-платежные ведомости относятся к документам первичного учета. И к ним, в том числе, относятся требования по срокам и правилам хранения.

Документы для начисления и уплаты страховых взносов (расчетно-платежные ведомости (Т-49), ведомости (Т-51), платежные поручения на уплату взносов, больничные) компания должна хранить 6 лет (). А при отсутствии счетов — 75 или 50 лет в зависимости от того, закрыты документы соответственно до 2003 или позже.

Запросить архивные документы по зарплате вправе ПФР, чтобы подтвердить стаж работника для назначения пенсии, и налоговая служба при проведении проверки.

За грубое нарушение требований к бухучету, в т. ч. финансовой отчетности должностных лиц оштрафуют до 10 тыс. рублей (). Под грубым нарушением закон понимает отсутствие первичных учетных документов в течение сроков хранения. Привлечения к ответственности по этому основанию могут в течение одного года со дня нарушения ().

Кроме того, налоговики вправе оштрафовать компанию на 10 тыс. рублей за отсутствие первичных документов (). Срок давности по этому нарушению составляет три года со дня совершения или следующего дня после окончания налогового периода, в течение которого совершено правонарушение (). Поэтому подобных нарушений в кадровом учете лучше избегать.

В случае утраты документов бухучета, например гибели или пропажи, а также их порчи, приводящей к невозможности использования, компания обязана принять все возможные меры по их восстановлению. Какие именно это меры, закон не уточняет. Но есть способ разобраться в этом вопросе.

Как руководителю восстанавливать документы

При утрате первичных учетных документов руководитель организации создает комиссию по расследованию причин пропажи или гибели. Решение директор оформляет приказом по организации в произвольной форме. В приказе необходимо указать перечень мероприятий. Например: разобраться в причинах утраты документов, направить запросы, назначить ответственные лица, определить формы отчетности и т. д. Как правильно оформить этот и другие документы кадрового учета, смотрите здесь.

Комиссия исполняет приказ руководителя. Прежде всего, устанавливает причины утраты. Установив причины, комиссия составляет акт. В акте должен быть перечень утраченных документов, причины утраты и действия, которые предприняли для восстановления архива.

Альтернативный способ восстановить информацию

Подтвердить оплату за прошлый период можно, если компания вела дополнительный учет выдачи зарплаты. Или если в этот период кому-либо перечисляли зарплату на карту. Эту информацию даст банк. А в будущем стоит перейти на электронный кадровый учет.

Новая подборка по кадровому учёту

Разбираемся в нюансах с нуля

Станьте первоклассным специалистом

Заполните форму и узнайте подробнее

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Комментарии

3
    • Евгений Тимин

      Да, получается, что, если не восстановить документы, то никак (

      • Наталия

        эххх, жаль! а я так надеялась))) и заголовок такой заманчивый)))

Принят закон о свободном доступе провайдеров в многоквартирные дома

Теперь жители могут свободно выбирать нужного им провайдера и заключать индивидуальный договор.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Расходы на ремонт служебных автомобилей выросли на 25%

Общая сумма госконтрактов по ремонту и обслуживанию автомобилей выросла до 30 млрд рублей, а число торгов увеличилось на 5%.

УСН

Минфин: при торговле через маркетплейсы на УСН агентское вознаграждение тоже идет в доход

При УСН есть закрытый перечень доходов, которые не учитывают для налогообложения. Эта норма не предусматривает уменьшение доходов принципалов на вознаграждение, которое они платят агентам.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Основные изменения по НДС в 2023–2024 

Большинство последних новаций по налогу на добавленную стоимость являются «отраслевыми». Поправки касаются застройщиков, экспортеров, рестораторов, туроператоров, продавцов детских товаров и даже перекупщиков б/у авто. В статье собрали для вас самые важные изменения на 2023–2024 гг.

Основные изменения по НДС в 2023–2024 

Будут изменения по имущественным налогам: обзор от ФНС

В НК внесут поправки, направленные на повышение эффективности налогообложения имущества.

Верховный суд РФ может изменить практику назначения выездных налоговых проверок

Мнение налогового адвоката о судебном иске к ФНС о незаконности налоговой проверки.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
19
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Бухотчетность составляют в тысячах рублей. Опрос про ошибки из-за округлений

До 1 апреля компании должны сдать бухотчетность за 2023 год.

117
Кадры

Четверть компаний отказывают в найме соискателям с долгами

Чаще всего кредитную историю проверяют у менеджеров по работе с клиентами, специалистов по продажам и закупкам.

55

💥Госзакупки. Как компании не попасть в реестр недобросовестных поставщиков

Компания выиграла тендер на госзакупку, но по каким-то причинам не смогла выполнить контракт — это прямая дорога в реестр недобросовестных поставщиков (РНП). Расскажем, какие аргументы и обстоятельства помогут избежать реестра, сохранить репутацию и деньги компании. Забирайте подсказки от редакции.

Иллюстрация: Вера Ревина/«Клерк»
6
124

В сервис «Прозрачный бизнес» ФНС добавила спецрежим ИП. Пользователи: наконец-то! + опрос

Теперь через сервис ФНС «Прозрачный бизнес» любой желающий может узнать, какие специальные налоговые режимы применяет ИП.

Нашлась биржа, которая сфокусируется на IPO попавших под санкции промышленных компаний

СПБ Биржа начала заниматься IPO российских промышленников, попавших в те же санкционные списки, что и СПБ Биржа.

Шведский бизнес Avito переехал в Калининградскую область

Шведская компания Avito AB провела редомициляцию и теперь будет зарегистрирована как международная компания в специальном административном регионе.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Как предпринимателю выйти из операционки: пошаговая инструкция

Сосредоточение в своих руках всех процессов, желание все сделать самому — проблема многих предпринимателей. В результате попытки охватить все не остается времени на разработку новой, более продуктивной стратегии. Чтобы разгрузить себя и заниматься более глобальными бизнес-задачами, владельцу бизнеса нужно научиться делегировать.

Как предпринимателю выйти из операционки: пошаговая инструкция
22
Отпуска

Сотрудник не может переносить отпуск, если у него заболел ребенок

Продлить или перенести ежегодный оплачиваемый отпуск разрешено только если заболел сам сотрудник, а не его ребенок.

Как исправить ошибку в уведомлении по ЕНП в 2024 году. Когда налоговая не начислит пени

Налоговики не всегда начисляют пени из-за ошибок в уведомлениях по ЕНП. Но в интересах бизнеса их всё-таки исправить. Подробно и на конкретных примерах рассказали, как это сделать.

Как исправить ошибку в уведомлении по ЕНП в 2024 году. Когда налоговая не начислит пени

Песков: нейросети в руках недобросовестных людей — еще одна большая угроза

Заместитель руководителя администрации президента РФ, пресс-секретарь В. Путина Дмитрий Песков заявил, что нейросети в руках недобросовестных людей или террористов могут стать грозным оружием.

👫 На одну штатную единицу можно принять двух полставочников. Эксперт: запрета нет, и Верховный Суд это косвенно подтверждает

Ранее Роструд заявлял, что одну должность не могут делить между собой два человека по полставки каждый, должно быть 2 должности. Теперь поступили новые вводные.

363

Шестиугольник управления проектами. Что это такое и для чего нужен

Управление любым проектом представляет собой многоуровневый процесс, имеющий множество составляющих. Как минимум он включает в себя планирование, мотивацию, материальное и прочее обеспечение, а также контроль исполнительных процессов.

Шестиугольник управления проектами. Что это такое и для чего нужен
1
22

ФНС объяснила, какой ОКТМО указывать в ЕНП-уведомлении по налогу на имущество

В уведомлении по ЕНП при указании кода ОКТМО надо учитывать особенности исчисления и уплаты налогов.

Интересные материалы

🎓 Уже завтра бухгалтеры узнают, как Минтруд и ФНС будут бороться со скрытыми сотрудниками

Подготовьтесь к проверкам и запросам по сотрудникам и уберегите себя от штрафов.