ЭДО — самый эффективный способ обмена данными между физическими и юридическими лицами. С помощью ЭДО можно передавать документы поставщикам и покупателям, направлять сведения в государственные структуры и сдавать отчетность, получать ответы на запросы и выписки, контролировать и согласовывать договоры.
Навык работы с ЭДО нужен каждому бухгалтеру, кадровику и руководителю. Это незаменимый инструмент для того, чтобы легко работать с большим количеством информации и решать много задач одновременно. ЭДО помогает быстро собирать данные по компании, составлять отчетность и направлять ее партнерам и госорганам, согласовывать документы и проводить все операции по четкому порядку — без перебоев и потерь.
Чтобы максимально эффективно справляться с работой нужно знать все особенности и внутренние характеристики платформ ЭДО, которые использует компания. Вместе с разработчикам разбираем три самых популярных в России системы Saby, Такском и Контур.Диадок.
Saby (СБИС)
В Saby реализованы все виды электронного документооборота, включая:
обмен документами с контрагентами, в том числе международными;
внутренний ЭДО (перевод любых бизнес-процессов компании в электронный вид);
взаимодействие с государственными органами, включая сдачу отчетности и работу с госсистемами, такими как «Честный знак», «Меркурий», ЕГАИС, прослеживаемость.
Также в Saby есть возможность вести кадровый и транспортный ЭДО. Электронный документооборот значительно оптимизирует бизнес-процессы, а Saby позволяет сделать это максимально эффективно.
На главной странице собраны полезные виджеты, которые сразу показывают:
сколько входящих документов находится в работе;
по каким исходящим документам вы ждете ответа.
Прямо с главной страницы вы можете создать новый документ или загрузить уже имеющийся. Для настройки главной страницы перейдите в «Магазин виджетов», где доступно более 50 инструментов для работы. Лишние виджеты можно удалить, а нужные — добавить.
Saby поддерживает множество интеграционных модулей, например:
с интернет-магазинами и маркетплейсами;
с учетными системами.
В Saby реализована возможность массовой обработки документов. Одной кнопкой можно:
утвердить или отклонить документы,
аннулировать,
выгрузить в учетную систему.
Если какие-то ваши контрагенты еще присылают документы на бумаге, Saby Docs поможет перевести их в электронный вид и сохранить в электронный архив. Для этого достаточно отсканировать или сфотографировать документ и загрузить его в систему.
В разделе «Контрагенты» доступна информация о любой компании в стране, а также оценка ее надежности. В Saby доступна функция доверия, которая позволяет использовать подпись без физической передачи носителя, также программа поддерживает дистанционное подписание: ваш ключ может физически находиться на рабочем компьютере, а вы сможете подписывать документы из другого места.
Для работы с МЧД в Saby существует отдельный реестр доверенностей, где все МЧД распределены по статусам и организациям.
В мастере создания доверенности из одного окна оформить документ сразу и для взаимодействия с госорганами, и для бизнеса. Saby поддерживает полный классификатор полномочий с удобным поиском. Дополнительной функцией этого раздела являются доверенности на выдачу товарно-материальных ценностей (ТМЦ).
Контур.Диадок
Сервис электронного документооборота Контур.Диадок позволяет обмениваться любыми документами: счетами-фактурами, актами, договорами и другими. Все действия фиксируются, статусы документов можно отслеживать, исключая потери данных. Все файлы хранятся в одном месте, а для поиска нужного достаточно пары кликов.
Сервис Контур.Диадок проводит автоматические расчеты (например, зарплаты, больничные, декретные), обработка документов по сделкам и проверка контрагентов.
Пользователям доступна проверка формата и оформления при отправке формализованных документов (например, счетов-фактур, УПД). Система проверяет:
Легитимность и срок действия сертификатов электронной подписи.
Корректность формата и заполнение всех необходимых полей документа.
При наличии ошибок система либо предлагает исправить документ, либо не позволяет отправить его. Это минимизирует число недочетов и вероятность отказа налоговой инспекции в приеме документов из-за ошибок.
Выгружайте электронные документы из Диадока и отправляйте в ИФНС через любую систему интернет-отчетности.
Контур.Диадок позволяет безопасно вести электронный документооборот с контрагентами, участвовать в государственных закупках и тендерах. Большим преимуществом является интеграция с программами 1С и другими системами.
Дополнительные возможности:
Распределение входящей документации. Документы можно маршрутизировать по подразделениям, филиалам или конкретным сотрудникам.
Закрытые пакеты документов. При отправке пакета документов его можно зашифровать и ограничить доступ к файлам, включая установку ограничений по IP-адресу.
Такском-Файлер
Такском-Файлер — это онлайн-сервис для организации электронного документооборота с контрагентами. Он поддерживает автоматический роуминг, позволяющий обмениваться электронными документами с большинством контрагентов, использующих другие сервисы ЭДО.
С помощью Такском-Файлер можно организовать электронный документооборот трех видов:
Обмен неформализованными документами.
Документы, подписанные отправителем: заказы, счета, накладные и пр.Обмен документами, подписанными обеими сторонами.
Например: договоры, соглашения, акты выполненных работ и др.Обмен формализованными документами.
Документы с установленной структурой, такие как:счета-фактуры,
универсальный передаточный документ (УПД),
универсальный корректировочный документ (УКД) и др.
Система применяет специальные технологии, которые обеспечивают:
защиту содержания электронных документов от несанкционированного просмотра третьими лицами,
однозначную идентификацию участников системы — отправителей электронных документов,
защиту электронных документов от несанкционированных изменений (таких как внесения корректировок после подписания),
корректное разрешение спорных ситуаций.
Сервис Такском-Файлер предоставляет обширные возможности для организации электронного документооборота:
добавление контрагентов и получение приглашений для взаимодействия,
отправку приглашений к ЭДО и принятие приглашений от контрагентов,
принятие, подписание и отправку документов,
создание машиночитаемой доверенности (МЧД) для сотрудников организации, что позволяет им подписывать документы по доверенности,
настройку прав сотрудников и маршрутов согласования документов внутри организации.
Такском поддерживает:
мобильное приложение,
работу с маркировкой,
возможность создания документов прямо в системе,
массовую загрузку и выгрузку документов,
одновременное приглашение нескольких контрагентов через загрузку списка из файла.
Сервис поддерживает загрузку документов из учетных программ, таких как 1С. Также имеется возможность создания документов прямо в системе, а интеграция доступна с такими учетными программами, такими как SAP и другие.
Мы записали новый онлайн-курс «Работа с ЭДО», на котором вы научитесь использовать все преимущества ЭДО и выполнять максимальное количество операций с его помощью. Для того, чтобы ваше обучение было еще эффективнее, мы составляли программу вместе с разработчиками сервисов ЭДО. Благодаря этому вы поймете, чем отличаются разные платформы, сможете по-настоящему разобраться в принципах работы ЭДО и научитесь решать неординарные задачи, с которыми справится не каждый бухгалтер.
После обучения вы сможете настраивать кадровый и корпоративный ЭДО — разом рассылать всем сотрудникам новый внутренний акт, согласовывать отпуска, служебные поездки, сообщать о выходе на больничный и т. д.
Для учебы на онлайн-курсах вам не нужно предоставлять дипломы об образовании и ждать следующего потока обучения — сразу после оплаты вы сможете приступить к учебе.
После прохождения курса вы получите официальный сертификат от Центра обучения «Клерка», который подтвердит ваши знания перед работодателем.
Сейчас вы можете купить онлайн-курс по специальной цене за 7 500 рублей вместо 15 900 рублей.
Больше онлайн-курсов со скидками в каталоге «Клерка».
Начать дискуссию