Как рассчитывать отпускные для сотрудников в 2025 году

Отпускные необходимо рассчитать заранее и выплатить минимум за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК).

В 2025 году произошел ряд изменений в законодательстве, которые напрямую повлияли на правила расчета:

• увеличился МРОТ — сейчас он составляет 22 400 руб. в месяц. Это принципиально важное нововведение, так как величина МРОТ сказывается на размере

  минимального среднего дневного заработка, который необходим для расчета отпускных.

• бухгалтеры начали применять прогрессивную шкалу НДФЛ к доходам сотрудников, включая отпускные (п. 1 ст. 224 НК).

Пять правил расчета отпускных в 2025 году: пошаговая инструкция

Шаг №1. Установите расчетный период

В расчетный период надо включать 12 календарных месяцев перед месяцем, в котором начался отпуск. Если в это время сотруднику не начислялась зарплата, то временем для расчета нужно признать более ранние 12 календарных месяцев (п. 6 Положения № 922).

Из расчетного периода нужно исключить дни и начисленные за них суммы, когда работник (п. 5 Положения № 922):

• получал больничное пособие или пособие по беременности и родам;

• находился в простое по вине работодателя;

• не мог выполнять свои обязанности, так как работа была остановлена из-за забастовки (сам он в ней участия не принимал);

• использовал выходные для ухода за детьми-инвалидами или инвалидами с детства;

• получил освобождение от работы с сохранением или без сохранения зарплаты.

Шаг №2. Обозначьте выплаты, которые будете использовать для расчета

Для расчета отпускных работодатель должен учесть все виды выплат за расчетный период. К ним относятся:

• зарплата за отработанное время, в том числе, выданная в неденежной форме;

• надбавки, доплаты

  к окладам и тарифным ставкам;

• районные надбавки и коэффициенты при работе в районах Крайнего Севера;

• доплаты за работу в выходные и праздничные дни, сверхурочные, вредные условия и т. д.

• премии, которые входят в систему оплаты труда (для их учета действует специальный порядок п. 15 Положения № 922);

• другие выплаты за работу, утвержденные внутренним актом работодателя.

Не нужно брать в расчет премии к юбилеям и праздникам, матпомощь сотрудникам, оплата отпусков, больничные и другие социальные выплаты, компенсация стоимости обучения, питания, проезда, командировочные и др. (п. 3, 5 Положения № 922).

Шаг №3. Определите средний дневной заработок

Для этого используйте формулу:

Более сложный расчет будет, если у работника в расчетном периоде есть месяцы, отработанные не полностью:

1. Определите количество дней в не полностью отработанных месяцах:

Дни в не полностью отработанном месяце = 29, 3 / Календарные дни месяца х Календарные дни месяца, приходящиеся на отработанное время 

2. Рассчитайте среднедневной заработок с учетом месяцев, отработанных не полностью:

СДЗ = Выплаты в расчетном периоде / (29,3 х Число полностью отработанных месяцев + Дни в не полностью отработанном месяце) 

Шаг №4. Сравните средний дневной заработок с показателями МРОТ

СДЗ сотрудника не должен быть меньше показателя, рассчитанного из параметров действующего МРОТ (п. 18 Положения № 922). С 1 января 2025 г. МРОТ составляет 22 440 руб., соответственно, за каждый день отпуска сотруднику на полной ставке положена оплата минимум 765,87 руб.

Шаг №5. Определите сумму отпускных

После того, как вы провели основную часть работы, вы можете воспользоваться всеми данными и рассчитать точные цифры с помощью Калькулятора отпускных «Клерка».

Расчет делается по формуле:

Отпускные = СДЗ х Календарные дни отпуска

Чтобы вы не допустили ни одной ошибки при расчете отпускных в связи с вступлением в силу новых правил, мы подготовили экспертный разбор «Как считать среднюю зарплату для отпусков, командировок и выходных пособий». С 1 сентября 2025 г. будет действовать новый порядок расчета среднего заработка, поэтому в разбор мы добавили самую актуальную информацию и объяснили все на понятных примерах.

По какой ставке надо рассчитывать НДФЛ с отпускных

После всех расчетов не забудьте начислить на эту сумму страховые взносы, а при выплате отпускных удержите из них НДФЛ. Вспомните или изучите все правила работы с новой прогрессивной шкалой НДФЛ по материалам разбора «Как рассчитать НДФЛ по разным ставкам с учетом стандартных вычетов в 2025 году: примеры».

Более подробно этот вопрос мы обсуждали с к.э.н., ведущим спикером России по теме расчетов с работниками Еленой Воробьевой на вебинаре «Изменения в порядке исчисления НДФЛ в 2025 году: проблемы».  

В некоторых случаях оформить и рассчитать отпускные бывает непросто — дело осложняется многими нюансами, уточнениями, чтобы вы справились при любых условиях, мы записали для вас отдельный мини-курс «Как оформить отпуск при сменной работе и рассчитать выплаты», где расскажем, как рассчитываются отпускные при сменном графике и как оформить отпуск.

Как рассчитывать отпускные в 1С:ЗУП

Неважно предстоит вам рассчитать отпускные на 2025 г. или взять на себя все расчеты — и зарплату, и премии, и компенсации, налоги и удержания, вся необходимая информация с практическими задачами и примерами уже есть в онлайн-курсах.

«Зарплата: учет, налоги, кадры, 1С» — вы узнаете, как оплачивать отпуск, больничный или командировку, научитесь удерживать НДФЛ, рассчитывать зарплату, налоги, страховые взносы и отражать операции в 1С:ЗУП. Мы обновили программу и добавили туда информацию по детским выплатам, вычетам по НДФЛ и налоговому кешбэку.

«Зарплата в 1С:ЗУП» — вы научитесь делать основные настройки, рассчитывать в ПО зарплату, начислять премии, больничные и отпускные в 1С:ЗУП, удерживать из зарплаты НДФЛ, алименты, профсоюзные сборы, а также формировать справки 6-НДФЛ, 2-НДФЛ и РСВ в 1С:ЗУП.

Также в подписку входят:

• более 60 онлайн-курсов, которые нельзя купить поштучно, они есть только в подписке!

• записи вебинаров и конференций;

• консультации экспертов,

• собственная справочно-правовая база

• и много полезных инструментов — календарь для бухгалтера, калькулятор отпускных, большая база с актуальными шаблонами и образцами документов.

Сейчас вы можете получить доступ ко всем возможностям и преимуществам «Клерка», оформив годовую подписку Клерк.Премиум за 9 000 руб.!

Купить подписку

Уже 23 года нашей экспертности доверяют миллионы профессионалов по всей стране.