Финансы компании важно держать под постоянным контролем. Один из владельцев должен вести учет расходов, знать сумму остатка средств в распоряжении предприятия и в целом понимать математику бизнеса.
Собственники предприятий часто допускают одни и те же ошибки: не разделяют личные деньги и средства бизнеса, не планируют бюджет, игнорируют оценку рисков.
Антон Шулык объясняет, как защитить бизнес в кризис, зачем планировать закупки и продажи, и как использовать трудовые ресурсы на полную мощность.
Финансы
Использование денег бизнеса и на личные нужды
Часто владелец бизнеса тратит деньги, полученные от клиентов, на личные нужды или рассчитывается за свои покупки бизнес-картой. В итоге деньги теряются и кажется, что их и не было. Получается, что бизнес работает, но ничего не приносит.
Как решить проблему:
- Разделите денежные потоки: личные деньги и деньги бизнеса. Назначьте себе зарплату, как управляющему, и забирайте ее в определенные даты. Это снизит число транзакций, сделает учет понятным, а денежный поток - прогнозируемым.
- Тратьте средства на собственные нужды с личной банковской карты.
- Не забирайте дивиденды до подсчета финансового результата. Проверьте есть ли прибыль и хватит ли денег бизнесу на текущие нужды, прежде, чем сделать выплату.
- Регулярно инкассируйте наличные на расчетный счет. Безналичные расчеты проще контролировать.
2. Отсутствие финансового планирования
И на старте бизнеса, и на этапе его роста и развития, планирование - главная задача финансиста. Пускать дело на самотек - плохая идея.
Как решить проблему:
Планируйте выплаты и поступления на 3-5 недель вперед. Заведите платежный календарь и старайтесь его придерживаться. Главная цель - спрогнозировать кассовый разрыв, когда нужно провести срочные платежи, а денег нет. Зная о проблеме заранее, можно ее предупредить.
Есть четыре финансовых источника:
- владелец бизнеса;
- банк (кредит, овердрафт);
- дебитор (контрагент, который должен вам деньги);
- товарный кредитор (поставщик, который может дать отсрочку).
Если вы платите поставщикам раньше срока, а с клиентов получаете платежи с задержками и не следите за дебиторкой - это приводит к хаосу и в платежах, и в делах.
Онлайн-курс “Финансовый директор”
Учит эксперт в финансах и операционном управлении с 13-летним опытом
3. Отсутствие подушки безопасности и низкая ликвидность
Ситуация на рынке изменчива, а экономика нестабильна. Если резерва денег совсем нет, то трудные времена бизнес может не пережить.Нормальная ликвидность поможет пережить 2–3 месяца при отсутствии спроса, не теряя оборотный капитал.
Как решить проблему:
Создайте резервный фонд, необходимый на несколько месяцев.
Если формировать резерв не из чего, можно открыть овердрафт. Тогда деньги можно будет взять только на тот период, когда они нужны. Открывать овердрафт нужно, пока у бизнеса все хорошо.
Запишитесь на онлайн-курс “Финансовый директор”. Расскажем, как выйти за рамки составления финансовой отчетности и стать инициатором качественных перемен в бизнесе.
Планы
4. Отсутствие планов на месяц, квартал, год вперед
Неопределенность в экономике растет, ситуация на рынке постоянно меняется, но планы нужны. В процессе планирования можно продумать работу на несколько периодов вперед и спрогнозировать, каким будет финансовый результат.
Как решить проблему:
При высоком уровне риска стоит заложить три возможных сценария развития событий:
- оптимистичный;
- реалистичный;
- пессимистичный.
Постарайтесь точнее определить планируемый объем продаж и изменение цен на основные ресурсы. Полученные суммы, ложатся в основу бюджета, по которому будет работать каждое подразделение и компания в целом. Поэтому в планировании бюджета принимают участие несколько отделов: закупки, продажи, финансы.
Скоординируйте работу отделов продаж и закупок. Если они взаимодействуют неслаженно, продукция не нужна покупателю. Чтобы реализовать продукцию, приходится замораживать оборотные средства в товаре или снижать цену, чтобы она была приемлемой для следующего покупателя.
5. Отсутствие план-фактного анализа
Собственнику важно сверить расчетные цифры с фактическими и понять, получилось выполнить план или нет. Если нет, то почему? Такое сопоставление данных и называется план-фактный анализ. Без него принять правильное управленческое решение - нереально, а учет не имеет смысла и нужен только службе статистики и налоговой.
Как решить проблему:
По итогам каждого месяца сверяйте факт с планом, пересматривайте отчеты и тщательно анализируйте их.
Делайте выводы: либо вы продолжаете двигаться по намеченному плану, либо исправляете ошибки и меняете цели.
Калибровка планов нужна каждый месяц. Со временем бизнес начинает двигаться точно в заданном направлении. Регулярный план-фактный анализ – залог успешной компании.
Учет и отчетность
6. Пробел в финансовой отчетности
Основных отчетов - три. Если один из них отсутствует - ошибку в учете найти очень сложно.
Как решить проблему:
У предприятия должны на постоянной основе формироваться три отчета:
- отчет о движении денежных средств (Сash-flow);
- отчет о прибылях и убытках (P&L);
- баланс.
Один раз в квартал эти отчеты сводить нужно обязательно, но лучше делать это каждый месяц. Вместе они образуют единую систему, которую легко сопоставить и понять, насколько финансовая отчетность корректна.
Чтобы упростить задачу, установите программу по ведению финансового учета.
онлайн-курс “Управление финансами”
Учит Антон Шулык, финансовый директор, ex-GM Uber Eats Ukraine.
7. Формирование отчетов с опозданием
Если отчеты составляют с задержкой, то сведения устаревают, а ценность информации падает. Кроме того, это говорит о плохо выстроенной системе учета на предприятии.
Как решить проблему:
Отчетность должна быть сформирована:
- за месяц - на 5–7-й день месяца, следующего за отчетным;
- за квартал – на 10–15-й день месяца, следующего за отчетным кварталом;
- за год – на 20–25-й день после окончания года.
Финансы — это не сложно. Есть азы, которые нужно знать. Есть учет, который нужно проводить. Есть бюджет, который нужно составлять. Хотите освоить эту науку? Пройдите видеокурс “Управление финансами”.
Риски
8. Некорректное соотношение постоянных и переменных расходов
Амортизация оборудования на производстве и оплата труда персонала – это расходы постоянные. Расходы на закупку сырья и материалов – переменные. Соотношение между этими расходами должно соответствовать динамике рынка и этапу развития бизнеса.
Как решить проблему:
Если рынок растет - повышайте постоянные расходы, а если падает, то переменные. В кризис важно избавиться от избыточных мощностей или не наращивать их изначально.
На старте бизнеса делайте ставку на переменные расходы. Если стартап не взлетит - потеряете время, но не деньги. Инвестировать в постоянные расходы разумно только после выхода на стабильный спрос.
Тогда путем снижения себестоимости можно захватить еще большую долю рынка. Если же компания решит перескочить через ступень органического роста и сразу инвестировать в новый рынок - проблемы неизбежны.
Старайтесь оттянуть крупные расходы: на покупку оборудования и расширение помещений для административного персонала. Собственные ресурсы необходимы, но только тогда, когда они полностью загружены. Для остального есть аутсорсинг, аренда, коворкинг.
9. Неоправданные риски при расширении бизнеса
Бывают оправданные риски, а бывают - глупые. Первые приносят положительный результат, вторые – отрицательный. При выходе на новые рынки риск присутствует всегда. Важно удостовериться, что он оправдан.
Грамотный финансист способен просчитать идею нового направления бизнеса и сказать, стоит вкладывать в нее время и деньги.
Как решить проблему:
Хороший управленец должен отсортировать оправданные риски, предугадать подводные камни и застраховать возможный ущерб.
Перед выходом на новый рынок нужно провести разведку и проанализировать полученную информацию, а уже потом планировать инвестиции.
Первый этап разведки - внутренний, цель - оценка готовности компании к новому рывку. Второй - внешний: исследование рынка, опрос специалистов, запуск пилотного проекта.
Разберитесь, как работает рынок изнутри, узнайте, какая продукция пользуются спросом, по какой цене. Подсчитайте, хватит ли емкости рынка, чтобы достичь ожидаемой прибыли.
10. Зависимость бизнеса от одного сотрудника, клиента, поставщика
Сотрудник, который делает основной объем продаж, контролирует большую часть закупок или производства, со временем начинает диктовать владельцу бизнеса свои условия.
Как решить проблему:
Избегайте концентрации большей части операций на одном сотруднике, клиенте или поставщике.
Делите зоны ответственности внутри предприятия, распределяйте функции по отделам, поддерживайте нормальную конкуренцию среди клиентов и поставщиков.
11. Передача налогового планирования на откуп бухгалтеру
Даже самый продвинутый бухгалтер, не склонен брать на себя лишние риски. Оптимизация налогов - не его функция.
Как решить проблему:
Самостоятельно просчитайте варианты налоговой оптимизации – как отдавать бюджету минимальную сумму в рамках закона. Чаще всего это касается выбора правильной системы налогообложения, вариантов трудоустройства персонала.
Налоговое планирование – это забота владельца бизнеса, финдира или налогового консультанта.
Сделать рывок в карьере
Чтобы успешно строить карьеру в финансах, важно вовремя определить, каких знаний не хватает
Персонал
12. Неквалифицированные сотрудники
В области финансового планирования один настоящий профи может заменить трех-четырех посредственных специалистов. Найти такого сотрудника сложно, но приложенные усилия себя оправдают.
Как решить проблему:
С помощью специальных программ и макросов можно автоматизировать рутинную работу и процесс формирования отчетов. Качество и технологии критично важны.
Хорошие финансисты должны думать быстро и аккуратно, иметь практические навыки, уметь работать на высокой скорости с минимальным количеством технических погрешностей.
Грамотно выстроенные процессы и автоматизация учета помогут повысить продуктивность работ. А настоящие специалисты своего дела переведут эту продуктивность на новый уровень.
13. Недооценка потенциала своего персонала
Часто владелец бизнеса не использует потенциал работников на полную мощность, потому что не подозревает о нем. Если вы ограничиваете функции бухгалтера сдачей бухгалтерской и налоговой отчетности, то он никогда не решится сам подготовить управленческую отчетность.
Любой сотрудник не будет выполнять лишнюю работу по собственной инициативе.
Как решить проблему:
Советуйтесь с работниками, возможно их просто нужно заинтересовать и проконтролировать, как они справятся с новыми задачами.
Запишите своего главбуха на онлайн-курс “Главный бухгалтер”. Этот курс предназначен для специалистов, которые хотят эффективно руководить бухгалтерией. Научим, как выстроить работу отдела, вырастить сильную команду и систематизировать бухгалтерскую, налоговую и управленческую отчетность.
Комментарии