Кадровый электронный документооборот на производстве? Легко!

Перевод «в цифру» документооборота в небольшой или даже в большой, но современной компании — это уже распространенная практика. Но можно ли «оцифровать» документы и связанные с ними процессы на огромном производственном предприятии, сделав это максимально оперативно? Попробуем разобраться. 
176 26
Кадровый электронный документооборот на производстве? Легко!
Иллюстрация: LANIT Document Management

Зачем электронный документооборот на заводе

Сегодня предприятия в России работают в том темпе, который задают актуальные экономические условия — то есть, отвечая на непростые вызовы времени. Развитие не прекращается, объемы производства наращиваются, поскольку импортозамещение активизируется. Приходится справляться и с возрастающим объемом заказов, и все это — при дефиците рабочего персонала. А ведь параллельно необходимо выполнять и те задачи, которые никуда не делись, в том числе, заниматься кадровым документооборотом.

Можете себе представить, сколько разных документов ежедневно готовится, подписывается, согласовывается на современном производстве? А теперь попробуйте хотя бы примерно оценить, как работа с этими документами нагружает деятельность предприятия. 

Нередко именно из-за этого на производстве ставятся на «стоп» ключевые рабочие процессы. Похоже на замкнутый круг. Впрочем, из него все-таки есть выход.

Документооборот и эффективность 

Современное производственное предприятие в России — в каком режиме оно работает? В две, порой в три смены — иначе справиться с потоком заказов просто не получится. Рабочие могут не иметь ни одной свободной минуты, но вынуждены выкраивать из своего плотного графика время для посещения отдела кадров — регулярно появляется необходимость что-то подписать, ознакомиться с каким-либо новым актом.

На то время, пока сотрудник изучает стопки документов и ставит на них свои подписи, его работа, что логично, останавливается. А теперь представьте, если на подписание документов в отдел кадров вызвали не одного рабочего, а департамент? 

Многие руководители производственных предприятий вовремя оценили масштабы возможного ущерба и оперативно перевели документооборот «в цифру» — лишь частично. Результаты не заставили себя долго ждать, однако решить проблему в той степени, в какой рассчитывали, так и не получилось. 

Почему? Руководство столкнулось с тем, что многие сотрудники не хотят или просто не знают, как работать с цифровыми документами. У многих нет рабочих компьютеров, а некоторые не используют даже личные смартфоны, прекрасно обходясь кнопочными аппаратами. А без смартфона или компьютера поставить электронную подпись на документе невозможно, поэтому приходится вновь останавливать рабочий процесс и отправляться в отдел кадров.

«Почему бы не «оцифровать» кадровый документооборот полностью, а не частично?» — вопрос, который звучит вполне логично. Однако до недавнего времени такое решение представлялось, скорее, мифом, чем реальностью — в силу огромного масштаба работы и соответствующих трат на внедрение IT-систем. Но наступает время для развенчания и этого мифа.

Не знаете, с чего начать переход на КЭДО?

Забирайте полный список документов, которые вам потребуются!

Оставьте контактные данные, вышлем список вам на e-mail:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Кадровый электронный документооборот для эффективности работы 

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это не какая-либо отдельная и самостоятельная компьютерная программа. Это несколько процессов, которые связаны с обменом документами, их подготовкой, обработкой. Все это происходит в цифровом формате. То есть, документы уже не передаются лично в руки, а передаются через специальную систему в электронном виде. Подпись на таких документах ставится соответствующая — электронная, то есть, документы обладают юридической силой и ничем не отличаются от бумажных.

Как меняется жизнь на предприятии после внедрения такой системы? В первую очередь, оптимизируются все процессы, связанные с кадровым документооборотом — они становятся более оперативными. 

Можно забыть о необходимости ходить в отдел кадров, тратить время в очереди, на подписании документов, вызывать сотрудников на подписание по телефону, оповещать его о том, что его справки и заявления готовы. А если в документе допущена неточность, его не нужно печатать и отдавать на подпись заново — все коррективы вносятся быстро, в режиме реального времени. 

Какие именно процессы максимально оптимизируются в результате внедрения КЭДО на производстве:

  • Оформление рабочих поездок (командировок).

  • Оформление отпусков, в том числе, составление их графиков.

  • Ознакомление сотрудников с ЛНА (локально-нормативными актами).

  • Найм новых сотрудников.

В электронном виде делается буквально все: составляются заявления, обеспечивается ознакомление сотрудников с приказами, оформляются и подписываются трудовые договоры.

В комплексе это экономит время, которое для современного производства в России, пожалуй, один из самых ценных и важных ресурсов. Снимается лишняя нагрузка с руководителей отделов, с кадровиков, с рядовых сотрудников — все они занимаются исключительно своими делами и ни на что другое не отвлекаются.

Даже отгул легко оформляется в системе КЭДО. Там же можно оформить и переработку, получить справку из бухгалтерии или из отдела кадров. Плюс ко всему, в современном виде система КЭДОэто полноценный портал, на котором публикуются и новости компании, и важные объявления.

Как сотрудники узнают о том, что им нужно подписать акт или документ? Через КЭДО им направляют соответствующее уведомление — его можно настроить так, что оно придет и на электронную почту, и на телефон, в виде SMS. Такая рассылка без проблем настраиваться по нужному количеству получателей. 

Даже у самых забывчивых или погруженных в работу сотрудников просто нет шансов не заметить напоминание и не прийти в отдел кадров в назначенный день, ведь оповещения будут приходить им ежедневно, в одно и то же время, к примеру, перед началом смены.

Системы для решения задач

Спрос на системы КЭДО со стороны российских компаний растет, и вендоры стараются его удовлетворить — на рынке регулярно появляются новые решения с разным набором функций, адаптированные под потребности разных отраслей. Есть и такие решения, которые будут одинаково эффективны и для небольшой компании, и для большого производства, и в их числе — LDM.КЭДО. Для предприятий эта система подходит идеально — во многом по той причине, что размещается она у заказчика на сервере, значит, данные будут оставаться в безопасности, а доступ к ним организован в любой момент.

В LDM.КЭДО сотрудники производственных предприятий могут направлять заявки на получение справок, подавать заявления, подписывать нужные документы — со смартфонов, компьютеров.

Разработчики подумали даже о тех, кто не пользуется смартфонами — специально для них доступ к КЭДО обеспечивается через киоски самообслуживания, которые устанавливаются прямо в производственных цехах. Такие киоски имеют вид терминалов, с которыми сотрудник может работать, используя ПИН-код или пропуск. С этой задачей под силу справиться каждому, вне зависимости от цифровой грамотности и от возраста.

Даже самые консервативно настроенные сотрудники привыкают к работе в LDM. КЭДО достаточно быстро и плавно, поскольку внедрение делится на несколько этапов. Сначала с системой знакомятся сотрудники одного направления или подразделения, затем — другого, и дальше решение развертывается уже на всем предприятии, охватывая все процессы, связанные с кадрами.

Даже в базовой версии система LDM. КЭДО полностью соответствует ключевым требованиям, которые к подобным решениям предъявляют и айтишники, и кадровики, и сотрудники служб безопасности. Что касается внедрения, то на все уходит минимальное количество времени — для предприятия, которое работает в две или в три смены, это крайне важно. 

Внедрение LDM. КЭДО на современном предприятии и его результаты развенчивают устоявшийся миф о том, что на производстве реализовать электронный документооборот либо сложно, либо долго, либо дорого, либо просто невозможно. 

LDM.КЭДО

Система безопасного кадрового электронного документооборота с соблюдением норм и требований законодательства

Реклама: ООО «ЛАНИТ-ТЕХНОЛОГИИ», ИНН 7717152779, erid: LjN8KXBFp

Начать дискуссию

Иностранные IT-компании не смогут получать льготы в РФ

Из реестра аккредитованных IT-компаний уберут иностранный бизнес. Предприятия не смогут получать налоговые преференции и отсрочку от армии для своих сотрудников.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Утвердят бланк, чтобы останавливать упрощенную ликвидацию компании

С 1 июля 2023 года действует процедура упрощенной ликвидации компаний малого бизнеса. Но если учредители передумали и решили продолжить бизнес, надо подать заявление об остановки процесса ликвидации. Формы такого заявления сейчас нет. Но оно будет.

ФНС будет получать данные о загранпаспортах

МВД будет сообщать налоговикам сведения о выдаче россиянам загранпаспортов. Форму таких сведений утвердят.

Лучшие спикеры, новый каждый день

🙎 Бухгалтеры не понимают, как считать НДФЛ 15% и зачем ФНС сравнивает 6-НДФЛ с уведомлениями. Топ новостей за неделю

Мы собрали для вас самые важные бухгалтерские новости прошлой недели, которые вы могли пропустить.

Вклады

Банки начнут открывать вклады по биометрии

Взять кредит или открыть вклад будет можно без личного визита в офис банка, идентификацию клиентов будут проводить по биометрии.

Маркетинг

Цветы к 8 Марта подорожают на 15-20%

Из-за проблем с логистикой и высокого спроса средняя стоимость праздничного букета вырастет до 3,4 тысяч рублей.

91
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Как реагировать на критику клиентов и конкурентов? 5 моментов

Критика в бизнесе — не только неприятный момент столкновения с обратной связью покупателей и конкурентов, но и шанс на улучшения. Предприниматели должны уметь трезво оценить её и использовать для роста компании. Чтобы это сделать, можно воспользоваться следующим алгоритмом.

Как реагировать на критику клиентов и конкурентов? 5 моментов

Отчётность по РСБУ и МСФО: в чём отличия и что важно знать инвесторам

Если компания становится публичной и присутствует на бирже, она обязана раскрывать свою финансовую информацию. У нас чаще всего используются отчётности по РСБУ (российским стандартам бухгалтерского учета) и МСФО (международным стандартам финансовой отчетности).

Отчётность по РСБУ и МСФО: в чём отличия и что важно знать инвесторам
147
Новости ФНС

Как восстановить пароль от своего личного кабинета налогоплательщика

Иногда налогоплательщик не может войти в личный кабинет на сайте ФНС по причине утери пароля доступа. Пароль можно восстановить.

Сколько зарабатывает аналитик 1С без опыта

Обошли весь сайт hh.ru и нашли вакансии для начинающих аналитиков 1С. Оказалось, что в среднем выпускники курсов без опыта могут получать до 75 тыс. рублей, а стажеры около 40-50 тыс. рублей.

За год Роструд восстановил права 300 тысяч сотрудников

Работодатели погасили долги по зарплате на 12 млрд рублей, число жалоб от сотрудников на нарушение их трудовых прав сократилось на треть.

Законопроекты

Кабмин против того, чтобы производители крупно писали объем и вес продуктов

Правительство не согласилось с тем, чтобы информация о весе и объеме продуктов питания занимала не меньше 15% от площади упаковки или этикетки.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Банки

Банк «Точка»: все сервисы и услуги работают бесперебойно

В Трибуне «Клерка» пользователь написал пост, в котором постарался разобраться, что же произошло в результате отзыва лицензии у Банка КИВИ и как это повлияло на клиентов другого банка — «Точки». Пост получился жестким и набрал много комментариев, в которые заглянули и представители банка.

Обзоры новостей

⚡️Итоги дня: букет к 8 Марта обойдется в 3,2 тыс руб., колонку Алису отдели в пальто

Подготовили для вас дайджест главных событиями дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

2
153
Платежные системы

Contact удалили из реестра платежных систем Центробанка

Платежная система Contact, которая принадлежит QIWI банку, исключена из реестра ЦБ.

Зарплата

Сверхурочную работу будут оплачивать по-новому

Работодатели будут оплачивать сверхурочную работу исходя из зарплаты, включающей компенсационные и стимулирующие выплаты, а не только из голого оклада.

Инвестиции

На Мобирже начали продаваться акции алкогольной группы «Кристалл»

Компания привлекла на IPO 1,15 млрд рублей. Стоимость одной акции — 9,5 рублей.

Что бухгалтеры дарят мужчинам на 23 февраля. «Ночной бухгалтер» №1629

Носки, пена для бритья...это все не для дам-бухгалтеров. Они поздравляют своих мужчин куда как креативнее.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
333

Внесите эти изменения в локальные акты, чтобы не оштрафовала ГИТ

В 2023 году Конституционный суд выпустил сразу шесть постановлений, которые касаются трудовых отношений. Узнайте, что нужно сделать работодателям, чтобы не нарушать основной закон страны.

Валютный контроль

ИП может не отчитываться за личный счет в банке Казахстана, но должен отчитаться за счет в Узбекистане

Физлица должны сдавать отчеты о движении средств по своим зарубежным счетам. Но есть нюансы для счетов в странах ЕАЭС.