ЭДО

СЭД для малого и среднего бизнеса — лишние траты или выгодное вложение? Разрушаем 4 мифа о системах электронного документооборота для МСБ

Одни предприниматели считают, что документы «в цифре» — показатель масштабности компании. Другие до сих пор верят в то, что электронный документооборот усложняет работу их сотрудникам. И только некоторые знают, что с помощью СЭД можно сэкономить сотни тысяч рублей и человеко-часов. В этой статье развенчиваем популярные мифы о внутреннем электронном документообороте для малого и среднего бизнеса. 
СЭД для малого и среднего бизнеса — лишние траты или выгодное вложение? Разрушаем 4 мифа о системах электронного документооборота для МСБ
Иллюстрация: LANIT Document Management

СЭД для разных видов электронного документооборота

Для начала вспомним, что это вообще такое :)

Электронный документооборот — это процесс обмена документами в электронном виде через систему электронного документооборота (СЭД). 

Система электронного документооборота (СЭД) — это ПО, в котором компании создают, согласовывают и подписывают электронные документы. 

Электронный документооборот делится на:

1. Внешний. В процессе работы компания постоянно взаимодействует с контрагентами — поставщиками, подрядчиками, покупателями, заказчиками. По каждой сделке с контрагентом есть свой пакет документов, которые надо согласовать и подписать, а затем обменяться копиями. Внешний электронный документооборот в этом случае позволяет компании сэкономить деньги на распечатку и доставку документов, а также сократить время на их согласование.

С этим видом документооборота работает все больше организаций, в том числе средний и малый бизнес. 

2. Внутренний. Такой документооборот не выходит за границы конкретной компании, он нужен для согласования и подписания приказов, договоров, заявлений и других внутренних документов. Участники документооборота — сотрудники разных отделов и филиалов. 

В зависимости от того, с какими документами работают во внутреннем электронном документообороте, он может быть:

  • Бухгалтерским. В главных ролях здесь акты, счета-фактуры, УПД и прочие бухгалтерские документы;

  • Кадровым. Нужен для согласования и подписания приказов по личному составу организации, трудовых договоров, заявлений на отпуск или увольнение и других кадровых документов;

  • Управленческим. Его основные документы — это приказы, распоряжения, служебные записки, любые локально-нормативные акты, которые требуют согласования на разных уровнях управления;

  • Складским. В нем участвуют учетные регистры и приходно-расходные документы, сопровождающие движение товаров и материалов на складе организации.

Внешний документооборот в электронном виде в последние годы вырвался вперед — им активно пользуются и крошки-ИП, и большие торговые сети. А вот внутренний электронный документооборот многие до сих пор считают уделом только крупных корпораций — из-за того, что в них любые документы проходят длинную цепочку согласований.

Такое мнение способствует росту мифов вокруг систем электронного документооборота для малого и среднего бизнеса: «Все СЭД дорогие, у предпринимателя нет на это денег», «Сотрудникам СЭД не нужен», «В малом бизнесе и документооборот маленький», «Если нет своих серверов, то про СЭД можно забыть». Но нам есть, что сказать в ответ на каждое из этих заблуждений. 

Миф 1. СЭД — это лишняя работа для рядовых сотрудников

Переход на электронный документооборот здорово облегчает жизнь руководителям. Ведь с помощью СЭД можно:

  1. Контролировать исполнительскую дисциплину — в отличие от бумажных документов, их электронные собратья всегда на виду, а значит руководитель всегда в курсе процесса исполнения поставленных им поручений. В любой момент руководитель может выгрузить отчеты по поручениям и увидеть, что уже исполнено, а что — нет;

  2. Анализировать работу подчиненных, не собирая статистику вручную — во многих СЭД есть встроенные дашборды, которые показывают эффективность и нагрузку каждого сотрудника и отдела;

  3. Согласовывать документы с телефона — просмотреть документ реально даже на совещании или в командировке, а некоторые документы и подписать НЭП. Так что можно забыть про остановки в работе с документами.

Польза СЭД для управленцев очевидна, но что она дает обычным сотрудникам сферы МСБ? Многие считают, что организация системы электронного документооборота ++ это просто дополнительная загрузка, но на самом деле СЭД значительно облегчает работу и исполнителям — делопроизводителям, секретарям, кадровикам, бухгалтерам.

Как правило, в небольших компаниях штат сотрудников тоже небольшой, поэтому один сотрудник бывает занят сразу в нескольких бизнес-процессах. Например, секретарь фиксирует входящую и исходящую корреспонденцию, а также готовит локальные нормативные акты. Из-за большого объема работы, легко забыть про какой-то документ.

Система электронного документооборота позволяет избежать этого сценария — потоки документов разных процессов не смешиваются, а уведомления об истекающих дедлайнах помогают согласовать все вовремя.

Кроме того, электронный архив в СЭД позволяет сократить время на поиск документов. Поиск нужного бумажного документа среди сотен аналогичных в большом архиве может занять час и более, а в системе электронного документооборота достаточно ввести в строку поиска название или номер и через несколько секунд искомый документ уже перед вами. В итоге получается экономия человеко-часов.

Даже в маленьких организациях процесс согласования порой затягивается. Ответственный сотрудник зачастую не понимает, где сейчас документ и сколько времени еще уйдет на работу с ним. В системе электронного документооборота все эти процессы прозрачны.

Кроме стандартных плюсов СЭД, отметим и ее неочевидные возможности, которые пригодятся рядовым сотрудникам МСБ:

  • Виджеты — интерактивные элементы на главной странице системы с актуальной информацией о текущих задачах пользователя. Виджеты помогают оценить эффективность и загрузку сотрудников, а также быстрого переходить к задачам и работе с документами. Например, в СЭД LDM.Express можно настроить 5 стандартных виджетов.

  • Фильтры поиска — с их помощью сотрудник может быстро находить документы или один раз настроить фильтр для регулярной выгрузки списка документов за определенный период.

  • Уведомления на электронную почту — так сотрудники всегда будут в курсе изменений статуса документа.

Отдельно отметим, что у многих современных СЭД простой и понятный интерфейс, напоминающий интерфейс электронной почты. Освоиться и начать работать можно буквально за день, с этим спокойно справляются даже возрастные сотрудники. 

Миф 2. СЭД нужен только крупным корпорациям

Еще один распространенный миф гласит, что система внутреннего электронного документооборота актуальна только для крупного бизнеса. Но в реальности компании осознают необходимость СЭД не только из-за масштабирования.

Много мелких проектов с большим количеством документов

Приведем пример из нашей практики общения с малым бизнесом.

Строительная компания, занимающаяся в том числе ремонтом помещений, попала под бумажную «лавину»: дела пошли в гору и одновременно в работе было 8 проектов. По каждому проекту надо было согласовать многостраничный договор, спецификацию, проектно-сметную документацию, технический проект и множество других документов.

Справиться с таким объемом бумаг сотрудники не смогли — некоторые документы потерялись, их пришлось экстренно распечатывать и переподписывать. К тому же увеличились расходы на курьерскую доставку. Руководитель компании решил, что пришло время автоматизировать процессы и начал искать подходящую систему электронного документооборота.

По стандартным признакам — годовой доход и среднесписочная численность сотрудников — компания нашего клиента считается малым бизнесом. Однако процессы внутри организации уже требовали перевести документооборот МСБ в электронной вид.

Долгие согласования и частые отсутствия руководителя

Руководитель небольшой компании часто и сам «выходит в поля» — проводит пресейлы, закупает материалы и оборудование, знакомится с новыми подрядчиками вне офиса. За это время кипа бумажных документов, которые он должен просмотреть и подписать, растет → незакрытых сделок становится больше. А мы помним, что скорость согласования документов — один из важных критериев выбора контрагента: чем быстрее исполнитель согласует и подпишет договор, тем быстрее заказчик получит желаемое.

Оптимальным вариантом в этой ситуации становится внедрение СЭД. Электронные документы руководитель может просмотреть и в разъездах: в машине, на презентации, даже в магазине с телефона. 

Сотрудники компании работают удаленно

Во время коронакризиса бизнес осознал, что эффективность сотрудников после перехода на удаленку не снижается, и многие компании перешли на удаленный формат работы окончательно. Если ваша организация тоже планирует сократить расходы на офис и перевести сотрудников на удаленку, без СЭД уже не обойтись. Первое время, конечно, можно отправлять документы по электронной почте, но намного быстрее и безопаснее перенести работу с ними в специализированную систему.

Кроме того, внедрение системы электронного документооборота для МСБ обеспечивает удобное хранение всех документов в одном месте.

Компания участвует в тендерах и госзакупках

Малый и средний бизнес участвует в торгах, чтобы найти крупного заказчика. Однако в процессе подготовки, компания сталкивается с большим объемом сопроводительных документов, необходимых для участия. Отдельно стоит упомянуть и сам договор с заказчиком — согласование документа затрагивает многих сотрудников обеих сторон сделки, поэтому удобнее все это делать в СЭД.

Если компания планирует регулярно участвовать в тендерах, то со временем есть смысл разработать и добавить специальный модуль по работе с закупками. Конечно, далеко не все системы электронного документооборота способны на такое, поэтому лучше сразу выбирать систему с инструментами low-code — они позволяют дорабатывать решение под запросы бизнеса с минимальным кодом. Одна из таких платформ — LANIT Document Management, на базе которой работает СЭД LDM.Express.

Миф 3. СЭД долго и сложно внедрять

Десяток лет назад развернуть систему электронного документооборота и правда было сложно, но с тех пор решения заметно упростились и стали доступнее. В том числе представителям малого и среднего бизнеса.

В зависимости от формата поставки СЭД может быть:

  • Установлена локально. В этом случае компании необходимы собственные серверы, виртуальная машина и база данных. Но у современных СЭД, таких как LDM.Express, низкие требования к серверам заказчика, а также опытные специалисты техподдержки, которые помогают быстро внедрить систему. Такой формат работы подходит компаниям, которые беспокоятся о безопасности данных.

  • Установлена в облаке или арендуемом сервере. Этот вариант зачастую экономит деньги небольшой компании. 

Мы рекомендуем компаниям МСБ без собственных серверов не торопиться их покупать до теста выбранной системы. Сначала сервер для СЭД можно взять в аренду у поставщика системы (так мы предлагаем клиентам воспользоваться безопасным сервером ГК ЛАНИТ).

Если же у компании есть серверы, то коробочное решение LDM.Express можно развернуть всего за два часа, что по меркам ИТ-специалистов, совсем немного.

Миф 4. СЭД — это дорого, бумажный документооборот дешевле

Малый бизнес привык думать, что бумажный документооборот дешевле электронного, мол, да сколько мы там тратим на распечатку. Но кроме самой бумаги и замены картриджей в принтере, не стоит забывать о стоимости почтовой отправки и услугах курьерской доставки. Ну и, конечно, надо помнить о трудозатратах сотрудников, которые занимаются распечаткой, согласованием и отправкой бумажных документов.

Чтобы не быть голословными, мы прикинули, сколько денег уходит на бумажный документооборот в небольшой компании. Допустим, 200 сотрудников ежедневно распечатывают по 4 листа (это средний показатель). Тогда в год получается:

Название

Цена за единицу, руб.

Количество единиц в год, шт. 

Цена за год, руб.

Цена бумаги

360
за пачку 500 листов

397

142 920

Картридж

1 200
(на 2 500 страниц)

79

94 800

Почтовая отправка вне офиса (30% от общего объема документов в год)

60

59 520

3 571 200

ИТОГО

3 808 920

Стоимость лицензий СЭД у разных поставщиков отличаются в зависимости от типа поставки и возможностей конкретной системы. Если компания хочет протестировать решение, то сначала стоит купить временную лицензию — на 3–6 месяцев — а дальше уже можно приобрести бессрочные лицензии.

Пример из практики. Один из наших клиентов, владелец небольшой компании по установке СКУДов, решил внедрять СЭД постепенно. Своих серверов у компании не было, поэтому для развертывания LDM.Express они выбрали облачное хранилище ЛАНИТа. Покупать сразу бессрочную лицензию не стали, выбрали трехмесячную. Через полгода владелец компании понял, что система его полностью устраивает, купил собственный сервер и перешел на бессрочную лицензию.

Бессрочные лицензии в долгосрочной перспективе выгоднее, но, естественно, стоят дороже ежегодной подписки на лицензию (для сравнения, бессрочная лицензия LDM.Express на одного пользователя стоит от 9 200 ₽).

Но еще выгоднее внедрять СЭД совместно с КЭДО — кадровым электронным документооборотом. Компании удобно переводить в цифру все документы, а не только какую-то часть. Этот же подход поддерживают вендоры решений и предлагают клиентам собрать комбо из систем: например, мы предлагаем внедрить LDM.Express и LDM.КЭДО по цене одного проекта и сэкономить до 800 000 ₽.

Чек-лист «Пора ли вашей компании внедрять СЭД?»

Мы подготовили короткий чек-лист, который подскажет, нужно ли вашему бизнесу озаботиться поиском системы электронного документооборота уже сейчас или пока не думать об этом.

Вопрос

Да/Нет

Иногда вы не понимаете, на каком этапе находится документ и кто с ним сейчас работает

В вашей компании сотрудники или курьеры хотя бы раз теряли документы

Вы регулярно тратите на поиск нужного документа более 5 минут

Расходы компании на бумагу, печать и отправку документов более 

Если вы поставили в чек-листе хотя бы 2 галочки, то советуем внимательнее присмотреться к СЭД, например, к LDM.Express. Она помогает согласовывать документы, отслеживать сроки исполнения поручений, разграничивать доступ к документам в зависимости от роли сотрудника. Оставьте заявку на бесплатный демодоступ, чтобы убедиться в преимуществах и удобстве работы в системе.

Готовитесь переходить на КЭДО?

Забирайте готовые шаблоны ЛНА, которые нужно оформить

Не тратьте время на разработку нормативных документов «с нуля»

Заполните форму, вышлем готовые шаблоны на e-mail:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «ЛАНИТ-ТЕХНОЛОГИИ», ИНН 7717152779, erid: LjN8Jxd51

Начать дискуссию

Карина Хапиште – новый CEO «Клерка»

Цель: усилить управление компании и сделать к миллиард годового оборота. Да, да, у нас пока нет своего миллиарда.

Карина Хапиште – новый CEO «Клерка»
9

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Зарплата

Как отвечать на требования налоговой по зарплате в 2024 году: образец пояснений для ФНС

Налоговая проверяет расчеты по страховым взносам и форму 6-НДФЛ не только на предмет правильного расчета взносов и налога, но и на предмет реальности размера заработной платы работников. При появлении подозрений в занижении налогооблагаемой базы инспекторы потребуют объяснение.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Для льготного налога на прибыль ПО должно быть в реестре на момент оказания услуг

Условие для применения ставки налога на прибыль 0% аккредитованной IT-компанией – доля профильных доходов от 70%. Доходы считают методом начисления.

Лучшие спикеры, новый каждый день

О сотрудниках без военного билета надо сообщить в военкомат

В течение 3 рабочих дней с момента приема на работу необходимо направлять в военкомат информацию о выявлении сотрудников, не состоящих на воинском учете, но обязанных быть на нем.

Интервью

Внедрение МСФО 17 в страховые компании: что нужно знать бухгалтеру и руководителю. Интервью с BRG

Кому и когда необходимо применять МСФО 17, в чем его отличие от предыдущего стандарта, какие трудности возникают при его внедрении и как с ним работать в 1С, рассказывает Маковеев Денис Юрьевич, директор компании «BUSINESS RELATIONSHIP GROUP -- CONSULTING».

Внедрение МСФО 17 в страховые компании: что нужно знать бухгалтеру и руководителю. Интервью с BRG

Бренду быть?

Бренд, логотип, торговая марка — это обывательские понятия. Мы же, юристы, используем термин «товарный знак».Для того чтобы появился товарный знак, необходим ряд условностей.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

API: решение для бизнеса с большим количеством исполнителей

Интеграция по API — актуальное и перспективное решение для компаний, работающих с большим количеством исполнителей в любом статусе (самозанятый, ИП или лицо без специального статуса). Она позволяет информационным системам взаимодействовать друг с другом, выстраивая единую цифровую среду для обмена данными.

API: решение для бизнеса с большим количеством исполнителей
УСН

Даже покупка ИП 100% в уставном капитале ООО не лишает права на УСН

Перечень налогоплательщиков, которые не вправе применять УСН, содержится в п. 3 ст. 346.12 НК. ИП, которые приобретают долю в уставном капитале организации, в этот перечень не включены.

Акцизы

Минфин закроет две схемы неуплаты акцизов

Для пресечения схем уклонения от уплаты налогов власти отменят нулевой акциз на медицинский спирт, а жидкий никотин сделают подакцизным товаром.

В ФНС рассказали, как учитывать вознаграждение маркетплейсов при исчислении налога по УСН

Налоговики пояснили, как предпринимателям на УСН учитывать комиссию маркетплейсов из дохода за проданный товар.

Удовлетворенность клиентов: как ее измерить и что делать с полученными данными

Понимание и удовлетворение потребностей клиентов — одни из ключевых факторов развития компании. Удовлетворенность клиентов позволяет определить востребованность услуг, то, насколько клиенты довольны вашим продуктом, условиями обслуживания и прочими факторами взаимодействия.

Удовлетворенность клиентов: как ее измерить и что делать с полученными данными

Тренды налогового мониторинга — 2024: управление, контроль и оптимизация

25 апреля состоялся вебинар «ПравоТех», на котором руководитель направления налогового мониторинга ДРТ Юлия Орлова рассказала о том, кто может перейти на налоговый мониторинг и как это сделать, а также о дальнейших тенденциях развития режима.

Тренды налогового мониторинга — 2024: управление, контроль и оптимизация
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
НДС

Лимит на возмещение НДС в заявительном порядке действует на каждый квартал, а не год

Заявительный порядок возмещения НДС без банковской гарантии и поручительства применяется, если сумма НДС к возмещению не превышает сумму налогов и взносов, уплаченную компанией за прошлый год. Этот лимит применяют к каждому кварталу в отдельности.

РСВ

📌 РСВ с неправильным ИНН и ОГРНИП на титульном листе не пройдет проверку

СНИЛС и ФИО сотрудников из раздела 3 РСВ сверяют с данными ФНС по учету налогоплательщиков. ФНС уточнила два контрольных соотношения для РСВ и ввела пять новых.

Внутренние переводы: что это такое, как оформить в КЭДО и какая электронная подпись нужна

В развивающихся компаниях происходит постоянное движение персонала: кого-то принимают на работу, кто-то увольняется, некоторых сотрудников переводят на другие должности или в подразделения. Подробнее разберем, что такое внутренний перевод, как его регулирует Трудовой кодекс и как оформить его в КЭДО.

Внутренние переводы: что это такое, как оформить в КЭДО и какая электронная подпись нужна

ФАС выявила сговор продавцов наушников на маркетплейсах

ФАС выявила картель продавцов наушников на маркетплейсах. Продавцы общались в чате мессенджера, писали негативные комментарии конкурентам и заказывали наушники «в никуда».

ФНС дала фрилансерам три варианта налогообложения их доходов

Налоговики призывают фрилансеров легализовать свою деятельность и прозрачно уплачивать свои налоги, чтобы работать без риска и избежать штрафов.

Зарплата

Цифра дня. Про повышение зарплаты

Большинство компаний малого и среднего бизнеса с начала 2024 года увеличило расходы на оплату труда сотрудников.

Цифра дня. Про повышение зарплаты
Банки

У ЦБ будет новое запретительное право

Если банки с универсальной лицензий допустят нарушения при уведомлении ЦБ о получении долей в иностранной организации, регулятор обяжет их продать акции, а также закрыть офисы за границей.

Интересные материалы

Власти предлагают перевести беременных и мам с маленькими детьми на удаленку

Власти хотят стимулировать компании к переводу беременных и матерей с малолетними детьми на удаленку. Такие рекомендации готовит Минтруд.