Автоматизация учета
Как автоматизация согласования документов помогает упростить рабочие процессы в компании

Как автоматизация согласования документов помогает упростить рабочие процессы в компании

Традиционный подход к согласованию документов — с ручной передачей бумажных версий, личными встречами и невозможностью отследить историю изменений — неприемлем для любого современного бизнеса. Рассказываем, как автоматизация согласования ускоряет этот процесс, помогает избежать ошибок и повышает эффективность работы компании.

Почему бизнес отказывается от ручного согласования

Ручное согласование документа считается наиболее трудоемкой частью работы с документацией, и на это есть объективные причины — от многоступенчатости самого процесса до высокой значимости человеческого фактора. В результате оно практически всегда сопряжено со множеством проблем, которые негативно отражаются на деятельности компании:

  • Затягиваются сроки согласования документов.

  • Теряются важные замечания. 

  • Возникает конфликт версий. 

  • Происходит потеря контроля. 

  • Возрастает риск несанкционированного доступа к информации. 

Сложности, возникающие в процессе ручного согласования документов, влекут за собой не прямые потери, включая срыв сделки и финансовые убытки, но и косвенные. Сотрудникам приходится тратить время на дублирование работы и устранение ошибок, в результате чего не только снижается их производительность, но и падает мотивация. А еще затягивание сроков согласования может негативно сказаться на репутации компании.

Какие бизнес-процессы чаще всего требуют согласования

Работа с документами складывается из множества составляющих, однако именно процедура согласования играет одну из ключевых ролей. Согласование имеет своей целью оценку обоснованности документа, его полноты и корректности содержащейся в нем информации, а также соответствие правовым актам и ранее принятым решениям. По сути, оно представляет собой экспертизу подготовленного проекта ответственными лицами.

При этом обязательному согласованию подлежит не вся документация. Решение о необходимости согласования принимают в зависимости от типа документа и его содержания. Также учитываются организационные правила, действующие в конкретной компании. 

Как правило, согласовываются те документы, которые оказывают существенное влияние на деятельность компании или сотрудников, предполагают участие нескольких подразделений или специалистов, создают юридические последствия или вводят новые правила или процедуры. Если говорить о конкретных бизнес-процессах, то это согласование:

  • Проектов договоров (включая договоры закупки товаров и услуг).

  • Оплаты по счету.

  • Разрешения на закупку товаров и услуг.

  • Технического задания.

  • Письма контрагенту.

  • Заявление на отпуск или отгул.

  • Проекта претензии.

  • Финансовых планов и бюджетов.

  • Коммерческих предложений.

  • Служебных записок.

  • Протокола собрания (совещания).

Именно эти процессы возглавляют рейтинг популярности автоматизации с помощью «Листоход». Сервис «Листоход» — это система согласования с маршрутизацией, внедрение которой позволяет ускорить процессы и минимизировать риск появления ошибок. 

Среди возможностей системы — простая и сложная схема согласования, гибкая настройка участия сотрудников в процессах, наблюдатели в маршрутах, сохранение всех загружаемых документов в архив, экспорт данных в Excel и интеграция с Битрикс24. А после прохождения согласования предусмотрена возможность сформировать и распечатать итоговый лист согласования.

Сравнение автоматизированного и ручного согласования документов по ключевым критериям

Критерий

Автоматизированное согласование документов

Ручное согласование документов

Скорость

Быстрое прохождение всех этапов за счет автоматической отправки документа участникам процесса и прозрачности процедуры. 

Даже сложное согласование можно пройти за несколько часов.

Скорость зависит от местонахождения и занятости сотрудников. Также приходится тратить время на передачу документов внутри компании (или на курьерскую доставку). 

Согласование может занимать до нескольких дней, а иногда и до нескольких недель.

Надежность

Вероятность ошибок сведена к минимуму. Отсутствует риск потери документа. 

В процессе согласования в тексте документа может появиться некорректная информация. Высокая вероятность потери документа на каком-то из этапов согласования.

Безопасность

Строгий контроль доступа и шифрование данных.

Возможен несанкционированный доступ к конфиденциальной информации.

Масштабируемость

Сервисы автоматизации согласования без проблем справляются с ростом объемов документации и количества пользователей.

Масштабируемость зависит от физических возможностей сотрудников компании. При увеличении объемов работы потребуется привлечение дополнительных ресурсов.

Доступность данных

Доступ к документам и истории согласования возможен из любого места, вне зависимости от местонахождения участника процесса или руководителя компании.

Для доступа к документации необходимо физическое присутствие. Проследить историю согласования затруднительно.

Уровень контроля

Обеспечивается полный контроль и прослеживаемость процесса согласования на всех этапах.

Проконтролировать процесс согласования, как правило, можно только ретроспективно. У руководителя чаще всего нет возможности отследить согласование документа в режиме реального времени.

Преимущества автоматизации согласования документов

  • Сокращение сроков согласования. Обеспечивается моментальная передача документов между участниками процесса. Также сроки сокращаются за счет возможности выбора маршрута согласования и наличия автоматических уведомлений и напоминаний. Например, при работе с сервисом «Листоход» время согласования договора уменьшается на 50-80%.

  • Прозрачность и контроль. Автоматизация позволяет отслеживать каждый этап согласования документа и просматривать всю историю изменений. При необходимости можно легко восстановить ход обсуждений.

  • Удаленный доступ. От участников процесса не требуется личного присутствия: согласовать документ можно из любой точки мира.

  • Повышение эффективности сотрудников. Освобождение от рутинных операций дает возможность сосредоточиться на решении более значимых для компании вопросов.

  • Минимизация ошибок. Отказ от ручного согласования практически исключает внесение некорректных изменений, потерю данных и конфликты версий.  

  • Снижение операционных расходов. Автоматизация сокращает затраты на бумагу, печать, доставку документов и другие расходы, связанные с ручным согласованием на 20-30%.

  • Повышение дисциплины. Внедрение автоматизации улучшает дисциплину документарного сопровождения процессов, а также упрощает доступ к документации и ее хранение в электронном формате. 

Как сервис «Листоход» помогает бизнесу автоматизировать согласование документов

Для автоматизации согласования, повышения эффективности и прозрачности этого процесса используется маршрутизациязапрограммированная пользователем последовательность этапов. По сути, маршрут документа — это порядок, по которому он будет проходить согласование. 

Как это работает? Для маршрутизации документов пользователь задает последовательность этапов, и файлы автоматически отправляются участникам процесса в установленном порядке. Благодаря этому каждый сотрудник знает, когда нужно утвердить или доработать документ. Для создания маршрута документа необходимо:

  1. Задать название маршрута и его описание.

  2. Выбрать схему согласования маршрута: последовательную или параллельную.

  3. Добавить необходимое количество этапов с указанием участников процесса и назначением их ролей: Исполнить, Согласовать или Ознакомиться.

  4. Установить сроки (регламент) на весь маршрут или на каждый этап.

  5. Сохранить маршрут для дальнейшего использования с возможностью внесения в него изменений при необходимости.

В сервисе «Листоход» создать маршрут согласования можно один раз и затем использовать его повторно. Отправка документов по уже готовому маршруту экономит время и упрощает организацию процесса согласования. 

Маршруты движения документов в сервисе «Листоход»

«Листоход» предлагает пользователям два основных маршрута движения документов — простой (параллельный) и сложный (последовательный). 

Параллельный маршрут предполагает, что документ одновременно отправляется на согласование всем участникам — от специалистов различных отделов до руководителей. Он востребован в ситуациях, когда требуется оперативное согласование, а последовательность участников не имеет значения. Проверка документа и принятие решения происходят в максимально короткие сроки, так как доступ есть сразу у всех участников.

Последовательное согласование предусматривает отправку документа следующему участнику только после его согласования предыдущим. Такой маршрут выбирают, если важна последовательность прохождения этапов согласования. 

Например, когда необходимо, чтобы документ последовательно переместился от рядового сотрудника до руководителя компании. Последовательное согласование обеспечивает контроль на всех этапах и гарантирует, что каждый участник процесса будет рассматривать документ в строгом соответствии с установленной очередностью.

Сервис «Листоход» — это современная система для оперативного согласования документов, которая ориентирована на компании, работающие в различных сферах: строительство и производство, медицина, кафе и рестораны, государственные организации, отели, IT и другие направления. Адаптивная мобильная версия дает возможность пользоваться сервисом независимо от местонахождения, а уведомления на e-mail, Битрикс24 и Telegram позволяют оперативно узнавать о событиях в системе.

Получите бесплатную консультацию

Как система Листоход поможет ускорить согласование документов и бизнес-процессы в компании

Заполните форму, наш менеджер с вами свяжется:

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ИП Маркелов Евгений Юрьевич, ИНН 504103395827, erid: 2W5zFK2vp8x

Начать дискуссию