Цифровая трансформация офиса: с чего начать и какие процессы автоматизировать в первую очередь

О цифровизации бизнеса говорят не первый год, но единого понимания, что представляет собой цифровая трансформация, по-прежнему нет. Нередко этот процесс сводят исключительно к «переводу документов в PDF», в то время как в действительности цифровизация — сложное и многогранное явление, которое предполагает комплексное преобразование бизнес-процессов.

Итак, цифровая трансформация представляет собой процесс глубокого изменения процессов и бизнес-культуры на основе использования технологий. Это не просто замена существующих методов организации работы, а переосмысление всей деятельности компании, которое включает:

• изменение бизнес-процессов (в том числе автоматизацию рутинных задач);

• внедрение новых технологий (например, использование искусственного интеллекта);

• изменение корпоративной культуры и развитие цифровых навыков у сотрудников;

• улучшение клиентского опыта.

Достаточно часто можно встретить вопрос: если дела у компании и так идут неплохо, зачем нам цифровая трансформация? В условиях жесткой конкуренции, неопределенности и стремительно меняющегося мира цифровизация становится одним из условий сохранения устойчивости бизнеса. Даже если на данном этапе отставание от конкурентов, которые обладают «цифровыми преимуществами», не очень заметно, в дальнейшем разрыв будет только увеличиваться.

Наряду с этим компании, использующие устаревшие методы и технологии, тратят значительные средства на их поддержание. Цифровизация, напротив, позволяет сократить затраты и повысить рентабельность бизнеса за счет оптимизации бизнес-процессов, повышения производительности и улучшения клиентского опыта.

Все бизнес-процессы тесно переплетены друг с другом. Изменение одного элемента неизбежно отражается на остальных, а сама цифровизация затрагивает не только технические решения, но и организационные моменты. Поэтому нужно быть готовым к тому, что цифровая трансформация офиса — это не разовая история, а многоступенчатый процесс, который охватывает различные аспекты.

• Оцените, какие процессы оказывают наибольшее влияние на ежедневную деятельность компании. 

• Сформулируйте перечень часто используемых документов и задействованных в работе с документацией подразделений.

• Выявите процессы, которые отнимают больше всего времени у сотрудников.

• Подготовьте требования к системе ЭДО.

• Изучите подходящие предложения.

• Определитесь с решением на основе ключевых критериев: возможности системы, удобство интерфейса, наличие электронной подписи (ЭП), стоимость и тарифы, доступность интеграции с текущими системами.

• Уточните у оператора, какая ЭП используется в системе.

• Убедитесь, что подпись соответствует требованиям вашего документооборота.

• При необходимости выпуска квалифицированной ЭП, оформите ее через аккредитованный удостоверяющий центр.

• Назначьте ответственных и подготовьте учебные материалы для сотрудников.

• Проведите информационную кампанию для персонала.

• Организуйте обучение по работе с новой системой.

• Переведите на электронный документооборот один тип документов или одно подразделение.

• Проанализируйте слабые места и выполните доработку.

• Внесите изменения в учетную политику.

• Настройте интеграцию с учетными системами.

• Автоматизируйте рутинные операции (например, согласование документов).

• Переведите на электронный документооборот оставшиеся типы документов и отделы.

Регулярно анализируйте эффективность системы: 

• Сколько времени удалось сэкономить?

• Получилось ли сократить ошибки в документах?

• Удовлетворены ли сотрудники новым процессом?

Таким образом, цифровая трансформация офиса начинается с глубокого понимания текущих процессов и выявления областей для оптимизации. Как показывает практика, максимальный эффект обеспечивает автоматизация таких процессов как документооборот, согласование документации, подготовка и сдача отчетности. Но внедрять IT-решения следует постепенно: так бизнесу будет проще адаптироваться к изменениям. 

Внедрение ЭДО и других сервисов автоматизации само по себе не гарантирует цифровую трансформацию бизнеса. Нередко случается, что компания тратит деньги на подключение системы, но реальные результаты отсутствуют. И прежде всего, это связано с непониманием сути цифровизации, которое приводит к следующим ошибкам:

• Игнорирование потребностей бизнеса. При внедрении часто не учитываются реальные задачи и потребности компании. В результате приобретается система, которая не в полной мере справляется с основными функциями или же вовсе не вписывается в текущие бизнес-процессы.

• Некорректная настройка системы. Внедряемая система должна быть тщательно настроена под нужды компании. Недостаточное внимание к настройке приводит к неполноценному использованию функциональности и недовольству сотрудников.

• Незавершенное внедрение. Компания может остановиться на поверхностной трансформации, так и не добравшись до полного цикла преобразования процессов. Но ощутимых результатов в этом случае не будет.

• Недостаточная проработка бизнес-процессов. Перед внедрением сервиса необходимо пересмотреть и оптимизировать внутренние процессы компании. Игнорирование этого шага приводит к сохранению старых проблем и низкой эффективности.

Еще один важный момент — работа с сотрудниками. Изменения часто вызывают сопротивление, и в случае с цифровизацией бизнеса нужно не просто организовать обучение, но и объяснить персоналу цели, задачи и ценность трансформации. Иначе из-за сложностей с адаптацией производительность сотрудников может снизиться. И в целом еще на начальном этапе необходимо заняться формированием цифровой корпоративной культуры, без которой цифровизация не может считаться успешной. 

Цифровая трансформация офиса — сложная задача, и по этой причине многие компании отказываются от любых изменений. При этом вовсе необязательно сразу проводить масштабные изменения: на старте достаточно автоматизировать ряд ключевых процессов. Сервис «Листоход» является оптимальным вариантом для начала автоматизации офиса — с его помощью бизнес может автоматизировать один из самых трудоемких процессов — согласование документов — и решить ряд дополнительных задач. Среди основных преимуществ выбора сервиса:

• Внедрение системы за несколько дней без привлечения программистов и консультантов.

• Удобный и интуитивно понятный интерфейс, благодаря чему у сотрудников не возникнет проблем при работе с системой.

• Отсутствие дополнительных финансовых затрат на внедрение.

• Интеграция с Битрикс24, позволяющая синхронизировать данные с порталом и вести работу из одного места.

• Отсутствие ограничения на количество пользователей.

• Два варианта использования системы «Листоход» — в облаке и на вашем сервере. 

На старте вы можете воспользоваться бесплатным 30-дневным пробным периодом, чтобы оценить все возможности сервиса. А уже затем выбрать один из тарифов.

Цифровая трансформация заключается не только во внедрении новых технологий: она предполагает переосмысление бизнес-процессов и формирование цифровой корпоративной культуры. А ключевые цели цифровизации бизнеса — повышение эффективности и увеличение конкурентоспособности компании на рынке.   

Для старта рекомендуется выбирать процессы с быстрым эффектом, видимой пользой и минимальными затратами. Например, согласование документов: это один из самых распространенных и долгих процессов, поэтому его автоматизация существенно экономит время и упрощает работу сотрудников. 

При этом автоматизация согласования не требует слишком больших вложений, а ее результат виден сразу — уменьшается количество потерянных документов, повышается прозрачность процессов, снижается число ошибок. Это позволяет подготовить сотрудников к дальнейшим изменениям.

Сервисы автоматизации полезны для бизнеса любого масштаба, который в своей деятельности сталкивается с согласованием документов. Сфера деятельности также не имеет значения: системы активно используются компаниями, работающими в различных отраслях — от производства и строительства до медицины и IT.

Сервисы автоматизации согласования работают с различными документами. С их помощью можно согласовывать договоры, служебные записки, счета на оплату, кадровую и другую документацию.

Получите бесплатную консультацию

Как система Листоход поможет ускорить согласование документов и бизнес-процессы в компании

Заполните форму, наш менеджер с вами свяжется:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Реклама: ИП Маркелов Евгений Юрьевич, ИНН 504103395827, erid: 2W5zFGgfM7N