От сканирования до регистрации
Всё начинается с момента, когда документ попадает в систему. Встроенный механизм мгновенно захватывает содержимое и запускает цепочку действий:
распознаёт текст и фиксирует наличие печатей, подписей и т.д.;
автоматически определяет вид и категорию документа (счёт, договор, письмо от госоргана и т. д.);
извлекает ключевые данные: даты, номера, названия организаций, суммы, ФИО — и предзаполняет ими карточку документа;
заполняет поле «Содержание» на основании сокращенного текста документа.
Делопроизводителю остается проверить корректность данных и при необходимости дополнить недостающие.
Действия, которые раньше занимали 15-30 минут, теперь выполняются за 1–2 минуты. А когда корреспонденции большое количество, экономия времени становится особенно ощутимой — она измеряется не минутами, а часами.
Рассмотрение документов
После регистрации письмо нужно направить на рассмотрение нужному адресату.
Секретарь нажимает кнопку «Отправить на рассмотрение».
Далее искусственный интеллект готовит проект задачи с кратким содержанием документа, чтобы руководитель оперативно погрузился в суть вопроса. Также в задачу включается сам документ и связанные с ним приложения.
Еще одно преимущество — система готовит руководителю готовый проект резолюции.
ИИ анализирует семантику письма на основе накопленных данных и:
предлагает наиболее подходящих исполнителей со степенью уверенности в каждом из них в процентах;
формирует проект резолюции с учетом установленных в компании порядков и сроков.
Руководитель видит готовый проект резолюции вместе с рекомендациями, может его скорректировать или утвердить. Если он изменяет предложенный вариант, система запоминает это и дообучается. Таким образом, ИИ не просто автоматизирует процессы, а действительно помогает принимать обоснованные решения быстрее.
Формирование проекта ответного письма за секунды
Когда по входящему документу требуется официальный ответ, пользователь нажимает кнопку «Создать исходящее письмо». Система автоматически подгружает шаблон с заполненными реквизитами: адресат, дата, заголовок и другую информацию, которую важно указывать в исходящем письме. А затем ИИ генерирует текст ответа на основе предустановленных правил и данных, доступных в системе. Сотруднику необходимо проверить исходящее письмо, внести правки, опираясь на собственный интеллект, — ведь именно человек оценивает контекст и тон переписки, которые пока недоступны ИИ.
Интеллектуальное согласование
Отправить документ на согласование теперь тоже можно без ручного ввода. Нажав на кнопку «Отправить на согласование», пользователь запускает процесс, где ИИ:
создаёт задачу с автоматически сформированным текстом на основе содержания документа;
сам подбирает согласующего, анализируя тип документа и получателя.
Никаких уточнений у коллег и длинных цепочек согласования.
Кейс компании по строительству объектов транспортной инфраструктуры: как ИИ помог сократить время обработки документов на 70%
Заказчик — крупнейшая в России диверсифицированная компания на рынке строительства объектов транспортной инфраструктуры, которая активно растёт и расширяет географию проектов. Вместе с этим растёт и поток входящей корреспонденции — от госорганов, контрагентов, дочерних обществ и других заинтересованных сторон. Ежедневно в адрес Аппарата управления генерального директора поступали сотни документов, причём часто в нерабочее время или в выходные. Ручная обработка становилась узким горлышком, которое тормозило всю операционную деятельность.
Командой «МайТэк»* совместно с заказчиком было принято решение внедрить модуль «Делопроизводство» Directum RX с интеллектуальными сервисами Ario. Команда проекта провела глубокий анализ существующих процессов, дообучила сервисы интеллектуальной обработки на реальных данных компании и добилась впечатляющих результатов:
Процент автоматического распознавания документов достиг целевых 80%.
Ежемесячно система обрабатывает свыше 5 000 входящих документов.
Время на обработку каждого документа сократилось на 70% по сравнению с ручным вводом.
За период опытно-промышленной эксплуатации экономия на бумаге за один месяц составила 28 тысяч листов (по данным среза с принтеров).
Теперь документы автоматически распознаются, классифицируются, из них извлекаются все значимые реквизиты, определяются ответственные исполнители и маршруты согласования. Это не только ускорило процессы, но и практически исключило ошибки, повысило прозрачность и контролируемость всех этапов работы с корреспонденцией. Внедрение ИИ стало важным шагом в цифровой трансформации компании, укрепило её операционную эффективность и создало основу для дальнейшего масштабирования.
Заключение
Искусственный интеллект в делопроизводстве — это уже не пилот, а рабочий инструмент, который помогает тысячам компаний справляться с огромный потоком входящей корреспонденции. Он не заменяет людей, а освобождает их от рутины, позволяя сосредоточиться на задачах, требующих человеческого участия. Опыт показывает, что интеллектуальная обработка входящих писем ускоряет процессы минимум в 2 раза, а качество работы и удовлетворённость сотрудников растут пропорционально.
*ООО «МайТэк» — генеральный партнер компании Directum, реализующим проекты цифровизации для компаний разного масштаба и отраслей. Экспертиза «МайТэк» охватывает полный цикл цифровой трансформации: от анализа и оптимизации бизнес-процессов до их автоматизации и последующего развития эко-системы продуктов Directum на стороне заказчика. Ключевые направления деятельности компании включают бизнес‑консалтинг, заказную работу и внедрение инновационных решений Directum, что позволяет клиентам достигать значимых операционных и стратегических преимуществ.
Реклама: ООО «МайТэк», ИНН 1659105590, erid: 2W5zFHNDYVX
