Кадровый учет и расчет зарплаты: пошаговый гид, как все сделать по закону

Кадровый учет — одна из самых рискованных зон в бизнесе. Ошибка в приказе, неверно рассчитанный больничный или задержка финального расчета при увольнении — все это приводит к реальным финансовым потерям. Недовольный сотрудник идет в Трудовую инспекцию (ГИТ), а та приходит к вам с проверкой.

Результат — штрафы, предписания и потраченные нервы.

Зарплата — еще сложнее. Это не только деньги «на руки» сотруднику, но и налоги, взносы, отчетность. Любая ошибка здесь — это риск штрафов уже от Налоговой (ФНС) и Социального фонда (СФР).

Для начала — немного мотивации. Игнорирование правил чревато.

• Штрафы от ГИТ (Трудовая инспекция). За ошибки в трудовом договоре, приказах, неправильно оформленный отпуск или увольнение. Для ООО штраф за нарушение может достигать 100 000 рублей. 

• Штрафы от ФНС и СФР. За неверный расчет НДФЛ и взносов, за срыв сроков сдачи отчетности (например, ЕФС-1).

• Суды с сотрудниками. Неправильно уволенный сотрудник может восстановиться на работе, а компания будет обязана выплатить ему средний заработок за все время вынужденного прогула.

Вывод: дешевле сделать все правильно с первого раза.

Кажется, что это просто, но дьявол в деталях. Пропуск одного шага может сделать трудоустройство незаконным.

Запрашиваем обязательный минимум (ст. 65 ТК):

1. Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность).

2. Трудовая книжка (сведения о трудовой деятельности по форме СТД-ПФР). 

3. СНИЛС (зеленая карточка или уведомление АДИ-РЕГ).

4. Военный билет или приписное свидетельство (для военнообязанных).

5. Документ об образовании (если работа требует специальных знаний).

Что еще? ИНН сотрудник предоставлять не обязан, вы можете найти номер на сайте ФНС. Для некоторых должностей (водители, повара, педагоги) обязательна медицинская книжка или справка об отсутствии судимости.

Это главный документ. Он заключается в двух экземплярах (один вам, один сотруднику) до фактического начала работы. 

Что обязательно должно быть в договоре:

• Место работы и адрес.

• Трудовая функция (должность в соответствии со штатным расписанием).

• Дата начала работы.

• Условия оплаты труда (оклад, премии, надбавки). 

• Режим рабочего времени и отдыха.

• Условия труда на рабочем месте.

• Условие об испытательном сроке (если оно есть, его нельзя добавить потом).

Приказ составляется на основе трудового договора. Сотрудник должен ознакомиться с ним под подпись в течение 3 дней с начала работы или с даты издания приказа.

Если сотрудник выбрал бумажную трудовую, вы вносите в нее запись о приеме на работу. Если он перешел на электронную (ЭТК), вы ведете только цифровой учет.

Критически важно! Это самый «штрафоопасный» этап. Вы должны уведомить государство о новом сотруднике, подав отчет ЕФС-1 (подраздел 1.1) в Социальный фонд (СФР).

Срок: не позднее 1 рабочего дня, следующего за днем издания приказа (или заключения договора). Пропустили срок — получили штраф.

Бухгалтерия на ваших условиях

Вы получите полноценную работу бухгалтерского отдела, только без отпусков, больничных, с полной финансовой ответственностью за свою деятельность, а также всегда актуальной информацией по изменениям законодательства

Подробнее

Зарплата — это боль. Сотрудник видит в договоре 100 000 ₽, а на карту получает 87 000 ₽ и задает вопросы. А работодатель по факту тратит 130 000 ₽. Давайте разберем этот «фокус».

• «Грязная» зарплата (Gross) - оклад (или другая система оплаты), прописанный в трудовом договоре. Это база для всех расчетов.

• «Чистая» зарплата (Net) - то, что сотрудник получает на руки.

Формула простая: зарплата «на руки» = «грязная» зарплата — НДФЛ.

Важно! Ниже рассмотрим общие правила. Часто есть нюансы, требующие глубокой проработки вопроса для качественного учета и корректного расчета ФОТ.

НДФЛ (налог на доходы физических лиц) — это то, что сотрудник платит государству. Работодатель выступает налоговым агентом: он рассчитывает, удерживает и перечисляет этот налог в бюджет.

С 1 января 2025 года к налогоплательщикам в России применяется пять ставок НДФЛ:

• ставка 13% — применяется для граждан, официальный доход которых не превышает 2,4 млн рублей в год (доход в месяц — не более 200 000 рублей);

• ставка 15% — применяется для части годового дохода свыше 2,4 млн рублей, но не более 5 млн рублей;

• ставка 18% — применяется для части годового дохода свыше 5 млн рублей, но не более 20 млн рублей;

• ставка 20% — применяется для части годового дохода свыше 20 млн рублей, но не более 50 млн рублей;

• ставка 22% — применяется для части годового дохода, превышающей 50 млн рублей.

Пример. Зарплата Иванова — 233 000 рублей в месяц. За 2025 год он заработает 2 796 000 рублей. С января по октябрь его доход будет облагаться налогом по ставке 13%. В ноябре суммарный доход Алексея с начала года превысит 2 400 000 рублей и начнет облагаться налогом по ставке 15%. Таким образом, ставка НДФЛ в 15% будет применена только для части дохода Алексея в 396 000 рублей — то есть на сумму, превышающую пороговое значение (2 400 000 рублей).

Пример. на руки Иванов получит: 100 000 ₽ (оклад) – 13 000 ₽ (НДФЛ) = 87 000 ₽.

Зарплату нужно платить дважды в месяц. Это закон (ст. 136 ТК). Обычно это аванс (например, 25 числа) и основная часть (например, 10 числа). Точные сроки устанавливаются организацией в Положении по заработной плате. Основное условие — интервал между выплатами в 15 календарных дней. 

Это то, что компания платит сверх оклада сотрудника. Это не вычитается из его зарплаты. Это прямой расход бизнеса.

Единый тариф страховых взносов (ЕТСВ) для всех компаний — 30% (в пределах единой базы).

• 22% — на пенсионное страхование;

• 5,1% — на медицинское страхование;

• 2,9% — на социальное страхование (больничные, декретные).

До 31.12.2025 действует льготный тариф 15% для малого бизнеса (МСП) для компаний в реестре МСП на выплаты свыше МРОТ. 

В 2026 году планируются изменения, о которых скажем ниже. Для МСП отменят льготный тариф к выплатам свыше 1,5 МРОТ. По поправкам в статью 427 НК, применять пониженные взносы малые компании смогут, только если их деятельность входит в перечень, который определит Правительство. Тут все просто: если деятельность есть в перечне — можно считать взносы по льготе в 15 процентов; если деятельность не вошла в правительственный перечень, то льготу применять нельзя, а значит придется рассчитывать отчисления по универсальному единому тарифу — 30% в пределах лимита и 15,1 — сверх него. Перечень видов деятельности МСП, у кого будет действовать льгота по взносам, будет утверждать Правительство. Надо, чтобы основной ОКВЭД попадал в перечень, и соблюдался лимит по доле дохода 70%.

Сотруднику положено 28 календарных дней отпуска в год. За 3 дня до начала отпуска он должен получить отпускные.

1. Считаем расчетный период — 12 месяцев до месяца отпуска.

2. Считаем средний дневной заработок (СДЗ). СДЗ = (Вся зарплата за 12 месяцев) / 12 / 29,3 (29,3 — это среднее число дней в месяце)

3. Считаем отпускные. Отпускные = СДЗ * Количество дней отпуска

Пример. Иванов идет в отпуск на 14 дней. Его зарплата за год (оклад 100 000 ₽) составила 1 200 000 ₽.

1. СДЗ = 1 200 000 / 12 / 29,3 = 3 412,97 ₽.

2. Отпускные = 3 412,97 * 14 = 47 781,58 ₽ (Это оклад, с него тоже удержится НДФЛ).

Больничный лист оплачивается исходя из стажа сотрудника и его среднего заработка за 2 предыдущих года.

• Стаж до 5 лет: 60% от среднего заработка.

• Стаж от 5 до 8 лет: 80% от среднего заработка.

• Стаж 8 лет и более: 100% от среднего заработка.

Первые 3 дня больничного оплачивает работодатель, остальные дни — Социальный фонд (СФР).

Пример. Иванов (стаж 10 лет = 100%) болел 5 дней. Его заработок за 2023-2024 гг. — 2 400 000 ₽.

1. СДЗ = 2 400 000 ₽ / 730 дней (дней в 2-х годах) = 3 287,67 ₽.

2. Оплата = 3 287,67 ₽ 100% 5 дней = 16 438,35 ₽.

3. Из них: 3 дня (9 863,01 ₽) платит компания, 2 дня (6 575,34 ₽) платит СФР.

Это допускается только с письменного согласия сотрудника. Оплата не менее чем в двойном размере. Либо, по желанию сотрудника, в одинарном размере, но с предоставлением другого дня отдыха (отгула).

Вы не можете просто так штрафовать сотрудника. Удержания строго регламентированы (ст. 137–138 ТК):

1. По инициативе работодателя: возмещение неотработанного аванса, погашение ущерба (не более среднего месячного заработка).

2. По исполнительным листам: алименты, долги по кредитам.

Важно. Общий размер всех удержаний не может превышать 20% от зарплаты. В случаях с алиментами или возмещением вреда — 50% (в редких случаях до 70%).

Неправильное увольнение — самый прямой путь в суд. Важно соблюсти процедуру до мелочей.

1. Заявление от сотрудника: он обязан предупредить вас письменно за 2 недели (14 дней). Срок начинается на следующий день после подачи заявления.

2. Приказ об увольнении (форма Т-8): издается в последний день работы.

3. Запись в трудовой / Отчетность:

• Внести запись в бумажную трудовую (если ведется).

• Подать ЕФС-1 в СФР не позднее 1 рабочего дня, следующего за днем приказа.

4. Финальный расчет и выдача документов (критически важно!). В последний день работы сотрудника вы обязаны:

• Выдать ему на руки бумажную трудовую книжку (или СТД-Р).

• Выдать другие справки (расчетный листок, 2-НДФЛ и т.д.).

• Произвести полный финальный расчет.

Что входит в финальный расчет?

1. Зарплата за все отработанные дни в месяце увольнения.

2. Компенсация за неиспользованный отпуск (считается так: 2,33 дня * кол-во отработанных месяцев. Из этого вычитаются уже отгулянные дни. Оставшиеся дни умножаются на СДЗ, рассчитанный как для отпускных).

Задержка выплаты даже на один день дает сотруднику право на компенсацию (1/150 ставки ЦБ за каждый день просрочки).

Самый безопасный, «джентльменский» способ. Стороны подписывают соглашение, где могут прописать любую дату увольнения (хоть завтра) и размер «отступных» (выходного пособия), если договорились.

Бухгалтерия на ваших условиях

Вы получите полноценную работу бухгалтерского отдела, только без отпусков, больничных, с полной финансовой ответственностью за свою деятельность, а также всегда актуальной информацией по изменениям законодательства

Подробнее

Кадровый учет и расчет зарплаты — сложная система, полная юридических и математических нюансов. Каждая операция связана с отчетностью, сроками и риском штрафов. Необходимо иметь все внутренние локальные документы в организации, регламентирующие КДП и расчет зарплаты. Необходимо быть уверенными, что все корректно документально оформлено и есть подписи сотрудников во всех документах. Часто есть нюансы, требующие глубокой проработки для качественного учета и корректного расчета ФОТ.

Это позволяет снять с себя головную боль по отслеживанию больничных, сроков подачи ЕФС-1 и изменений в расчете НДФЛ. Вы фокусируетесь на бизнесе, а мы гарантируем, что ваши сотрудники оформлены правильно, налоги уплачены вовремя, а у Трудовой инспекции нет к вам вопросов.

Реклама: ООО «МЕГАКОНСАЛТ», ИНН 7814131291, erid: 2W5zFK8wCFi