Электронная подпись: для чего нужна и как получить

Электронная подпись — это не только удобно, но часто необходимо по закону. Рассказываем, когда руководителю компании или ИП нужна электронная подпись, как её получить и какие варианты подписи бывают.
5,7 тыс. 1,3 тыс.
Электронная подпись: для чего нужна и как получить

Электронная подпись — это не только удобно, но часто необходимо по закону. Рассказываем, когда руководителю компании или ИП нужна электронная подпись, как её получить и какие варианты подписи бывают.

Какие виды электронных подписей бывают

Простая электронная подпись (ПЭП)

Это обычный пароль, который только подтверждает личность создателя документа или пользователя сервиса. Например, пин-код банковской карты или пароль, который можно установить для открытия документа Word. Простая подпись не защищает документ от внесения в него изменений.

ПЭП можно использовать для документооборота внутри компании: передавать между подразделениями заявки, отчеты, служебные записки и другую необходимую информацию.

Для оформлении кадровых документов тоже в большинстве случаев допустимо использовать ПЭП. Исключения здесь только два — трудовой договор и договор о материальной ответственности, для которых необходимо применять только усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).

Весь остальной кадровый документооборот можно вести с помощью ПЭП. Например, это могут быть заявления, объяснительные записки, распоряжения, приказы. Чтобы использовать ПЭП для кадровых документов, это правило нужно отразить в трудовом договоре, коллективном договоре или в другом внутреннем нормативном документе компании.

Также ПЭП можно применять и для документооборота с контрагентами. Здесь также есть исключение: электронные счета-фактуры следует подписывать только с помощью УКЭП. Но все остальные документы можно заверять и с помощью ПЭП. Это могут быть договоры, накладные, акты выполненных работ, письма.

Чтобы документ, подписанный с помощью ПЭП, имел юридическую силу, нужно заключить с каждым контрагентом соответствующее соглашение.

Соглашение с контрагентом, трудовой договор, или раздел внутреннего документа компании, посвященные ПЭП, должны включать в себя следующие положения.

  1. Порядок идентификации лица, подписавшего документ, по его ПЭП. Например, можно приложить к соглашению или договору список логинов и соответствующих им должностных лиц — владельцев подписей.
  2. Обязанность пользователей ПЭП соблюдать конфиденциальность не сообщать свой пароль другим лицам, немедленно проинформировать руководство и заменить пароль при любых подозрениях в том, что он разглашён.

На практике для юридически значимого оборота чаще используют другие, более надежные виды ЭП.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП)

Её формируют с помощью криптографических программ, которые специально разработаны для защиты информации. Такая подпись состоит из двух ключей — закрытого и открытого. Владелец УНЭП создаёт документ и шифрует его с помощью закрытого ключа, а затем отправляет получателю вместе с открытым ключом. Получатель, используя открытый ключ, может проверить подлинность документа и отсутствие изменений в нём.

УНЭП можно применять в тех же случаях, что и ПЭП. Это внутренний документооборот между подразделениями компании, а также кадры и работа с контрагентами, кроме отдельных исключений. Чтобы придать УНЭП юридическую силу, по аналогии с ПЭП нужно заранее прописать это в трудовом договоре, внутренних нормативных актах компании или соглашениях с контрагентами.

Лучше применять УНЭП, чем простую электронную подпись, особенно для документооборота с контрагентами. Усиленная подпись, в отличие от простой, не только подтверждает личность отправителя, но и защищает документ от исправлений.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

Работает по тому же принципу двух ключей, как и неквалифицированная ЭП. Отличие квалифицированной подписи — в порядке её создания.

  1. Выпускать УКЭП могут только уполномоченные организации: подразделения ФНС, Федерального казначейства и ЦБ РФ, либо удостоверяющие центры (УЦ), которые прошли аккредитацию Минцифры.
  2. Программа, с помощью которой создана УКЭП, должна быть сертифицирована ФСБ РФ.
  3. Вместе с ключами УКЭП уполномоченная организация должна выдать получателю подтверждающий документ — сертификат, составленный в соответствии с приказом ФСБ РФ от 27.12.2011 № 796.

УКЭП по умолчанию равнозначна собственноручной подписи руководителя компании, предпринимателя или физического лица на бумажном документе. В этом случае не нужно дополнительно подтверждать юридическую силу подписи с помощью нормативных документов компании или соглашений с контрагентами. УКЭП можно без каких-либо дополнительных условий применять для заверения любых электронных документов.

Если же закон не определяет вид электронной подписи для конкретной ситуации, вы можете использовать любую версию, установив это внутренними документами, либо по согласованию с контрагентами или сотрудниками.

В таблице — ситуации, где может понадобиться электронная подпись, и какой вид подойдёт.

Моё дело Бюро

Справочно-правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг

Где получить электронную подпись

До конца 2021 года у организаций и предпринимателей есть выбор, где получить УКЭП.

  1. В подразделениях ФНС РФ. Это бесплатно, но нужно купить токен — носитель информации. Его стоимость начинается примерно от 1,5-2 тыс. руб. УКЭП, полученная в ФНС, будет действовать 15 месяцев.
  2. В коммерческих УЦ. Здесь нужно будет заплатить и за токен, и за создание самой подписи. В этом случае оформление УКЭП обойдется не менее, чем в 3-5 тыс. руб. Обычно коммерческие УЦ выдают ЭП на 12 месяцев.

Если коммерческий УЦ прошёл аккредитацию по новым правилам, то выданная им во втором полугодии 2021 года УКЭП будет работать до конца установленного срока действия, в том числе и после 1 января 2022 года.

Если же УЦ не прошел переаккредитацию, то он после 1 июля 2021 года не имеет права выдавать УКЭП юридическим лицам и предпринимателям. Если вы уже успели получить в таких УЦ электронную подпись до 1 июля 2021 года, имейте в виду, что с 1 января 2022 года она станет недействительной (письмо Минцифры от 10.08.2021 № ОП-П15-085-33604).

С 1 января 2022 года на имя ИП и организации УКЭП можно получить только у ФНС и её доверенных лиц.

Физические лица, как в 2021, так в 2022 году могут оформить УКЭП в любом аккредитованном коммерческом УЦ. Стоимость УКЭП на год для них — примерно от 1 до 2,5 тыс. руб. Там же можно получить электронную подпись на сотрудника организации, например, главбуха. Но чтобы он смог подписывать документы от имени компании, к его подписи физлица нужно будет прилагать специальную доверенность.

Этот порядок с доверенностями должен был заработать с 2022 года, но сейчас власти рассматривают отсрочку до 2023 года. Скорее всего, в течение 2022 года вариант с машиночитаемыми доверенностями будет применяться добровольно, а параллельно с этим аккредитованные центры продолжат выпускать электронные подписи на сотрудников компании с привязкой к организации.

Электронная подпись на физическом токене — шаг назад. Многие устройства, с которых можно работать в облачных бухгалтерских программах не имеют USB-порта, в который можно воткнуть флешку с токеном. При этом давно существуют облачные электронные подписи по технологии myDSS, для которых токен не нужен. В интернет-бухгалтерии «Моё дело» используется именно такой вид электронной подписи.

При этом ФНС в Концепции развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности планирует переход от КЭП на флешках к облачным подписям. По всей видимости, выдача КЭП только на токенах — временная мера, которая позволит подразделениям ФНС быстро увеличить объем выпуска.

Мы подготовились к использованию физических носителей в сервисе. Но параллельно создали механизм, который даст возможность пользоваться облачной КЭП весь 2022 год. Для его применения необходимо иметь смартфон с установленным приложением myDSS и выпустить или продлить КЭП до конца 2021 года. Для этого потребуется:

  1. Собрать документы: скан паспорта (только разворот с фотографией), скан подписанного заявления, селфи с развернутым паспортом в руках.
  2. Для клиентов, у которых одновременно есть ранее настроенная связь по ЭДО с интернет-бухгалтерией «Моё дело», активная электронная подпись на момент прохождения процедуры продления и реквизиты сертификата (ФИО, должность, СНИЛС и т.д.) не изменились — отправить пакет документов на продление по ЭДО. Для остальных — пройти идентификацию в аккредитованном УЦ«Основание» лично. У клиентов на УЦ «Калуга Астрал» при этом поменяется оператор ЭДО на НТЦ «СТЭК».

Подключить полученную КЭП через мастер продления. Инструкция — здесь.

Подробно о новых правилах аккредитации УЦ и получении ЭП с учётом всех изменений законодательства читайте в нашей статье.

Моё дело Профбухгалтер

Сервис для бухгалтера. Бухгалтерский, налоговый и кадровый учёт. ЭДО и автоматический аудит ошибок

Начать дискуссию

Как сделать возврат или зачет суммы излишне уплаченного налога в 2024: новая форма заявления 

Суммы налогов, которые излишне уплачены в составе ЕНП, по сути переплата в бюджет, они образуют на ЕНС положительного сальдо. Такую переплату можно вернуть на расчетный счет или зачесть в счет будущей задолженности, которая будет сформирована. 

Как сделать возврат или зачет суммы излишне уплаченного налога в 2024: новая форма заявления 
8

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Директора подразделения «Росатома» арестовали за взятку

Топ-менеджера структурного подразделения ГК «Росатом» заключили под стражу до 26 мая 2024 года. Его подозревают в получении взятки в особо крупном размере.

8

Фиктивная сотрудница, ничего не делая, за год «заработала» более 500 000 рублей

В Сочи направлено в суд уголовное дело о мошенничестве при трудоустройстве.

40
Лучшие спикеры, новый каждый день

Какие выплаты положены работнику при увольнении переводом

Если сотрудник увольняется переводом к другому работодателю, то никаких выходных пособий и компенсаций в ТК за это не предусмотрено.

20

😠 Если ИП на УСН «доходы» закроется в январе 2025 года, его вычет на взносы 1% просто сгорит. Бухгалтеры возмущены

Взносы ИП 1% за 2024 год налог по УСН за 2024 год не уменьшают. Они пойдут на уменьшение налога только за 2025 год. Если конечно там будет, что уменьшать.

22

Центробанк снова продлил ограничения на перевод средств за рубеж

Ограничения на денежные переводы за границу будут действовать еще 6 месяцев — до 30 сентября 2024 года.

30
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Как бизнесу снизить налоговую нагрузку: 5 законных способов

Каждая компания хочет получать больше прибыли и платить меньше налогов. Но чтобы сделать это законно, нужно знать, какими способами можно снизить налоговую нагрузку на бизнес. 

Как бизнесу снизить налоговую нагрузку: 5 законных способов
27

ФАС требует от Ozon объяснений по введению сбора в ПВЗ

Представители рынка электронной торговли направили в ФАС жалобу на Ozon, который установил сервисные сборы для владельцев пунктов выдачи заказов.

43

Тонкое искусство управления дедлайнами

Ежедневники, блокноты, календари, заметки в телефоне, стикеры, бумажечки и даже тыльная сторона ладони… Все это — инструменты, которые многие используют для фиксирования важных событий и дат. При таком управлении дедлайнами постоянная спешка, опоздания по срокам и недовольные клиенты — неизменные компаньоны. Далее расскажем, как от них избавиться.

Тонкое искусство управления дедлайнами
33

Предприниматели оформили рекордное число кредитов с плавающей ставкой

Число кредитов, процентная ставка которых привязана к ключевой, уже выросла почти до 50%. Бизнес уверен, что ЦБ снизит ключевую ставку, а вместе с ней сократятся проценты по займам.

45
УСН

ИП на УСН «доходы» не нужно заявление на зачет взносов 1%

Срок уплаты взносов ИП 1% с дохода свыше 300 тысяч рублей за 2023 год – 01.07.2024. Но можно не тянуть до последнего, а оплатить уже сейчас.

85

Chanel завершает свой бизнес в России

Компания Chanel решила полностью уйти с российского рынка. Ей могут грозить неустойки по договорам аренды, которые оценивают в десятки миллионов рублей.

123
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Коротко, для чего нужен финансовый план? Как его создать

В малом бизнесе владелец может учитывать все финансовые движения в уме. Однако когда операции разрастаются, а их отслеживание становится сложным, приходит время заняться финансовым планированием.

Коротко, для чего нужен финансовый план? Как его создать
22
НДФЛ

Оплата вынужденного прогула облагается НДФЛ

Если увольнение сотрудника было признано незаконным и через суд он добился восстановления и оплаты вынужденного прогула, то такая оплата – это облагаемый НДФЛ доход.

44

❗ Компания может попасть на штраф, если при переходе на ЕНС переплату по одному налогу ФНС зачла в счет долга по другому

За неумышленную неуплату налога из-за занижения базы или иного неправильного исчисления предусмотрен штраф 20% от суммы налога (по п. 1 ст. 122 НК).

138

Сколько длится дело по субсидиарке? Что приводит к затягиванию суда

Длительность рассмотрения дела связана с разными факторами. Разберем, что приводит к затягиванию рассмотрения дела в суде

26

Объявления об онлайн-продаже табака могут заблокировать без решения суда

Чтобы заблокировать интернет-ресурс с информацией о дистанционной продаже табачной продукции, понадобится больше 3-х месяцев. Власти хотят ввести механизм внесудебной блокировки — такой же, какой сейчас действует в отношении алкоголя.

33

Почему не существует шутки, которая нравится всем? Проведем эксперимент

Маяковский считал, что театр — это не отображающее зеркало, а увеличительное стекло. Если продолжить эту мысль поэта, то юмор — это не отображающее зеркало и даже не увеличительное стекло.

Почему не существует шутки, которая нравится всем? Проведем эксперимент
311

Как обезопасить массовые выплаты внештатникам

Компании, которые сотрудничают с большим числом внештатников, проводят массовые выплаты со своего счета. Такие платежи могут нести риски с точки зрения ИФНС и банков. Рассказываем, в чем причины и как обезопасить переводы.

Как обезопасить массовые выплаты внештатникам
158

Интересные материалы

НДС

Уточнят нормы НК об НДС 0% при экспорте

Торгово-промышленная палата России (ТПП) предложила исключить двойное толкование норм о международной перевозке с точки зрения налогового законодательства.

193