Кадровые документы

График отпусков на 2024 год

Составление графика отпусков позволяет эффективно распределить время для отдыха среди работников. Каких работников и какие виды отпусков необходимо включать в график? Должна ли составлять график вновь созданная организация в текущем году? Эти и другие вопросы с учетом новых разъяснений Минтруда и Роструда, которые вышли в конце 2023 года, рассмотрим в статье
858 140
График отпусков на 2024 год
Иллюстрация: Моё дело

При оформлении графика отпусков необходимо:

  • составить и утвердить график отпусков (за исключением случаев, когда такой график не составляется);

  • ознакомить работников с графиком отпусков.

Составление графика отпусков

В каждом структурном подразделении работодателя составляется проект графика отпусков по подразделению (в свободной форме). Если структурных подразделений нет, разрабатывается единый проект. В эти проекты вносятся пожелания работников по времени предоставления им отпусков на предстоящий год, разделению отпусков на части и т.п.

Регулирует процесс предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков работодатель. Работодатели по общему правилу составляют график отпусков в соответствии с законодательно установленной обязанностью (ч. 4 ст. 122, ст. 123 Трудового кодекса РФ).

Исключения предусмотрены для следующих категорий работодателей:

  • микропредприятий (организаций, индивидуальных предпринимателей), которые отказались полностью или частично от принятия локальных нормативных актов (в т. ч. графика отпусков). В этом случае работодатель должен заключать трудовые договоры со своими работниками по типовой форме, утв. Постановлением Правительства РФ № 858 от 27 августа 2016 г. В такой трудовой договор нужно включить условия, которые обычно регулируются локальными нормативными актами (в т. ч. графиком отпусков). В трудовом договоре можно предусмотреть, что ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работнику в соответствии с письменным соглашением между сторонами;

  • работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.

В графике отпусков нужно предусматривать ежегодные оплачиваемые отпуска в полном объеме за соответствующий год и для всех работников, за исключением отдельных категорий. Каждый работник, с которым заключен трудовой договор, имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Продолжительность ежегодного отпуска составляет 28 календарных дней (по общему правилу).

Нередко на этапе составления проекта графика работники включают в него неполное количество дней отпуска, положенного им в соответствующем году, с тем чтобы в течение года попросить оставшиеся дни отпуска вне графика в удобное для них время. Этот подход нельзя признать правильным, поскольку он усложняет учет неиспользованных дней отпуска. В то же время порядок переноса отпуска на другой срок по инициативе работника трудовым законодательством не определен (письмо Роструда № ПГ/11111-6-1 от 18 мая 2022 г.).

Работодателю при проверке проекта графика отпусков нужно проследить, все ли работники включили в график полное количество дней отпуска, положенного им в соответствующем году. Если впоследствии работник обратится с заявлением о предоставлении отпуска вне графика, можно его предоставить и внести соответствующие изменения в график отпусков.

Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков в график необходимо включать ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска (если их предоставление предусмотрено действующим законодательством).

В силу различных причин у работников могут накапливаться неиспользованные отпуска за предыдущие рабочие периоды. В частности, из-за того, что работнику по каким-либо причинам не предоставлялся отпуск или работник брал ежегодно только часть отпуска. Например, использовал по 14 календарных дней из положенных (по общему правилу) 28 календарных дней либо не использовал полагающиеся ему дни ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска (в частности, за ненормированный рабочий день). Такие работники сохраняют право на использование всех полагающихся им по законодательству ежегодных оплачиваемых отпусков.

Следует учесть, что непредоставление ежегодных оплачиваемых отпусков является нарушением, за которое работодатель может быть привлечен к административной ответственности. Такую ошибку необходимо как можно быстрее исправить. За неиспользованные ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска можно выплатить работникам денежную компенсацию (при соблюдении определенных условий).

Трудовым законодательством не урегулирован порядок предоставления работнику неиспользованных отпусков за предыдущие рабочие периоды. Эти отпуска могут быть предоставлены по соглашению между работником и работодателем (т.е. без включения неиспользованных дней отпуска в график отпусков) либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год (письма Роструда № 1921-6 от 8 июня 2007 г., № ПГ/21367-6-1 от 11 октября 2023 г.)
При этом не обязательно соблюдать хронологическую последовательность рабочих периодов, за которые предоставляются отпуска (письмо Роструда № 473-6-0 от 1 марта 2007 г.).

Если работодатель принял решение о предоставлении неиспользованных отпусков в рамках графика отпусков на очередной календарный год, то в графике отпусков необходимо указать общее количество дней ежегодного отпуска (например, 42 календарных дня (28 + 14 календарных дней)). При этом дополнительно сделать отметку, что работнику предоставляются не использованные им отпуска за предыдущий рабочий год (например, в графе "Примечание" можно указать "14 календарных дней за 2023 год").

Подарок для наших читателей – практическое пособие «Как работодателю подготовить отчётность в СФР и ИФНС в 2023 году» от экспертов интернет-бухгалтерии «Моё дело». Подробнейшая инструкция с примерами заполнения форм.

Как работодателю подготовить отчётность в СФР и ИФНС в 2023 году

практическое пособие для работодателя

Получите бесплатно 62 страницы экспертного контента!

Оставьте заявку в форме ниже, и мы вышлем вам запись

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

При составлении графика отпусков в него включаются все работники работодателя, в том числе совместители, иностранные работники. Иное в общем случае означало бы дискриминацию в сфере труда и нарушало бы право работника на отдых.

Также необходимо включать в график отпусков:

Работниц, которые в наступающем году уходят в отпуск по беременности и родам, на практике часто не включают в график отпусков. Это не является грубой ошибкой, поскольку если такая работница пожелает воспользоваться своим правом на очередной оплачиваемый отпуск непосредственно до или после отпуска по беременности и родам, то он будет предоставлен ей на основании заявления, а не по графику отпусков. Тем не менее их также рекомендуется включать в график отпусков (впоследствии при необходимости можно внести изменения). Следует учесть, что время нахождения в отпуске по беременности и родам включается в стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска.

Перед составлением графика отпусков рекомендуется выяснить у женщины, когда она планирует взять ежегодный оплачиваемый отпуск – перед отпуском по беременности и родам или сразу после него, и в зависимости от этого делать вывод о включении или невключении ее отпуска в график.

Есть отдельные категории работников, которым ежегодные отпуска заведомо не будут предоставлены в наступающем году либо не положены вовсе. Отпуска таких работников в график включать нецелесообразно (не следует). В частности, к ним относятся работники:

Работники, которые еще не приняты к работодателю (трудоустраиваются уже во время действия графика), также не могут быть в него включены на этапе его составления и утверждения. Но это никак не повлияет на их возможность получить ежегодный оплачиваемый отпуск при приобретении права на него (в общем случае – после шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя). В отношении работников, с которыми трудовые отношения возникли в новом году, либо впоследствии вносятся изменения в график отпусков, либо отпуск в первом рабочем году предоставляется им на основании заявления.

График отпусков до утверждения руководителем согласовывается обеими сторонами трудовых отношений. При этом работодатель (лицо, уполномоченное вести график отпусков) самостоятельно решает вопрос о том, учитывать ли мнение работника о конкретном периоде календарного года, в котором ему удобно использовать отпуск (с учетом собственных интересов, например периодов повышенной загруженности, когда массовый уход работников в отпуск нежелателен).
Исключение: в обязательном порядке учитывается право на отпуск отдельных категорий работников, которым в случаях, предусмотренных законодательством, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется авансом или по их желанию в удобное для них время.

В графике отпусков рекомендуется указывать конкретные даты, а не месяц предоставления отпуска (с возможностью внесения изменений в дальнейшем).

На основании проектов, переданных руководителями подразделений (единого проекта), кадровая служба работодателя (другое подразделение, ответственное за составление графика отпусков) составляет сводный график отпусков. Если у работодателя такого подразделения нет, обязанности по составлению сводного графика отпусков возлагаются на лицо, ответственное за ведение кадрового делопроизводства (например, на секретаря, бухгалтера).

По какой форме нужносоставить график отпусков? Его можно составить по унифицированной форме № Т-7, утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г., или по форме, самостоятельно разработанной и утвержденной работодателем (ч. 2, 4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.).
Применение унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом России, не является обязательным (за исключением документов, для которых установлено обязательное применение унифицированных форм). Вместе с тем законодательство допускает продолжение применения унифицированных форм первичной учетной документации. Если работодатель примет решение использовать формы, разработанные Госкомстатом России, график отпусков он должен составить по форме № Т-7 (см. Образец).

Подготовленный график отпусков направляется в профсоюзный орган (при его наличии у работодателя) для учета его мнения. Мнение профсоюза учитывается в порядке, предусмотренном ст. 372 Трудового кодекса РФ. Если профсоюз не создан, работодатель разрабатывает и принимает локальные нормативные акты (в т. ч. график отпусков) самостоятельно. Отсутствие профсоюза делает невозможным выполнение требований законодательства в этой части. Однако если профсоюз имеется, согласование с ним графика отпусков является обязательным независимо от количества членов, входящих в его состав.

Если график отпусков составлен по унифицированной форме, его подписывает руководитель кадровой службы (отдела кадров, отдела персонала). При отсутствии кадровой службы у работодателя сделать это должен работник, на которого возложены обязанности по составлению таких графиков. Если работодатель использует самостоятельно утвержденную форму графика отпусков, этот документ подписывают ответственные лица с указанием их фамилий и инициалов (иных реквизитов, позволяющих идентифицировать данных лиц).

Далее график отпусков направляется на утверждение уполномоченному лицу (например, руководителю организации).

Утверждение графика отпусков

График отпусков утверждает руководитель организации или иное уполномоченное на это лицо. Например, полномочия по утверждению графика отпусков могут быть возложены на заместителя генерального директора по управлению персоналом или на директора по персоналу.
На практике график отпусков утверждается либо грифом "УТВЕРЖДАЮ", либо соответствующим приказом (распоряжением) работодателя (см. Приказ об утверждении графика отпусков). Может также издаваться приказ при одновременном заполнении грифа "УТВЕРЖДАЮ". В последнем случае дата утверждения графика, проставленная в грифе, должна совпадать с датой издания приказа.

Вся процедура составления, согласования, утверждения графика отпусков должна быть закончена своевременно. График отпусков на следующий календарный год нужно утвердить не позднее чем за две недели до начала календарного года, то есть не позднее 17 декабря текущего года. Если срок утверждения графика отпусков совпадает с выходным днем, то он переносится на ближайший рабочий день по правилам ч. 4 ст. 14 Трудового кодекса РФ. Например, поскольку день 17 декабря 2023 года выпал на воскресенье, график отпусков на 2024 год нужно утвердить не позднее 18 декабря 2023 года (но можно составить и утвердить график раньше).

Организациям, которые созданы в текущем календарном году, на текущий год график отпусков составлять не обязательно (хотя сделать это можно). Если в году создания организации у работников возникнет право на отпуск, они могут использовать его не по графику, а на основании заявлений (письмо Минтруда России № 14-6/ООГ-6470 от 16 октября 2023 г.).

За отсутствие графика отпусков работодателю может грозить административная ответственность: например, для организации штраф составляет от 30 тыс. руб. до 50 тыс. руб. (за исключением работодателей, для которых составление графика отпусков не обязательно).

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работников. Поэтому работники должны быть извещены о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала.

Ознакомление работников с графиком отпусков

Обязанность работодателя знакомить работников с принятым графиком отпусков законодательством отдельно не установлена, поэтому знакомить работников с графиком под подпись не обязательно. При этом график отпусков можно отнести к локальным нормативным актам работодателя, связанным с трудовой деятельностью работников, поэтому их рекомендуется ознакомить с указанным документом под подпись. Например, это можно сделать одним из следующих способов:

Если по каким-либо причинам работник откажется от ознакомления с графиком отпусков, целесообразно документально подтвердить этот факт. Например, составить акт в присутствии не менее двух свидетелей. При возникновении трудового спора акт послужит подтверждением того, что график отпусков был доведен до сведения работника.

Необходимо учитывать, что в определенных случаях за отказ уйти в отпуск по графику отпусков работодатель вправе привлечь работника к дисциплинарной ответственности.

Моё дело Бюро

Справочно-правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг

Реклама: ООО «Мое дело», ИНН: 7701889831, erid: LjN8KJpzu

Начать дискуссию

В Крыму временно запретили работать иностранцам по патентам

Работодателям на полгода запретили нанимать иностранных сотрудников, которые могут работать по патентам. Ограничения затронули 35 видов экономической деятельности.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Число DDos-атак на российские компании увеличились в три раза

Только за первые четыре месяца 2024 года специалисты по кибербезопасности справились с 512 DDos-атаками.

Россия договорилась с Белоруссией о признании цифровых подписей

Предпринимали из Белоруссии смогут использовать национальные электронные цифровые подписи как квалифицированные подписи в России. Это позволит бизнесменам участвовать в госзакупках.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Малый и средний бизнес получил нефинансовую поддержку на 78 млрд рублей

Минэкономразвития оценило стоимость нефинансовой поддержки, которую предприниматели могут получить в центрах «Мой бизнес».

Операторов кикшеринга могут заставить платить налоги в бюджет города

Власти Петербурга предложили операторам услуг по краткосрочной аренде самокатов разделить доходы, полученные в разных регионах, и платить налоги в бюджет городов, где этот сервис представлен.

У бухгалтеров пошли вопросы по заполнению 6-НДФЛ, а налоговики требуют с них пояснений. 🧾«Ночной бухгалтер» № 1664

Новый-старый отчет с кучей сроков уплаты вызывает у бухгалтеров вопросы, которые решают «всем миром». Налоговики продолжают слать требования, сравнивая уведомления и расчет. Объяснения, что в уведомлениях ошибка и верны данные отчетов их не устраивают. А еще вас ждут бухгалтерские байки, гороскоп и мем дня.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Сотрудникам запретят работать сверх графика больше 120 часов в год

Сейчас в законе нет ограничений по часам переработки в режиме ненормированного рабочего дня. Депутаты собираются это исправить и защитить права сотрудников на отдых.

Бесплатно с Фиксированные взносы ИП

Как теперь уменьшать налог по УСН на взносы ИП: разъяснения ФНС с примером

Временные прошлогодние правила по взносам 1% стали постоянными.

Как теперь уменьшать налог по УСН на взносы ИП: разъяснения ФНС с примером

Инвесторы готовы обменять заблокированные активы на десятки миллиардов рублей

Банки и фонды из США, ЕС и Великобритании готовы выкупить у российских инвесторов замороженные иностранные активы.

Льготные кредиты для бизнеса — 2024

Происходящие в последнее время события значительно влияют на многие сферы нашей жизни, одной из которых является бизнес, испытывающий серьезные трудности, в частности, малый и средний бизнес, который нуждается в особой поддержке. Для этих целей предусмотрены различные программы и льготы. Подробнее о действующих и планируемых мерах поддержки мы расскажем далее.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
304

На пути к эффективному партнерству: как начать работу с новым клиентом в бухгалтерской фирме

У самурая, как известно, нет цели — есть только путь. Но в бухгалтерской компании все иначе: здесь есть и четкая цель, и продуманный путь к ее достижению. Свой путь есть и у клиента, который решает доверить свои финансовые дела профессионалам. Расскажем об этом пути подробнее: как бесшовно принять клиента на обслуживание и какие важные нюансы нужно учесть.

На пути к эффективному партнерству: как начать работу с новым клиентом в бухгалтерской фирме

⚡️Итоги дня: нейросеть создает кино, животных теперь можно перевозить в салоне самолета, а гольф добавят в школьную программу

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

57
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
НДС

За передачу прав на демоверсию программу не надо платить НДС, если она есть в реестре российского ПО

Передача исключительных прав на программы для ЭВМ, включенные в единый реестр российского ПО, а также прав на использование таких программ, освобождены от НДС.

Как пункты выдачи заказов должны формировать чеки ККТ

Интернет-магазин может принимать деньги от покупателей по безналу с применением ККТ, установленной вне места нахождения покупателя. При этом в чеке будет реквизит «признак способа расчета» (тег 1214) будет значение «1» – предоплата 100%.

57
РСВ

Организации без зарплаты тоже должны сдавать РСВ

В НК не предусмотрено освобождение от сдачи нулевого РСВ в зависимости от численности работников, видов деятельности и т.д. Все организации должны сдавать РСВ.

Бесплатно с Налоги, взносы, пошлины

Как считают пени по налогам в 2024 году. Мини-курс

Какой порядок расчета пени по налогам применяется в 2024 году и на какую ставку рефинансирования ориентироваться налогоплательщику, рассказываем в мини-курсе.

Как считают пени по налогам в 2024 году. Мини-курс
Кадры

Каждый пятый соискатель исчезает после оффера

В 2024 году главной проблемой работодателей стала нехватка подходящих кандидатов на рынке труда. Стоимость закрытия вакансий существенно выросла вместе с зарплатными ожиданиями будущих сотрудников.

160

Зарабатывай с «Клерком». Реферальная программа Клерк.Партнер

Да-да, теперь и у нас появилась собственная реферальная программа. Вы можете рекомендовать наши курсы и вебинары и получать доход. 

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
1
241

Матпомощь пострадавшим от наводнения не облагается НДФЛ и взносами

Доходы в денежной и натуральной формах, которые получают люди, пострадавшие от стихийных бедствий или от других чрезвычайных обстоятельств, не облагаются НДФЛ.

Интересные материалы

Какие документы нужны, чтобы внести запись о работе по совместительству

Трудовая книжка совместителя ведется по основному месту работы. По желанию работника в нее могут быть внесены сведения обо всех местах работы.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру