При оформлении графика отпусков необходимо:
составить и утвердить график отпусков (за исключением случаев, когда такой график не составляется);
ознакомить работников с графиком отпусков.
Составление графика отпусков
В каждом структурном подразделении работодателя составляется проект графика отпусков по подразделению (в свободной форме). Если структурных подразделений нет, разрабатывается единый проект. В эти проекты вносятся пожелания работников по времени предоставления им отпусков на предстоящий год, разделению отпусков на части и т.п.
Регулирует процесс предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков работодатель. Работодатели по общему правилу составляют график отпусков в соответствии с законодательно установленной обязанностью (ч. 4 ст. 122, ст. 123 Трудового кодекса РФ).
Исключения предусмотрены для следующих категорий работодателей:
микропредприятий (организаций, индивидуальных предпринимателей), которые отказались полностью или частично от принятия локальных нормативных актов (в т. ч. графика отпусков). В этом случае работодатель должен заключать трудовые договоры со своими работниками по типовой форме, утв. Постановлением Правительства РФ № 858 от 27 августа 2016 г. В такой трудовой договор нужно включить условия, которые обычно регулируются локальными нормативными актами (в т. ч. графиком отпусков). В трудовом договоре можно предусмотреть, что ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работнику в соответствии с письменным соглашением между сторонами;
работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.
В графике отпусков нужно предусматривать ежегодные оплачиваемые отпуска в полном объеме за соответствующий год и для всех работников, за исключением отдельных категорий. Каждый работник, с которым заключен трудовой договор, имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Продолжительность ежегодного отпуска составляет 28 календарных дней (по общему правилу).
Нередко на этапе составления проекта графика работники включают в него неполное количество дней отпуска, положенного им в соответствующем году, с тем чтобы в течение года попросить оставшиеся дни отпуска вне графика в удобное для них время. Этот подход нельзя признать правильным, поскольку он усложняет учет неиспользованных дней отпуска. В то же время порядок переноса отпуска на другой срок по инициативе работника трудовым законодательством не определен (письмо Роструда № ПГ/11111-6-1 от 18 мая 2022 г.).
Работодателю при проверке проекта графика отпусков нужно проследить, все ли работники включили в график полное количество дней отпуска, положенного им в соответствующем году. Если впоследствии работник обратится с заявлением о предоставлении отпуска вне графика, можно его предоставить и внести соответствующие изменения в график отпусков.
Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков в график необходимо включать ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска (если их предоставление предусмотрено действующим законодательством).
В силу различных причин у работников могут накапливаться неиспользованные отпуска за предыдущие рабочие периоды. В частности, из-за того, что работнику по каким-либо причинам не предоставлялся отпуск или работник брал ежегодно только часть отпуска. Например, использовал по 14 календарных дней из положенных (по общему правилу) 28 календарных дней либо не использовал полагающиеся ему дни ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска (в частности, за ненормированный рабочий день). Такие работники сохраняют право на использование всех полагающихся им по законодательству ежегодных оплачиваемых отпусков.
Следует учесть, что непредоставление ежегодных оплачиваемых отпусков является нарушением, за которое работодатель может быть привлечен к административной ответственности. Такую ошибку необходимо как можно быстрее исправить. За неиспользованные ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска можно выплатить работникам денежную компенсацию (при соблюдении определенных условий).
Трудовым законодательством не урегулирован порядок предоставления работнику неиспользованных отпусков за предыдущие рабочие периоды. Эти отпуска могут быть предоставлены по соглашению между работником и работодателем (т.е. без включения неиспользованных дней отпуска в график отпусков) либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год (письма Роструда № 1921-6 от 8 июня 2007 г., № ПГ/21367-6-1 от 11 октября 2023 г.)
При этом не обязательно соблюдать хронологическую последовательность рабочих периодов, за которые предоставляются отпуска (письмо Роструда № 473-6-0 от 1 марта 2007 г.).
Если работодатель принял решение о предоставлении неиспользованных отпусков в рамках графика отпусков на очередной календарный год, то в графике отпусков необходимо указать общее количество дней ежегодного отпуска (например, 42 календарных дня (28 + 14 календарных дней)). При этом дополнительно сделать отметку, что работнику предоставляются не использованные им отпуска за предыдущий рабочий год (например, в графе "Примечание" можно указать "14 календарных дней за 2023 год").
Подарок для наших читателей – практическое пособие «Как работодателю подготовить отчётность в СФР и ИФНС в 2023 году» от экспертов интернет-бухгалтерии «Моё дело». Подробнейшая инструкция с примерами заполнения форм.
Как работодателю подготовить отчётность в СФР и ИФНС в 2023 году
практическое пособие для работодателя
Получите бесплатно 62 страницы экспертного контента!
Оставьте заявку в форме ниже, и мы вышлем вам запись
При составлении графика отпусков в него включаются все работники работодателя, в том числе совместители, иностранные работники. Иное в общем случае означало бы дискриминацию в сфере труда и нарушало бы право работника на отдых.
Также необходимо включать в график отпусков:
работников, которые увольняются после наступления нового календарного года, на который составляется график отпусков (письмо Минтруда России № 14-2/В-321от 27 марта 2020 г.);
работников, которые на момент составления графика отпусков отстранены от работы, поскольку работник в любой момент может устранить причину его отстранения (информация сервиса Роструда "Онлайнинспекция.рф" по вопросу № 157716 от 26 ноября 2021 г.).
Работниц, которые в наступающем году уходят в отпуск по беременности и родам, на практике часто не включают в график отпусков. Это не является грубой ошибкой, поскольку если такая работница пожелает воспользоваться своим правом на очередной оплачиваемый отпуск непосредственно до или после отпуска по беременности и родам, то он будет предоставлен ей на основании заявления, а не по графику отпусков. Тем не менее их также рекомендуется включать в график отпусков (впоследствии при необходимости можно внести изменения). Следует учесть, что время нахождения в отпуске по беременности и родам включается в стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска.
Перед составлением графика отпусков рекомендуется выяснить у женщины, когда она планирует взять ежегодный оплачиваемый отпуск – перед отпуском по беременности и родам или сразу после него, и в зависимости от этого делать вывод о включении или невключении ее отпуска в график.
Есть отдельные категории работников, которым ежегодные отпуска заведомо не будут предоставлены в наступающем году либо не положены вовсе. Отпуска таких работников в график включать нецелесообразно (не следует). В частности, к ним относятся работники:
увольняющиеся до наступления нового календарного года (например, по причине окончания срока срочного трудового договора);
выполняющие работы по договорам гражданско-правового характера.
Работники, которые еще не приняты к работодателю (трудоустраиваются уже во время действия графика), также не могут быть в него включены на этапе его составления и утверждения. Но это никак не повлияет на их возможность получить ежегодный оплачиваемый отпуск при приобретении права на него (в общем случае – после шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя). В отношении работников, с которыми трудовые отношения возникли в новом году, либо впоследствии вносятся изменения в график отпусков, либо отпуск в первом рабочем году предоставляется им на основании заявления.
График отпусков до утверждения руководителем согласовывается обеими сторонами трудовых отношений. При этом работодатель (лицо, уполномоченное вести график отпусков) самостоятельно решает вопрос о том, учитывать ли мнение работника о конкретном периоде календарного года, в котором ему удобно использовать отпуск (с учетом собственных интересов, например периодов повышенной загруженности, когда массовый уход работников в отпуск нежелателен).
Исключение: в обязательном порядке учитывается право на отпуск отдельных категорий работников, которым в случаях, предусмотренных законодательством, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется авансом или по их желанию в удобное для них время.
В графике отпусков рекомендуется указывать конкретные даты, а не месяц предоставления отпуска (с возможностью внесения изменений в дальнейшем).
На основании проектов, переданных руководителями подразделений (единого проекта), кадровая служба работодателя (другое подразделение, ответственное за составление графика отпусков) составляет сводный график отпусков. Если у работодателя такого подразделения нет, обязанности по составлению сводного графика отпусков возлагаются на лицо, ответственное за ведение кадрового делопроизводства (например, на секретаря, бухгалтера).
По какой форме нужносоставить график отпусков? Его можно составить по унифицированной форме № Т-7, утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г., или по форме, самостоятельно разработанной и утвержденной работодателем (ч. 2, 4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.).
Применение унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом России, не является обязательным (за исключением документов, для которых установлено обязательное применение унифицированных форм). Вместе с тем законодательство допускает продолжение применения унифицированных форм первичной учетной документации. Если работодатель примет решение использовать формы, разработанные Госкомстатом России, график отпусков он должен составить по форме № Т-7 (см. Образец).
Подготовленный график отпусков направляется в профсоюзный орган (при его наличии у работодателя) для учета его мнения. Мнение профсоюза учитывается в порядке, предусмотренном ст. 372 Трудового кодекса РФ. Если профсоюз не создан, работодатель разрабатывает и принимает локальные нормативные акты (в т. ч. график отпусков) самостоятельно. Отсутствие профсоюза делает невозможным выполнение требований законодательства в этой части. Однако если профсоюз имеется, согласование с ним графика отпусков является обязательным независимо от количества членов, входящих в его состав.
Если график отпусков составлен по унифицированной форме, его подписывает руководитель кадровой службы (отдела кадров, отдела персонала). При отсутствии кадровой службы у работодателя сделать это должен работник, на которого возложены обязанности по составлению таких графиков. Если работодатель использует самостоятельно утвержденную форму графика отпусков, этот документ подписывают ответственные лица с указанием их фамилий и инициалов (иных реквизитов, позволяющих идентифицировать данных лиц).
Далее график отпусков направляется на утверждение уполномоченному лицу (например, руководителю организации).
Утверждение графика отпусков
График отпусков утверждает руководитель организации или иное уполномоченное на это лицо. Например, полномочия по утверждению графика отпусков могут быть возложены на заместителя генерального директора по управлению персоналом или на директора по персоналу.
На практике график отпусков утверждается либо грифом "УТВЕРЖДАЮ", либо соответствующим приказом (распоряжением) работодателя (см. Приказ об утверждении графика отпусков). Может также издаваться приказ при одновременном заполнении грифа "УТВЕРЖДАЮ". В последнем случае дата утверждения графика, проставленная в грифе, должна совпадать с датой издания приказа.
Вся процедура составления, согласования, утверждения графика отпусков должна быть закончена своевременно. График отпусков на следующий календарный год нужно утвердить не позднее чем за две недели до начала календарного года, то есть не позднее 17 декабря текущего года. Если срок утверждения графика отпусков совпадает с выходным днем, то он переносится на ближайший рабочий день по правилам ч. 4 ст. 14 Трудового кодекса РФ. Например, поскольку день 17 декабря 2023 года выпал на воскресенье, график отпусков на 2024 год нужно утвердить не позднее 18 декабря 2023 года (но можно составить и утвердить график раньше).
Организациям, которые созданы в текущем календарном году, на текущий год график отпусков составлять не обязательно (хотя сделать это можно). Если в году создания организации у работников возникнет право на отпуск, они могут использовать его не по графику, а на основании заявлений (письмо Минтруда России № 14-6/ООГ-6470 от 16 октября 2023 г.).
За отсутствие графика отпусков работодателю может грозить административная ответственность: например, для организации штраф составляет от 30 тыс. руб. до 50 тыс. руб. (за исключением работодателей, для которых составление графика отпусков не обязательно).
График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работников. Поэтому работники должны быть извещены о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала.
Ознакомление работников с графиком отпусков
Обязанность работодателя знакомить работников с принятым графиком отпусков законодательством отдельно не установлена, поэтому знакомить работников с графиком под подпись не обязательно. При этом график отпусков можно отнести к локальным нормативным актам работодателя, связанным с трудовой деятельностью работников, поэтому их рекомендуется ознакомить с указанным документом под подпись. Например, это можно сделать одним из следующих способов:
в листе ознакомления (такой лист подшивается или подклеивается к самому графику отпусков);
в журнале ознакомления с локальными нормативными актами работодателя (см., например, Журнал ознакомления с локальными актами организации).
Если по каким-либо причинам работник откажется от ознакомления с графиком отпусков, целесообразно документально подтвердить этот факт. Например, составить акт в присутствии не менее двух свидетелей. При возникновении трудового спора акт послужит подтверждением того, что график отпусков был доведен до сведения работника.
Необходимо учитывать, что в определенных случаях за отказ уйти в отпуск по графику отпусков работодатель вправе привлечь работника к дисциплинарной ответственности.
Моё дело Бюро
Справочно-правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг
Реклама: ООО «Мое дело», ИНН: 7701889831, erid: LjN8KJpzu
Начать дискуссию