Общие требования к условиям перевозки и оформлении договорных отношений зафиксированы в главах 40 и 41 ГК, а также иными федеральными законами, регулирующими оказания услуг по перевозки грузов.
Документооборот можно условно разделить на внешний, в котором задействованы заказчики перевозок, и внутренний, который перевозчик ведет со своими исполнителями.
Если в бизнес-процессах грузоперевозок задействованы самозанятые водители, список документов дополняется следующими:
- договором ГПХ;
- справкой о постановке на учет в качестве плательщика НПД;
- чеком от самозанятого;
- актом выполненных работ (по закону не обязателен, но на практике лучше его оформлять).
Каждый из этих документов можно оформлять и подписывать электронно, избавляясь от бумажной волокиты и ускоряя взаимодействие с исполнителями.
Важный нюанс:
Самозанятый-водитель для работы в грузоперевозках обязательно должен быть ИП. Это связано с оформлением путевки и накладных на груз. Такие документы могут оформить только ИП или юридические лица (законы № 259-ФЗ от 08.11.2007, № 196-ФЗ от 10.12.1995 и приказ Минтранса № 152 от 18.09.2008).
При этом закон не запрещает ИП быть одновременно и самозанятым – не платить страховые взносы и пользоваться другими плюсами специального режима.
Справка от самозанятого
При заключении договора с самозанятым-водителем компания запрашивает справку о постановке на учет – это нужно, чтобы убедиться, что исполнитель действительно применяет налоговый режим НПД.
Справку самозанятый формирует в приложении «Мой налог». Она уже будет подписана электронной подписью ФНС, то есть это полноценный юридически значимый документ. Самозанятому достаточно передать его заказчику удобным способом в электронном виде. Например: отправить по электронной почте или в мессенджер.
Чек от самозанятого
Чек – это главный закрывающий документ, который предоставляет самозанятый и затем использует компания в отчете перед ФНС.
После получения оплаты самозанятый формирует электронный чек в приложении «Мой налог» или в приложении официального партнера ФНС.
А затем также может отправить ссылку на чек или его изображение заказчику. В таком виде чек уже является полноценным документом, который соответствует всем требованиям закона. Дополнительно подтверждать его легитимность необходимости нет.
Договор и акт
По сути самозанятому больше ничего и не нужно оформлять. То есть приложение налоговой службы полностью закрывает потребность самозанятого в электронном документообороте.
Однако заказчику для подтверждения расходов на оплату услуг самозанятого, помимо чека нужно обзавестись и другими документами – договором и в некоторых случаях актом оказанных услуг или приема-передачи товара. Иначе есть риск того, что налоговая может посчитать эти расходы неподтвержденными или сделку притворной (совершенной только для того, чтобы уменьшить налоговую нагрузку). Налоговики могут попытаться также признать отношения с самозанятым трудовыми.
Поэтому – чем больше есть доказательств реального характера сделки, тем меньше подобные риски.
Документооборот с самозанятыми
Начните обмениваться электронными документами за 15 минут
Комментарии