Все, что нужно знать об акте выполненных работ с внештатными исполнителями

Работая внештатными исполнителями, важно правильно оформлять отношения на всех этапах сотрудничества – особенно, когда речь идет об оплате услуг. Для проведения платежей недостаточно использовать только чек – важно также предоставить акт выполненных работ.
Все, что нужно знать об акте выполненных работ с внештатными исполнителями
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Он подтверждает факт выполнения заказа, фиксирует дату, содержит подробное описание работ или услуг, а также может включать замечания по исполнению заказа и их устранение. Игнорировать акт – плохая затея: он считается прямым доказательством для налоговой, что расходы реальные и их правомерно включили в расчет налоговой базы. 

Сервис «Мои самозанятые» облегчает работу с исполнителями и предоставляет все необходимые инструменты для заключения договоров и составления актов. В системе хранятся все чеки, включая аннулированные, что помогает предотвратить возможность «снятия» расходов налоговиками.

В этой статье рассказываем о важности этого документа и делимся инструкцией по его правильному оформлению. 

Как трактовать указания ФНС  

Рекомендации ФНС можно трактовать по-разному, и многие восприняли разъяснения налоговой неверно, считая, что чек – нужен, а акт не обязателен. На самом деле акт выполненных работ является важным дополнением к чеку, в котором:

  • подтверждается факт исполнения заказа

  • фиксируется период (дата) выполнения работ/оказания услуг 

  • подробно расписываются выполненные работы или оказанные услуги 

  • описываются возможные недочеты в исполнении и даются уточнения по их устранению. 

Чем больше документов в обосновании сделки у вас будет на руках, тем лучше – это особенно важно при спорах с налоговиками.

Нет акта — нет расходов

Как уже упомянули, для налоговой службы важно иметь подтверждение выполненных работ в виде акта. Его отсутствие может повлечь ряд сложностей, в частности может привести к:

  • снятию расходов по налогу на прибыль (по УСН)

  • начислению пени и штрафов

  • начислению страховых взносов на сумму вознаграждения внештатнику, если решат, что фактически ваши отношения — трудовые, а не гражданско-правовые.

Именно поэтому правильнее всегда составлять договор с самозанятым и приложением к нему согласовывать форму акта для подтверждения оказанных услуг (выполненных работ).

Также в договоре с внештатными исполнителями стоит прописать санкции за опоздание с выдачей или за невыдачу чека. Подобная неустойка хорошо дисциплинирует, особенно, если вы будете ее применять, а не только прописывать.

Напомним, что внештатным исполнителям при получении безналичной оплаты следует выставить чек до 9-го числа месяца, следующего за месяцем поступления средств. Поэтому иногда исполнитель может просто забыть о том, что чек нужно передать.

Если внештатника нанимает организация, которая с его помощью оказывает какие-то услуги третьим лицам по агентскому договору (другому посредническому договору), то подтвердить реальность расходов помогут не только чеки и акты, но и иные документы (см. письмо ФНС от 30.10.2020 № АБ-4-20/17902).

Автоматизируйте работу с внештатными исполнителями с помощью сервиса «Мои самозанятые». Эффективное решение всех задач: регистрация исполнителя, формирование и подписание необходимых договоров и актов, проверка статуса и сбор чеков.

«Мои самозанятые» — сервис для работы с внештатниками

Автоматизируем платежи и документооборот, облегчаем работу руководителя и бухгалтеров

Для новых клиентов сервиса: полный доступ к функционалу и 0% комиссии за выплаты 10 внештатным исполнителям

Оставьте заявку, мы свяжемся с вами и подключим месяц бесплатного доступа:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Что указывать в акте выполненных работ 

Нет единого шаблона, который формализирован и подходит для всех – здесь вы можете составить и согласовать его самостоятельно. Готовый образец акта стоит приложить к договору, чтобы исполнитель знал по какой форме составить документ – далеко не все из них разбираются в бухгалтерских нюансах.

Также для корректного составления акта необходимо включить в документ: 

  • реквизиты, упомянутые в части 2 статьи 9 Закона о бухучете (наименование документа, дата составления, описание факта хозяйственной жизни, подписи ответственных лиц и т. п.).

  • перечень оказанных услуг (выполненных работ) – им следует уделить особое внимание.

Важно расписать объем работ, описать конкретные действия и т. п. — лишь при таких условиях налоговики не смогут придраться к реальности операции и к тому, что расходы документально не подтверждены.

Например, если внештатный исполнитель оказывал услуги по доставке товаров, то в акте недостаточно указать название услуги и ее стоимость – необходимо дополнить данными, характеризующими способ и пункт доставки, а также рассказать в какие дни и куда осуществлялась доставка. 

Какой должна быть форма акта 

Делимся простой инструкцией, которая поможет вам правильно оформить документ:

1. Прежде всего указываем наименование — «Акт об оказании услуг» (или выполнении работ), далее — место и дату составления. Указываем наименование заказчика, например:

«Общество с ограниченной ответственностью «Имя» (далее — Заказчик) в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего в соответствии с Уставом, с одной стороны...»

2. Далее описываем исполнителя. Тут достаточно указать ФИО:

«...и Петров Петр Петрович (далее — Исполнитель) с другой стороны, далее именуемые Стороны, составили настоящий Акт о нижеследующем:»

3. Далее указываем реквизиты договора, на основании которого были оказаны услуги (выполнены работы), и их четкий перечень.

Особо подчеркните, что услуги оказаны своевременно или работы выполнены в полном объеме, в какой период, а также то, что качество и результат соответствуют договорным требованиям.

4. Если есть разногласия по выполнению, значит указываем и их.

 К примеру, если выполнялись работы по покраске стен внештатным исполнителем-маляром, и после краска начала отслаиваться на одной из стен, можно написать в акте отказ в принятии работ до устранения недостатков:

«Некачественная покраска стены кабинета № 2 требует снятия нанесенной краски, грунтовки и повторного окрашивания. В соответствии с п. 6.1 Договора работы должны быть переделаны Исполнителем за свой счет. Приложение — фото стены со следами отслаивания краски».

5. Обязательно указываем и сумму — цифрами и прописью, с указанием на валюты расчетов.

6. Завершает любой акт замечание о том, что он составлен в 2-х экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из сторон договора, а также адреса, реквизиты, контакты сторон, место для печати заказчика (при ее наличии).

В итоге, правильное оформление акта об оказании услуг с внештатным исполнителем поможет избежать проблем с налоговыми органами и подтвердит реальность расходов. 

Использование сервиса «Мои самозанятые» исключает риски работы с плательщиками НПД. С его помощью можно найти нужного исполнителя, проверить его статус перед началом сотрудничества и непосредственно перед выплатами – проверка происходит автоматически.

Сервис для работы с массовым внештатным персоналом

Автоматизируем работы с ИП, самозанятыми и физлицами: моментальные выплаты и ЭДО

Реклама: ООО «Цифровые банковские платформы», ИНН 7706456380, erid: LjN8KD4rZ

Комментарии

4
  • managerpletmash

    Подскажите, пожалуйста, в течение какого срока с момента выполнения пуско-наладочных работ нужно получить подписанный акт выполненных работ от исполнителя?

    • Ta.b
      Этот комментарий удален.
    • «Мои самозанятые»

      Здравствуйте! Благодарим за ваш вопрос. Как правило, акт выполненных работ составляется вместе с формированием чека. Передать оба документа нужно в течение семи дней с момента выполнения задания, если иное не прописано в договоре подряда. Исключением могут быть долговременные, или непрерывные, услуги — тогда датой составления будет последний день месяца.

  • Shvetsovavava

    Добрый день! Подскажите, на каком ресурсе имеется корректно составленный шаблон акта?

    • «Мои самозанятые»

      Добрый день! Единого шаблона нет — как правило, его высылает заказчик исполнителю. Однако в нашей статье мы изложили основные пункты, которые стоит включить в этот документ. Надеемся, это поможет 🙂

🔥 Станьте звездой на «Клерке»! Теперь авторы могут увеличить охват своего блога

Если вы хотите продвинуть свой материал в Трибуне* и стать более известным автором, то теперь это легко сделать.

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

У бизнеса будет больше оснований для пересмотра решений ФАС

Госдума расширит список существенных обстоятельств, которые позволяют пересмотреть содержание или порядок исполнения предписания Антимонопольной службы.

Воду в офис можно без проблем учесть в расходах

На общей системе налогообложения (ОСНО) можно применить в расход покупку воды в офис.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Депутаты хотят сократить женщинам работу по пятницам

Сотрудницы бюджетной сферы смогут уходить домой в пятницу на 2 часа раньше. Это позволит им больше отдыхать и проводить время с семьей.

Мемы от великих художников. Пятничный пост для поднятия настроения

Продолжаем собирать в копилку мемы от художников. Ловите подборку картин, которые отлично подходят для бухгалтерских и не только мемов.

Мемы от великих художников. Пятничный пост для поднятия настроения

Курс евро на Мосбирже упал ниже 97 рублей

Доллар торгуется за 89,6 рубля, а юань стоит 12,3 рубля.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Нормирование трудозатрат на выполнение типовых бухгалтерских операций

Продолжаем серию статей про ценообразование бухгалтерских услуг. В прошлой части мы поговорили о трудоемкости бухгалтерских услуг и методах ее расчета. Теперь нам предстоит более подробно остановиться на вопросе нормирования трудозатрат на выполнение типовых бухгалтерских операций.

Нормирование трудозатрат на выполнение типовых бухгалтерских операций

🧠Мозгонапрягатель. С пятницей, коллеги

Задачка сегодня зо звездочкой. Давайте разбираться вместе.

🧠Мозгонапрягатель. С пятницей, коллеги

Ставку налога для самозанятых сохранят

Глава Минфина заверил, что налоговые льготы и преференции для самозанятых сохранят.

Онлайн-кассы, смарт-терминалы, ОФД по 54-ФЗ в 2024 году: обзор компаний

По закону без онлайн-кассы и договора с оператором фискальных данных не может функционировать практически ни одно предприятие сферы розничной торговли, общепита и услуг. В нашем обзоре собрали компании, которые не только продают кассы, но и оказывают поддержку, занимаются настройкой и сопутствующим оборудованием, облачными кассами и сопровождением.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
УСН

Два способа обналичивания на упрощенке

Есть законные варианты обналичивания средств организации на УСН.

Ускоренный порядок возмещения НДС в 2024 году

Организации, которые предъявляют НДС к возмещению из бюджета, очень рассчитывают на эти деньги и хотят получить их как можно скорее. В 2022 году законодатель упростил эту процедуру. Расскажем, как бизнесу воспользоваться ускоренным порядком возмещения НДС.

Ускоренный порядок возмещения НДС в 2024 году
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Власти снова заговорили о туристическом налоге

Минфин России рассматривает возможность преобразования курортного сбора в туристический налог.

46% работодателей согласны участвовать в финансировании пенсионных накоплений сотрудников

Пока что для компаний, готовых софинансировать участие своих сотрудников в программе долгосрочных сбережений, нет налоговых льгот, но они могут появиться.

На «Клерке» новый инструмент «Калькулятор расчета дней между датами»!

Инструмент «Калькулятор расчета дней между датами» помогает определить точное количество рабочих и календарных дней, а также рабочих часов с учетом выходных и праздников.

Тест: понимаете ли вы бухгалтерские термины. Выпуск 4

Проверьте свои знания в области бухгалтерской терминологии. Сегодня тест посвящен обязательствам.

Тест: понимаете ли вы бухгалтерские термины. Выпуск 4

Право на обращение в арбитражный суд. Кто может воспользоваться

В нашей жизни и работе случаются разные моменты , бывают очень спорные и тогда нам необходимо обратится в суд.

Госдума защитит производителей продуктов от штрафов за недопоставку

В договорах с поставщиками торговые сети не согласовывают с поставщиками условия поставок продукции, а если условия не выполняются, производителей штрафуют за недопоставку товаров. Это собираются изменить.

Зарплата

Работники возмущаются, что аванс за май слишком маленький

Люди начали получать аванс за май и пошли возмущения – почему так мало?

Интересные материалы

Самозанятые и ГПХ — как оформить частного подрядчика

Разбираем, в чем особенности привлечения самозанятых и исполнителей по договорам ГПХ, в чем риски такого сотрудничества.

Самозанятые и ГПХ — как оформить частного подрядчика
1