Что такое «цифровой договор»
Для современного бизнеса электронный документооборот превратился в новую реальность. ИП, микрокомпании и крупные корпорации предпочитают обмениваться электронными документами и с контрагентами, и с государственными структурами. Но при работе с физлицами по-прежнему приходится возвращаться к бумаге.
Причина очевидна — у клиентов-физлиц, как правило, нет квалифицированной электронной подписи, а именно, КЭП нужна для подписания документов в большинстве систем ЭДО. Но для подписания цифровых договоров с клиентами достаточно использовать простую электронную подпись (ПЭП).
Сам цифровой договор представляет собой разновидность письменной формы — это закреплено в п. 2 ст. 434 ГК. Поэтому договор, заключенный с клиентом-физлицом в электронной форме, обладает такой же юридической силой, как и собственноручно подписанный бумажный.
❗️ Главное, это соблюдение двух ключевых условий — заключение с клиентом соглашения об электронной подписи и ее наличие в самом договоре.
В отличие от квалифицированной электронной подписи, ПЭП не нужно получать в удостоверяющем центре, покупать токен тоже не потребуется. Чаще всего ПЭП формируется с помощью всем знакомого кода из СМС-сообщения, который нужно ввести в специальное поле.
Наглядно сравним подписание договоров с клиентами на бумаге и в электронной форме:
Критерий | Бумажный договор | Цифровой договор |
Скорость подписания документов | Подписание может занимать несколько дней, если клиент находится в другом городе | Несколько минут |
Стоимость | Расходы на бумагу, печать документов и их доставку | Плата только за использования сервиса удаленного подписания документов |
Возможность дистанционного подписания | Отсутствует | Договоры подписываются дистанционно вне зависимости от местонахождения сторон |
Доступность | Договор доступен только при наличии бумажного экземпляра | Доступность в любое время |
Юридическая сила | Признаются судами и госструктурами в качестве доказательств | По юридической значимости цифровые договоры аналогичны бумажным. Признаются госорганами и судами в качестве доказательств |
Риск повреждения или потери документа | Высокий | Отсутствует |
Комфорт и удовлетворенность клиентов | Необходимость личной встречи для подписания договора, как и курьерская доставка, воспринимаются клиентами негативно | Удаленное подписание — быстрый и удобный способ взаимодействия, который повышает оценку качества обслуживания и подходит большинству клиентов |
Для подписания цифровых договоров с клиентами используются специальные сервисы. Например, сервис ОкиДоки, который позволяет удаленно подписать документ при помощи простой электронной подписи. Причем при работе с ОкиДоки вам не придется самостоятельно заботиться о соблюдении требований законодательства. Сервис добавляет в каждый договор специальное соглашение, которое придает ПЭП юридическую силу.
Как подписать цифровой договор с клиентом
Подписание цифрового договора с клиентом-физлицом — простая и удобная процедура. Посмотрим, как это происходит на примере сервиса ОкиДоки.
Предположим, вы специализируетесь на краткосрочной аренде жилья. В этой сфере важно грамотно составить шаблон и зафиксировать правила проживания, порядок возврата депозита и ответственность сторон. А затем предстоит распечатать договор, встретиться с гостем и проконтролировать, что он правильно подписал документ. Или рисковать и подписывать договор через мессенджер без каких-либо гарантий.
С сервисом ОкиДоки вы надежно защищены от проблемных гостей — цифровой договор имеет такую же юридическую силу, как и бумажный, а весь процесс подписания занимает буквально несколько минут:
Заполняете готовый шаблон договора под конкретный случай (или загружаете свой).
Отправляете клиенту ссылку, которую сгенерировал сервис.
Получаете уведомление о подписании документа на свою почту.
Все, что нужно клиенту для подписания договора — это смартфон. Клиент получает ссылку в мессенджере, открывает ее через любой браузер и нажимает кнопку «Подписать». Затем сервис предлагает ввести свои данные (и при необходимости прикрепить документы) и отправляет CMC-сообщение с кодом. Клиент вводит код из сообщения и нажимает кнопку «Завершить»: документ подписан. Скачивать приложение и заранее проходить регистрацию, как и оформлять электронную подпись, не придется.
Подписание цифровых документов без бумаги и ЭЦП
Удобное удаленное подписание договоров для вашего бизнеса
Преимущества подписания цифровых договоров с клиентами
Главная причина, по которой бизнес делает выбор в пользу цифровых договоров с клиентами — это скорость подписания. Выставить документ на подпись клиенту можно за 45 секунд, а сам процесс в итоге занимает несколько минут (если клиент готов сразу подписать договор).
Это положительно сказывается и на производительности сотрудников (им не нужно тратить время на бумажную рутину), и на эффективности бизнеса в целом. Также среди преимуществ подписания цифровых договоров с клиентами с сервисом ОкиДоки:
Гибкость. Договор можно настроить под нужды вашего бизнеса.
Экономичность. По сравнению с бумажным документооборотом, подписание цифровых договоров позволяет избавиться от расходов на бумагу, печать и доставку документов.
Прозрачность процесса подписания. Можно без проблем проконтролировать процесс подписания, а сам договор защищен от внесения изменений.
Широкий спектр документов. В электронной форме можно подписывать не только договоры, но и любые другие документы, для которых подходит ПЭП — акты выполненных работ, сметы, расписки и т. д.
Доступность вне зависимости от местонахождения. Выставить договор на подпись можно находясь в любой точке мира: главное — наличие доступа в интернет. Местонахождение клиента также не имеет значения.
Цифровые договоры подходят практически любому бизнесу, который работает с клиентами. Такой формат востребован ИП и компаниями в сфере недвижимости, онлайн-школами, производственным организациями, туристическими агентствами и во многих других направлениях.
Сервис ОкиДоки обеспечивает подписание договоров в соответствии с 63-ФЗ: вы можете быть уверены в юридической силе документов. А чтобы работа с сервисом была еще более выгодной, ОкиДоки предлагает несколько тарифов на выбор — пользователям доступны как пакетные предложения, так и безлимитные подписки.
Часто задаваемые вопросы
Что такое простая электронная подпись?
Простая электронная подпись (ПЭП) — это аналог собственноручной подписи, который при помощи цифровых данных подтверждает, что электронный документ подписан конкретным человеком. ПЭП не требует использования криптографических методов шифрования.
Подписывать договоры ПЭП — это законно?
ПЭП в качестве одного из видов электронной подписи упоминается в ст. 5 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Также в 63-ФЗ закреплено требование об издании нормативно-правового акта или заключении соглашения об использовании ПЭП. Такой НПА или соглашение фиксируют признание документов, которые подписываются ПЭП, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью.
Простая электронная подпись подойдет для подписания любого документа?
ПЭП используется для подписания документов, которые не требуют высокого уровня безопасности и не содержат конфиденциальной информации. Ее применяют для подписания договоров, заявлений, актов и другой документации.
Клиент должен получить подпись заранее?
В отличие от КЭП, простую электронную подпись не нужно получать заранее. ПЭП выпускается в момент подписания договора.
Подписание цифровых документов без бумаги и ЭЦП
Удобное удаленное подписание договоров для вашего бизнеса
Реклама: ООО «ОкиДоки», ИНН 6330100935, erid: 2W5zFJ1YH2G
Начать дискуссию