9 конструкторов договоров для бухгалтера: как справиться без юриста

Когда юриста в штате нет, выручает конструктор договоров. Он позволяет взять готовый шаблон, заполнить поля и быстро довести документ до ума. Разобрали 9 сервисов и программ, которые помогут автоматизировать эту работу и справиться без стороннего специалиста. 

Все перечисленные документы объединяет одно: структура почти не меняется от сделки к сделке, достаточно подставить реквизиты и описание работ. Именно поэтому для их подготовки хватает конструктора и проверенного шаблона.

Мы протестировали онлайн-сервисы и десктопные конструкторы договоров и документов. Каждое решение оценивали по 6 критериям: отбрасывали те, что не подходят для работы. 

• Онлайн-сервис или программа на компьютере. В рейтинг вошли оба формата. Онлайн-конструкторы удобны для разовых задач, ничего не нужно устанавливать. Десктопные программы дают больше инструментов для редактирования, хранят шаблоны локально и работают без интернета.

• Есть ли готовые шаблоны. Бухгалтеру бывает некогда собирать документ с нуля, нужен образец, в котором уже есть стандартные формулировки. Наличие библиотеки типовых форм — основа автоматизации подготовки договоров, т. к. заполнение сводится к добавлению данных по конкретной сделке. В рейтинг вошли решения с шаблонами под распространенные ситуации: поставка, подряд, оказание услуг, купля-продажа. Многие платформы поддерживают базу в актуальном состоянии, и об изменениях законодательства сервис предупредит заранее, чтобы вы не использовали устаревшие пункты.

• Можно ли редактировать итоговый документ. Шаблон редко подходит «как есть»: нужно вписывать реквизиты, суммы, сроки, корректировать пункты. Поэтому в наш топ вошли сервисы и программы, в которых можно свободно менять содержимое.

• Можно ли сохранить результат в PDF. Контрагенты, банки и проверяющие органы принимают документы в этом формате. В подборке мы указываем, какие решения выгружают готовый договор в PDF сразу, а где для этого нужен дополнительный шаг — например, конвертация из Word.

• Подходит ли для повседневной работы бухгалтера. Нам было важно понять, насколько сервис встраивается в бизнес-процессы: поддерживает ли повторное использование шаблонов, упрощает ли согласования, позволяет ли вести базу готовых документов.

• Есть ли бесплатная версия. Для небольшой компании или ИП платная подписка на конструктор не всегда оправдана. Мы отмечали, какой функционал доступен без оплаты и хватит ли его для базовых задач.

Ниже подобрали 9 инструментов, которые помогут составить документ для конкретной ситуации. 

В программу встроена коллекция шаблонов в формате PDF. Доступны договоры аренды офиса, купли-продажи автомобиля, оказания бухгалтерских услуг и т. д. Вам достаточно открыть нужный макет и вписать реквизиты, суммы и сроки. При необходимости можно поменять любое условие: скорректировать порядок оплаты или ответственность сторон. 

К каждому договору легко поставить печать и пароль. Здесь же добавляется ЭЦП — это помогает экономить время на пересылке файлов между программами. Также в PDF Commander можно склеить договор с приложениями в единый PDF и пронумеровать страницы.

Плюсы:

• можно отправить будущим сотрудникам ссылку на заполнение интерактивной PDF-формы;

• позволяет создать сотни вариантов одного договора;

• доступна настройка печати готового документа;

• шаблоны проверены юристом — содержат корректные формулировки и разработаны с учетом требований законодательства РФ.

Минусы:

• нет версии для macOS.

Установите PDF Commander

Эффективная программа для редактирования PDF файлов. Открывайте и читайте документы, изменяйте текст и добавляйте изображения. Вы сможете соединять ПДФ и создавать их с нуля, делать нумерацию и подписывать документы за пару кликов!

скачать бесплатно

В 1С:Бухгалтерия встроен конструктор шаблонов договоров, он находится в разделе «Справочники» → «Покупки и продажи». Раздел включает типовые формы, от поставки и подряда до возмездного оказания услуг и соглашений с самозанятыми.

Макеты можно адаптировать под требования конкретной ситуации вашего бизнеса: изменить условия оплаты, скорректировать сроки, добавить пункты. Готовый файл выводится на печать или сохраняется для отправки. 

Можно использовать автоматизированный подход: программа сама подставит реквизиты сторон, ИНН и банковские данные из справочника контрагентов. Это поможет составить договор или доверенность с актуальными сведениями о партнере.

Плюсы:

• параметры в тексте выделены цветом — видно, какие поля заполнятся из базы, а какие нужно вписать вручную;

• созданный шаблон сохраняется в базе и повторно используется для новых контрагентов;

• договор можно сформировать прямо из счета на оплату.

Минусы:

• если не планируете переходить в 1С, покупать лицензию только ради конструктора нецелесообразно;

• нельзя работать со стилями, недоступно сложное редактирование;

• сохранить договор напрямую в PDF из конструктора нельзя, сначала нужно вывести на печать или экспортировать, а затем конвертировать вручную.

Десктопная программа для Windows, в комплекте с ней идет библиотека из сотни шаблонов: купля-продажи автомобиля и недвижимости, трудовые контракты, доверенности. К основному соглашению конструктор подбирает пакет дополнительных документов — например, календарные планы. По ИНН система находит данные юрлица, что ускоряет оформление заявок и приказов.

Плюсы:

• автоматическое склонение, расчет сумм и перевод чисел прописью сокращают рутину при заполнении;

• регулярное пополнение библиотеки;

• каждый шаблон сопровождается справкой, которая помогает узнать о его особенностях до начала заполнения.

Минусы:

• на macOS и Linux не запускается;

• нет привязки к актуальным изменениям законов.

Конструктор договоров онлайн встроен в справочно-правовую систему КонсультантПлюс и доступен пользователям с действующей подпиской. В библиотеке находится 84 категории готовых форм, от типовых соглашений до других документов, таких как бланки на обработку персональных данных.

Заполнение идет через пошаговый мастер: вы отмечаете параметры сделки, и текст формируется автоматически. Если условие противоречит нормам права, сразу появляются предупреждения о рисках со ссылками на законы и готовые решения КонсультантПлюс.  

Плюсы:

• есть бесплатная пробная версия для тех, кто хочет оценить возможность выбора условий;

• экспорт в текстовый редактор проходит без сдвигов верстки;

• результат можно перенести в MS Word и работать уже в нем.

Минусы:

• готовый файл требует дополнительной настройки защиты от несанкционированного доступа средствами сторонних программ или ЭДО.

DataDoc — онлайн-сервис, конструктор договоров с каталогом готовых форм: купля-продажа, услуги, найм, бухгалтерские бланки и приказы. В ходе составления пользователь отвечает на вопросы анкеты, а система подставляет реквизиты компании, склоняет ФИО и переводит суммы прописью.

Подписать итоговый пакет можно прямо в личном кабинете: платформа принимает коды из СМС и усиленную квалифицированную электронную подпись. УКЭП в ДатаДок придает соглашению юридическую силу с учетом действующего законодательства.

Плюсы:

• все части сделки формируются в одном окне, не нужно переключаться между вкладками;

• интеграция с Битрикс24 помогает заполнять шаблоны данными из клиентской базы без ручного копирования;

• руководитель контролирует, кто отвечает за редактирование, а кто только за заполнение.

Минусы:

• для персональной настройки может потребоваться помощь специалистов DataDoc.

Doczilla Pro — площадка для автоматизации документооборота, рассчитанная на юристов и крупные компании. Работает и как конструктор договора поставки, подряда, аренды — за счет включения различных условий и их комбинаций из одного экземпляра собираются сотни вариантов соглашения.

Для бухгалтера ценно, что стандартные образцы составлены с опорой на судебную практику и не содержат никаких сложных юридических конструкций. 

Плюсы:

• автоматически добавляет или убирает разделы в зависимости от выбранных условий;

• интеграция с ЕГРЮЛ, ФИАС и корпоративными системами для автоматического заполнения;

• система фиксирует, кто и когда редактировал структуру шаблона.

Минусы:

• корпоративные тарифы с конструктором начинаются от 260 000 руб./год, такая стоимость ощутима для малого бизнеса и ИП;

• интерфейс перегружен, новичку потребуется время на освоение.

Сайт OffDoc.ru работает как конструктор договора подряда, купли-продажи, аренды и соглашений на обработку персональных данных. Пользователь отвечает на вопросы пошагового мастера: указывает реквизиты сторон, предмет сделки и иные существенные условия. В итоге можно составить договор, который сразу выгружается в текстовый редактор для финальной проверки расчетов перед подписанием. 

Документ сохраняется в личном кабинете: легко обновить ранее заполненную версию, если что-то поменялось в процессе. 

Плюсы:

• нет лимита на количество создаваемых файлов;

• показывает комментарии о рисках и рекомендации по условиям;

• можно сохранять реквизиты партнеров.

Минусы:

• OffDoc с опозданием следит за изменениями в законах;

• поставить подпись внутри платформы не получится.

Если вы подготовили черновик в бесплатном онлайн-конструкторе договоров, PDF Maestro поможет довести его до финала: склеить части соглашения, перевести в нужный формат. Перед отправкой легко скрыть банковские счета или коммерческую информацию, а также добавить водяной знак для защиты. Если контрагент вернул правки по договору подряда или поставки, функция сравнения подсветит отличия от других редакций.

Плюсы:

• исходники удаляются после завершения сеанса, а передача защищена SSL-шифрованием;

• открывается в любом браузере на ПК;

• сжатие файлов выручает, когда скан договора весит слишком много для загрузки в систему ЭДО или на портал госзакупок.

Минусы:

• нет поддержки ЭЦП.

Это база бесплатных шаблонов. Скачиваете нужный бланк в DOCX или PDF, дорабатываете в конструкторе договоров купли-продажи — нужный документ готов. Шаблоны подготовлены с юридически корректными формулировками. На сайте есть чат со специалистом, который поможет адаптировать документ с учетом конкретной ситуации компании, если раньше с таким типом соглашений вы не работали.

Плюсы:

• предпросмотр макетов;

• доступ к шаблонам без обязательной регистрации;

• в личном кабинете сохраняется история загруженных файлов для быстрого повторного использования.

Минусы:

• в сервисе нет функции онлайн-заполнения, недоступно внесение изменений;

• отсутствует автоподстановка реквизитов из справочников.

Ниже — две пошаговые инструкции: сначала для десктопной программы, затем для онлайн-сервиса.

Инструкция для PDF Commander:

1. В программе откройте библиотеку шаблонов и выберите подходящую форму — например, договор оказания услуг.

2. Нажмите кнопку «Редактировать» и кликните по тексту, который требуется изменить. Впишите все необходимое, включая сроки и сумму с учетом тех условий.

3. Заполните все поля, нажмите «Файл» → «Сохранить как» и выберите формат ПДФ.

4. Сохраните все в отдельную папку. В следующий раз откройте документы, замените реквизиты, и программа предложит обновить ранее сохраненный шаблон с новой информацией.

Инструкция для PDF Maestro:

1. Откройте вкладку «Объединить PDF». Загрузите основной текст соглашения и сопутствующие файлы. Расставьте документы в нужном порядке, и сервис склеит их в единый файл без потери верстки.

2. Сконвертируйте результат в PDF. Если документы были в Word или Excel, запустите преобразование. Алгоритмы сохранят заголовки и таблицы.

3. Сверьте правки. Загрузите исходник и версию с изменениями, включите режим сравнения. Сервис выделит цветом добавленные и удаленные фрагменты.

Платные и бесплатные конструкторы договоров онлайн выручают, когда соглашение или заявление о признании необходимо разово: заполнили поля и скачали. Но бухгалтерия редко делает такую работу от случая к случаю. Обычно это повторяющиеся формы, где меняются только подрядчики и суммы.

Удобнее создавать заготовки и хранить их на компьютере в отдельной папке. В следующий раз вы открываете сохраненный шаблон в PDF-редакторе, вписываете свежие данные, а утвержденные правила уже на месте. Все быстро и без ошибок: достаточно поставить подпись и экспортировать документ в желаемом формате.