Ошибка №1. Найм бухгалтера без официального оформления
Закон позволяет субъектам малого предпринимательства обходиться без бухгалтера в штате, то есть вести учет самостоятельно. Однако не всегда руководитель обладает должной компетенцией.
Некоторые бизнесмены находят следующее, как им кажется — оптимальное, решение: попросить о помощи знакомого специалиста, не заключая с ним ни трудового, ни гражданско-правового договора. Оплата услуг идет наличными и нигде не отражается.
Важно понимать, что ответственность за все «косяки» такого бухгалтера лежит на руководителе. При возникновении проблем факт сотрудничества доказать не удастся, и, соответственно, спросить с такого работника — нечего.
Небольшой бизнес не всегда может позволить себе бухгалтера в штате: нужно платить не только зарплату, но и страховые взносы, оплачивать 1С и справочные системы. Есть другой вариант — нанять специалистов на аутсорсе. Например, в Первой Экспертной Бухгалтерии за те же деньги на вас будет работать целая команда, включая юриста, первичника и налоговика, а оплату обслуживания 1С компания берет на себя.
Ошибка №2. Отсутствие у директора прямого доступа к учету
Опасна ситуация, при которой бухгалтер ведет всю работу с личного компьютера, и доступ к базе есть только у него. Любая техника может «сгореть», а жесткий диск выйти из строя.
Еще хуже, если специалист внезапно тяжело заболеет или вовсе пропадет с радаров. В таком случае придется с нуля восстанавливать бухучет: это не только временные затраты, но и финансовые, а также риск попасть на штрафы от налоговой.
Верное решение — предоставить бухгалтеру рабочий ноутбук и вести бухгалтерию в облачной 1С, пароль к которой есть не только у главбуха, но и у генерального директора.
Ошибка №3. Игнорирование автоматизации и возможностей ЭДО
Цифровизация рутинной работы решает сразу несколько задач:
быстрое внесение первички в учетную программу;
сокращение объема бумажных документов;
удобный обмен актами и накладными с контрагентами;
сокращение ошибок в расчетах;
доступ «в пару кликов» к любым файлам по запросу налоговой;
возможность использования бухгалтерской информации для нужд управленческого учета.
Ведение бухгалтерии преимущественно вручную чревато ошибками в документации, а значит — ростом корректировок, исправлений, разбирательств, пропуском сроков и штрафными санкциями. Или же вы просто можете не досчитаться некоторых первичных документов, например при камеральной проверке, — а значит, не сможете подтвердить ФНС, что ваша налоговая отчетность соответствует фактическому состоянию ваших дел.
Ошибка №4. Отсутствие разумного хранения
Следующий «фэйл» — это попытка организовать архив бухгалтерии в бумажном виде. Даже небольшой фирме для хранения всей первички, учетных регистров, справок и отчетности потребуется дополнительная складская площадь.
Избавиться от документации раньше установленного срока тоже нельзя. Минимум 5 лет она должна оставаться в организации. В любой момент какие-то данные может запросить ИФНС или контрагент для сверки взаиморасчетов.
Оптимально сегодня — перевести архив в электронный вид и делегировать вопрос хранения специализированным компаниям.
Ваш бухгалтер не справляется?
Исправим ошибки вашего специалиста, подхватим задачи за 24 часа и закроем их в срок
Оставьте контакты, мы свяжемся и расскажем об условиях обслуживания
Ошибка №5. Передача в распоряжение бухгалтера УКЭП директора
До сих пор существует эта порочная практика, когда директор отдает флешку с УКЭП главному бухгалтеру — для удобства, чтобы лишний раз не отвлекаться на подписание финансовых документов от действительно важных дел.
Еще недавно руководитель имел возможность сделать дубликат ключа, то есть условно «размножить» свое право подписи. Сейчас копирование токена прямо запрещено законом и технически ограничено.
Важно понимать: УКЭП — это полный аналог собственноручной подписи. Ответственность за заверенные документы и совершенные с ее помощью действия лежит исключительно на владельце.
Оптимальным решением для директора в 2023 году будет:
оставить сертификат руководителя в личном распоряжении;
для бухгалтера выпустить КЭП физлица и оформить машиночитаемую доверенность (МЧД).
Ошибка № 6. Полная материальная ответственность главбуха не закреплена в договоре
Многие управленцы наивно полагают, что за все финансовые потери бухгалтер «отвечает головой». На деле же ответственность сотрудника четко ограничена законом.
Полная материальная ответственность допустима только если, стороны предварительно прописали ее в договоре. И даже в этом случае главбух возмещает только прямой действительный ущерб. Например, за присвоение денег фирмы или порчу техники можно потребовать с работника материальной компенсации в полном размере.
А начисленный налоговой штраф бухгалтер покрывать не обязан, в том числе если убытки — следствие его профессиональной ошибки.
Клиенты Первой Экспертной Бухгалтерии застрахованы от штрафных санкций ФНС. Сервис сам платит штрафы, если вдруг его эксперты допустят ошибку. А еще несет полную ответственность за ваш учет — причем не только за период обслуживания, но и за предыдущие полтора года, когда вы еще не были клиентом компании.
Ошибка № 7. Возложение на бухгалтерию лишних задач
Понятно, что «лишних» дел на предприятии не бывает. Однако многие работодатели грешат тем, что поручают бухгалтерии дополнительный функционал, не находящийся в поле ее компетенции. Тем самым отвлекают работников от действительно важных задач, подрывают сроки сдачи отчетности и провоцируют счетные ошибки.
Не относится к прямым обязанностям бухгалтера:
составление и проверка договоров;
проверка благонадежности и платежеспособности новых контрагентов;
подготовка табелей учета рабочего времени;
ведение кадрового учета и делопроизводства;
проведение маркетинговых исследований кредитных и лизинговых компаний.
Эти вопросы лучше делегировать юристам и отделу кадров. Или отдать на аутсорс. Например, в Первой Экспертной Бухгалтерии возможно как ведение всего учета, так и его отдельных участков в помощь вашим специалистам: кадрового и расчета зарплаты, бухгалтерского и налогового, операций по ВЭД.
Ошибка № 8. Невовлеченность руководителя в процесс найма сотрудников
Ключевым скиллом работника бухгалтерии является его компетентность. Недостаточный профессионализм, халатность, безответственность одного члена команды может стоить очень дорого для всего бизнеса.
Поэтому даже при наличии hr-службы, директору рекомендуется принять непосредственное участие в подборе и найме бухгалтера.
Прочтите резюме: внимательный, скрупулезный «счетовод» не допустит в тексте опечаток и неточностей.
Проведите личную беседу на одном из этапов собеседования. Руководитель и бухгалтер всегда работают в тесной связке. Важно, чтобы вам было комфортно общаться с человеком.
Если до сих пор непонятно, где найти хороших бухгалтеров, как организовать их слаженную работу и держать все под контролем, оптимальным решением будет доверить вопрос профессионалам.
Первая экспертная бухгалтерия — команда аттестованных специалистов, которая готова взять на себя: бухгалтерский, налоговый и кадровый учет, составление отчетности, ведение 1С, расчет заработной платы, а также юридическую поддержку. Делегирование позволит сэкономить от 300 тыс. до 40 млн в год на бухгалтере, налогах, штрафах, программисте и 1С — в зависимости от масштаба вашего бизнеса.
Получить консультацию или бесплатный экспресс-аудит вашей бухгалтерии можно по ссылке.
Обеспечим прозрачный учет, защиту базы данных и предоставим страховку от штрафов
В каждый тариф входят услуги программиста и обслуживание 1С
Реклама: ООО «Центр Бухгалтерских Решений», ИНН 5902063551, erid: LjN8KA4j2
Комментарии
8Универсальный "скверный" пункт для бизнеса.
А если оставить вот так, то этот пункт можно охарактеризовать как фатальный для бизнеса.
В свою бытность, шеф понаписал в ТД много всего и очень разнообразно. Я спорить не стала (очень нужна была работа в тот момент), но ушла при первом удобном случае.
Если бухгалтер оформлен по всем правилам, все равно очень много за что отвечает руководитель, даже в сфере учета.
Всегда пожалуйста. Только практически никто из директоров пользоваться 1С не умеет
Если не дай бог налоговики или другие структуры с выемкой документов придут, то прямо эту фразу им в лоб и выдайте.
Перечень должностей на которые может быть возложена полная материальная ответственность является закрытым. Должности бухгалтера или главного бухгалтера там нет. Такой договор будет признан в лучае судебного разбирательства ничтожным.
Чтобы возместить хищение не договор нужен, а решение суда, о признание кого-либо виновным в хищении и его же (суда) решение о возмещении ущерба. По порче техники тоже решение суда, либо добровольное соглашение о возмещении ущерба.
А я вот ругаюсь, когда договора не согласовывают. Иногда почитаешь - такие перлы попадаются. Лучше уж заранее проверить чего там контрагенты, менеджеры или даже юристы написали.
Так это принципиально разные вещи - одно дело проверка (участие в согласовании) - реально нужная вещь, чтобы манагеры/юристы в части, влияющей на налоги и учёт какую-то дичь не понаписали, которая потом всем боком выйдет, а другое дело, когда на "тыжбухгалтера" хотят повесить составление договоров с нуля и их полное ведение...
Там слово "проверка" присутствует.
и составление