Воинский учет 2025: как организовать, чтобы избежать штрафов

Все мужчины в России обязаны проходить военную службу в течение года, а после службы оставаться в запасе. 

Информацию о военнообязанных собирают военкоматы. Их интересует, где живут военнообязанные, на кого они учатся, по какой специальности работают. Эта информация помогает планировать призыв, проводить сборы, а как следствие — поддерживать обороноспособность страны.

По закону собирать и систематизировать информацию о призывниках и военнообязанных помогают работодатели. Все организации обязаны передавать данные в местные военкоматы. Есть исключение — это ИП, даже при наличии наемных сотрудников.

Учет военнообязанных бывает общий и специальный. 

Специальный учет применяют к сотрудникам, на которых распространяется бронь во время мобилизации или военного времени — на это время за ними будет закреплена определенная должность. Сотрудники с бронью получают отсрочку от воинской службы, но обеспечивают бесперебойную работу военной отрасли. Например, ими могут быть специалисты предприятий оборонно-промышленного комплекса.

Остальные военнообязанные состоят на общем учете — его и ведут большинство организаций. В этой статье речь пойдет об общем учете. В случае призыва на военную службу, сотрудник может остаться на работе по законным основаниям — отсрочке или брони.

• Отсрочка — это временное освобождение от мобилизации, а бронь — постоянное, в основном связанное с местом работы.

• Бронь закрепляется за конкретной должностью, а не за человеком. Если сотрудника переводят на должность без брони или увольняют, бронь переходит к другому человеку. Отсрочка к специальному воинскому учету отношения не имеет. 

За него отвечает руководитель организации или сотрудники, которых назначили на эту работу. Ответственные обязаны оформлять документы по учету военнообязанных и проводить плановые работы по подготовке сотрудников к мобилизации, когда это необходимо.

Количество ответственных в организации зависит от того, сколько сотрудников компании состоит на воинском учете.

• Менее 500 — один ответственный.

Если в организации работает менее 500 человек, подлежащих воинскому учету, им может заниматься один сотрудник. Например, специалист отдела кадров. В этом случае есть два варианта оформления сотрудника в организации:

1. Оформляем совмещение. Работник выполняет обязанности в течение рабочего времени и оформлен с письменного согласия работника и с доплатой за совмещение.

2. Оформляем совместительство. Принимаем на работу по трудовому договору по совместительству. Работник выполняет обязанности в свободное от основной работы время.

В остальных случаях, если численность сотрудников превышает 500, воинским учетом должен заниматься освобожденный работник. Для освобожденного работника воинский учет — основная обязанность. Если в организациях воинский учет осуществляют два и более работников, то их объединяют в отдельное подразделение — военно-учетный стол (п. 12 Положения о воинском учете).

• От 500 до 2 000 — один освобожденный работник;

• От 2 000 до 4 000 — два освобожденных работника;

• от 4 000 — плюс один освобожденный работник на каждые последующие 3 000 сотрудников.

«Первая Экспертная Бухгалтерия» собрала отличную команду специалистов, которая наладила воинский учет с нуля сотням клиентов. У нас можно подобрать выгодный тариф, который закроет не только эту потребность компании, но и включает в себя другие опции, например, кадровый учет и расчет зарплаты.

Защитите себя от штрафов при ведении воинского учета

Возьмем на себя подготовку всех необходимых документов для постановки на воинский учет и диалог с военкоматами

Оставьте заявку, мы перезвоним

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Компанию, которая никогда не вела воинский учет, нужно поставить на учет в военкомате — по месту регистрации. Если в компании есть филиалы, ставить организацию на военный учет в каждом отдельном городе не нужно. 

По закону компании обязаны вести воинский учет работников, с которыми у них заключен трудовой договор. Если в организации есть самозанятые сотрудники, которые работают по договору ГПХ, вести учет по ним не нужно. 

Единых шаблонов по процедуре постановки на воинский учет нет. Для уточнения порядка действий лучше обратиться в местный военкомат. Мы разберем основные шаги и документы, которые могут пригодиться для постановки на воинский учет. 

Воинский учет касается всех мужчин — граждан РФ, которые постоянно проживают в России, не освобождены от воинской обязанности, не проходят военную службу. А также женщин с военно-учетной специальностью: например, врачей, геодезистов, связистов и других.

Ставить на учет нужно: 

• Не зачисленных в запас призывников от 18 до 27 лет. А с 1 января 2024 года — до 30 лет;

• Тех, кто отслужил и уволился в запас;

• Мужчин, которые не служили без законных оснований для отсрочки или потому, что были освобождены от призыва;

• Тех, кто успешно отучился на военных кафедрах и в военных вузах;

• Тех, кто прошел альтернативную гражданскую службу;

• Женщин с ВУС.

Освобождены от воинского учета:

• Те, кого признали не годным к службе по состоянию здоровья;

• Те, кто постоянно живет за границей;

• Офицеры ФСБ и Службы внешней разведки;

• Женщины без военно-учетной специальности.

Запросите у военнообязанных сотрудников документы воинского учета и проверьте отметку в паспорте. На 13 странице в паспорте должен стоять штамп «‎Обязан(а) исполнять воинскую обязанность». Среди документов могут быть: 

• военный билет;

• удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу — для призывников;

• временное удостоверение или справка, выданные взамен военного билета.

Документы ВУ входят в перечень обязательных, предъявляемых кандидатом при поступлении на работу (ст. 65 ТК).

Если у сотрудника нет этих документов, вручите ему направление для постановки на воинский учет.

Если в документах воинского учета, которые предоставил сотрудник, есть неоговоренные исправления, неточности и подделки, неполное количество листов, сообщите об этих фактах в военный комиссариат в течение пяти рабочих дней со дня их выявления.

Для председателя районной комиссии нужно предоставить карточку по форме № 18. Контактные данные председателя можно уточнить в управе или администрации административного субъекта, где зарегистрировано юрлицо. 

Скачать форму № 18 — карточка организации.

Требования в регионах различаются: где-то карточка предоставляется только в районную комиссию, а где-то — и в военный комиссариат. Надежнее составить ее в трех экземплярах: для районной комиссии по бронированию, для военкомата и для самой организации.

После постановки на учет каждой организации присваивают регистрационный номер. Его проставляют в карточке по форме 18 — в правом верхнем углу. Если в номере будет индекс Б, организации нужно вести еще и специальный воинский учет. Подробную информацию о нем можно получить только в военном комиссариате.

В приказе нужно прописать ответственное лицо и указать тех, кто будет заниматься учетом, когда назначенные сотрудники будут на больничном, в отпуске или отсутствовать по другим причинам. 

Также нужно подготовить план работы по ведению воинского учета на год. План работ — это документ, в котором прописаны все мероприятия, связанные с воинским учетом на текущий год. В плане должна быть подпись руководителя компании и сотрудника, ответственного за воинский учет, а также печать, если она есть. В случае необходимости план можно корректировать. 

Скачать образец приказа о воинском учете в организации.

Скачать образец плана работ — приложение № 17 к Методическим рекомендациям генерального штаба.

Приказ —  обязательный документ, регулирующий воинский учет. Если в должностных обязанностях кадрового работника нет таких полномочий и нет приказа, он не становится ответственным за воинский учет по умолчанию. Скорее всего, штрафовать в таком случае будут руководителя организации.

Когда все основные документы заполнены, ответственному лицу нужно лично поставить организацию на учет, а также согласовать приказ и план работ в военном комиссариате. Список военных комиссариатов и адреса можно узнать на сайте Министерства обороны.

Если на конкретной территории нет действующего военкомата, сведения подают в муниципалитет сельского поселения или городского округа.

После подачи документов компания получает справку о постановке на воинский учет. Для хранения военно-учетных документов руководитель организации должен выделить помещение и поставить железные шкафы. Доступ к ним должен быть только у сотрудников, ответственных за воинский учет.

Карточку формы № 10 необходимо заполнить на следующих сотрудников:

• Мужчин призывного возраста;

• Мужчин и женщин, являющихся военнообязанными и пребывающих в запасе.

В карточку по форме № 10 вносят личные данные сотрудника: сведения об образовании, месте работы, должности, семейном положении, месте жительства или месте пребывания (на срок более трех месяцев). 

Скачать шаблон карточки по форме № 10.

Размер карточки — 210×297 мм, она состоит из лицевой и оборотной стороны. На первой нужно указывать личные данные, на второй — информацию о воинском учете, приемах и увольнениях, а также дополнительные сведения.

Данные нужно вносить шариковой ручкой с чернилами черного, синего или фиолетового цвета разборчивым почерком без помарок. Карандашом можно вписывать семейное положение, место жительства, телефон работника — если данные изменятся, вы сможете поправить их, а не переписывать карточку заново.

Данные в карточке нужно актуализировать каждый раз, если сотрудник женился, развелся, получил диплом, перевелся на другую должность, сменил место жительства. А также сообщать об этом в военкомат в течение пяти дней после внесения изменений в картотеку. 

Карточки сотрудников необходимо хранить и в электронном, и в бумажном виде. Вносить какие-либо изменения в базу данных электронных карт, а также распечатывать их, можно только ответственному за воинский учет в организации.

Если ранее в организации вы использовали для учета старые карточки по форме Т⁠-⁠2, нужно завести новые — по форме № 10.

Для работы с карточками нужно организовать картотеку. Все документы в ней должны быть распределены в строгой очередности, а также в алфавитном порядке согласно разделу:

• первый раздел — карточки офицеров запаса;

• второй раздел — карточки солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов запаса;

• третий раздел — карточки военнообязанных запаса женского пола;

• четвертый раздел — карточки призывников.

Если в вашей организации на воинском учете более 500 человек, добавьте пятый раздел — в него помещаются карточки военнообязанных, имеющих мобилизационные предписания и отметки в военных билетах о вручении мобилизационных предписаний. 

Карточки сотрудников, снятых с воинского учета, храните отдельно от картотеки. Их нужно сверять с военным комиссариатом. После сверки можно уничтожить, но обязательно составить акт об уничтожении.

Карточки сотрудников по форме № 10 и сведения о сотрудниках в запасе нужно направить в военкомат. Далее сверку данных нужно проводить раз в год — дату сверки назначает военкомат. 

Скачать образец списка сотрудников, пребывающих в запасе — для военкомата.

Эти сведения в военкомат можно передавать или лично, или по почте — электронного документооборота пока нет. 

Работодатель обязан организовать служебное делопроизводство по вопросам ведения воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе (п. 39 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях).

Уточнить названия и количество папок для целей отдельного делопроизводства можно в районном военном комиссариате. 

Вся переписка с военными комиссариатами регистрируется отдельно и хранится в отдельной папке. В каждой папке рекомендуется хранить опись вложенных документов.

У каждой папки в делопроизводстве должно быть название. Как пример:

• папка № 1 «Законодательные и нормативно-правовые акты по воинскому учету ГПЗ»;

• папка № 2 «Документы по ведению воинского учета»;

• папка № 3 «Картотека личных карточек военнообязанных сотрудников». 

Сдавать кучу документов по воинскому учету в военкоматы довольно сложно — разные комиссариаты предъявляют разные требования по заполнению одних и тех же форм. Специалисты «Первой Экспертной Бухгалтерии» научились индивидуально работать с военкоматами каждого клиента, написали об этом целую статью. Если хотите, чтобы звонки из военкомата вас больше не беспокоили — делегируйте этот участок учета нам.

На военном учете должны стоять все юрлица без исключения. Отсутствие в компании работников, которые подлежат воинскому учету, не освобождает работодателя от обязанностей в области воинского учета. Сегодня у вас нет военнообязанных, а завтра вы приняли такого работника на работу — значит, должны уведомить военкомат. 

Законы, в которых регламентируется обязанность организаций вести воинский учет:

• Закон «Об обороне» № 61-ФЗ от 31.05.1996. 

• Закон «О воинской обязанности и военной службе» от 28.03.1998 № 53-ФЗ.

• Постановление Правительства от 27.11.2006 № 719 (ред. от 25.07.2023) «Об утверждении Положения о воинском учете».

• Приказ Министра обороны от 22.11.2021 № 700 «Об утверждении Инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета».

Порядок действий, когда военнообязанных сотрудников в организации нет, нормативно не урегулирован. Надежнее руководствоваться п. 22 Методических рекомендаций Генерального штаба Вооруженных Сил по ведению воинского учета в организациях, а именно:

• В организации должен быть приказ с указанием ответственного за воинский учет сотрудника, а также прописаны его функциональные обязанности;

• Проект приказа должен быть согласован с военным комиссаром или с органом местного самоуправления.

Карточку учета организации при постановке на воинский учет нужно заполнить так: шапку отчета регистрационными данными, все остальное данные в форме — нулями. 

Если организация уже стоит на воинском учете, проверьте: 

1. Все ли военнообязанные сотрудники, поставлены на воинский учет;

2. Полноту и достоверность данных, содержащихся в личных карточках;

3. Актуальность форм документов — актуальные шаблоны мы предоставили;

4. Порядок в документообороте: как хранятся документы, ведутся журналы, своевременно ли вносятся изменения в карточки сотрудников.

Собрали в одной таблице шаблоны и сроки отчетов, которые нужно передавать в военкомат регулярно. 

За нарушение воинского учета предусмотрена административная ответственность. Оштрафовать могут руководителя или ответственного за воинский учет.

Военные комиссариаты и органы местного самоуправления должны каждый год проверять компании, в которых занято больше 500 сотрудников. Остальные компании — минимум раз в три года. Сообщать будут заранее — до 31 декабря текущего года о проверках, запланированных на следующий год. Второе уведомление должны прислать за пять дней до начала проверки.

В паспорте военнообязанных и призывников стоит штамп. Если гражданин подлежит воинскому учету, на 13 странице паспорта есть отметка «Военнообязанный».

Штамп о воинской обязанности проставляют в паспортах всех военнообязанных и призывников, кроме тех граждан, которые признаны негодными по состоянию здоровья. Основание — п. 49 Положения о воинском учете, утв. постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719. 

Если у сотрудника нет штампа на 13 странице паспорта, это означает:

• Сотрудник не годен к службе. 

Для подтверждения нужно также запросить воинский документ — военный билет или справку из военкомата. В военном билете должна стоять категория «Д» — не годен к военной службе. 

• Сотрудник уклоняется от постановки на воинский учет. 

В этом случае сотруднику нужно выдать направление для постановки на воинский учет по форме из совместного приказа Министра обороны, МВД, ФМС от 10.08.2007 № 366/789/197. А также уведомить военкомат в течение трех дней после выявления факта уклонения. 

Граждан, которые достигли предельного возраста, военкомат отправляет в отставку и снимает с воинского учета. В таком случае у сотрудника будут стоять отметки:

• в пунктах 26 и 27 военного билета офицера запаса;

• в разделе Х военного билета.

Если сотрудник живет за границей и выполняет обязанности удаленно, он должен быть снят с воинского учета. Снятие с воинского учета — обязанность не работодателя, а самого сотрудника (ст. 10 закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ).

Сняться с учета сотрудник может только в личной явке в военкомат — это предусмотрено нормативными актами. Если сотрудник не снялся с учета, воинский учет на него ведется так же, как на любого штатного сотрудника.

Настроим воинский учет с нуля

Проведем аудит кадров, определим военнообязанных, заполним документы

Оставить заявку

Реклама: ООО «Центр Бухгалтерских Решений», ИНН 5902063551, erid: LjN8KLpN6