Как гендиру правильно тратить деньги

Деньги компании — это деньги директора?

Нет. По закону деятельность компании направлена на получение прибыли, и все заработанные средства на расчетном счете ООО — это деньги компании. И чтобы снять со счета компании деньги и потратить их, нужно обязательно обосновать, зачем эти расходы нужны бизнесу. 

Поэтому траты со счета компании должны быть:

• экономически обоснованы и направлены на получение прибыли;

• документально подтверждены.

Как это выглядит на практике:

Владелец кафетерия вряд ли сможет объяснить инспекторам необходимость покупки за счет ООО кровати с постельным бельем, а вот десяти столов и пятидесяти стульев — легко. Владельцу же сети хостелов при налоговой проверке не составит труда обосновать расходы и на кровати, и на столы, и на стулья. Главное, чтобы все подтверждающие документы были на руках.

Не знаете, как обосновать расходы?

Наши бухгалтеры наладят учет в компании, подготовят все документы, чтобы подтвердить расходы за текущий период, а также спишут затраты прошлых лет

Сэкономим на налогах, учтем поездку в Дубай и не только

Оставьте контакты, и мы проконсультируем вас бесплатно

Имя

Телефон

E-mail

Отправить

Я ознакомлен с условиями пользовательского соглашения, даю согласие на обработку персональных данных и принимаю условия оферты

На что можно потратить деньги компании

Директор может тратить деньги со счета ООО на всё, что идет на пользу бизнесу и в конечном итоге принесет доход. Например, директор может купить:

1. Технику в офис — принтеры, ноутбуки, компьютерные мышки, клавиатуры. А можно еще и кофемашину для сотрудников. И рабочий смартфон для звонков клиентам. Смартфон может пригодится не только в офис, рабочий телефон нужен практически в любом бизнесе.

2. Машину. Это может быть грузовой транспорт, если ваш бизнес связан с перевозками товаров. Это может быть спецтехника, например, трактор, если вы занимаетесь строительством, сельским хозяйством или другим делом, где нужна такая техника. Кроме того, это может быть автомобиль бизнес-класса для директора, на котором он будет ездить на деловые встречи, переговоры, в банк и государственные органы. Однако важно помнить: транспорт будет оформлен на ООО, расходы на него будут списываться путем начисления амортизации. 

3. Поездку на конференцию, выставку, форум. Тема мероприятия должна соответствовать виду деятельности компании. Например, если у вас строительная фирма, то поездка на международную выставку строительства из бетона будет логично смотреться в графе расходов, а вот посещение конференции по вопросам медицинского оборудования и услуг — не очень.

4. Ужин с деловым партнером. Или любые другие представительские расходы. Но здесь есть ограничение — такие расходы должны составлять не более 4% от расходов на оплату труда. Не забудьте также составить приказ и отчет по представительским расходам, и если вписываетесь в лимит, можете встретиться с коллегой за бокалом «Вдовы Клико».

Важно! Все расходы должны быть подтверждены документами — накладными, чеками.

Каких трат лучше избегать

Всех, которые трудно связать с деятельностью компании, ее развитием и получением прибыли. Например:

1. Покупать ювелирные изделия за счет компании. Такую трату довольно сложно обосновать: попробуйте объяснить налоговой инспекции, как это ювелирное изделие поможет увеличить доход компании.

2. Оплатить тур на Бали директора с семьей. Только если на Бали проходит конференция или бизнес-тренинг, который может быть полезен для развития компании. И то, оплатить получится только поездку самого директора, и в пределах дат проведения мероприятия. В эти расходы точно не получится отнести экскурсии, аренду досок для серфинга и другие развлечения на отдыхе.

3. Закупить десять тонн цемента и другие строительные материалы, если у вас онлайн-школа английского языка. Думаем, здесь можно подробно не объяснить, почему у налоговой появятся вопросы.

Также нельзя тратить деньги компании, если нет возможности получить подтверждающий документ.

Как директору съездить в Дубай за счет компании

Мы выше уже писали о командировочных расходах. Сотрудник, в том числе директор может посетить за счет компании мероприятия, связанные со сферой его бизнеса.

Вот, например, Международная выставка форум по вопросам животноводства и мясной промышленности, которая пройдет в Дубае с 29 ноября по 1 декабря 2023 года. Такие выставки, форумы и конференции можно легко найти через поисковик.

Чтобы командировочные расходы признали обоснованными, обязательно должен быть составлен и подписан приказ о направлении сотрудника в командировку и положение о командировках.

В качестве подтверждающих документов предоставьте авиа-билеты, счета из гостиницы, также стоит приложить дипломы, брошюры и другие материалы с мероприятия.

Билеты, кстати, вполне могут быть и в бизнес-класс, потому что компания должна поддерживать свой имидж. То же касается и бронирования номеров в отеле. Нет закона, который бы запрещал директору селиться в люксе.

Однако важно помнить, что у поездки не должно быть признаков туристической путевки, иначе налоговая может доказать необоснованность расходов и доначислить налоги:

• Поездка должна быть на даты проведения мероприятия. Например, если конференция проходит с 1 по 3 декабря, не стоит покупать билеты с 15 ноября по 15 декабря. 

• Гостиница должна быть рядом с тем местом, где проходит выставка или форум, а не на другом конце города на первой береговой линии. 

• Если вы покупаете путевку через туроператора, убедитесь, что в нее не входят экскурсии и другие туристические мероприятия.

Как расходы помогают экономить

За счет расходов можно уменьшить налогооблагаемую базу на ОСНО и УСН «Доходы минус расходы». На общей системе налогообложения перечень расходов, которые можно принять к вычету, открытый. В случае с упрощенкой список закрытый, то есть уменьшить налог получится только на определенные расходы из п. 1 ст. 346.16 НК.

Что будет, если директор неправильно потратит деньги

Под неправильными расходами мы имеем в виду необоснованные, то есть те траты, которые не получилось связать с бизнесом и подтвердить документами.

Если гендир потратит деньги со счета ООО на свои личные нужды, ему грозят доначисления. Трату переквалифицируют в зарплату директора, и начислят на потраченную сумму НДФЛ и страховые взносы.

С нами экономия до 40 млн ₽/год на бухгалтере, налогах, штрафах, программисте и 1С

Начать экономить

Реклама: ООО «Центр Бухгалтерских Решений», ИНН 5902063551, erid: LjN8KQGS2