Машиночитаемая доверенность в 2024 году: как оформить и использовать

Если электронный документооборот в компании ведет хотя бы один сотрудник, кроме собственника, без машиночитаемой доверенности не обойтись. С 1 сентября 2024 ее обязательно нужно прикладывать к электронной подписи. Рассказываем, как выглядит МЧД, что нужно сделать для ее оформления и как с ней работать. 
355 87
Машиночитаемая доверенность в 2024 году: как оформить и использовать
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Что такое машиночитаемая доверенность 

МЧД или машиночитаемая доверенность — это файл в формате xml, в котором указана информация о сотруднике, его руководителе, компании, в которой он работает и о сроке действия документа. Собственник компании подтверждает МЧД квалифицированной электронной подписью.

Такая доверенность — аналог бумажной, и ее отличие только в стандартном формате и наполнении, благодаря которым МЧД удобно создавать и считывать в информационных системах. 

До внедрения машиночитаемой доверенности сотрудники могли вести электронной документооборот компании, используя сертификат электронной подписи юрлица. С 1 сентября 2023 новые сертификаты юрлиц больше не выдаются. Старыми можно пользоваться, пока не истечет срок их действия или до сентября 2024 года. Потом — только сертификатами физлиц с приложением доверенности. 

Как оформить доверенность

Для того чтобы перейти на использование машиночитаемых доверенностей, необходимо:

  • оформить сертификат электронной подписи для руководителя компании;

  • заказать сертификат электронной подписи физлица для сотрудников, которые будут вести электронный документооборот;

  • оформить машиночитаемые доверенности и заверить их электронной подписью руководителя. 

Электронную подпись руководителя можно получить в УЦ ФНС или у ее доверенных лиц (за исключением отдельных видов деятельности компании), подпись физлица — в любом аккредитованном УЦ.

Читайте также: ЭЦП: что поменялось и как получить или перевыпустить в 2024 году.

Выпустить доверенность можно через сервис ФНС, Госуслуги или систему ЭДО.

Доверенность через ФНС

На сайте ФНС машиночитаемую доверенность можно оформить через специальный сервис. Для этого нужно выбрать тип доверенности, период ее действия и ввести данные: ИНН, КПП и ОГРН компании, СНИЛС руководителя и дату его рождения. Остальная информация подгрузится автоматически. Полномочия сотрудника можно выбрать из раскрывающегося списка.

Выбор типа доверенности на сайте ФНС

Сервис автоматически проверяет сведения и подсвечивает информацию, которая не совпадает с данными ФНС, и некорректные даты доверенности. После заполнения доверенности ее нужно заверить электронной подписью руководителя.

Доверенность через Госуслуги

На сайте Госуслуг доверенность можно оформить в личном кабинете компании, на вкладке «Доверенности и доступы». Выдать доверенность можно только тому, у кого есть подтвержденная учетная запись на Госуслугах. 

Оформить доверенность может любой человек с доступом к аккаунту компании на Госуслугах, но подписать ее должен руководитель.  

Бесплатно откроем ООО или ИП и выпустим ЭЦП

Подготовим пакет документов, поможем выбрать код ОКВЭД и систему налогообложения, настроим 1С

Оставьте контакты, и мы перезвоним

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Доверенность через ЭДО

Доверенность можно оформить через СБИС, 1С и некоторые другие системы электронного документооборота. В каждом случае требования к оформлению свои, но доверенность должна включать необходимый минимум сведений и подтверждаться ЭП руководителя компании. Требования к содержанию доверенности описаны в приказе Минцифры от 18.08.2021 № 857.

Мы в Первой Экспертной Бухгалтерии оформляем машиночитаемые доверенности через 1С. После этого руководителю компании остается только заверить ее своей электронной подписью — и можно использовать доверенность для ведения документооборота. 

При этом мы оформляем и регистрируем столько доверенностей, сколько нужно для ведения документооборота с разными инстанциями:

  • с налоговой; 

  • СФР для оформления больничных и уведомления о полномочиях;

  • с контрагентами.

Работа с машиночитаемой доверенностью

При ведении документооборота или сдаче налоговой отчетности от лица компании необязательно прикладывать доверенность к каждому пакету документов. Достаточно хранить МЧД в системе, к которой получатель документов сможет обращаться и проверять полномочия сотрудника и сроки доверенности. 

Такими системами могут быть:

  • распределительный реестр ФНС;

  • операторы ЭДО;

  • федеральные органы исполнительной власти (ФНС, СФР и другие);

  • аккредитованные удостоверяющие центры (УЦ);

  • УЦ ФНС, Казначейства или Центробанка;

  • головной удостоверяющий центр (ЕСИА).

Если МЧД зарегистрирована в ФНС, при сдаче налоговой отчетности можно указывать только ее номер. 

При ведении документооборота с контрагентами, нужно заключить соглашение о том, что доверенность отсылается только один раз, и приложить ее к первому пакету документов. После этого можно так же указывать только ее номер.  

Как передоверять машиночитаемую доверенность

При необходимости можно оформить на сотрудника доверенность с правом выдавать доверенности другим лицам. Такие доверенности могут работать последовательно: например, руководитель компании может оформить доверенность с передоверием на главного бухгалтера, а тот передаст право передоверия руководителю бухгалтерии филиала.

Руководитель компании, глава филиала или представительства юрлица может оформить такую доверенность самостоятельно, а остальные должны заверять МЧД с правом передоверия у нотариуса. 

При этом цепочка МЧД с правом передоверия должна быть непрерывной. Если первая, «родительская» доверенность перестанет действовать, то остальные потеряют силу и их необходимо будет переоформить. 

Отзыв доверенности

Если сотрудник увольняется или переходит на другую должность, и его полномочия меняются, доверенность можно отозвать. Для этого нужно направить запрос в информационную систему, в которой хранится МЧД. 

Об отмене нужно уведомить представителя и тех, перед кем он представлял интересы компании. Если этого не сделать, права исполнителя сохраняются до момента, пока он не узнает об отмене доверенности (ст. 189 ГК). Исключение — если отозвать доверенность через сайт Федеральной нотариальной палаты. В этом случае уведомлять никого не нужно, и автоматическое информирование считается вступившим в силу на следующий день после внесения изменений в реестр.

30 дней бесплатной бухгалтерии для новых ИП и ООО

+ экспертная поддержка бизнеса на старте от главбуха и юриста

Реклама: ООО «ПЭБ», ИНН 5904400185, erid: LjN8KB6KX

Начать дискуссию

Реклама

Где чаще всего в Telegram компании рекламируют себя

Чаще всего для рекламных интеграций российские компании выбирают авторские каналы.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Инвестиции

Свежие облигации: Элемент лизинг на размещении

Не без лёгкого элемента неожиданности появляется новый выпуск Элемент Лизинга, а всё потому, что полтора месяца назад только прошлый выпуск разместился. Не хватает ещё полутора миллиардов рублей, за которыми эмитент снова идёт к инвесторам.

Свежие облигации: Элемент лизинг на размещении

Авансовые платежи по налогам на имущество платим на 3 дня позже стандартного срока

Уведомление об исчисленных суммах по налогам на имущество нужно подать не позднее 25 числа, а внести авансовые платежи — до 2 мая.

408
Лучшие спикеры, новый каждый день

Какие важные документы нельзя быстро отправить в другой город через нотариуса

Быстро отправить юридически важный документ в другой город можно через нотариальную телепортацию, но не любой.

Маркетинг

Россияне поставили рекорд трат на косметологические услуги: на что именно

За 2023 год оборот рынка косметологии вырос на 8,6%. Чаще всего клиенты приходят в клиники и салоны красоты за аппаратной косметологией.

Бухгалтеры

Акция ко Дню главбуха! Онлайн-курсы по учету на маркетплейсах, финмоделированию, ФСБУ и зарплате за 3690 рублей!

21 апреля — День главного бухгалтера. Мы поздравляем коллег и делаем скидку на онлайн-курсы, которые помогут вам продолжать профессиональное развитие! До 22 апреля включительно онлайн-курсы по учету на маркетплейсах, ФСБУ, зарплате и финмоделированию за 3690 рублей!

460
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Банки

Банки через камеры банкоматов будут смотреть, кто снимает деньги

Через камеры в банкоматах будут отслеживать, что именно владелец снимает средства с карты. Такая видеоидентификация снизит число мошеннических операций.

Инвестиции

Недвижка продолжает дорожать. Рубль не смог обвалиться. IPO МТС Банка, халвинг биткоина, рост ОФЗ, другие новости. Воскресный инвестдайджест

Пока Павел Дуров собирает коллекцию стульев и рефлексирует из-за баклажанов, лёжа в ледяной ванне, рубль не смог обвалиться, биткоин отхалвился, ОФЗ пошли вверх, как и недвижка. Всё больше дивидендов и новых выпусков облигаций, готовится к IPO МТС Банк, а я пополнил портфель новыми активами и рассказал о самом интересном, что произошло за неделю.

Недвижка продолжает дорожать. Рубль не смог обвалиться. IPO МТС Банка, халвинг биткоина, рост ОФЗ, другие новости. Воскресный инвестдайджест

РЖД объявили о запуске нового мобильного суперприложения: что оно дает

Замгендиректора РЖД Евгений Чаркин на конференции Data Fusion заявил, что «Российские железные дороги» (РЖД) планируют запустить новое мобильное суперприложение (SuperApp) в начале 2025 года.

681
Маркетплейсы

Законодатели взялись за трудовые права работников маркетплейсов

Работодатели скрывают трудовые отношения с сотрудниками маркетплейсов под договорами с самозанятыми. Из-за этого работники не получают отпускных и больничных.

537

Как привлечь к работе иностранного сотрудника из дальнего зарубежья 

Оформление иностранного работника из визовой страны — достаточно трудоемкий процесс. Любое упущение может обернуться для компании штрафом до 1 млн руб. за одного человека. Расскажем, как нанять персонал из дальнего зарубежья и избежать самых распространенных ошибок. 

Как привлечь к работе иностранного сотрудника из дальнего зарубежья 
1
881

Топ-11 инструментов для SEO-анализа сайта

Есть здесь SEO-специалисты? Мы сделали для вас подборку из 11 бесплатных инструментов для SEO-анализа по продвижению сайта. Новичок вы или нет — неважно, эти сервисы помогут оптимизировать работу и сэкономить время.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Банки

Европа вынуждает крупный банк быстрее свернуть бизнес в России

Raiffeisen Bank International ждет требования от ЕЦБ ускорить процесс сокращения бизнеса в России.

2
517
Банкротство

Долги банкротов побили антирекорд

За 2023 год суд признал порядка 7,3 тысяч компаний несостоятельными. Их задолженность достигла 3,98 трлн рублей.

УК РФ

Следователи смогут получать доступ к телефонным переговорам до санкции суда

МВД в рамках выполнения поручений правительства разработало изменения в Уголовно-процессуальный кодекс.

Роспотребнадзор разъяснил, что считается вынужденным отказом пассажира от полета и тогда вернут деньги

В связи с периодическими сообщениями о задержках или отменах авиарейсов авиаперевозчиками Роспотребнадзор без привязки к причинам таких задержек и отмен обратил внимание на ряд моментов.

Инвестиции

Мартышкин портфель. Итоги восьмого месяца инвестиционного эксперимента

Закончился восьмой месяц эксперимента с мартышкиным портфелем против народного портфеля. В нём смотрим, получится ли портфелю из случайных 10 акций РФ обогнать портфель из 10 самых популярных у частных инвесторов «народных» акций.

Мартышкин портфель. Итоги восьмого месяца инвестиционного эксперимента

Статистика Яндекса помогла оспорить упущенную выгоду

Между организацией и индивидуальным предпринимателем был заключен договор франшизы, в рамках которого ИП получил право использования товарного знака в целях открытия бутиков для реализации косметической продукции.

О госзакупках простым языком

Сегодня, как и было обещано, хочу поделиться с вами обновлениями в системе государственных закупок.

Интересные материалы

УК РФ

МВД хочет приостанавливать денежные переводы в рамках уголовного преследования

Силовые структуры смогут приостанавливать такие переводы на 10 дней.