Ошибки работодателя по работе с персональными данными при найме, которые приведут к штрафу 700 000 ₽

Ищете новых сотрудников и собираете информацию о них через анкеты? Сохранили резюме кандидата, которое он прислал по электронной почте? Передали его в соседний филиал, где открыта та же вакансия? Все это — нарушение закона о персональных данных. Разбираем, какую ответственность несет руководитель и рекрутер, и как защититься от штрафов.
553 124
Ошибки работодателя по работе с персональными данными при найме, которые приведут к штрафу 700 000 ₽
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Что защищает закон о персональных данных

Закон 152-ФЗ «О персональных данных» защищает любую информацию, которая прямо или косвенно относится к физическому лицу и позволяет его идентифицировать. Информация в резюме содержит множество таких данных: фамилию и имя, фотографию, дату рождения, телефон и многое другое. 

По закону, работодатель имеет право использовать персональные данные, не запрашивая согласие человека, только если от имени соискателя действует кадровое агентство, с которым кандидат заключил договор и подписал согласие на передачу персональных данных.

Однако даже в этом случае данные можно только собирать — но не хранить и не передавать другим людям.  

Штрафы за незаконное получение, хранение и обработку персональных данных доходят до 700 000 рублей при первом нарушении, до 1 500 000 рублей — при повторном. Максимальная ответственность за разглашение данных — до 500 млн рублей. 

Читайте также: Рост штрафов до 500 млн ₽ за утечки персональных данных: кто в зоне риска.

Разберем конкретные ситуации, в которых можно получить штраф. 

Сбор данных от кандидатов через типовые онлайн-анкеты

Ситуация: на сайте компании, в гугл-документе или на другом ресурсе размещена анкета для сбора резюме от кандидатов. Она составлена в свободной форме и не включает пункт о согласии на обработку персональных данных. 

Нарушение: сбор иобработка персональных данных с нарушением Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации.

Законные действия

Обязательно включите в анкету:

  • информацию о сроке ее рассмотрения и принятия решения; 

  • запрос разрешения использовать персональные данные. 

Проще всего получить согласие на обработку персональных данных с помощью проставления «галочки» в соответствующем поле. При этом изначально поле для «галочки» должно быть пустым, чтобы согласие человека было активным и сознательным. 

Важно, чтобы человек понимал цель и способы представления данных. Для этого он должен знать: 

  • сведения о цели обработки персональных данных;

  • наименование и адрес оператора;

  • источник получения персональных данных;

  • сроки обработки персональных данных;

  • перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться в процессе их обработки;

  • общее описание используемых работодателем способов обработки данных.

Всю эту информацию можно разместить в отдельном Положении об обработке персональных данных, на которое будет ссылка в анкете. 

Объединять поля, предназначенные для внесения персональных данных, цели обработки которых заведомо несовместимы, нельзя. Например, для сбора данных для рассмотрения кандидатуры кандидата нужно одно согласие, для рассылки о вакансиях — другое.

Пример полей с запросами персональных данных с разной целью на сайте вакансий Яндекса

Учитывайте, что доступ к данным анкеты должен быть только у вас и самого кандидата. Другие кандидаты и посторонние лица не должны иметь возможности просматривать чужие резюме. 

Скачать пример положения о работе с персональными данными сотрудников.

Хотите защитить свой бизнес от штрафов на 1,5 млн от Роскомнадзора?

Возьмем на себя все заботы о персональных данных и защитим от претензий Роскомнадзора

Оставьте заявку, мы перезвоним

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Просьба направлять резюме на электронную почту компании

Ситуация: вы собираете резюме кандидатов в свободной форме на электронную почту компании и храните их там. Если соискатели вам не подошли — вы им не отвечаете и не удаляете резюме.

Нарушение: обработка и хранение персональных данных без согласия субъекта этих данных. 

Законные действия

Согласно Разъяснениям Роскомнадзора, при получении резюме по электронной почте, нужно сразу дать кандидату обратную связь: пригласить его на собеседование или направить отказ. Если этого не сделать, резюме нужно удалить в день поступления. 

Хранить их, ничего не отвечая кандидатам и не получив от них согласия на обработку персональных данных, запрещено. Исключение — случаи, когда кандидат присылает не само резюме, а ссылку на профиль на сайте поиска работы. 

Скачать пример согласия сотрудника на обработку персональных данных.

Скачать пример акта об уничтожении персданных.

Скачать образец выгрузки из журнала регистрации событий.

Сохранение резюме во внутренней базе данных

Ситуация: вы отказываете кандидату, но сохраняете его резюме как «кадровый резерв», чтобы обратиться к нему в будущем.

Нарушение: обработка и хранение персональных данных без согласия субъекта этих данных. 

По Разъяснениям Роскомнадзора, при отказе в приеме на работу резюме со всеми персональными данными кандидата необходимо удалить в течение 30 дней. Исключение — случаи, предусмотренные законодательством о государственной гражданской службе, где персональные данные соискателя хранятся в течение трех лет.

Законные действия

Хранить данные можно дольше 30 дней, но только в том случае, если вы получили на это согласие соискателя. Включите этот пункт в основной запрос согласия соискателя на обработку персональных данных, а в качестве цели хранения укажите, например, возможность присылать кандидату другие вакансии вашей компании.

Отправка резюме кандидата в рамках группы компаний

Ситуация: вы работаете в холдинге из нескольких юридических лиц, получили от кандидата резюме с согласием на обработку персональных данных и передаете его в соседнюю компанию. Юридически — в другую организацию, но фактически — внутри компании. 

Нарушение: незаконная передача персональных данных. В случае, если у вас международная компания, это и нарушение трансграничной передачи персональных данных.

Законные действия

Если вы собираетесь передавать резюме в другую организацию, даже внутри группы компаний, нужно запросить отдельное согласие на передачу персональных данных третьим лицам. В тексте необходимо указать, какие компании получат доступ к сведениям и назвать цель передачи — трудоустройство в холдинг. 

Если ваша группа компаний международная, придерживайтесь правил трансграничной передачи персональных данных (ст. 12 152-ФЗ). Согласие, которое вам необходимо получить, различается в зависимости от государства, в котором находится филиал. 

Страны, которые присоединились к Конвенции «О защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных», гарантируют защиту персональных данных. Чтобы получить согласие на трансграничную передачу данных, достаточно, чтобы кандидат поставил «галочку» в соответствующем поле анкеты. Список таких стран перечислен в приказе Роскомнадзора № 128 от 05.08.2022 года.

В остальных случаях необходимо запрашивать отдельное письменное согласие на передачу данных в другое государство. В таком документе нужно прописать:

  • вид передачи данных — трансграничный;

  • адрес, наименование или ФИО получателя персональных данных;

  • государство, на территорию которого будут переданы данные;

  • указание на то, что это государство не обеспечивает адекватную защиту прав субъектов персональных данных.

Перед тем, как отправлять данные, отправьте уведомление в Роскомнадзор. Если государство-получатель данных не присоединилось к Конвенции, потребуется сначала получить разрешение на отправку.

Скачать пример уведомления о трансграничной передаче персональных данных.

Настроим работу с персональными данными с нуля

Проведем аудит, подготовим недостающие документы и подадим уведомления в Роскомнадзор

Реклама: ООО «ПЭБ», ИНН 5904400185, erid: LjN8JuapZ

Начать дискуссию

Как собрать доход по отчетам в Яндекс Маркете?

Здравствуйте, кто работает с Яндекс маркетом, как доход собрать по отчётам, могли бы схему описать, благодарю 🙏

10

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Бесплатно с Воинский учет

Воинский учет: что сдавать, штрафы и новые правила с 5 августа и 1 октября 2023 года + формы

Разбираем азы воинского учета — какую отчетность и в какие сроки сдавать (с учетом свежих изменений 2023 года), какие штрафы грозят за нарушения, что с повестками призывникам.

Воинский учет: что сдавать, штрафы и новые правила с 5 августа и 1 октября 2023 года + формы
39
44,4 тыс.

Что не так с предстоящим повышением налогов в России?

В России происходит слом самой философии бюджетно-налоговой политики, последовательно выстраивавшейся с начала нынешнего века

Лучшие спикеры, новый каждый день

В Крыму временно запретили работать иностранцам по патентам

Работодателям на полгода запретили нанимать иностранных сотрудников, которые могут работать по патентам. Ограничения затронули 35 видов экономической деятельности.

Интернет и IT

Число DDos-атак на российские компании увеличились в три раза

Только за первые четыре месяца 2024 года специалисты по кибербезопасности справились с 512 DDos-атаками.

Россия договорилась с Белоруссией о признании цифровых подписей

Предпринимали из Белоруссии смогут использовать национальные электронные цифровые подписи как квалифицированные подписи в России. Это позволит бизнесменам участвовать в госзакупках.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Малый и средний бизнес получил нефинансовую поддержку на 78 млрд рублей

Минэкономразвития оценило стоимость нефинансовой поддержки, которую предприниматели могут получить в центрах «Мой бизнес».

Операторов кикшеринга могут заставить платить налоги в бюджет города

Власти Петербурга предложили операторам услуг по краткосрочной аренде самокатов разделить доходы, полученные в разных регионах, и платить налоги в бюджет городов, где этот сервис представлен.

У бухгалтеров пошли вопросы по заполнению 6-НДФЛ, а налоговики требуют с них пояснений. 🧾«Ночной бухгалтер» № 1664

Новый-старый отчет с кучей сроков уплаты вызывает у бухгалтеров вопросы, которые решают «всем миром». Налоговики продолжают слать требования, сравнивая уведомления и расчет. Объяснения, что в уведомлениях ошибка и верны данные отчетов их не устраивают. А еще вас ждут бухгалтерские байки, гороскоп и мем дня.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Сотрудникам запретят работать сверх графика больше 120 часов в год

Сейчас в законе нет ограничений по часам переработки в режиме ненормированного рабочего дня. Депутаты собираются это исправить и защитить права сотрудников на отдых.

Бесплатно с Фиксированные взносы ИП

Как теперь уменьшать налог по УСН на взносы ИП: разъяснения ФНС с примером

Временные прошлогодние правила по взносам 1% стали постоянными.

Как теперь уменьшать налог по УСН на взносы ИП: разъяснения ФНС с примером
Инвестиции

Инвесторы готовы обменять заблокированные активы на десятки миллиардов рублей

Банки и фонды из США, ЕС и Великобритании готовы выкупить у российских инвесторов замороженные иностранные активы.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Кредитование

Льготные кредиты для бизнеса — 2024

Происходящие в последнее время события значительно влияют на многие сферы нашей жизни, одной из которых является бизнес, испытывающий серьезные трудности, в частности, малый и средний бизнес, который нуждается в особой поддержке. Для этих целей предусмотрены различные программы и льготы. Подробнее о действующих и планируемых мерах поддержки мы расскажем далее.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
322

На пути к эффективному партнерству: как начать работу с новым клиентом в бухгалтерской фирме

У самурая, как известно, нет цели — есть только путь. Но в бухгалтерской компании все иначе: здесь есть и четкая цель, и продуманный путь к ее достижению. Свой путь есть и у клиента, который решает доверить свои финансовые дела профессионалам. Расскажем об этом пути подробнее: как бесшовно принять клиента на обслуживание и какие важные нюансы нужно учесть.

На пути к эффективному партнерству: как начать работу с новым клиентом в бухгалтерской фирме
Обзоры новостей

⚡️Итоги дня: нейросеть создает кино, животных теперь можно перевозить в салоне самолета, а гольф добавят в школьную программу

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

73
НДС

За передачу прав на демоверсию программу не надо платить НДС, если она есть в реестре российского ПО

Передача исключительных прав на программы для ЭВМ, включенные в единый реестр российского ПО, а также прав на использование таких программ, освобождены от НДС.

Онлайн-кассы

Как пункты выдачи заказов должны формировать чеки ККТ

Интернет-магазин может принимать деньги от покупателей по безналу с применением ККТ, установленной вне места нахождения покупателя. При этом в чеке будет реквизит «признак способа расчета» (тег 1214) будет значение «1» – предоплата 100%.

69
РСВ

Организации без зарплаты тоже должны сдавать РСВ

В НК не предусмотрено освобождение от сдачи нулевого РСВ в зависимости от численности работников, видов деятельности и т.д. Все организации должны сдавать РСВ.

Бесплатно с Налоги, взносы, пошлины

Как считают пени по налогам в 2024 году. Мини-курс

Какой порядок расчета пени по налогам применяется в 2024 году и на какую ставку рефинансирования ориентироваться налогоплательщику, рассказываем в мини-курсе.

Как считают пени по налогам в 2024 году. Мини-курс

Интересные материалы

Кадры

Каждый пятый соискатель исчезает после оффера

В 2024 году главной проблемой работодателей стала нехватка подходящих кандидатов на рынке труда. Стоимость закрытия вакансий существенно выросла вместе с зарплатными ожиданиями будущих сотрудников.

187