Переход бизнеса на ЭДО в 2026 году: полное руководство для бизнеса

С 1 января 2026 года универсальный передаточный документ формата 5.03 станет единственным официальным электронным документом для подтверждения отгрузки товаров, выполнения работ или оказания услуг. Электронные форматы ТОРГ-12 и Акта выполненных работ прекращают действие — компании больше не смогут обмениваться ими через операторов ЭДО.​

УПД объединяет функции счета-фактуры и первичного документа. Это существенно упрощает учет: бухгалтеру не нужно заполнять отдельный счет-фактуру и накладную, а руководителю — следить за соответствием разных документов. Документ можно использовать как комплексно (статус «1» — УПД+счет-фактура), так и только в качестве первичного документа без счета-фактуры (статус «2»).​

Обновленная версия УПД учитывает важные изменения в налоговом законодательстве:​

• Новые ставки НДС для УСН. Формат предусматривает специальные ставки 5% и 7% для упрощенцев. Предпринимателям на УСН теперь проще указывать правильные налоговые ставки для каждой позиции товара.​

• Работа с маркированными товарами. В УПД обязательно указывать специальные обозначения — признак «№3» для маркированных товаров, например, маркированных в системе «Честный знак». Добавили поля для GTIN (штрихкод товаров) и количества товара по штрихкоду.​

• Прослеживаемые товары. Для товаров, закупленных за рубежом, используется признак «№2». В документе необходимо указывать регистрационный номер партии товара (РНПТ).​

• Обязательное заполнение строки 5а. В поле «Документ об отгрузке» нужно прописывать наименование, номер и дату документа, подтверждающего факт получения товаров или оказания услуг.​

• Изменения в имени файла. Ввели идентификаторы N2-N6, которые указывают на наличие в документе прослеживаемых товаров, маркированной продукции, алкоголя, табака или нефтепродуктов.​

С 1 сентября 2026 года электронные транспортные накладные (ЭТрН) становятся обязательными для всех участников грузоперевозок. Все участники перевозок — грузоотправители, получатели, перевозчики и экспедиторы — обязаны оформлять документы через Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).​

Изменения коснутся не только автомобильных перевозок. Транспортные накладные, путевые листы, договоры фрахтования и заказ-наряды будут оформляться только в электронном виде. Электронные железнодорожные и авиационные накладные также должны передаваться в ГИС ЭПД.​

Требования к экспедиторам: с 1 марта 2026 года вводится реестр уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности на платформе «ГосЛог». Экспедиторам, работающим на эту дату, необходимо подать уведомление в течение 60 дней — до 1 мая 2026 года. Оказывать услуги без включения в реестр будет запрещено.​

Экспедитор должен соответствовать определенным требованиям: состоять в реестре «ГосЛог», не иметь судимости за экономические преступления, иметь не более одного нарушения в сфере грузоперевозок за год.​

За нарушение требований предусмотрены существенные штрафы: 

• для граждан — от 3 до 5 тыс. рублей; 

• для юридических лиц — от 100 до 300 тыс. рублей. 

За отсутствие ЭТрН: 

• водителю грозит штраф 1 500 рублей, 

• должностным лицам — до 20 000 рублей, 

• юридическим лицам — до 250 000 рублей с возможностью приостановки деятельности при повторных нарушениях.​

ФНС рекомендует организациям и индивидуальным предпринимателям применять новый формат УПД уже сейчас. Возможность использовать УПД 5.03 появилась у бизнеса с 1 апреля 2025 года, когда завершился переходный период.​

С 2026 года все предприниматели, использующие электронный документооборот, должны применять новый формат УПД. Логистические компании и экспедиторы, участвующие в перевозках, должны использовать электронные транспортные накладные и регистрироваться в реестре «ГосЛог».​

Для компаний, которые работают в основном с бумажными документами, переход на УПД не является обязательным. Бумажные ТОРГ-12 и акты выполненных работ сохраняют юридическую силу. Такие компании могут продолжать использовать привычные формы.​

Для компаний на ЭДО — обязательный переход на УПД 5.03 с 1 января 2026 года. Обмен документами по старым форматам ТОРГ-12 и актов через операторов ЭДО будет невозможен.​

В «Первой Экспертной Бухгалтерии» знают обо всех изменениях с 2026 года —  мы подскажем, как адаптироваться бизнесу любого уровня и поможем в переходе на ЭДО. Выбирайте тарифы «Эксперт» или «Бизнес» — эта услуга уже включена.

Помогаем упростить документооборот

Каждому клиенту помогаем получить ЭЦП, внедрить и настроить ЭДО, берем на себя техподдержку

Оставьте заявку, мы свяжемся с вами

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Специалисты «Первой Экспертной Бухгалтерии» сделали пошаговую инструкцию:

Важно убедиться, что учетная система поддерживает формат УПД 5.03. Современные бухгалтерские программы, включая 1С, должны корректно отображать новые ставки НДС — 5% и 7%, обеспечивать ввод реквизитов маркированных и прослеживаемых товаров, автоматически формировать корректировочные документы.​

Если система устарела, необходимо провести обновление или настройку интеграции с оператором ЭДО.​

Компании важно убедиться, что оператор поддерживает рекомендации ФНС, корректно обрабатывает новые форматы УПД и предоставляет техническую поддержку.​ При выборе оператора ЭДО необходимо проверить аккредитацию в Федеральной налоговой службе. 

Если предварительно уведомить партнеров, поставщиков и подрядчиков о переходе на новые форматы, то это позволит избежать сбоев после 1 января 2026 года. Совместное тестирование документов выявит проблемы на ранней стадии.​ Можно заключить дополнительные соглашения к договорам, если перечень первичной документации закреплен в их тексте.​

Необходимо внести изменения в учетную политику организации, закрепив в ней использование универсального передаточного документа. Требуется обновить инструкции по документообороту и положения об электронном документообороте.​

Стоит назначить ответственных за ЭДО и разработать локальные нормативные акты (ЛНА) по переходу на новую систему. Издайте приказ о назначении ответственных за внедрение системы, составьте пошаговые инструкции для работников.​

Необходимо провести обучение бухгалтеров, логистов и других ответственных сотрудников. Ответственным работникам нужно объяснить особенности заполнения УПД, работы с маркированными и прослеживаемыми товарами, новыми ставками НДС.​

Для транспортных компаний важно обучить водителей подписывать документы через мобильное приложение, используя простую электронную подпись, провести тестовые маршруты.​

Для работы с УПД и ЭТрН компании должны оформить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) или усиленную неквалифицированную (УНЭП).​

УКЭП подходит для подписания практически любых документов, включая те, что передаются в государственные органы — счета-фактуры, УПД, отчетность. Получить УКЭП можно в удостоверяющем центре ФНС или у доверенных лиц — крупных банков, например, Сбербанк, ВТБ, Т-Банк. Стоимость — от 1500 до 5000 рублей в год.​

УНЭП подходит для внутреннего ЭДО, кадровых документов, договоров с контрагентами. Она не подходит для взаимодействия с госорганами. Стоимость — от 500 до 3000 рублей в год, можно получить онлайн.​

Для работников необходимы сертифицированные носители ключевой информации — USB-токены «Рутокен ЭЦП 3.0», «Рутокен Lite», «JaCarta-2 ГОСТ» и аналогичные.​

Обеспечьте доступ в личный кабинет ФНС и настройте уведомления на электронную почту. Это позволяет своевременно получать все сообщения и требования налоговых органов, поскольку обмен неформализованными обращениями через ЭДО прекращается.​

Кстати, у нас есть подробная статья, где мы сравниваем системы ЭДО

Нет, бумажные ТОРГ-12 и акты сохраняют юридическую силу. Обязательный переход касается только электронного документооборота — с 1 января 2026 года необходимо учесть все изменения в ЭДО.​

В УПД 5.03 обязательно указывать реквизиты маркировки — GTIN (штрихкод), коды идентификации (КИЗ или КИТУ), количество маркированной продукции. Используйте признак «№3» в имени файла для обозначения наличия маркированных товаров.​

Нет, регистрация и взаимодействие с ГИС ЭПД через аккредитованного оператора обязательны для всех участников перевозки с 1 сентября 2026 года.​

УПД 5.03 позволяет отражать специальные налоговые ставки по каждой позиции товара. Система формирует счет-фактуру автоматически с учетом выбранной ставки. ​

Да, обучение и тестирование в 2025 году значительно сокращают риск ошибок и позволяют подготовить персонал к новым требованиям. Рекомендуется провести пилотное внедрение на части документов или с несколькими контрагентами.​

При изменении стоимости или количества товаров используйте универсальный корректировочный документ (УКД). С середины 2026 года планируют внедрить обновленный формата УКД, который будет учитывать прослеживаемые товары и новые ставки НДС. В переходный период можно использовать обе версии формата.​

Проверьте нас в деле

Подключим 1С ЭДО и поможем настроить документооборот

Получить услугу

Реклама: ООО «ПЭБ», ИНН 5904400185, erid: 2W5zFH9JV9S