Как упростить работу бухгалтера с помощью шаблонов документов
Все начинается с шаблона
В ПланФиксе можно автоматически формировать типовые документы по заранее заданному шаблону:
На месте реквизитов — переменные. Каждая переменная в шаблоне документа соответствует определенному полю в ПланФиксе.
Это значит, что при формировании документа на место переменных автоматически будут добавлены нужные реквизиты, которые хранятся в карточке задачи или контакта.
Например, так выглядят заполненные поля карточки контрагента, данные из которых будут попадать в документ:
Для запуска автоматического формирования документов можно настроить кнопки. Они привязываются к выбранному типу задачи или контакта:
В настройках кнопки можно прописать дополнительные действия. Например, чтобы документ был не просто сформирован, а сразу же отправлен контрагенту вместе с комментарием:
Это удобно, так как счета можно отправлять клиентам сразу же из задачи, где вы общаетесь с клиентом.
В результате обязанности по подготовке простых типовых документов Лариса Федоровна легко делегирует менеджерам отдела продаж.
Отчеты в два клика
Автоформирование документов можно использовать для подготовки отчетности для ФНС, Росстата и других госструктур. Причем, ПланФикс способен взять на себя не только формирование документа, но и предварительный сбор данных для отчета.
Для накопления данных в ПланФиксе используются специальные Аналитики. Они прикрепляются к задачам или карточкам контактов.
При помощи Аналитик можно собирать информацию о проведенных сделках, выполненных работах или отработанном времени:
Накопленные с помощью аналитик данные можно отобразить в отчете в разных разрезах, группировках и сортировках.
Например, Лариса Федоровна формирует зарплатные ведомости. Сама зарплата сотрудников состоит из двух частей: фиксированного оклада и премии (процент от продаж). Подсчет размера премии у Ларисы Федоровны автоматизирован в специальном отчете:
Данные из отчета можно экспортировать, используя разные шаблоны, в том числе формы отчетности:
Это экономит Ларисе Федоровне несколько часов работы при подготовке каждого отчета. А еще ей больше не нужно напоминать руководителям подразделений предоставить данные по премиям сотрудников. Вся информация уже собрана в ПланФиксе.
Точно в срок
При подготовке отчетности для контролирующих органов важна своевременность. Чтобы не пропустить сроки подачи, можно настроить формирование отчетов по заранее заданному расписанию:
Ссылка на отчет «прилетит» к Ларисе Федоровне (другому сотруднику или клиенту) на почту в заданный день.
Генерация документов любого типа
Аналогичным образом настраивается автоформирование любых типовых документов. Один раз уделили время на подготовку шаблона и настройку полей в ПланФиксе и забыли о ручном труде в будущем.
При этом если текущие формы отчетности будут скорректированы или введены новые — бухгалтеру достаточно самостоятельно поправить или заполнить шаблон с нуля. Дополнительных знаний и программистов не требуется.
В конечном итоге использование ПланФикса для любого бухгалтера означает:
Экономию времени и сил. Чем чаще используется шаблон документа, тем больше в итоге сэкономлено рабочих часов, дней, недель.
Снижение вероятности ошибок. Реквизиты контрагента автоматически подтягиваются в документ. Бухгалтеру не нужно ничего набирать вручную.
Лучший учет и защита данных.
Гибкая настройка прав доступа к проектам, задачам, контактам минимизирует риски потери данных.
В результате бухгалтер получает инструмент, позволяющий сэкономить часть рабочего времени и минимизировать рутину.
Вы можете последовать примеру Ларисы Федоровны и зарегистрироваться в ПланФиксе, чтобы попробовать самостоятельно настроить автогенерацию документов, или запишитесь на бесплатную консультацию.
Запишитесь на бесплатную консультацию и узнайте, как работает ПланФикс!
Мы подскажем, с чего начать, и ответим на все вопросы. Это бесплатно!
Реклама: ООО «Сфера», ИНН 7720483717, erid: LjN8KAojV
Начать дискуссию