Как в 2026 году вести книгу учета доходов и расходов на УСН 

Книгу учета доходов и расходов (КУДиР) обязаны вести все плательщики УСН — и организации, и индивидуальные предприниматели. Наличие сотрудников и объект налогообложения на эту обязанность не влияют.

Основное назначение книги — учет доходов и расходов для корректного расчета налоговой базы и контроль лимитов для применения УСН.

Кроме этого КУДиР нужна, чтобы:

• Заполнить налоговую декларацию по УСН без ошибок.

• Подтвердить правомерность включения в отчетность расходов.

• Освободить ИП от обязанности вести бухгалтерский учет.

Форма книги учета доходов и расходов — в приложении № 2 к приказу ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@. Какие разделы заполнять, зависит от вашего объекта налогообложения по УСН.

Книгу можно вести на бумаге или в электронном виде — бизнес сам выбирает удобный способ. На выбор не влияют объект налогообложения, число сотрудников и размер доходов.

Изменить способ ведения книги можно в течение года, начиная со следующего квартала (письмо Минфина от 16.01.2007 № 03-11-05/4).

Бумажную КУДиР нужно прошить, пронумеровать и, после окончания года, заверить подписью и печатью (если она есть). Чтобы исправить ошибку, зачеркните неверную запись, впишите правильную, поставьте дату исправления и подпись.

Электронную КУДиР нужно распечатать, прошить, пронумеровать и заверить подписью ИП или руководителя компании. Исправлять ее проще: просто удалите неверное значение и впишите правильное. Никаких зачеркиваний и дат не требуется.

Книгу учета доходов и расходов не нужно заверять в налоговой и сообщать туда о способах ее ведения или исправлениях.

Если по итогам года не распечатать электронную книгу, не прошить ее и не заверить, налоговая может выписать штраф по ст. 120 НК за грубое нарушение правил учета. 

КУДиР нужно хранить в течение пяти лет. Этот срок стартует с момента ее оформления (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК, п. 318 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236). Срок хранения продлевается до 10 лет, если упрощенец учитывает убытки по УСН.

Налоговые каникулы не освобождают от ведения КУДиР. Если ИП не ведет книгу, его могут оштрафовать по статье 120 НК.

Сдавать КУДиР вместе с декларацией по УСН не нужно. Налоговая может запросить книгу для подтверждения расходов или для проверки соблюдения лимитов по доходам. В некоторых регионах для работы на пониженной ставке книгу необходимо сдавать вместе с отчетностью.

Вести КУДиР нужно только в целом по организации. Отдельная книга для каждого обособленного подразделения не требуется.

При совмещении УСН с патентом нужно вести две отдельные книги. На УСН учет следует вести в КУДиР, а на ПСН — в КУД (книге учета доходов).

Сведения вносят в книгу в хронологическом порядке на русском языке, данные отражают в полных рублях. На каждый год нужно заводить отдельную книгу.

НДС, уплаченный в бюджет, в расходах не показывают. При этом не имеет значения, какой объект налогообложения применяет бизнес.

Доходы отражаются в книге без учета НДС. Налог, предъявленный покупателю, в составе налогооблагаемых доходов не учитывается (письмо Минфина от 15.11.2024 № 03-11-11/113457). Применяемый объект при этом значения не имеет.

Электронная книга учета доходов и расходов (КУДиР)

Книга формируется автоматически на основании данных из ОФД и банковских выписок

Подключить

Порядок заполнения титульного листа одинаковый при любом объекте.

Раздел I

Раздел состоит из пяти столбцов, которые нужно заполнить так:

• Графа 1 — порядковый номер операции. Так как налоговая база по УСН отражается нарастающим итогом, нумерация операций должна быть сквозной. То есть, если последняя операция за I квартал проходила под номером 25, то первую операцию во втором начните с номера 26.

• Графа 2 — реквизиты первичного документа. Все данные в КУДиР отражаются на основании первичных документов (платежного поручения, чека). В указанной графе укажите номер и дату документа.

• Графа 3 — описание хозяйственной операции. Например, поступление от ООО «Север» (предоплата 100%) или «Возврат предоплаты по договору от 12.05.2026 № 27».

• Графа 4 — размер полученного дохода. Данные нужно отражать в полных рублях. При возврате предоплаты или аванса значения указывают со знаком «—».

• Графа 5 — учитываемые расходы. По общему правилу на УСН «доходы» расходы не учитываются и в КУДиР не отражаются, за исключением (п. 1 ст. 346.17 НК, п. 11 Порядка заполнения КУДиР):

  • расходов за счет выплат из бюджета на открытие собственного бизнеса и создание дополнительных рабочих мест;

  • расходов за счет субсидии на развитие малого и среднего бизнеса.

Раздел IV

Этот раздел заполняет только тот бизнес на УСН, который платит торговый сбор. Он включает следующие данные:

• Графа 1 — номер операции.

• Графа 2 — реквизиты первичного документа (платежного поручения), который подтверждает уплату торгового сбора.

• Графа 3 — номер периода, за который заплатили торговый сбор. Например, «I квартал 2026 года».

• Графа 4 — сумма уплаченного торгового сбора.

Раздел I

Порядок заполнения данного раздела почти такой же, как на объекте «доходы». При этом, в графе 5 учитываются расходы в соответствии с п. 1 ст. 346.16 НК.

Справка к разделу I

Справку заполняют по итогам года. Отдельно по каждому отчетному периоду (I кварталу, полугодию и 9 месяцам) ее заполнять не нужно. 

Действует такой порядок:

• В строке 010 укажите общую сумму дохода за год (значение «Итого за год» гр. 4 раздела I).

• В строке 020 — общую сумма расходов за год (значение «Итого за год» графа 5 раздела I).

• В строке 030 — разницу между минимальным налогом за предыдущий год и налогом рассчитанным в общем порядке (если в прошлом году платили минимальный налог).

• В строке 040 — положительный итог (стр. 010 — стр. 020 — стр. 030), а в строке 040 — отрицательный.

Раздел II

В этом разделе отражайте расходы на основные средства и НМА (с 2026 года). Сюда входят покупка, создание, достройка, дооборудование, реконструкция, модернизация и техперевооружение.

На каждый отчетный период заполняйте новую таблицу. Данные в раздел вносите отдельно по каждому объекту.

Правила заполнения раздела II зависят от того, когда создали или купили объект — до перехода на УСН или уже на упрощенке.

Раздел III

В этом разделе показывают убытки, полученные в предыдущие годы. Если их не было, заполнять раздел не нужно.

Действует такой порядок заполнения:

• Строка 010 — общий размер убытка за предыдущие годы, списываемый в текущем году (перенесите в эту строку значение из строки 150 разд. III книги учета за прошлый год).

• Строки 020–110 — распишите по годам сумму полученного в них убытка (перенесите данные в указанные строки из строк 160–250 разд. III книги учета за прошлый год).

• Строка 120 — налоговая база за налоговый период (= значение строки 040 справки к разд. I книги учета).

• Строка 130 — сумма убытков, на которую уменьшили налоговую базу за истекший налоговый период.

• Строка 140 — убыток текущего года из строки 041 справки к разд. I книги учета.

• Строка 150 — убыток, переносимый на следующий налоговый период (стр. 010 — стр. 130 + стр. 140). 

• Строки 160–250 — сумма переносимого убытка по годам.

Электронная книга учета доходов и расходов (КУДиР)

Книга формируется автоматически на основании данных из ОФД и банковских выписок.

Подключить

• Книгу учета доходов и расходов обязаны вести все организации и ИП на УСН. Налоговые каникулы от этой обязанности не освобождают.

• Используйте форму из приложения № 2 к приказу ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@.

• Для объекта «доходы» заполняйте: Титульный лист, Раздел I, Раздел IV (если платите торговый сбор).

• Для объекта «доходы минус расходы» заполняйте: Титульный лист, Разделы I, II, III (Раздел III — только если есть убытки прошлых лет).

• КУДиР можно вести на бумаге или в электронном виде. Способ ведения можно менять раз в год.

• По окончании года электронную книгу нужно распечатать, прошить, пронумеровать и заверить подписью и печатью (при наличии). Бумажную — так же.

• Храните КУДиР пять лет (или 10 лет, если учитывались убытки).

• За отсутствие книги или ошибки в ней грозит штраф по ст. 120 НК.

Подключите «Платформу Госотчет» и сдавайте электронную отчетность в госорганы легко и быстро с первого раза. 

Читайте также:

• Новый бизнес в 2026 году: когда и куда сдавать первую отчетность.

• Как налоговая проводит контрольную закупку при проверке кассы в 2026 году.

• Черный список нарушителей ККТ: как будет работать.

Реклама: ООО «ЭВОТОР ОФД», ИНН: 9715260691, erid: 2W5zFH8xcPK