Бухгалтерия без рутины: как автоматизация с ИИ экономит миллионы рублей в год на обработке счетов

Значительная часть бухгалтерской работы по-прежнему остается ручной. Специалисты расшифровывают данные от контрагентов, переносят информацию в учетные системы, перепроверяют реквизиты, запрашивают исправления и проводят сверки. Количество документов растет, требования регуляторов ужесточаются, а времени на обработку становится все меньше. При таком объеме работы бухгалтерия первой сталкивается с последствиями: расхождениями в суммах, вопросами по НДС и задержками в закрытии периода.

Эти сложности можно решить с помощью умного инструмента автоматизации — RPA + ИИ:

• RPA (Robotic Process Automation) повторяет действия специалиста в учетной системе: открывает письма, создает документы, переносит данные, запускает согласования.

• ИИ автоматически считывает данные из документов — счета, акты, УПД, а потом передает их дальше в систему, исключая ручной труд.

В этой статье мы расскажем про три самых популярных задачи в бухгалтерии, которые уже решают с помощью RPA и ИИ клиенты Primo RPA. Покажем, какой эффект это дало в минутах, FTE и деньгах, и почему не стоит бояться новых инструментов, а уже начинать применять их в работе.

Обработка входящих счетов — один из самых нагруженных процессов в бухгалтерии. Документы приходят каждый день, часто в разных форматах и требуют аккуратного ручного ввода.

Типовой сценарий знаком каждому бухгалтеру. Нужно открыть письмо или выгрузить документ из ЭДО, проверить, корректно ли отображается файл, сверить данные с карточкой контрагента, вручную завести документ в системе и отправить его на согласование. В среднем на один счет у клиента уходило около 40 минут. 

В теории процесс выглядит простым, на практике он быстро превращается в монотонный конвейер. При большом потоке документов растет нагрузка, увеличивается количество ручных исправлений, а в пиковые периоды — в конце месяца или квартала — бухгалтерия работает в режиме постоянного цейтнота.

Робот сам забирает счета из почты или ЭДО и с помощью ИИ распознает реквизиты документа — номер, дату, сумму. Дальше RPA по заданным правилам сверяет данные с учетной системой: находит контрагента по ИНН/КПП или реквизитам, сопоставляет ключевые поля с тем, что уже есть в ERP. Затем добавляет счет в систему и отправляет бухгалтеру уведомление.

Робот обрабатывает только стандартные счета с корректно распознанными реквизитами и совпадением данных с ERP. Если документ содержит неточности, нестандартный формат или расхождения, он не проводится автоматически, а передается бухгалтеру с пояснением, что именно не совпало или чего не хватило. Это помогает не выискивать самостоятельно, где проблема.

• Исключается ручной ввод реквизитов → минимизируются опечатки и неверные суммы.

• Автоматическая сверка данных предотвращает несоответствие данных.

• Бухгалтер проверяет проблемные документы → сокращается риск пропуска ошибок в спорных ситуациях.

Важно отметить: эффект в FTE здесь — не про сокращение сотрудников. Он показывает, что бухгалтерия может обрабатывать растущий объем счетов без расширения штата, даже с учетом дополнительных требований ФНС и контрольных служб.

В работе с актами выполненных работ важно не только корректно перенести данные, но и сверить их с договором: проверить суммы, перечень и сроки.

Большая часть времени у сотрудника уходит на ручной перенос сумм и дат, сверку с договором, регистрацию документа и архивирование. При большом потоке актов эти действия начинают занимать значительную часть рабочего дня: на один акт сотрудники в компании одного нашего клиента тратили 16 минут.

После внедрения программный робот извлекает акт из почты или ЭДО, система распознает реквизиты, сверяет данные с ERP и регистрирует документ.

Робот работает строго по заданным правилам: он не интерпретирует данные и не принимает решений. Если в акте есть расхождения, отсутствуют обязательные реквизиты или документ выходит за рамки типового сценария, автоматическая обработка останавливается и к проверке подключается бухгалтер. Это позволяет ускорить обработку корректных актов и при этом сохранить контроль над нестандартными ситуациями.

• Автоматическая проверка сумм и дат → исключает ошибки при ручном переносе.

• Контроль нестандартных актов человеком → предотвращает неверный учет.

• Меньше возвратов документов на доработку, меньше исправлений вручную.

УПД — один из самых чувствительных документов для бухгалтерии. Ошибки здесь напрямую влияют на налоговый учет и проверки.

Бухгалтер открывает PDF УПД, вручную вводит реквизиты и суммы, отдельно сверяет ставку НДС с договором, вносит документ в реестр и формирует задачу на согласование.

Процесс требует внимания и около 30 минут на один документ. При большом потоке возрастает количество повторных проверок и возвратов документов на корректировку.

Робот открывает УПД из ЭДО или почты, ИИ распознает суммы, даты и ставки НДС. RPA автоматически сверяет данные с ERP и договором, вносит документ в реестр и направляет ответственному сотруднику уведомление. Система делает это в 2 раза быстрее человека.

Робот и ИИ обрабатывают документ только при полном совпадении реквизитов, сумм и ставки НДС с данными в ERP и договоре. Если обнаружены расхождения, система передает УПД бухгалтеру для детальной проверки.

• Исключается ручной ввод и человеческая невнимательность → снижается вероятность неверной суммы или ставки НДС.

• Автоматическая сверка с ERP и договором → предотвращает несоответствия.

• Бухгалтер проверяет только проблемные документы → сохраняется контроль над налоговым учетом.

Идея отдать рутину роботам звучит просто, но на первый план выходят не цифры экономии, а вопрос: «что будет в реальной жизни?». У бухгалтерии есть понятные опасения из-за внедрения автоматизации, и почти все они выросли из опыта, где цена ошибки слишком высока.

Бухгалтерия живет в мире, где входящие документы могут быть «сборной солянкой»: один файл — несколько разных форм, часть страниц читается плохо, где-то пропущены реквизиты. Раньше это ломало автоматизированный процесс, но интеллектуальная обработка документов умеет навести порядок еще до учетной системы: система может классифицировать входящую первичку и извлечь реквизиты даже из объединенных файлов (например, когда счет-фактура и акт пришли в одном PDF), а дальше передать данные в учетную систему, чтобы до бухгалтера доходили только реальные исключения, а не весь поток документов.

Пока все делается руками, все прозрачно: кто ввел данные, тот и отвечает. Когда появляется автоматизация, возникает тревожный сценарий: «а что если система допустит ошибку, кто будет нести ответственность?».

Важно отметить, что робот не принимает бухгалтерских решений. Он выполняет действия по сценарию: взял документ, считал реквизиты, сделал проверки, создал запись, отправил дальше. Решение проводить или нет, что делать с расхождением, остается у человека. Автоматизация отвечает за выполнение регламента и оставляет журнал событий: что сделано, где остановилось и почему.

По привычке ответственный человек может превратить автоматизацию в новую рутину: робот вроде бы обработал, но чтобы спать спокойно, приходится перепроверять каждый документ. Тогда смысл внедрения исчезает. 

Чтобы этого не происходило, контроль переносится в правила и сигналы: валидации обязательных реквизитов, контроль форматов и расчетов, сопоставления с данными учетной системы и договорной базой, плюс отдельная очередь исключений. Тогда специалист подключается только там, где есть риск, а не идет по следам робота.

Автоматизацию часто воспринимают как историю про увольнения. Из-за этого сопротивление появляется еще до обсуждения процесса: команда слышит не «снимем рутину», а «нас заменяют». 

Наши кейсы показывают, что связка RPA+ИИ снимает с бухгалтерии самую трудоемкую часть работы: ручной ввод данных и первичные сверки.

В каждом примере эффект выражается не только в деньгах, но и во времени. Бухгалтеры быстрее закрывают документы, реже возвращаются к ним повторно и спокойнее проходят пиковые периоды.

В итоге бухгалтерия начинает успевать больше в тех же условиях — с тем же штатом, но с меньшей нагрузкой и более предсказуемым результатом.

Свяжитесь с нами и мы поможем определить, как эти технологии помогут именно в вашей ситуации

Запросить демо

Реклама: ООО «Примо РПА», ИНН 9715426731, erid: 2W5zFJemo4C